Documents joints - Généralités

Types de document joints

Le système prend en plusieurs types de contenu pour les documents joints, par exemple :

• Document PDF

• Feuille de calcul Excel

• Image JPEG

• Document texte

Les données du document joint elles-mêmes peuvent être au format texte ou binaire. Toutefois, lors du stockage des données dans l'application, elles sont uniquement stockées en mode texte. En conséquence, l'import d'un document joint de type binaire nécessite une conversion avant que les données ne puissent être stockées. Lors de la visualisation du document joint, les données sont reconverties en vue de leur affichage.

Le système prend également en charge les documents joints qui référencent une URL vers un document hébergé sur un système tiers. Lors de l'affichage du document joint, l'URL est lancée pour accéder au document associé dans le système tiers.

Chaque type de document joint est défini au moyen d'un objet métier Document joint. L'objet métier comporte une configuration définissant les extensions de fichier prises en charge, le fait que les données soient ou non binaires et le type de contenu qui représente le type de données du document joint.

Documents joints détenus

Les documents joints peuvent être "détenus" ou "communs". Un document joint détenu est associé à un enregistrement spécifique. Par exemple, les résultats de test propres à un appareil en particulier peuvent être importés et liés à cet appareil ou à ses enregistrements de test. L'import et la maintenance de ces types de document joint s'effectuent généralement par l'intermédiaire de l'objet qui les détient.

Documents joints communs

L'import des documents joints communs s'effectue indépendamment d'une transaction spécifique du système. Ils peuvent être utilisés pour des informations générales relatives au système ou à la société. Ils peuvent également être associés à plusieurs transactions. Par exemple, des instructions d'exécution d'un certain type de tâche peuvent être importées sous forme de document joint et associées à un type de tâche pour lequel ces instructions sont pertinentes. L'import et la maintenance de ces types de document joint s'effectuent dans le portail Documents joints central. Les objets qui peuvent faire référence aux pièces jointes peuvent associer les documents joints par l'intermédiaire de caractéristiques ou d'un autre mécanisme approprié.

Emplacement du contenu

Lorsque vous envoyez un document joint à un système tiers via un message sortant ou que vous l'incluez dans un email, le contenu du document joint ne peut uniquement être incorporé dans le message lorsque le contenu réside dans la base de données. Pour tous les autres emplacements de contenu, une URL externe permettant de visualiser le document joint est fournie à la place.

importation d'un document joint volumineux

Par défaut, un document joint est chargé et stockée dans la base de données avec l'ensemble de son contenu. Le processus de téléchargement de contenus très volumineux tels que des vidéos, etc. est souvent limité par la mémoire et d'autres contraintes de ressources. Vous pouvez configurer un seuil au-delà duquel le contenu est stocké dans le stockage d'objets et où un lien vers le fichier est conservé dans l'enregistrement de document joint.

Pour activer cette fonction, reportez-vous à l'emplacement du document joint et aux options associées dans la configuration Mutualisation de paramètres Configuration générale du système pour plus d'informations. Dans une installation cloud, cette configuration est requise pour télécharger des documents joints volumineuses en raison de limites de ressources plus strictes.

Les limitations suivantes s'appliquent au stockage de contenu dans le stockage d'objets :

• La responsabilité de la récupération du contenu des documents joints est transférée au client dans le cadre de sa gestion des fichiers de stockage d'objets.
• Le cas échéant, la logique personnalisée selon laquelle l'existence des documents joints dans la base de données repose sur leur contenu ne fonctionne pas pour les documents joints stockés dans le stockage d'objets.

Envoi de documents joints par email

Le système prend en charge un service fonctionnel qui peut être utilisé par le traitement système pour envoyer des emails. Le service fonctionnel F1-EmailService prend en charge la réception des ID d'un ou plusieurs documents joints en tant que paramètres d'entrée. Pour plus d'informations, voir Envoyer des emails.

Par défaut, le contenu d'un document joint est incorporé dans l'email lorsque le contenu réside dans la base de données. Pour tous les autres emplacements de contenu, une URL externe permettant de visualiser le document joint est fournie à la place. Lorsque le contenu du document joint est trop volumineux pour être intégré dans l'email, un lien est fourni à la place. Pour plus d'informations, voir Taille maximale des documents joints aux emails dans la configuration Mutualisation de paramètres Configuration générale du système pour plus d'informations.

Référence externe

Les enregistrements de documents joints peuvent être ajoutés à partir d'un système tiers, auquel cas le système tiers peut avoir un ID de référence à capturer. Le document joint permet d'inclure un ID de référence externe lors de l'ajout d'un document joint en interne.

Détection de malwares

Le système fournit un emplacement de plug-in dans lequel vous pouvez configurer une étape d'analyse des documents joints pour détecter des logiciels malveillants. Si un algorithme est fourni, il est appelé à chaque fois que du contenu de document joint est ajouté.