管理者はClose Managerを使用して、決算に必要なタスクを管理します。決算には次のステップが必要です:
管理者はユーザーを設定します。ユーザーの設定を参照してください。
管理者は必須の設定手順を完了します:
通貨を設定します。通貨を参照してください。
組織単位を設定します。Close Managerの組織単位の管理を参照してください。
グローバル統合トークンを設定します。グローバル統合トークンの管理を参照してください。
休日ルールを設定します。Close Managerの休日ルールの管理を参照してください。
添付サイズを設定します。最大タスク添付サイズを参照してください。
電子メール通知を有効化します。電子メール通知の有効化を参照してください。
管理者は、決算プロセスに必要なタスクを確認し、タスク・タイプを設定して、タスク全体での整合性をとり、事前に定義された製品統合を利用できるようにします。
タスク・タイプの作成を参照してください。
多くのタスクは複数の決算期間にわたって反復されるため、タスクのセットをテンプレートとして保存し、後の期間で使用できるようにします。テンプレートの作成を参照してください。
たとえば、管理者は月次または四半期決算を1回設定し、それをすべての月または四半期に使用できます。タスクは、タスク先行、担当者および承認者により定義されます。
ある期間の決算プロセスを起動するために、管理者は、テンプレートを選択し、カレンダの日付を割り当てることにより、スケジュール(時間順のタスク・セット)を生成します。テンプレート内の汎用タスクは、カレンダの日付に適用されます。テンプレートからのスケジュールの作成を参照してください。
決算プロセスを開始するために、管理者は、スケジュールのステータスを「保留中」から「オープン」に変更します。スケジュール・ステータスの設定を参照してください。
管理者は、必要に応じてスケジュールを変更することも、決算サイクルを通してモニターすることもできます。スケジュール内のタスクの更新を参照してください。
決算プロセス中に、ユーザーは割り当てられたタスクに関する電子メール通知を受信し、電子メールのリンクをクリックして、割り当てられたタスクに直接アクセスできます。
または、ログオンして、様々なタイプのビュー(ダッシュボード、ポータル・スタイルのインタフェース、または「カレンダ」ビュー、「ガント」ビュー、「タスク・リスト」ビューなど)で、割り当てられたタスクを確認およびアクセスすることもできます。
ユーザーがタスクを完了すると、タスクが承認者に送信され、他のユーザーが表示できるようになります。
ユーザーは、ハードウェアやソフトウェアの問題など、決算プロセス中に発生する問題のアラートを作成できます。アラートは、解決するために担当者と承認者に転送されます。
ユーザーは、決算サイクルのレポート・バインダを定義および生成できます。このバインダには、プロセスの一環として実行されたタスクの詳細の説明が含まれます。レポート・バインダによって、管理者やその他のユーザーは、将来の期間のアクティビティを確認して調整できます。また、これらのバインダは監査用としても役立ちます。Close Managerでのレポート・バインダの使用を参照してください。