Richtlinien für die Einrichtung von Beurteilungsvorlagen

Durch die Definition von Beurteilungsvorlagen können Sie Beurteilungsdokumente erstellen, mit denen Manager, Mitarbeiter und sonstige Teilnehmer die Leistung eines Mitarbeiters in einem bestimmten Zeitraum oder während eines Projekts beurteilen. In der Beurteilungsvorlage werden die Definition für den Prozessablauf, die Abschnittsdefinitionen und der Dokumenttyp kombiniert.

Die Beurteilungsvorlage kann außerdem Inhalte enthalten, z.B. Kompetenzen und Ziele. Für die Erstellung einer Beurteilungsvorlage stehen die folgenden Typen zur Auswahl:

• "Standard" für typische Beurteilungsdokumente, wie jährliche, projektbezogene oder unternehmensweite Beurteilungen.

• "Zeitunabhängig" für Beurteilungsdokumente, die Manager und Mitarbeiter jederzeit erstellen können, um den Mitarbeiter zu beurteilen.

Beim Erstellen der Beurteilungsvorlage muss der Personalsachbearbeiter Folgendes festlegen:

• Dokumenttypen und Berechtigungsprofile

• Teilnahmerollen

• Prozessablauf

• Berechnungsregeln, Verarbeitungsoptionen und Teilnehmeroptionen

• Struktur

• Inhalt

• Dokumentperioden

Sie erstellen Beurteilungsvorlagen mit der gleichnamigen Aufgabe. Gehen Sie zu Meine Personengruppen > Leistung > Beurteilungsvorlagen. Sie können eine neue Vorlage erstellen, indem Sie auf Hinzufügen klicken oder nach einer vorhandenen Vorlage suchen.

Dokumenttypen und Berechtigungsprofile

Erstellen oder wählen Sie einen Dokumenttyp für den Beurteilungstyp der Beurteilungsvorlage. Beispiel: Eine jährliche Beurteilung, die die Standardvorlage oder "Jederzeit" für ein zeitunabhängiges Beurteilungsdokument verwendet. Mit dem Dokumenttyp in der Beurteilungsvorlage wird auch angegeben, welche Zielpläne des Mitarbeiters in die Zielabschnitte des Beurteilungsdokuments eingetragen werden sollen.

Ordnen Sie der Gesamtvorlage oder den Dokumentperioden Berechtigungsprofile zu, damit Beurteilungsdokumente aus der Vorlage nur von Personen erstellt werden können, die die Kriterien erfüllen. Sie können den Zugriff auf das Dokument einschränken, indem Sie ein bestimmtes Berechtigungsprofil vorgeben. Außerdem können Sie nicht erforderliche Profile einschließen. Mitarbeiter müssen die Kriterien für alle erforderlichen Bedingungen erfüllen. Darüber hinaus müssen sie die Bedingungen für mindestens ein nicht erforderliches Kriterium erfüllen.

Teilnahmerollen

Geben Sie Rollen an, die für den Zugriff auf das Beurteilungsdokument berechtigt sind. Sie können Manager, Mitarbeiter oder jede Teilnehmerrolle auswählen, die mit der Aufgabe Beurteilungsrollen erstellt wurde. Wählen Sie auf der Registerkarte Struktur aus, welche Rollen auf die einzelnen Abschnitte im Beurteilungsdokument zugreifen können, um Bewertungen und Kommentare sowie Feedback für Fragebögen abzugeben und andere Aktionen auszuführen. Beispiel: Wenn Sie die Beurteilungsvorlage so einrichten, dass nur Manager Mitarbeiter bewerten können, die Mitarbeiter jedoch die Ergebnisse anzeigen können, müssen Sie beide Rollen als Teilnehmer auswählen. Wenn jedoch der Manager die Mitarbeiter bewertet, ohne dass die Mitarbeiter am Leistungsbeurteilungsprozess beteiligt sind oder die Ergebnisse anzeigen können, wählen Sie nur die Managerrolle aus.

Im Abschnitt Teilnahme legen Sie außerdem die Mindestanzahl der erforderlichen Teilnehmer für das Teilnehmerfeedback und für jede Rolle fest. Diese Einstellungen werden nicht durchgesetzt; sie dienen jedoch als Richtlinie für Manager und Mitarbeiter, wenn diese Teilnehmerfeedback anfragen.

Prozessablauf

Der Prozessablauf legt fest, welche Aufgaben in der Beurteilungsvorlage enthalten sind. Sie können einen vorher definierten Prozessablauf auswählen oder bei der Erstellung der Vorlage einen neuen definieren.

Der Prozessablauf legt außerdem fest, welche Abschnitte Sie in der Beurteilungsvorlage hinzufügen können. Wenn die Beurteilungsvorlage dazu dient, Mitarbeiter zu bewerten, Ziele festzulegen und zu erlauben, dass Mitarbeiter und Manager ein abschließendes Feedback abgeben können, muss der ausgewählte Prozessablauf alle diese Aufgaben enthalten. In den Abschnitten der Beurteilungsvorlage können Sie nur Abschnitte hinzufügen, die für den Prozessablauf erforderlich sind. Beispiel: Wenn der Prozessablauf nicht die Aufgabe Abschließendes Feedback durch Mitarbeiter enthält, können Sie diesen Abschnitt nicht in der Beurteilungsvorlage hinzufügen.

Sie können die Anzahl der Tage eingeben, bevor die Aufgaben fällig werden. Mit diesem Vorlauf werden E-Mail-Alerts für Standard- und kritische Alerts gesendet. Die Fälligkeitstermine für Aufgaben werden auf der Registerkarte Dokumentperioden eingegeben. Alerts sind für Vorlagen für zeitunabhängige Beurteilungsdokumente nicht verfügbar.

Berechnungsregeln, Verarbeitungsoptionen und Teilnehmeroptionen

Auf der Registerkarte Prozess können Sie auswählen, ob Bewertungen berechnet und die berechneten Bewertungen für Beurteilungsvorlagenabschnitte angezeigt werden sollen. Um diese Funktion nutzen zu können, müssen die Abschnitte in der Beurteilungsvorlage für die Verwendung von berechneten Bewertungen eingerichtet sein.

Verwenden Sie Verarbeitungsoptionen, um die folgenden Funktionen auszuwählen:

• Legen Sie fest, ob Manager, Mitarbeiter und Teilnehmer zur Bewertung von Elementen und Abschnitten Sternebewertungen verwenden können. Bei Sternebewertungen entspricht die Anzahl der Sterne den Bewertungsbeschreibungen für jeden Stern. Beispiel: Ein Stern bedeutet "Grundkenntnisse", zwei Sterne entsprechen der Bewertung "Fortgeschrittener Anfänger" usw. Sternebewertungen können nur für Bewertungsmodelle mit maximal 10 Bewertungsebenen verwendet werden. Wenn Sie keine Sternebewertung zulassen, wählen Manager, Mitarbeiter und Teilnehmer die Bewertungsbeschreibungen aus einer Auswahlliste aus. Die Bewertungsbeschreibung wird nicht als Zahl angezeigt; für das Bewertungsmodell ist ihr jedoch ein numerischer Wert zugeordnet. Der Bewertungsbeschreibung, die der Mitarbeiter oder Manager auswählt, entspricht eine Zahl, die zur Berechnung von Bewertungen verwendet wird.

• Wenn Sie digitale Signaturen vorgeben, muss der Mitarbeiter bestätigen, dass er die Person ist, die das Beurteilungsdokument im Rahmen der Aufgabe Abschließendes Feedback durch Mitarbeiter weiterleitet.

• Zeigen Sie Feedbacknotizen im Beurteilungsdokument an, die während der Beurteilung als Richtlinien für die Bewertung von Mitarbeitern dienen. Feedback kann nur von Rollen angezeigt werden, die entsprechend konfiguriert sind. Die Feedbacknotizen sind im gedruckten Beurteilungsdokument nicht enthalten.

Über Teilnehmeroptionen können Sie festlegen, ob Teilnehmerfeedback für das Beurteilungsdokument erforderlich ist. Dieser Einstellung muss nicht zwingend gefolgt werden; sie dient jedoch als Richtlinie für Manager und Mitarbeiter. Außerdem geben Sie folgende Optionen an:

• Können Mitarbeiter die Teilnehmer anzeigen, die vom Manager für die Abgabe von Feedback ausgewählt wurden?. Wenn Sie diese Option wählen, werden andere von Ihnen festgelegte Rollenoptionen überschrieben, mit denen Mitarbeiter die Namen oder Rollen des Teilnehmerfeedbacks anzeigen können, z.B. im Abschnitt Verarbeitung nach Rolle auf der Registerkarte Struktur.

• Sollen Matrixmanager des Mitarbeiters automatisch als Teilnehmer eingetragen werden, um ein manuelles Hinzufügen zu verhindern?

• Welche Standardteilnehmerrolle wird Matrixmanagern zugewiesen?

• Können Matrixmanager automatisch auf Mitarbeiterdokumente zugreifen, sobald diese erstellt wurden?.

Struktur

Fügen Sie zuvor definierte Abschnitte hinzu, oder erstellen Sie neue Abschnitte, die für den ausgewählten Prozessablauf für die Vorlage erforderlich sind. Sie müssen für jeden Typ der Abschnitte, die für diese spezielle Vorlage erforderlich sind, einen auswählen oder erstellen. Sie können zuvor definierte Abschnitte bearbeiten, um die Vorlagenanforderungen zu erfüllen. Dazu zählen Verarbeitungsoptionen, Eigenschaften und Inhalte.

Für jeden Abschnitt müssen Sie angeben, welche Rollen auf den Abschnitt im Beurteilungsdokument zugreifen können, um Bewertungen, Kommentare und Fragebogenfeedback anzuzeigen oder abzugeben.

Sie können wählen, welche Rollen Elementbewertungen und Elementkommentare für die folgenden Abschnitte in Beurteilungsdokumenten abgeben können:

• Leistungsziele

• Entwicklungsziele

• Profilinhalt

Sie können wählen, welche Rollen Abschnittsbewertungen und Abschnittskommentare für die folgenden Abschnitte in Beurteilungsdokumenten abgeben können:

• Leistungsziele

• Entwicklungsziele

• Profilinhalt

• Gesamtübersicht

• Abschließendes Feedback durch Mitarbeiter (nur Abschnittskommentare)

• Abschließendes Feedback durch Manager (nur Abschnittskommentare)

Hinweis:

Wenn die Beurteilungsvorlage verwendet wird, kann eine Rolle von der Abgabe von Bewertungen oder Kommentaren ausgeschlossen werden. Wenn eine Rolle zuvor Elementbewertungen oder -kommentare abgegeben hat und Sie sie dann ausschließen, behält die Anwendung die früheren Bewertungen und Kommentare bei, zeigt sie jedoch nicht im Beurteilungsdokument an.

Inhalt

Für jeden Abschnitt mit bewertbaren Inhalten können Sie Inhaltselemente direkt zur Beurteilungsvorlage hinzufügen. Dadurch werden sie im Beurteilungsdokument angezeigt. Bei den Abschnitten Ziele und Profilinhalt können Sie Inhalte aus vorher definierten Abschnitten laden. Im Abschnitt "Profilinhalt" können Sie z.B. für Kompetenzen Inhalte aus einem beliebigen Profil laden, das als Quelle für Inhaltselemente verwendet wird. In diesem Fall müssen Sie Profile einrichten, die als Quelle dienen.

Mit dieser Vorgehensweise können Sie die Beurteilungsvorlage nach Bedarf allgemein halten oder sehr speziell definieren. Sie können z.B. Inhaltselemente aus dem Abschnitt laden, die auf jede Person zutreffen, die über das aus dieser Vorlage erstellte Beurteilungsdokument bewertet wird. Vielleicht möchten Sie jedoch den Inhalt nicht direkt aus einem Profil in die Vorlage kopieren, weil die beurteilte Gruppe verschiedene Profile enthält. Die Mitarbeiter und Manager können dann den Profilinhalt direkt in das Beurteilungsdokument kopieren (falls der Prozessablauf entsprechend eingerichtet wurde).

Dokumentperioden

Sie können in einer Beurteilungsvorlage eine oder mehrere Dokumentperioden erstellen. Wenn Sie mehrere Perioden hinzufügen, können Sie aus derselben Vorlage Beurteilungsdokumente für verschiedene Perioden erstellen. Die Beurteilungsdokumente sind eindeutige Dokumente, können jedoch übereinstimmende Abläufe, Abschnitte und Verarbeitungsregeln enthalten. Beispiel: Sie erstellen eine Vorlage, die jedes Jahr für die jährliche Beurteilung verwendet wird. Wenn Sie mehrere Perioden erstellen (jede Periode wird zum Erstellen eines Beurteilungsdokuments verwendet), kann sich der Inhalt dieser Beurteilungsdokumente ändern, weil er aus anderen Quellen stammt, z.B. aus Kompetenzen aus Profilen im Profilmanagement, aus Mitarbeiterzielen im Zielmanagement oder Entwicklungszielen in der Karriereentwicklung.

Die Person, die das Beurteilungsdokument erstellt, kann bei Bedarf Start- und Enddatum des Dokuments ändern. Start- und Enddatum des Beurteilungsdokuments müssen jedoch innerhalb der Dokumentperiode liegen.

Konfigurieren Sie folgende Optionen für die ausgewählte Periode:

• Name: Der Name der Dokumentperiode ist der Name des Beurteilungsdokuments, das für die Periode erstellt wird.

• Beurteilungszeitraum: Wählen Sie den Beurteilungszeitraum für das Dokument aus.

• Start- und Enddatum des Beurteilungsdokuments: Diese Datumsangaben müssen innerhalb des Beurteilungszeitraums liegen.

• Kurzname: Wird für Reporting verwendet.

• Verfügbar: Aktivieren Sie diese Option für zeitunabhängige Dokumente, damit Manager und Mitarbeiter diese erstellen können.

• Aufgabe für Dokumentfreigabe für Manager sperren: Wählen Sie diese Option, um zu verhindern, dass Manager während des Kalibrierungszeitraums die Bewertungen für Mitarbeiter freigeben. Diese Option ist nur verfügbar, wenn die Option Aufgabe für Dokumentfreigabe zur Kalibrierung sperren auf der Seite "Prozessablauf" aktiviert ist.

In den von Ihnen hinzugefügten Dokumentperioden können Sie auch folgende Elemente einrichten:

• Berechtigungsprofile: Fügen Sie weitere Berechtigungsprofile hinzu, oder entfernen Sie die von der Registerkarte Allgemein geerbten Profile. Geben Sie an, ob Berechtigungsprofile erforderlich sind.

• Dokumenttypen für Zwischen- und zeitunabhängige Beurteilungen: Fügen Sie Dokumenttypen hinzu, die in anderen Beurteilungsvorlagen verwendet werden und für die ausgewählte Periode im Beurteilungsdokument angezeigt werden sollen.

• Fälligkeitsdatumsangaben: Für jede Periode können Sie das Fälligkeitsdatum für jede Aufgabe in dem Prozessablauf festlegen, der von der Beurteilungsvorlage verwendet wird. Fälligkeitsdatumsangaben sind für Vorlagen für zeitunabhängige Beurteilungsdokumente nicht verfügbar.

• Fragebögen: Fügen Sie Rollen hinzu und ordnen Sie sie Fragebögen zu, damit die Rolle auf die entsprechenden Fragen zugreifen kann, für die im Beurteilungsdokument Feedback abgegeben werden soll.