الفواتير

يتم استخدام الفواتير لإدخال فواتير المواد أو الخدمات ومعالجتها. وتضمن أن الكميات الجاري فوترتها لا تتجاوز الكمية المستلمة، وأن الأسعار التي تمت الفوترة بها تتطابق مع أمر الشراء الأصلي.

تحدد الفاتورة أيضًا معلومات السداد، مثل رقم أمر الشراء والمورِّد وأية خصومات مطبقة، وما إلى ذلك. تشير معلومات تخصيص التكلفة إلى الضرائب وأجر الشحن وأية تكاليف إضافية أخرى، أو خصومات مطبقة على الفاتورة.

مبلغ الفاتورة هو الكمية المضروبة في سعر الوحدة. ويتم اشتقاق سعر الوحدة من آخر فاتورة منشورة إن وجدت، بخلاف ذلك، يأتي من أمر الشراء. إذا تم اشتقاق سطر الفاتورة من سطر أمر الشراء وكان يتضمن مخزونًا، فستؤثر التغييرات التي يتم إجراؤها على حقول الخصم أو الشحن أو التكلفة الإضافية على متوسط سعر الوحدة بسبب التغييرات في السعر. في حالة إصدار خطأ من إعدادات التكوين الرئيسي، ستتحول الفاتورة إلى الحالة "حل معلق". ويتم من خلال قيمة السماح المُشار إليها في "التكوين الرئيسي للشراء" تنظيم ذلك.

بنود السطور

بنود سطور الفاتورة هي معلومات المعاملات والتكلفة التفصيلية المرتبطة بكل صنف من الأصناف والخدمات المشتراة التي يتم تحرير فواتير لها.

الفاتورة بمبلغ دائن أو الإشعار الدائن

يمكن تسوية الفواتير أو بنود سطور الفاتورة لتقديم خصومات أو تسويات في تكاليف الشحن أو للتكاليف الإضافية عند الحاجة إلى استرداد المبلغ من المورد. يتم إجراء التسويات في الشحن والخصومات والتكلفة الإضافية في منطقة تخصيص التكلفة على مستوى عام، حيث يتم تطبيق التكلفة على الفاتورة ككل، أو على مستوى السطر ، حيث يتم تقسيم التكاليف المرحلة إلى الفاتورة بالتناسب عبر بنود سطور الفاتورة. لمنح خصم مورد، يجب تعيين حقل الخصم إلى رقم موجب. لإرجاع تكاليف الشحن أو سداد التكلفة الإضافية، يجب تعيين حقلي الشحن أو التكلفة الإضافية إلى رقم سالب.

إنشاء فاتورة قبل الاستلام

يمكن إنشاء الفواتير قبل استلام بند السطر، ومع ذلك، يحدد إعداد الإيصال مطلوب للخدمات في التكوين الرئيسي للشراء كيفية معالجة الفاتورة للأصناف بدون مواد (لا ينظر النظام إلى هذه المعلمة لأصناف المواد نظرًا لأن الإيصال مطلوب دائمًا). وفي حالة تعيين هذا الإعداد إلى القيمة نعم، يجب استلام بنود سطور أوامر الشراء للفاتورة لإتمامها. في حالة تعيين هذا الإعداد إلى القيمة لا، لا يمكن استلام بنود سطور أوامر الشراء وبالتالي سيتم إتمام الفاتورة بدون إيصال.

مجموعات الفواتير

يمكن استخدام مجموعات الفواتير لتجميع الفواتير معًا قبل إرسالها إلى حساب المدفوعات (A/P). ويمكن استخدامها كخطوة وسيطة لمراجعة مجموعة من الفواتير قبل معالجة هذه الفواتير للسداد. وفي حالة عدم تكوين مجموعة فواتير في عنوان الفاتورة، يتم نشر الفواتير الفردية بمجرد الموافقة عليها.

الفوترة الآلية

حتى يتمكن النظام من إتمام الفوترة الآلية مقابل أمر شراء، يجب تعيين إعداد الدفع الآلي في كل من موقع المورد وأمر الشراء إلى القيمة نعم. بعد أن يتم استلام الأصناف مقابل أمر الشراء، يقوم النظام بإنشاء فاتورة آليًا ببنود السطور. عند إنشاء فاتورة آليًا، لا يمكن إضافة بنود سطور إضافية إلى الفاتورة ولا يمكن حذف أي من بنود السطور. وإذا تضمن الإيصال أصنافًا مستلمة أكثر من الأصناف المطلوبة، فيتم وضع بنود سطور الفاتورة هذه بالحالة حل معلق عندما يتم إرسال الفاتورة للحصول على موافقة. بعد ذلك يجب أن يقوم المستخدم المعتمد بتغيير الكمية الموجودة في أمر الشراء قبل أن تتم إعادة معالجة الفاتورة بنجاح.

المعاملات المالية المرتبطة

ينتج عن جميع بنود سطور الفواتير معاملة مالية. وبما أنه يتم إنشاء المعاملات المالية، فإنه يتم تصفير حساب المقاصة وتسوية الفروقات، إن وجدت، في حالة اختلاف السعر أو مبلغ الضريبة في الفاتورة عن أمر الشراء.

الإجمالي بسعر الصرف وأسعار الصرف

لاحظ أنه إذا كان التنظيم الخاص بك يستخدم عملات أجنبية، فقد يظهر تعارض في قسم ملخص الفاتورة في عنوان الفاتورة بين الإجمالي بسعر الصرف في عنوان الفاتورة والإجمالي بسعر الصرف المحتسب عن طريق إجمالي بنود السطور. يتم اشتقاق الإجمالي بسعر الصرف عن طريق ضرب إجمالي الفاتورة في سعر الصرف. وقد يوجد نقص في قيمة هذا العنوان بمقدار .01 دولار أو أكثر بسبب مقاصة بسيطة ناتجة عن تقريب كل بند سطر فردي، ثم احتساب الإجمالي بسعر الصرف بالعنوان. ويمكنك التعرف على الإجمالي بسعر الصرف المحول بشكل أكثر دقة عن طريق مراجعة كل بند سطر على حدة.