Faturas
Faturas são usadas para informar e processar listas de materiais ou serviços. Elas asseguram que as quantidades faturadas não excedam o que foi recebido e que os preços a que são faturados correspondem ao que está no pedido de compra de origem.
A fatura também especifica informações de pagamento, como o número do pedido de compra, o vendedor, quaisquer descontos que tenham sido aplicados e assim por diante. Informações de alocação de custo indicam os impostos, o frete e quaisquer outros custos ou descontos adicionais aplicados à fatura.
O valor da fatura é a quantidade multiplicada pelo preço unitário. O preço unitário será bloqueado para a última fatura contabilizada se houver uma, caso contrário, ela virá da ordem de compra. Se a linha da fatura for derivada da linha da ordem de compra e envolver o estoque, as alterações nos campos Desconto, Frete ou Custo Extra afetarão a AUP (Preço Unitário Médio) devido às alterações no preço. Se as definições de configuração principal acionarem um erro, a fatura passará para o status de resolução pendente. O valor de tolerância indicado na Configuração Principal de Compra regula esse comportamento.
Itens de Linha
Os itens de linha da fatura são as informações detalhadas de custo e transação associadas a cada um dos itens e serviços comprados que estão sendo faturados.
- Se o cabeçalho da fatura fizer referência a uma ordem de compra, todas as linhas da ordem de compra adicionadas à fatura deverão fazer referência a essa mesma ordem de compra.
- Se o cabeçalho da fatura não fizer referência a uma ordem de compra, vários itens de linha da fatura poderão ser adicionados à fatura usando a área Linha da fatura.
- Se o cabeçalho da fatura não fizer referência a uma ordem de compra porque faz referência a várias ordens de compra, os itens de linha da ordem de compra poderão ser adicionados para cada ordem de compra usando a área Linha da Ordem de Compra no registro da fatura para cada uma das linhas da fatura.
- Se uma fatura fizer referência a uma ordem de compra, o total faturado para um item de linha da ordem de compra não poderá exceder a quantidade de recebimento. Se a quantidade da fatura for maior que o líquido recebido, a fatura entrará no estado "resolução pendente".
- Se um preço unitário não for o mesmo que o último preço de fatura contabilizado, se aplicável, a fatura também entrará em resolução pendente.
- Além disso, quando o valor da fatura não corresponder ao valor da OC dentro de um determinado intervalo definido na configuração principal, o usuário receberá um aviso ou erro (também baseado nas configurações da configuração principal).
Memorando de Crédito ou Fatura de Crédito
Faturas ou itens de linha da fatura podem ser ajustados para oferecer descontos, ajustes nos encargos de frete ou custos extras quando um reembolso do vendedor for necessário. Ajustes no frete, nos descontos e no custo extra são feitos na área Alocação de Custo em um nível Geral, no qual o custo é aplicado à fatura como um todo, ou no nível da Linha, no qual os custos contabilizados na fatura são rateados entre os itens de linha da fatura. Para conceder um desconto ao vendedor, o campo Desconto deve ser definido com um número positivo. Para devolver cobranças de frete ou reembolsar custos extras, os campos Frete ou Custo Extra devem ser definidos como um número negativo.
Criando uma Fatura Antes do Recebimento
Faturas podem ser criadas antes do recebimento do item de linha; no entanto, a configuração Exigir Recebimento para Serviços na Configuração Principal de Compras determina como a fatura será processada para itens não materiais (O sistema não verifica esse parâmetro para itens de material, pois um recebimento é sempre obrigatório). Se essa configuração estiver definida como Sim, os itens de linha da ordem de compra deverão ser recebidos para que a fatura seja concluída. Se essa configuração estiver definida como Não, os itens de linha do pedido de compra não poderão ser recebidos e, portanto, a fatura será concluída sem um recebimento.
Grupos de Fatura
Grupos de fatura podem ser usados para agrupar faturas antes de serem enviadas ao Contas a Pagar (C/P). Elas podem ser usadas como uma etapa intermediária para revisar um conjunto de faturas antes que essas faturas sejam processadas para pagamento. Se nenhum grupo de faturas estiver configurado no cabeçalho da fatura, as faturas individuais serão contabilizadas assim que forem aprovadas.
Faturamento Automático
Para que o sistema conclua o faturamento automático em uma ordem de compra, a configuração de Pagamento Automático na localização do vendedor e na ordem de compra deve ser definida como Sim. Depois que os itens são recebidos no pedido de compra, o sistema cria automaticamente uma fatura com itens de linha. Quando uma fatura é criada automaticamente, nenhum item de linha adicional pode ser adicionado à fatura e nenhum dos itens de linha pode ser excluído. Se o recebimento incluir mais itens recebidos do que solicitados, esses itens de linha da fatura serão colocados em um status de Resolução Pendente quando a fatura for enviada para aprovação. Um usuário autorizado deve, então, alterar a quantidade na ordem de compra para que a fatura possa ser reprocessada com êxito.
Transações Financeiras Relacionadas
Todos os itens de linha da fatura resultam em uma transação financeira. À medida que as transações financeiras são criadas, elas zeram a conta de compensação e ajustam as diferenças, se houver, caso informações como o preço ou o valor do imposto na fatura sejam diferentes do pedido de compra.
Total Convertido e Taxas de Câmbio
Observe que, se sua organização trabalhar com moedas estrangeiras, poderá haver uma discrepância mostrada na seção Resumo da Fatura no cabeçalho do documento fiscal entre o total convertido no cabeçalho do documento fiscal e o total convertido calculado pelo total dos itens de linha. O total convertido é derivado da multiplicação do total da fatura pela taxa de câmbio. Esse valor de cabeçalho pode ter uma margem de erro de US$,01 ou mais devido à pequena compensação resultante do arredondamento de cada item de linha individual e do cálculo do total convertido do cabeçalho. Para ver um total convertido mais preciso, revise cada item de linha individualmente.