管理編寫階段

編寫階段可讓 Doclet 作者將內容新增至 Doclet，以及讓 Doclet 核准者審核與核准該內容。身為報表套件擁有者，您也能是 Doclet 作者或核准者，可以視需要新增或核准 Doclet 內容。

編寫階段的處理流程如下：

  1. 您開始編寫階段。

  2. 系統會傳送通知給 Doclet 作者以開始工作。

  3. Doclet 作者將每個 Doclet 取出並提供內容，然後再將它們存回。

  4. 在作者完成份內工作之後，如有需要可以提交 Doclet 進行核准。

  5. 系統會傳送通知給 Doclet 核准者以開始工作。

  6. Doclet 核准者會審核 Doclet，視需要進行修訂，然後予以核准或拒絕。

  7. 選擇性：您可以更新、提交、核准或拒絕 Doclet。

  8. 選擇性：您可以重新開始一或多個 Doclet。

  9. 選擇性：您可以新增補充 Doclet。

  10. 註：

    編寫階段會根據 Doclet 的狀態自動關閉。所有 Doclet 皆已標示為完成後，編寫階段即會標示為完成。

開始編寫階段

您必須先開始編寫階段，Doclet 作者與核准者才能提供報表內容。您可以開始整個報表套件、報表套件的區段，或個別的 Doclet 的編寫階段。例如，若尚未備妥要新增的內容，您可以開始包含封面與目錄的 Doclet，先處理這部分。

  • 若要開始報表套件的編寫階段，請選取頁面上方的 動作，然後選取開始編寫階段。

  • 若要開始 Doclet 或區段的編寫階段，請選取 Doclet 或區段旁邊的 動作，然後選取開始 Doclet 編寫階段或開始區段編寫階段。

    註：

    您必須先對 Doclet 或區段至少指派一位作者，才能開始其編寫階段。

您開始編寫階段時，Doclet 的狀態會從未開始變更為進行中，還會通知 Doclet 作者可以更新其 Doclet。

註：

Doclet 作者的 Doclet 當中至少有一個開始時，隨即會將該報表套件的存取權授予他們。

在編寫階段使用報表中心

在您開始編寫階段之後，可以在報表中心監督編寫階段狀態：

編寫階段磚

編寫階段磚

編寫階段磚中的階段狀態會以下列方式更新：

  • 顯示進度列以展示完成百分比。Doclet 作者與核准者將其 Doclet 標示為完成時，進度列會更新以顯示整體的階段完成狀態。完成百分比是在所有尚未從編寫階段中排除的 Doclet 上進行計算。

  • 顯示該階段的到期日與剩餘時間。

  • 階段磚下方會顯示藍色的列，指出目前顯示的是哪個階段。

  • 如果有一或多個 Doclet 發生像是 Doclet 逾期或未指派作者的問題，就會顯示警告圖示。

    註：

    如果 Doclet 被拒絕、已重新啟動，或是新增 Doclet，則編寫階段狀態會自動更新以顯示完成百分比。
Doclet 狀態功能表

在編寫階段磚中，選取 Doclet 狀態按鈕 Doclet 狀態按鈕，以顯示 Doclet 狀態的摘要。已從編寫階段中排除的 Doclet 不會顯示在 Doclet 狀態功能表中。

Doclet 狀態

報表階層

職責資料欄

在您開始編寫階段之後，報表階層面板會發生下列變更：

  • 職責資料欄植入 Doclet 作者的名稱。隨著 Doclet 的工作流程不斷進展，會持續更新「職責」資料欄以反映出目前負責該 Doclet 的使用者。例如，在 Doclet 作者提交 Doclet 進行核准之後，「職責」資料欄會更新為核准者。這可讓您查看目前由誰負責 Doclet。

  • 每個 Doclet 上都會顯示 Doclet 狀態圖示。

作為作者或核准者

在編寫階段期間，您可以隨時取得 Doclet 的控制權，然後以 Doclet 作者或核准者的身分執行相同動作。例如，若 Doclet 作者不在辦公室內，您可以將該 Doclet 取出、更新內容、存回，然後提交進行核准。這樣可防止一直等待 Doclet 作者或核准者對 Doclet 進行動作，而使工作流程遭到延遲。請參閱在 Web 上編寫與核准 Doclet。

註：

您取出 Doclet 時，系統會更新「職責」資料欄以顯示目前由您負責該 Doclet。

您也可以將 Doclet 作者已取出的 Doclet 還原。如果您還原取出，則取出之後對該 Doclet 所做的任何變更都會被捨棄，而 Doclet 也會回復成取出之前的版本。

若要還原取出的 Doclet：

  1. 按一下 Doclet 名稱旁邊的 Doclet 動作。

  2. 選取對內容採取動作。

  3. 選取還原取出。

重新整理報表內容

在報表套件層次執行「重新整理資料來源」或「全部重新整理」可執行背景處理，此處理會系統化檢查並重新整理所有與所選取資料來源相關聯的 Doclet。

  • 重新整理處理會取出每個 Doclet 並完整處理所有報表內容 (如同將 Doclet 取出並直接重新整理一樣)。

  • 重新整理的處理時間與受重新整理動作影響的 Doclet 數目直接相關。

    對包含大量可重新整理內容的報表套件執行「全部重新整理」，將會導致處理時間變長。

每個重新整理活動的背景處理都包含下列動作：

  • 若要啟用「Smart View 重新整理」來重新整理參考 Doclet，例如 Reports 與 Excel

    • 系統會取出 Doclet，然後開啟 Report 或 Excel 檔案
    • 重新整理 Report 或選取的 Excel 工作表，然後重新計算所有選取的工作表 (僅限 Excel)
    • 更新所有可用內容，然後逐一重新整理所有內嵌可用內容 (取出、取代可用內容、存入) 的 Doclet
    • 如果 Excel 檔案包含來源參考變數值，則系統會更新變數值，然後逐一重新整理所有內嵌參考變數 (取出、更新變數值、存入) 的 Doclet
    • 存入參考 Doclet

  • 若要使用「Smart View 重新整理」來重新整理參考 Doclet，例如 Reports 與 Excel Doclet

    • 系統會取出 Doclet，然後開啟 Report 或 Excel 檔案
    • 重新整理 Report 或選取的 Excel 工作表，然後重新計算所有選取的工作表 (僅限 Excel)
    • 如果 Excel 檔案包含來源參考變數值，則系統會更新變數值，然後逐一重新整理所有內嵌參考變數 (取出、更新變數值、存入) 的 Doclet
    • 存入 Doclet

若要重新整理報表套件中的所有報表內容，請執行下列步驟：

  1. 開啟報表套件。

  2. 從右上方 動作按鈕功能表中，選取重新整理，然後選取「全部」或從下拉式清單中選取資料來源。

註：

  • 因為重新處理可能需要較長的時間來處理所有受影響的 Doclet，因此建議在報表套件內的活動有限時再執行重新整理。

  • 當背景處理正在執行時，報表套件會被鎖定而無法編輯。這會避免報表套件結構遭到任何修改，同時避免存入任何 Doclet。背景處理完成後，報表套件就會解除鎖定。

重新開始 Doclet

在編寫階段期間，您可以隨時重新開始 Doclet，來重設 Doclet、區段或報表套件的工作流程。您重新開始 Doclet 後，就會重設工作流程，並將 Doclet 狀態設回已開始。Doclet 作者與核准者必須重新提交並重新核准 Doclet。

注意：

重新開始 Doclet 只會重設 Doclet 工作流程。不會影響 Doclet 內容。Doclet 作者與核准者對 Doclet 所做的任何變更會保留下來。重新開始 Doclet 不會移除取出狀態。如果作者已將 Doclet 取出，而您重新開始該 Doclet，此 Doclet 仍是由該作者取出。

編寫階段完成

所有 Doclet 皆具有已完成狀態時，編寫階段即會標示為完成。如果未啟用審核或簽核階段，報表套件狀態就會更新為「完成」，或如果已啟用審核或簽核階段，則為「進行中」。

或者，報表套件擁有者可藉由選取頁面上方的動作，然後按一下將編寫階段標示為完成，來手動關閉編寫階段。任何處於未完成狀態的 Doclet 皆會標示為完成。對於任何已取出的 Doclet，會移除鎖定指標狀態且 Doclet 會標示為完成。任何現行作業檔案皆會被刪除。

每當 Doclet 重新開啟或新增時，編寫階段將會回復成「進行中」狀態。

註：

如果您在建立報表套件時定義開始與結束日期，結束日期到時，並不會自動將編寫階段標示為完成。開始與結束日期僅供規劃使用。