التعرف على معالجة الموافقة
تتمثل إحدى الطرق التي يعمل بها النظام على تبسيط العمل وتسريعه في توجيه السجلات عندما تتطلب موافقة. على سبيل المثال، يمكن تكوين طلبات الشراء وطلبات العمل وإجازة الموظف والوظائف الأخرى لتتم الموافقة عليها.
تتطلب معالجة الموافقة الأساسية أن يُلزم الشخص القائم على إنشاء سجل يتطلب موافقة، أو على إدارته، بأن يقوم بإنشاء طلب موافقة. يمكن القيام بذلك من خلال نقر زر إرسال للموافقة الموجود في السجل عندما يكون بالحالة "في انتظار الموافقة"، ثم تحديد ملف الموافقات المناسب للمستند. وبمجرد أن يتم تقديم سجل للموافقة، يتم إرسال الطلب عبر بريد إلكتروني إلى المعتمدين، أو إرساله إلى قائمة المهام الخاصة بهم، أو يتم كلاهما.
- يقوم طلب الموافقة بإظهار المستند المرتبط، والشخص الذي قام بتقديمه ووقت تقديمه، ومن وافق عليه حتى الآن، والأدوار التي مازالت في حاجة إلى تقديم قرار موافقة.
- تستخدم طلبات الموافقة ملف موافقات لتحديد الخصائص والمتطلبات الخاصة بالموافقة. يحدد هيكل عام عملية الموافقة والمستخدمين والحدود لكل منطقة وظيفية محددة تستخدم معالجة الموافقة. يقوم ملف بيانات الموافقات المُشار إليه في طلب الموافقة، بتحديد الأشخاص الذين في حاجة إلى الموافقة على السجل، ودورهم. في بعض الأحيان تكون هناك حاجة إلى معتمدين متعددين اعتمادًا على كيفية إعداد ملف الموافقات والممارسات المتعلقة بالأعمال الخاصة بك. غالبًا ما تحتوي السجلات على مجموعة من ملفات بيانات الموافقات المُحددة لكل السجلات من هذا النوع. على سبيل المثال، عندما يتم توجيه طلب عمل جديد للموافقة، تقتصر الخيارات لملف بيانات الموافقات على تلك المُحددة لطلبات العمل. لا يحتاج معظم المستخدمين إلا لمعرفة ملف الموافقات الذي يجب اختياره عند إرسال سجل للموافقة. وسيعتمد هذا التحديد على عمليات الأعمال لديكم، وكيفية تكوين ملفات بيانات الموافقات الخاصة بكم. على سبيل المثال، عندما يرسل مستخدم طلب موافقة لكشف حضور، يجب عليه عرض ملفات الموافقات المتاحة لكشف حضور فقط. لمزيد من المعلومات، راجع ملفات الموافقات.
- يمكن للمعتمدين الوصول إلى معلومات حول الموافقات التي تتطلب انتباههم، باستخدام لوحة معلومات الموافقات. بالإضافة إلى ذلك، يمكن للشخص (الطالب) الذي أرسل السجل للموافقة التحقق من حالة الموافقة من منطقة في الصفحة الرئيسية لديه أو من خلال التحقق من السجل الفردي. ويتم إخطار الطالب عبر البريد الإلكتروني عندما تتم الموافقة على السجل، أو في حالة انتهاء مهلة الطلب.
- يمتلك معظم المعتمدين أيضًا صلاحية الوصول إلى منطقة إجراء طلب الموافقة الموجودة في لوحة المعلومات الجانبية حيث يمكنهم تسجيل وإرسال قرارهم برفض طلب الموافقة أو الموافقة عليه. يتم التحكم في الوصول إلى هذه المنطقة بواسطة تفضيلات البوابة في ملف بيانات المستخدم.
- تشير علامة تبويب السجل الموجودة في السجل الذي يتم اعتماده، إلى الشخص الذي اعتمد السجل ووقت اعتماده.
لمزيد من المعلومات، ارجع إلى معلومات حول الموافقات.