هيكلية الموافقات
من الممكن أن تشير ملفات بيانات الموافقات إلى واحدة أو أكثر من أدوار المهام. تعتمد الطريقة التي تقوم من خلالها بهيكلة ملفات بيانات الموافقات على مدى احتياج الهيكل للتنظيم داخل تنظيمك.
من الممكن أن تكون الممارسات المتعلقة بالأعمال الخاصة بك على النحو التالي بحيث تقتصر طلبات الموافقات على عدد محدود من أدوار المديرين والمشرفين، أو قد تكون أكثر تقدمًا باشتمالها على مستويات تفصيلية. وعند هذا الحد، يمكن أن تتم مشاركة أدوار المهام التي تقوم بإنشائها عبر أنواع المستندات أو يمكن أن يتم حفظها بشكل منفصل لعملية الأعمال وللقيام بوظيفتها. هذا أيضًا صحيح لمجموعة مستخدمي عدم الموافقة. ويمكن إعادة استخدام دور واحد من خلال تكوين معالجة الموافقة، أو يمكنك تعيين المزيد من الأدوار لمعالجة وظائف مختلفة.
- من الممكن أن يكون عمل الصيانة الوقائية "معتمد تلقائيًا" نظرًا لأنه قد تم تحليل العمل المطلوب وتخطيطه واعتماده.
- يمكن أن يتجاوز عمل الطوارئ إجراءات الموافقة المعتادة، نظرًا لأنه صدر خارج أوقات العمل الرسمية أو لأنه سيخضع لإجراءات موافقة مختلفة عن العمل الروتيني.
- ومن المرجع أن يحتاج العمل العادي لمعالجة موافقة عامة.
أنواع الموافقات
- قياسي: قد يظهر المعتمد القياسي في هيكلية الموافقات مع المعتمدين الآخرين ذوي صلاحية الموافقة المماثلة. يمكن لأي معتمد قياسي تسجيل القرار قبل أن ينتقل السجل نحو المعتمد التالي في الهيكلية.
- إلزامي: يشير إلى أن هذا المعتمد يجب أن يصدر قرار موافقة على السجل. لا تتم معالجة الموافقة حتى يتم تسجيل هذا القرار.
- إخطار فقط: يقوم معتمدو "الإخطار فقط" بإرسال بريد إلكتروني يفيد بأن الموافقة معلقة. لا يُراجع النظام كمية محددة كما أن المعتمد لا يضطر لإرسال رد يفيد بأن السجل قد تم اعتماده.
إعدادات ملفات بيانات الموافقات الإضافية
- طريقة الإخطار الأولية: تشير إلى ما إذا كان المعتمد يستقبل رسالة بريد إلكتروني أم إنذارًا في قائمة المهام أم كليهما أم أنه لا يستقبل أي شيء.
- المصرح له بالموافقة: (ليس على أساس المبلغ فقط) عندما تتم إضافة أدوار مهام متعددة لملف البيانات، يقوم هذا الحقل بتحديد الدور المصرح له بالموافقة. يجب إضافة دور واحد على الأقل مع تعيين هذه القيمة على "نعم".
- حد المبلغ: يحدد الحد الأقصى للمبلغ المسموح للمعتمد في الدور المشار إليه بالموافقة عليه. إذا كانت القيمة في السجل تحتاج لموافقة تتعدى الحد الخاص بالدور، فيجب أن ينتقل مسار الموافقة إلى المعتمد التالي أو أن يتم إخطار مقدم الطلب بأن ملف بيانات الموافقات لا يوجد به أحد لديه الصلاحية الكافية للموافقة على الطلب.
-
حد المهلة: يحدد مقدار الوقت بالأيام الذي يجب على المعتمد الاستجابة لطلب الموافقة فيه. على سبيل المثال، إذا تم تعيين الحد على "2"، فهذا يعني أن المعتمد لديه يومان للموافقة على الطلبات خلالهما.
إذا لم يستجب المعتمد خلال الوقت المحدد، يتم إرسال إنذار آخر. يتم إرسال إنذارات إضافية بعدد محدد من مرات إعادة المحاولة.
- الحد الأقصى لمرات إعادة المحاولة: يشير إلى عدد مرات قيام النظام بإعادة محاولة إرسال طلب الموافقة للمعتمدين ذوي أدوار المهمة قبل انتهاء مدة الطلب. على سبيل المثال، إذا تم تعيين قيمة حد المهلة إلى "2" والحد الأقصى لإعادة المحاولة إلى "3" فسيقوم النظام بالمحاولة 3 مرات على مدار 6 أيام وذلك بإعادة إرسال إنذار أو رسالة البريد إلكتروني كل يومين. إذا فشل المعتمدون في الاستجابة، يتم توجيه الطلب إلى المعتمد التالي في الهيكلية، ويستقبل هذا الشخص رسالة بريد إلكتروني أو إنذارًا.