Kapitel 6 Använda Uppgifter

Det här kapitlet innehåller information om hur du arbetar med Ximian Evolution-uppgifter.

• Översikt över Uppgifter

• Skapa en uppgift

• Tilldela en uppgift

• Skicka uppgiftsinformation

• Markera en uppgift som färdig

• Sortera uppgifter

• Ta bort uppgifter

Översikt över Uppgifter

Du kan använda Uppgifter för att skapa uppgifter, visa befintliga uppgifter, sortera uppgiftslistan och ändra statusen för uppgifter.

Figur 6–1 visar ett typiskt uppgiftsfönster.

Figur 6–1 Typiskt uppgiftsfönster

I fönstret Uppgifter ordnas dina uppgifter som en tabell. I tabellens rader visas information om dina uppgifter. Kolumnerna innehåller informationsfält för dina uppgifter, till exempel status för och sammanfattning av uppgiften. Från vänster till höger visar fönstret Uppgifter som standard följande kolumner:

• Typ

  Uppgiftstypen anges av en ikon. Följande tabell innehåller bilder på och beskrivningar av ikonerna för uppgifter:

  Ikon	Beskrivning
  	Uppgiften är inte tilldelad.
  	Uppgiften är tilldelad.

• Fullständig

  Status för uppgiftens färdigställande anges av en ikon. Följande tabell innehåller bilder på och beskrivningar av ikonerna för uppgiftsstatus:

  Ikon	Beskrivning
  	Uppgiften är inte färdig.
  	Uppgiften är färdig.

• Sammanfattning

  Sammanfattningen är en kort beskrivning av uppgiften.

Mer information om hur du ändrar den aktuella vyn, sparar den aktuella vyn och skapar anpassade vyer finns i Använda vyer.

Uppgifter visas i olika format i fönstret Uppgifter beroende på deras status. I följande tabell beskrivs de olika uppgiftsformaten:

Skapa en uppgift

Så här skapar du en uppgift:

1. Välj Arkiv -> Nytt -> Uppgift. Fönstret Uppgift visas.

2. Ange uppgiftsinformation på fliken Grundläggande. I följande tabell beskrivs elementen på fliken Grundläggande:

   Element	Beskrivning
   Sammanfattning	Skriv in en kort beskrivning av uppgiften.
   Förfallodatum	Använd de nedrullningsbara kombirutorna för att ange datum och tid för när uppgiften ska vara färdig.
   Startdatum	Använd de nedrullningsbara kombirutorna för att ange datum och tid för när uppgiften ska påbörjas.
   Globknappen	Du kan ange en tidpunkt i en annan tidszon genom att klicka på globknappen till höger om de nedrullningsbara kombinationsrutorna. Dialogfönstret Välj tidszon visas. Klicka på kartan för att välja en tidszon, eller välj en tidszon i den nedrullningsbara listan, och klicka sedan på OK.
   Beskrivning	Skriv in en detaljerad beskrivning av uppgiften.
   Klassifikation	Välj något av följande alternativ: Allmän: Välj det här alternativet om du vill att andra användare i nätverket ska kunna se alla detaljer för den här uppgiften i ditt schema. Privat: Välj det här alternativet om du inte vill att andra användare i nätverket ska kunna se några detaljer för den här uppgiften i ditt schema. Konfidentiellt: Välj det här alternativet om du vill att andra användare i nätverket bara ska kunna se att den här uppgiften finns i ditt schema. Andra användare kan då inte se några detaljer för uppgiften.
   Kategorier och textruta	Skriv in ett kategorinamn för att tilldela den här uppgiften en kategori. Om du vill tilldela den fler än en kategori skiljer du kategorierna åt med komman.  Du kan också klicka på Kategorier. Välj en kategori med dialogfönstret Redigera kategorier.

3. Om du vill ange fler detaljer för en uppgift klickar du på fliken Detaljer. I följande tabell beskrivs elementen på fliken Detaljer:

   Element	Beskrivning
   Status	Välj något av följande statusalternativ i den nedrullningsbara listan: Inte startad Pågår Färdig Avbruten
   Prioritet	Välj ett av följande prioritetsalternativ i den nedrullningsbara listan: Odefinierad Låg Normal Hög
   Procent klar	Använd rotationsrutan för att ange hur stor del av uppgiften som är klar eller skriv in ett procenttal i textrutan.  Beroende på vilket värde du anger uppdateras flera olika element av Evolution, enligt följande: 100: Markerar Färdigt i den nedrullningsbara listan Status. Infogar aktuellt datum och aktuell tid i de nedrullningsbara kombirutorna för Datum utfört. 1 till och med 99: Markerar Pågår i den nedrullningsbara listan Status. Infogar Ingen i den första nedrullningsbara kombirutan för Datum utfört. Raderar innehållet i den andra nedrullningsbara kombirutan för Datum utfört. 0: Markerar Inte startad i den nedrullningsbara listan Status. Infogar Ingen i den första nedrullningsbara kombirutan för Datum utfört. Raderar innehållet i den andra nedrullningsbara kombirutan för Datum utfört.
   Datum utfört	Ange datum och tid för när uppgiften blev färdig genom att välja ett datum i den första nedrullningsbara kombirutan och en tidpunkt i den andra.  Beroende på vilket värde du anger uppdateras flera olika element automatiskt i Evolution, enligt följande: datum: Markerar Färdigt i den nedrullningsbara listan Status. Infogar 100 i textrutan Procent klar. Infogar valt datum i den första nedrullningsbara kombirutan för Datum utfört. Infogar aktuell tid i den andra nedrullningsbara kombirutan för Datum utfört. Nu: Markerar Färdigt i den nedrullningsbara listan Status. Infogar 100 i textrutan Procent klar. Infogar aktuellt datum i den första nedrullningsbara kombirutan för Datum utfört. Infogar aktuell tid i den andra nedrullningsbara kombirutan för Datum utfört. Idag: Markerar Färdigt i den nedrullningsbara listan Status. Infogar 100 i textrutan Procent klar. Infogar aktuellt datum i den första nedrullningsbara kombirutan för Datum utfört. Innehållet i den andra nedrullningsbara kombirutan för Datum utfört ändras inte. Ingen: Om uppgiftens status är Inte startad påverkas inga element. Om uppgiftens status är Pågår infogar Evolution 50 i textrutan Procent klar. Om uppgiftens status är Färdig uppdateras flera element automatiskt i Evolution, enligt följande: Markerar Inte startad i den nedrullningsbara listan Status. Infogar 0 i textrutan Procent klar. Infogar Ingen i den första nedrullningsbara kombirutan för Datum utfört. Raderar innehållet i den andra nedrullningsbara kombirutan för Datum utfört.
   URL	Skriv den URL som är associerad med uppgiften, om det finns någon. Klicka på anslutningsknappen om du vill öppna den angivna URL:n i standardwebbläsaren.

4. Om du vill spara uppgiften väljer du Arkiv -> Spara.

   Om du vill spara uppgiften och sedan stänga fönstret Uppgift väljer du Arkiv -> Spara och stäng.

   Om du vill spara uppgiftens detaljer i en fil väljer du Arkiv -> Spara som så visas fönstret Spara som. Skriv in filnamnet och klicka sedan på OK.

   Om du vill stänga fönstret Uppgift utan att spara uppgiften väljer du Arkiv -> Stäng.

5. Om du vill förhandsgranska detaljerna för uppgiften väljer du Arkiv -> Förhandsgranska.

   Om du vill skriva ut detaljerna för uppgiften väljer du Arkiv -> Skriv ut.

Tilldela en uppgift

Du kan bara tilldela en uppgift från en lokal mapp. Du kan inte tilldela en uppgift från en Sun ONE-mapp.

Så här tilldelar du en uppgift:

1. Dubbelklicka på uppgiften i fönstret Uppgifter så öppnas ett uppgiftsfönster med de flikar som beskrivs i Skapa en uppgift.

2. Välj Åtgärder -> Tilldela uppgift för att visa fliken Tilldelning.

3. Markera uppgiftens organisatör i den nedrullningsbara listan Organisatör.

4. Uppgiftstilldelningarna visas i tabellformat. Du kan anpassa tabellen genom att lägga till och ta bort kolumner, som beskrivs i Använda vyer. Tabellen med uppgiftstilldelningar innehåller som standard de kolumner som beskrivs i följande tabell:

   Kolumn	Beskrivning
   Deltagare	I Evolution fylls den aktuella användaren automatiskt i som den första posten i listan över deltagare. Om du vill lägga till ännu en deltagare i listan klickar du på texten Klicka här för att lägga till en deltagare nedanför deltagarlistan. Skriv in namnet på den person, grupp, resurs eller det rum som du vill tilldela uppgiften. Om du vill skicka uppgiftsinformationen till deltagaren måste du skriva in deltagarens e-postadress i det här fältet.
   Typ	Klicka på fältet under kolumnrubriken Typ för att aktivera den nedrullningsbara listan. Välj en av följande typer i listan: Person Grupp Resurs Rum Okänd
   Roll	Klicka på fältet under kolumnrubriken Roll för att aktivera den nedrullningsbara listan. Välj någon av följande roller i den nedrullningsbara listan: Mötesordförande Nödvändig deltagare Valfri deltagare Icke-deltagare Okänd
   OSA	Klicka på fältet under kolumnrubriken OSA för att aktivera den nedrullningsbara listan. Välj Ja eller Nej i listan för att ange om ett svar ska skickas till mötets organisatör.
   Status	Klicka på fältet under kolumnrubriken Status för att aktivera den nedrullningsbara listan. Välj ett av följande statusalternativ i den nedrullningsbara listan: Behöver åtgärd Godtaget Avböjt Preliminär Delegerad

5. Klicka på knappen Bjud in andra för att skapa en ny post i tilldelningstabellen. I Evolution visas även dialogfönstret Välj kontakter från adressboken, som du kan använda för att välja deltagare.

6. Välj Arkiv -> Spara och stäng. Uppgiftstilldelningarna skapas i Evolution och sedan tillfrågas du om du vill skicka information om dem.

7. Klicka på Ja om du vill skicka informationen om uppgiftstilldelningarna till de angivna e-postadresserna.

   Klicka på Nej om du vill spara informationen om uppgiftstilldelningarna utan att skicka den till de angivna e-postadresserna. Du kan skicka information om uppgiftstilldelningarna vid ett senare tillfälle, som beskrivs i Skicka uppgiftsinformation.

Skicka uppgiftsinformation

Så här skickar du uppgiftsinformation:

1. Dubbelklicka på uppgiften i fönstret Uppgifter så öppnas ett uppgiftsfönster.

2. Välj Åtgärder -> Vidarebefordra som iCalendar för att visa ett fönster med uppgiftsinformation. Fönstret med uppgiftsinformationen är ett e-postfönster, som liknar fönstret Skriva ett meddelande i Inkorgen. I Evolution infogas text i textrutan Ämne och i meddelandeområdet automatiskt. Evolution bifogar uppgiftsinformationen som en bilaga till meddelandet.

3. Skriv in de e-postadresser till vilka du vill skicka uppgiftsinformationen i textrutan Till. Om du vill skicka information till mer än en adress separerar du adresserna med kommatecken. Du kan också klicka på knappen Till. Välj adresser i dialogfönstret Välj kontakter i adressboken.

   Mer information om elementen i fönstret med uppgiftsinformation finns i Skicka ett nytt meddelande.

4. Skicka uppgiftsinformationen till de angivna e-postadresserna genom att välja Arkiv -> Skicka.

5. Välj Arkiv -> Stäng så att fönstret Uppgift stängs.

Markera en uppgift som färdig

Så här markerar du en uppgift som färdig:

1. Markera uppgiften i fönstret Uppgifter.

2. Välj Redigera -> Markera som färdig.

Sortera uppgifter

Information om hur du sorterar uppgifter finns i Kapitel 1.

Ta bort uppgifter

Du kan ta bort enskilda uppgifter eller alla uppgifter som är markerade som färdiga.

Ta bort enskilda uppgifter

Så här tar du bort enskilda uppgifter:

1. Markera uppgifterna i fönstret Uppgifter.

2. Välj Redigera -> Ta bort. En bekräftelseruta visas.

3. Klicka på Ja för att ta bort de markerade uppgifterna.

Så här tar du bort alla uppgifter som är markerade som färdiga

Så här tar du bort alla uppgifter som är markerade som färdiga:

1. Välj Åtgärder -> Töm. En bekräftelseruta visas.

2. Klicka på Ja för att ta bort alla uppgifter som är markerade som färdiga.