العقود الشاملة
يُعرف العقد الشامل بأنه اتفاقية شراء يعقدها التنظيم الخاص بك مع أحد الموردين من أجل التخطيط المسبق لشراء المواد أو الخدمات. وتحتوي هذه العقود عادةً على العديد من تواريخ التسليم على مدار فترة زمنية، والتي غالبًا ما يتم التفاوض عليها للاستفادة من التسعير المحدد مسبقًا.
يتم أيضًا استخدام العقود الشاملة عندما يوجد احتياج متكرر لبضائع قابلة للنفاد، أو عندما يشتري التنظيم الخاص بك كمية كبيرة من مورّد. استنادًا إلى طلب الشراء أو أمر الشراء، يمكن إنشاء بنود الفاتورة حسب الحاجة حتى يتم استيفاء العقد.
طالما أن العقد الشامل بالحالة نشط، فإنه يمكن الإشارة إليه بواسطة مستندات شراء جديدة لطلب المواد أو الخدمات. كما يمكن تعيين العقود إلى الحالة معلق بحيث تكون غير متاحة مؤقتًا لعمليات الشراء الجديدة. ويمكن استخدام ذلك عند إعادة التفاوض على الشروط مع المورّد، أو عند إعادة البحث عن مورِّدين جدد لصنف أو خدمة معينة، أو لأية متطلبات أعمال أخرى.
توضح الأقسام التالية المزيد من المفاهيم المرتبطة بإدارة العقود الشاملة.
قوائم الوصول للعقد الشامل
تحدد قائمة الوصول للعقد الشامل قائمة المستخدمين الذين تمت موافقتهم آليًا حتى الحد الفردي الخاص بهم لإنشاء أوامر شراء وإصدارها مقابل عقد شامل.
وعند تطبيق عقد شامل لإنشاء أمر شراء، تتحقق خوارزمية تقييم العقد الشامل لأمر الشراء من أجل الموافقة (W1-EVPOBCAPR) من صلاحية المستخدم على أساس هذه القائمة، ومن عدم تجاوز حد الشراء لهذا الشخص.
يمكن تكوين النظام بقوائم للمستخدمين المُصرح لهم بإصدار مستندات شراء مقابل عقد شامل. وتحدد الإعدادات الموجودة في العقد الشامل ما إذا كان العقد مقصورًا على قائمة وصول معينة أم لا، أو ما هي قائمة المستخدمين التي لها صلاحية وصول، أو ما لم تكن تتم الإشارة إلى أية قائمة وصول، أو حد القيمة الدولارية الافتراضية للعقد. وعند استخدام قائمة وصول معينة، يمكن تعيين حد لكل مستخدم فردي.
تنزيل عطاء المورد
يمكن استخدام تنزيل عطاء المورد كوسيلة لطلب عطاءات جديدة لمواد وخدمات المورد قبل انتهاء صلاحية العقد الشامل.
يمكن للمستخدمين النقر فوق أيقونة قائمة منطقة المستكشف 
وتحديد تصدير لاسترجاع ملف CSV الذي يعرض العطاء الحالي للمواد أو الخدمات. كما يجب تنسيق هذا الملف ثم إرساله حتى يقوم الموردون بملء أعمدة "عروض الأسعار" بمعلومات العطاء الجديدة. عند إرجاع العطاءات، يجب تقييمها يدويًا وتحميل عروض الأسعار الفائزة، عن طريق تحديد الرابط التشعبي "تحميل السطور من الملف" في قسم العملية الإضافية، إلى عنوان عقد شامل جديد لإنشاء بنود السطور. كما يؤدي تحديد الرابط التشعبي تحميل السطور من الملف إلى تحفيز مجموعة المعالجة W1-BSLUP لمعالجة الطلب آليًا.
في حالة عدم تحديد عطاءات حالية، يمكنك استخدام تنزيل عطاء المورد لإنشاء ملف بدون بيانات، ولكن مع عناوين الأعمدة اللازمة. في هذه الحالة، إذا لم تقم بملء معرف المورد، يجب ملء فئة المورد ورمز المورد. ويتم استخدام توليفة من حقلي "فئة المورد" و"رمز المورد" للعثور على معرف المورد. كما يجب ملء فئة المورد بالمواد أو الحِرف أو المعدات أو المورد المتنوع.
تنسيق ملف CSV الخاص بتنزيل عطاء المورد
يجب تنسيق الملف بالطريقة التالية:
- قم بتنسيق بيانات (معرف المورد) في العمود ج إلى رقم (ليس نموذجًا أُسيًا). ومع ذلك، في حالة وجود أصفار أولية، ستحتاج إلى تنسيقها كنص وليس كرقم.
- قم بتنسيق بيانات (رمز المورد) في العمود هـ إلى نص في حالة وجود أصفار أولية.
- قم بإزالة أي فاصلات وعلامات اقتباس مزدوجة في (وصف المورد) في العمود و أو في (الوصف التفصيلي) في العمود ز. كما يتم التعامل مع الفاصلات مثل فاصل الأعمدة.
- تأكد من ملء أعمدة سعر الوحدة بعرض الأسعار وأيام المهلة بعرض الأسعار ووحدة قياس الشراء قبل التحميل إلى العقد الشامل الجديد.
- في حالة تغيير وحدة قياس الشراء، تأكد من أن نسبة الفرق بين الشراء والصرف صحيحة.
بعد إجراء التصدير، تأكد من استخدام حفظ باسم لحفظ الملف على وجه التحديد كملف csv محدد بفاصلات بنوع الملف csv.
ملاحظة: عند إعادة فتح الملف الخاص بك وحفظه، تحقق من عدم تغيير تنسيق العمود معرف المورد ورمز المورد.