Webセミナーの作成

注意: このプロセスを実行するには、イベント・モジュールが必要になります。詳細は、カスタマ・サクセス・マネージャに問い合せてください。

Webセミナーを作成するには、Eメール、フォームおよびカスタム・オブジェクト・レコードが必要になります。

このサンプルWebセミナーについては、次のコンポーネントおよびパラメータを確認します。

  • この記事の先に進む前に、参照される次のEメールを作成する必要があります。
    • 登録確認Eメール。
    • 1日リマインダEメール。
    • フォローアップ感謝Eメール。
  • 受信者がイベントに登録するWebサイトで投稿するときのOracle Eloquaフォーム。
  • カスタム・オブジェクト・レコードを使用して、次のようなイベントを作成します。
    • Eメール・アドレスが一意の識別子であるため、個人が複数の登録を提出することはできません。
    • 登録時、Webセミナー・イベント詳細を含む確認Eメールが送信されます。
    • Webセミナーの詳細を含むリマインダEメールが、24時間前に送信されます。
    • イベントの登録が定員を超えた場合には、待機リストを使用します。
    • フォローアップEメールが、参加したすべての登録者に送信されます。
  • テスト・コンタクトを登録して、Eメールをテストします。

ステップ1: フォームの作成

Oracle EloquaでWebセミナー・イベントを作成するための最初のステップは、招待者に送信する登録フォームの作成です。

ステップ2: イベントおよびイベント名の作成

基本フォームを作成したら、イベントを作成および編集できます。

イベント・エディタでのイベントの作成の詳細を参照してください。

ステップ3: 収集する登録者データの定義

イベントを設定した後、イベントのために収集する登録者データを定義できます。

右パネルの「イベント」ページには、4つのメニュー領域があります。これらのセクションは、各名前の左側にあるドロップダウン矢印をクリックすると展開できます。各セクションには、各名前の右側に編集オプションもあります。

  • イベント概要: イベントの名前、摘要(作成時に指定された場合)、イベントを作成したユーザー、イベントの作成日時および最終変更日時、セッションの合計数(該当する場合)およびイベントの合計登録者数が含まれます。
  • 登録者情報: 姓、名、会社など、イベントの登録者フィールドのリスト。一意のコードとして使用されるフィールドおよび登録者のレコード用のEメール・アドレスも表示されます。
  • イベント詳細: 日付や登録者のセッションへのサイン・アップ方法などのイベントの詳細。
  • イベント処理: イベントの処理時に発生する処理。右側にあるボタンを使用して処理を有効化するか、または「今すぐ実行」をクリックしてワンオフ・テストを実行できます。

(カスタム・オブジェクト・レコードで)登録者データを定義する手順は、次のとおりです。

  1. 「イベント」要約ページで、「登録者情報」の横にある「編集」をクリックします。

    「登録者情報」ダイアログ・ボックスがオープンします。以前に作成したフォームが、このページの「このイベントにリンクされたフォーム」セクションに表示されます。

  2. フォーム・フィールドをイベントにマップするには、「リンクの編集」をクリックします。
  3. オープンするダイアログ・ボックスで、フォームからイベントにマップするすべてのフィールドの横にある「フィールドの作成」をクリックします。次に、「クローズ」をクリックします。マップされたフィールドが「登録者情報」ダイアログ・ボックスに表示されます。
  4. 登録者が複数のセッションに登録しないように、「一意のコード」フィールドのデフォルトとしてEメール・アドレスを設定するには、「オプション」 > 「特殊フィールドの編集」を選択します。最初のピックリストで「Eメール・アドレス」フィールドを選択し、「一意のコード」として「Eメール・アドレス・フィールド」を使用します。

    この設定には、次のいずれかを実行できることに注意してください。

    • 「Eメール・アドレス」フィールド(デフォルト)を選択すると、登録者は、同じEメール・アドレスを使用して1回のみ登録できます。
    • 登録者が同じEメール・アドレスを使用して複数回登録できるようにするには、Eloqua識別子を選択します。
    • ドロップダウンから、一意の識別子として使用するその他のカスタム・オブジェクト・レコード・フィールドのいずれかを選択します。
  5. 「保存してクローズ」をクリックします。
  6. (オプション)イベントのトラッキングに役立つフィールドをさらに追加します。「Attended?」フィールドを作成して、招待者がWebセミナーに参加したかどうかを示す値をトラッキングします。
    • 「オプション」をクリックしてから、「カスタム・フィールドの作成」をクリックします。
    • 「Attended?」フィールドには、「データ型」として「テキスト」を選択し、使用するフィールド・タイプ...として「チェックボックス」を選択します。「選択の値」には「はい」を、「選択解除の値」には「いいえ」を入力し、多くの招待者が出席しない可能性が高いため、「デフォルト値」には「いいえ」を入力します。
    • 最後に、「次より後に表示」についてフィールドを選択し、「保存してクローズ」をクリックします。これで、「Attended?」フィールドが、「登録者情報」ダイアログ・ボックスの「フィールド」に表示されるようになります。

ステップ4: イベント詳細(ヘッダー・フィールド)の定義

登録者情報を設定した後、2つのイベント・セッションについてイベント詳細を設定できます。「イベント詳細」ページを使用して、複数セッション・イベントのヘッダー・フィールドを定義します。ヘッダー・フィールドには、日付、場所、講師/プレゼンタ、食事提供の有無など、イベント固有の情報が保持されます。これらのフィールドを使用して、Eメールに挿入可能なEメール・カスタム・フィールドを作成することもできます。

複数イベントについて「イベント詳細」を設定する手順は、次のとおりです。

  1. 「イベント」要約ページで、「イベント詳細」の横にある「編集」をクリックします。「イベント詳細」ページがオープンします。
  2. 複数イベント・セッションの場合は、複数セッションが選択されていることを確認してください。また、ピックリストから編成基準値(この場合には「Event Sessions」)を選択します。「リストからのセッションの追加」をクリックします。「リストからのセッションの追加」ダイアログ・ボックスがオープンします。
  3. フォームでセッションの識別にピックリストを使用している場合は、「ピックリスト」を選択します。これは、「Event Sessions」という、この課題用の値リストです。
  4. 「保存してクローズ」をクリックします。
  5. 各セッションを展開し、セッションごとに日付値を選択します。これは、セッションのリマインダを送信する場合に必要となります。
  6. イベントに追加機能を選択するには、「ヘッダー・フィールド」 > 「標準イベント・ヘッダーの追加」をクリックしてヘッダー(この例では「時間」および講師)をイベント詳細に追加してから、「標準イベント・ヘッダーの追加」をクリックしてヘッダーを保存し、ダイアログ・ボックスをクローズします。フィールドが「イベント詳細」ダイアログ・ボックスに追加されます。
  7. カスタム・ヘッダーを作成するには、「ヘッダー・フィールド」メニューで「ヘッダー・フィールド」 > 「カスタム・ヘッダーの作成」を選択します。「新規イベント・ヘッダー」ダイアログ・ボックスがオープンし、ここでカスタム・フィールドを定義できます。「表示名」(この場合には「セッション名」)を入力し、「データ型」として「テキスト」を、「次より後に表示」には「日付」を選択し、「保存してクローズ」をクリックします。
  8. 「URL」、「ログイン」、Webセミナー・イベントにアクセスするためにユーザーが必要なその他の情報など、その他すべての必須フィールドについて繰り返します。「イベント詳細」ダイアログ・ボックスでは、フィールド情報は一度に1つずつ追加されます。
  9. さらにイベント・ヘッダーを追加した後、各セッションに関するすべてのイベント詳細値を入力します。
  10. 完了したら、「保存してクローズ」をクリックします。

ステップ5: 自動イベント処理の定義

イベント詳細を設定した後、Webセミナー・イベントの前に指定した間隔でリマインダを送信するなど、自動イベント処理を検討できます。ユーザーの登録時、これらのイベント処理に関連付けられている処理ステップがトリガーされます。

自動イベント処理を追加する手順は、次のとおりです。

「イベント」要約ページで、「イベント処理」の横にある「編集」をクリックします。「イベント処理」ダイアログ・ボックスがオープンします。

Webセミナーについても、技術上または管理上の考慮事項から、関係者の数を制限することが必要となる場合があります。「はい」を選択すると、待機リスト・オプションが表示されます。関係者の最大数、宛先アドレスとしてのEメール・アドレス(区切り文字としてセミコロンを使用し、複数のアドレスを入力できます)、イベントが満員になった場合の通知アドレスおよび通知EメールのEメール件名行を入力します。

日時を選択して、サービスを無効化することを選択できます。これにより、選択した日時に、このイベントに関連付けられているすべてのイベント処理が無効化されます。デフォルトでは、このオプションは選択されていません。

追加のイベント処理

タブを使用して、追加の標準および拡張イベント処理にアクセスします。メニューを使用して、処理を有効化したり(自動的に実行する場合)、処理ステップを追加したり、処理詳細を編集(必要な場合)できます。

注意: 標準処理とは、連続的な登録や待機リスト、リマインダおよびイベント終了後のフォローアップEメールの設定など、イベントに通常関連付けられている処理のことです。拡張処理には、変更済または未完了の登録の処理やイベントの取消しが含まれます。「拡張」タブから、新しいリマインダを追加することもできます。

特定の標準イベント処理を使用する場合に役立つ特定の情報は、次のとおりです。

  • 正常に登録された応募者に通知Eメールを送信するには、Eメール送信処理ステップを追加するようにしてください。
  • 「新規登録」から、「処理ステップの追加」で「Eメールの送信」を指定します。「追加」をクリックします。
  • 正常に登録された応募者に通知するEメールを選択します。
  • Eメールの送信先の「ソース・タイプ」に定数が指定され、マップ先の値が「Contact Mapped to Custom Object Record」となっていることを確認してください。
  • 処理ステップの保存をクリックして、「新規登録」に保存します。

注意: 「Contact Mapped to Custom Object Record」の選択は、コンタクトの登録解除ステータス(存在する場合)に従います。

イベントの1日前のリマインダを設定する手順は、次のとおりです。

  • 「バッチEメールの送信」などの処理ステップを追加して、イベントの1日前にリマインダEメールを送信します。
    ステップにSend 1 Day Before Reminderという名前を付け、Eメールの送信先フィールドに「Contact Mapped to Custom Object Record」を設定し、「保存してクローズ」をクリックします。
  • 次に、「1日リマインダ」をクリックして、「1日リマインダ」処理イベントでマップされている日付が、イベントが発生する日付であることを確認してください。また、リマインダEメールの送信先が、登録済コンタクトのみであることも確認してください。設定の確認が終了したら、「クローズ」をクリックします。

イベント後に感謝Eメールを送信する手順は、次のとおりです。

  • 「イベント終了の5日後」をクリックします。「イベント処理」ダイアログ・ボックスで、「処理ステップの追加」をクリックして「バッチEメールの送信」を選択し、このイベント処理に追加します。
  • 処理ステップの保存をクリックしてから「イベント終了の5日後」をクリックし、「イベント処理」ダイアログ・ボックスを再度オープンします。
  • 特定の基準を満たす登録者のみが特定のEメールを受信するように、処理条件を設定します。たとえば、イベントに登録し、かつ参加したユーザーにのみ感謝Eメールを送信できます。以前に追加した「Attended?」フィールドは、「バッチEメールの送信」処理ステップのベースとして、各参加者についてイベント管理者が手動で「はい」に設定します(設定は次の図を参照)。
  • 終了したら、「保存してクローズ」をクリックします。

イベント処理の有効化および登録者による実行の確認

イベント処理を有効化して、これらの処理の登録者による実行を確認する手順は、次のとおりです。

  1. 処理ステップの構成が終了したら、「イベント処理」メニューで各サービスについて「有効化」をクリックします。有効化されたサービスは、自動的に実行されます。イベント処理のリストは、有効化することを選択した処理に応じて、次の図のようになります。

    処理が有効化された後、イベント処理を実行した登録者およびその時期をレビューして確認できます。

    注意: イベント処理は、約20分ごとに開始されます。

  2. メインの「イベント」要約ページの「イベント処理」の横にある、「編集」をクリックします。「イベント処理」ウィンドウがオープンします。
  3. 「履歴レポート」をクリックしてから、「カスタム・オブジェクト・レコード・サービス履歴」をクリックします。「カスタム・オブジェクト・レコード・サービス履歴」レポートには、25か月分のデータが含まれています。

イベント処理を有効化すると、ツリー・ビュー内のイベントのアイコンに稲妻が追加されることに注意してください。

ステップ6: イベント登録のテスト

その他すべてが完了したら、イベントの登録をテストできます。

イベント登録をテストする手順は、次のとおりです。

  1. メインの「イベント」要約ページの「イベント処理」セクションを展開します。
  2. 「新規登録」にEメール通知処理ステップをまだ追加していない場合には、追加します(前述の「追加のイベント処理」の項を参照)。
  3. 「新規登録」イベントが「有効化」に設定されていることを確認してください。されていない場合は、「有効化」をクリックします。
  4. 設定した登録フォームに入力します。

    または

    「イベント・オプション」メニューで、「新規登録者」を選択します。次に、「カスタム・オブジェクト・レコード」ダイアログ・ボックスを使用して、1つの登録を提出します。自分のEメール・アドレスおよびその他の情報を使用して「関係者情報」に入力し、「保存してクローズ」をクリックします。
  5. 約15から20分待機します。

新規登録を示すOracle Eloqua通知システムのEメールを受信します。

Eメール通知を受信しなかった場合の問題のトラブルシューティング:

登録者ステータスが保留中である

  • フォーム上のセッション値またはピックリスト・オプションを変更しましたか。フォームのセッション値が、「イベント詳細」のセッション名と一致していることを確認してください。

Eメールが届いていない

  • Eメールの再送信を許可します。テスターは、このEメールが以前に送信された可能性があることを忘れがちです。
  • Eメールが選択されていることを確認してください(Eメールの送信をテストする場合)
  • 処理が有効化されていること、および時間枠(該当する場合)がステータスと一致することを確認してください(リマインダまたはイベント終了後のEメールをテストする場合)。
  • 登録が満員になっているものの、「待機リスト」イベントが有効化されていなかったかどうかを確認します。
  • カスタム・オブジェクト・レコード・サービス履歴をレビューして、該当のコンタクトについてカスタム・オブジェクト・レコード・サービスが開始されたかどうかを確認します。そうである場合は、迷惑Eメール・ボックスまたはスパム・フィルタを確認します。そうでない場合は、しばらく経ってから(20分待機することが必要な可能性があります)、その他のカスタム・オブジェクト・レコードが開始されたかどうかを確認します。

フォームを複数のWebセミナーに使用するにはどうすればよいですか。

ステップ1: このWebセミナーを識別する追加の非表示フィールドのフォーム内での作成

  • フォーム情報を投稿する場合、この情報を適切なイベントについて更新できるように、デフォルト・フィールド値を設定する必要があります。

    注意: これらのフィールドがイベントにリンクされている必要はありません。

ステップ2: 指定されたWebセミナーについての処理ステップの設定

  • 将来のWebセミナーのために、様々な条件に基づいて様々なイベントを指す別の登録試行処理ステップがあります。たとえば、「June Webinar」の値が「Y」であることを指定する条件で登録試行処理ステップを更新し、「保存」をクリックします。

ステップ3: セッションの変更

  • Webセミナーの最初のセッションが満員になった場合、6月のWebセミナーのデフォルト値を削除して、7月のWebセミナーのデフォルト値を「Y」に設定します。7月のWebセミナーについてテストが実行されるように、処理ステップのパラメータを変更します。これ以降のフォームの提出では、登録者は7月のWebセミナーに追加されます。

イベント・セッションの値選択肢の設定

フォーム設定手順の一部として、Webセミナーの異なるセッションに対応する値選択肢を選択する必要があります。このことは、「Event Sessions」フィールドを設定するときに行います。

値選択肢を設定する手順は、次のとおりです。

  • 「Event Sessions」フィールドを設定する場合は、「フィールド・タイプ」として単一選択ピックリストが選択されていることを確認してください。
  • 「ピックリスト値選択肢」ピックリストの横にある「新規」をクリックします。「ピックリスト値選択肢」ダイアログ・ボックスがオープンします。
  • リスト名を入力して(「Event Sessions」を使用)、作成中の単一選択ピックリストを指定し、「保存」をクリックします。

    ダイアログ・ボックスが展開し、ここで値選択肢を入力できます。

  • 最初の値(最初のセッションの日付: 2010年7月10日)を「オプション値」フィールドに入力し、「表示名」フィールド内のピックリストでこの値に対して表示する必要がある名前(2010年7月10日)を入力します。「追加」をクリックします。値選択肢が下の「フル・エディタ」に表示されます(移動矢印を使用してリスト内の値を上下に移動したり、値を編集したり、メニューから削除できます)。ピックリストのプレビューが「リスト・プレビュー」の下に表示されます。
  • 2番目の値(2010年7月17日および2010年7月17日)を追加します。
  • 3番目の値(2010年7月24日および2010年7月24日)を追加します。
  • 「保存してクローズ」をクリックして、ダイアログ・ボックスをクローズします。これにより、ピックリストの値選択肢フィールドで「Event Sessions」が選択された状態の「フィールドの作成」または「フィールドの編集」ページに戻ります。
  • 「保存」をクリックします。