Uso dell'elenco lavori per la gestione dei task del flusso di lavoro

Le notifiche sono utili per le attività recenti che includono task del flusso di lavoro, ma per gestire tutti i task è meglio utilizzare l'elenco lavori. L'elenco lavori consente, ad esempio, di tenere traccia dei task creati o cercare i task in base allo stato.

Per accedere all'elenco lavori, aprire l'area di lavoro Elenco lavori: notifiche e approvazioni. L'elenco lavori è disponibile anche in Dashboard personale se l'amministratore ha aggiunto l'area Elenco lavori: notifiche e approvazioni al dashboard. Qui è possibile visualizzare rapidamente tutti i task attualmente assegnati in base ai filtri applicati.

Nota: se è stata abilitata dall'amministratore, l'area di lavoro Approvazioni sostituisce l'area di lavoro Elenco lavori: notifiche e approvazioni.

Utilizzo dell'area di lavoro Elenco lavori: notifiche e approvazioni

Di seguito sono illustrate alcune parti di questa area di lavoro.

Callout numero	Elemento interfaccia utente	Elementi utilizzati per
1	Menu Vista selezione corrente	Per visualizzare un determinato set di task, ad esempio i task creati.
2	Menu Azioni	Per eseguire un'azione sui task selezionati nella tabella.
3	Colonna Titolo	Per aprire i dettagli del task facendo clic sul titolo di quest'ultimo.
4	Elenco stati	Per filtrare i task visualizzati nella tabella in base allo stato selezionato.
5	Elenco Mostra task per data di creazione	Per filtrare i task visualizzati nella tabella in base alla data di creazione. Questo filtro si applica solo alla vista Task personali predefinita.

Di seguito viene descritto come utilizzare questa area di lavoro per gestire i task del flusso di lavoro.

1. Fare clic su Navigator > Strumenti > Elenco di lavori.

2. Per visualizzare solo i task creati personalmente, fare clic sul menu Vista selezionata corrente e selezionare Task avviati. In alternativa, è sufficiente abbandonare la vista Task personali predefinita per visualizzare i task assegnati al momento o in passato, oppure selezionare un'altra vista disponibile.

   Suggerimento:

   Il filtro data di creazione predefinito è Ultimi 7 giorni, pertanto è possibile che non vengano visualizzati tutti i task che si desidera visualizzare o su cui lavorare. Se la tabella è vuota, mostra meno attività del previsto o non include task meno recenti su cui si desidera lavorare, provare a selezionare un periodo più lungo dall'elenco Mostra task per data di creazione. In modo analogo, è possibile che non siano presenti task con stato Assegnato, ovvero l'impostazione predefinita per questo filtro. Per visualizzare task aggiuntivi, selezionare Qualsiasi dall'elenco Stato.

   Tenere presente che l'elenco Mostra task per data di creazione è disponibile solo nella vista Task personali.

3. Per lavorare su un task senza visualizzarne i dettagli, selezionare la riga e utilizzare il menu Azioni nella barra degli strumenti della tabella. In alternativa, fare clic sul titolo del task per visualizzarne i dettagli.

4. Nei dettagli del task è inoltre possibile eseguire alcune operazioni che non influiscono sull'instradamento o sullo stato del task. Queste azioni includono l'aggiunta di commenti o di allegati e la visualizzazione della cronologia di approvazione. Se non vengono visualizzate le sezioni relative a queste azioni, utilizzare le opzioni equivalenti del menu Azioni nei dettagli del task.

   • Aggiungi commenti: inserire i commenti visualizzati da chiunque disponga dell'accesso al task.

   • Aggiungi allegato: allegare file visualizzati da chiunque disponga dell'accesso al task.

   • Visualizza approvazioni: visualizzare la cronologia delle approvazioni per il task. Ad esempio, per un task creato, è possibile vedere chi ha già eseguito azioni sulla richiesta, la cui approvazione è ancora necessaria, nonché lo stato di ogni assegnatario.

     Se si visualizzano sia una tabella che un diagramma di flusso, si stanno osservando due viste della stessa cronologia, con gli assegnatari passati elencati in ordine sequenziale. Per aggiungere altri assegnatari al task, eseguire le operazioni riportate di seguito.

     1. Nella tabella Cronologia selezionare un assegnatario futuro che non ha ancora eseguito azioni sul task.

     2. Nella barra degli strumenti della tabella fare clic sull'icona Aggiungi per inserire un assegnatario prima o dopo quello selezionato.

     Se l'utente corrente è l'ultimo assegnatario, non è possibile aggiungerne altri utilizzando l'icona Aggiungi. In alternativa, provare le opzioni Instradamento ad hoc o Riassegna dal menu Azioni nei dettagli del task, se disponibili.

5. Nei dettagli del task utilizzare i pulsanti o il menu Azioni per i task sui quali è necessario eseguire azioni. Di seguito sono riportate alcune opzioni possibili nel menu Azioni.

   • Richiedi informazioni: selezionare la persona dalla quale si richiedono informazioni, quindi indicare cosa si sta chiedendo nel campo Commenti. Indicare l'operazione da effettuare dopo che la persona selezionata ha fornito le informazioni richieste. Indicare se il task deve tornare direttamente a se stessi o se deve seguire il normale processo del flusso di lavoro.

   • Riassegna: selezionare a chi passare il task. Indicare se il task viene riassegnato o se è semplicemente delegato in modo che qualcun altro lavori su di esso.

6. Per conoscere le altre possibilità offerte dall'elenco lavori, fare clic su Visualizza nella barra degli strumenti della tabella nell'area di lavoro Elenco lavori: notifiche e approvazioni. Selezionare Server, quindi fare clic sul collegamento Elenco lavori.

Utilizzo dell'area Elenco lavori: notifiche e approvazioni

Questa area viene recuperata solo se l'amministratore l'ha aggiunta al dashboard personale.

1. Fare clic su Navigator > Altro > Dashboard personale.

2. Utilizzare l'area Elenco lavori: notifiche e approvazioni nello stesso modo in cui si utilizzerebbe l'area di lavoro omonima, con la differenza che qui è possibile visualizzare solo i task con stato Assegnato.