鎖定和解除鎖定實體

您可以在「核准」頁面上檢視鎖定狀態,以及鎖定和解除鎖定實體。您也可以在「資料狀態」表單上檢視鎖定狀態與計算狀態。

在資料載入過程中,系統不會載入已鎖定的實體。如果實體已鎖定或已核准,您無法提交、記入、取消記入日記帳或者修改包含該實體的資料表單。

觀賞下列影片,以瞭解鎖定和解除鎖定程序的資訊:

影片圖示 呈報、核准及鎖定資料

若要鎖定或解除鎖定實體,您必須建立內含您要鎖定之實體的核准單位階層。依預設,Financial Consolidation and Close 提供一個名為「地理總計」的核准單位。

若要鎖定或解除鎖定實體,您必須是「服務管理員」或「超級使用者」。在建立應用程式時,將會對 "FCCS_Total Geography" 核准單位自動定義擁有者。擁有者和「服務管理員」相同。

您可以修改預設核准單位階層 "FCCS_Total Geography" 的擁有者資訊,只要擁有者是有效的「服務管理員」或具有核准單位階層內實體寫入權的「超級使用者」。

不需要定義 "FCCS_Total Geography" 的任何複查者,因為複查者是選擇性的。"FCCS_Total Geography" 的所有子代將繼承與其父項相同的擁有者資訊,除非您選擇核准單位階層內的個別實體都有不同的擁有者或複查者。

如果您在 "FCCS_Total Geography" 之外建立任何階層,則必須定義該階層的有效擁有者。

鎖定實體

僅在滿足下列條件時,才能鎖定資料:

  • 實體的計算狀態必須是「確定」、「無資料」或「系統變更」。您無法鎖定處於「受影響」計算狀態的實體。

  • 前一期資料必須鎖定。例如,您在「二月」期間只能鎖定已於一月鎖定的實體。

若要鎖定實體,請執行下列動作:

  1. 在「首頁」上,按一下核准

  2. 選取「地理總計」核准單位。

    依預設,「地理總計」核准單位的狀態維「未同步」,必須進行同步。

  3. 按一下同步化圖示,以同步核准單位。

    註:

    每次新增或移除實體並執行資料庫重新整理之後,必須重複此步驟。
  4. 若要啟動核准單位,請按一下導覽器圖示,然後選取管理核准

    如果您未啟動核准單位,核准單位中的實體將保持「未啟動」狀態。

  5. 選擇要啟動的「案例」、「年度」和「期間」,然後按一下執行

  6. 從右方的「檢視」清單中,選取樹狀檢視

  7. 展開「地理總計」,直到看見 FCCS_Total Geography 為止。

    FCCS_Total Geography 處於「未啟動」狀態。

  8. 按一下啟動以啟動 "FCCS_Total Geography"。

    接著,系統會將其及其所有子代移動到「解除鎖定」狀態。

  9. 在「首頁」上,按一下核准

  10. 按一下已解除鎖定的核准單位。

  11. 在「變更狀態」頁面,按一下變更狀態,將狀態變更為「已鎖定」。

  12. 按一下完成

如果在鎖定或解除鎖定過程中發生錯誤,「核准」頁面會在核准單位旁顯示「失敗」狀態。按一下連結,以檢視詳細的驗證報表並解決錯誤。

解除鎖定實體

某一期的資料只有在下一期已解除鎖定的情況下,才能解除鎖定。例如,您在二月只能解除鎖定已於三月解除鎖定的實體。

您可以選取解除鎖定解除鎖定單一選項:

  • 解除鎖定 - 如果您在父項實體上選取「解除鎖定」動作,系統會將父項實體和其所有子代都解除鎖定。

  • 解除鎖定單一 - 如果您在父實體上選取「解除鎖定單一」動作,系統只會解除鎖定父實體,但不包括其子代。

當您將某個實體解除鎖定並為該實體選取擁有者時,它可以是先前升階途徑中的任何擁有者,包括目前擁有者。如果您針對擁有者選取自動選項,則新擁有者將會是實體的目前擁有者。

若要解除鎖定實體,請執行下列動作:

  1. 核准頁面,按一下已鎖定的核准單位。

  2. 在「變更狀態」頁面上,請從動作下拉清單選取選項:

    • 解除鎖定 - 解除鎖定父實體及其所有子代

    • 解除鎖定單 - 僅解除鎖定父實體。

  3. 按一下完成

如果在鎖定或解除鎖定過程中發生錯誤,「核准」頁面會在核准單位旁顯示「失敗」狀態。按一下連結,以檢視詳細的驗證報表並解決錯誤。

鎖定新實體

當您將新的實體新增至階層時,系統會在「同步化」程序期間實作鎖定。新的實體會繼承前一個期間的其父項的已鎖定狀態。系統會從已鎖定父項的應用程式的第一個期間執行檢查。如果已鎖定父項,則會自動鎖定新的實體。

如果符合下列條件,則系統會鎖定實體:

  • 新的實體具有 NODATA 和「未啟動」狀態。

  • 已鎖定新實體的父項。

  • 已鎖定新實體的前一期間。

如果您不想要鎖定新實體,則需要手動解除鎖定新實體,這將導致解除鎖定父項。

在您新增實體之後,核准單位階層將會有「未同步化」狀態,因為您已變更中繼資料。

若要同步化核准單位階層,請執行下列動作:

  1. 按一下導覽器圖示「導覽器」圖示,然後在工作流程下方按一下核准單位
  2. 選取列為未同步化的核准單位階層,然後按一下同步化

    實體屬於多個階層時,系統將同步化應用程式中的所有核准單位階層來避免任何衝突。

  3. 若要檢視同步化程序狀態,請導覽至「工作」主控台。

    「工作」清單包括每個所處理核准單位階層的狀態,以及任何錯誤的詳細資料。

實體啟動準則

如果實體是核准單位階層的一部分,並且將核准單位階層指派給任何「案例/年度/期間」組合,則將實體視為參與複查程序。

如果實體不是核准單位階層的一部分,或者未將核准單位階層指派給任何「案例/年度/期間」,則不會將實體視為參與複查程序。

對於參與複查程序的任何實體,在實體已啟動複查程序之後,系統只允許對實體輸入資料 (「整合」範本的狀態為「已解除鎖定」,或「由下而上」範本的狀態為「複查中」)。完成這項檢查,以防止影響已鎖定的父項。因此,您需要先啟動實體,才能輸入實體的資料。

此「啟動實體」準則適用於所有資料修改程序。這包括透過「資料表單」和 SmartView、「資料載入」、「複製和清除資料」、「日記帳記入」、「補充資料記入」、「整合」、「轉換」以及「隨需規則」計算的「資料」輸入。

如果您因正在載入歷史資料而尚未啟動實體,則這會影響資料載入,因為除非已啟動實體,否則系統會防止資料輸入。如果您不要在載入和調節歷史資料時啟動複查程序,則可以手動移除核准單位階層的核准單位指派。當您準備好鎖定實體時,需要手動新增核准單位階層指派,並啟動複查程序。