本章資訊說明如何使用電子郵件和行事曆
的行事曆功能。
您可以使用行事曆安排約會、會議和工作。本章將說明本機行事曆的功能。Sun Java System Calendar Server
大部分的功能,都和本機行事曆的功能相同。請參閱第 9 章, 使用 Sun Java System Calendar Server 帳號與資料夾,有關本機行事曆與 Java System Calendar Server
的行事曆之間差異的詳細資訊。
圖 6–1 顯示的是一個典型的行事曆視窗。
行事曆視窗含有下列窗格:
窗格 |
描述 |
---|---|
排程窗格 |
排程窗格是行事曆視窗中最大的窗格。排程窗格會以指定的檢視,顯示選取日期的行程。 |
日期窗格 |
位於行事曆視窗的右上方區域,日期窗格會以深色數字來顯示目前月份的所有日期。如果選擇顯示上個月份和下個月份的日期的話,則會以淺色數字顯示。至於今天的日期,則會加上紅色的方框。已排定約會的日期,會以粗體字顯示。目前選取的日期則會反白顯示。 |
工作窗格 |
位於行事曆視窗的右下方區域,工作窗格會顯示預設工作資料夾中的工作清單。 |
檢視 |
描述 |
---|---|
[檢視] -> [目前的檢視] -> [日檢視] |
顯示單日的排程。根據預設, |
[檢視] -> [目前的檢視] -> [工作週檢視] |
顯示工作週的排程。根據預設,這個檢視會顯示星期一至星期五的排程。 |
[檢視] -> [目前的檢視] -> [週檢視] |
顯示一週的排程。 |
[檢視] -> [目前的檢視] -> [月檢視] |
顯示一個月的排程。 |
電子郵件和行事曆
會自動顯示今天的排程。您也可以瀏覽至另一個日期,顯示該日期的排程。
執行下列步驟:
選擇 [檢視] -> [移至指定日期],顯示移至指定日期對話方塊。
請使用月下拉式清單選取月份。
使用年旋轉方塊選取年份;或者,請在文字方塊中輸入年份。電子郵件和行事曆
便會在移至指定日期對話方塊的主區段中,顯示所指定月份的日期。
請選取您想要看的日期。電子郵件和行事曆
便會關閉移至指定日期對話方塊,然後顯示該選取日期的排程。
選擇 [檢視] -> [移至今日]。
您可以使用行事曆,建立一個全天約會或是一個短期的約會。您也可以建立單獨的約會,或是一系列的約會。
執行下列步驟:
選擇 [檔案] -> [新增] -> [約會]。
請在約會標籤區段中,輸入約會的詳細資訊。下列表格說明的,是約會標籤區段中的各項元素:
若要排程一項警示來提醒您有關約會的事宜,請按一下提醒標籤。下表將說明提醒標籤區段上的元素:
元素 |
描述 |
---|---|
基本 |
顯示約會的日期、開始時間和結束時間。 |
顯示郵件 |
請從下拉式清單中選取下列任一個提醒類型:
|
時間單位旋轉方塊 |
請使用這個旋轉方塊,指定時間單位數目。 |
分 |
請從下拉式清單中選取下列任一個時間單位類型:
|
之前 |
請從下拉式清單中選取下列任一項選項:
|
約會開始 |
請從下拉式清單中選取下列任一項選項:
|
選項 |
按一下 [選項] 按鈕,即可顯示提醒選項對話方塊。如需有關提醒選項對話方塊的詳細資訊,請參閱提醒選項對話方塊。 |
提醒清單 |
這個元素會顯示替目前選取的約會所設定的提醒。 |
新增 |
按一下 [新增] 按鈕,即可將指定的提醒加入至提醒清單。 |
移除 |
按一下 [移除] 按鈕,即可從提醒清單中移除選取的提醒。 |
電子郵件和行事曆
可以使用不同來源的時區設定。在每一個這類來源中,時區必須設定成同樣的值才能讓提醒正確運作。有關如何設定時區的詳細資訊,請參閱設定行事曆與工作喜好設定。
如需儲存約會,請選擇 [檔案] -> [儲存] 。
若要儲存約會然後關閉約會視窗,請選擇 [檔案] -> [儲存後關閉]。
如需將約會儲存至一個檔案中,請選擇 [檔案] -> [另存新檔],顯示另存新檔視窗。輸入檔案名稱, 然後按一下 [確定]。
若要關閉約會視窗但不儲存約會,請選擇 [檔案] -> [關閉]。
若要預覽約會的詳細資訊,請選擇 [檔案] -> [預覽列印]。
如需列印約會的詳細資訊,請選擇 [檔案] -> [列印]。
您可以使用提醒選項對話方塊,指定提醒的其他選項 。下列表格說明提醒選項對話方塊中的各項元素:
元素 |
描述 |
---|---|
重複提醒 |
選取這個選項,可以多次顯示提醒。 |
提醒間隔 |
請使用這個旋轉方塊,指定重複提醒的次數。 |
每 |
請使用這個旋轉方塊,指定重複提醒的間隔時間單位數。 |
分 |
|
文字方塊 |
|
執行下列步驟:
選擇 [檔案] -> [新增] -> [全天約會]。接著便會顯示約會視窗, 其中的全天事件選項已選取。除了沒有顯示開始時間和結束時間以外,約會視窗和選擇 [檔案] -> [新增] -> [約會] 後所顯示的視窗類似。
請在約會視窗中,如建立獨立約會中說明的方式,輸入適當的資訊。
選擇 [檔案] -> [儲存後關閉]。電子郵件和行事曆
會儲存全天約會,然後關閉約會視窗。
執行下列步驟:
如 建立獨立約會 中所說明的方式,建立一個約會。
在約會視窗中,按一下週期性標籤,顯示週期性標籤區段。下列表格說明的,是週期性標籤區段中的各項元素:
元素 |
描述 |
---|---|
基本 |
顯示約會的日期、開始時間和結束時間。 |
週期性規則 |
|
每 |
請使用這個旋轉方塊,指定一連串約會中每次約會間隔的時間單位數。 |
日 |
|
永遠 |
請從下拉式清單中選取下列任一項選項,指定一連串約會的結束時間:
|
例外 |
請使用這個下拉式組合方塊,指定您不想安排約會的日期。 |
新增 |
按一下 [新增] 可將特定的日期新增到例外清單。 |
修改 |
按一下 [修改] 按鈕,可以變更例外清單中選取的日期。 |
移除 |
按一下 [移除] 按鈕,可以移除例外清單中選取的日期。 |
預覽 |
預覽區段會顯示目前月份中所有的日期。目前的日期會加上紅色的框。已安排約會的日期會以粗體顯示。圖 6–2 顯示典型的預覽區段。 按一下預覽區段中月份名稱左邊的左箭頭,顯示上一個月份。按數次左箭頭可以捲回至前幾個月份。 按一下 預覽區段中月份名稱右邊的右箭頭,顯示下一個月份。按數次右箭頭可以捲向後幾個月份。 |
選擇 [檔案] -> [儲存後關閉]。電子郵件和行事曆
會儲存一連串約會,然後關閉約會視窗。
您可以刪除單獨的約會、一連串的約會,也可以刪除一連串約會中的任一個約會。
執行下列步驟:
連按兩下排程窗格中的約會,開啟約會視窗。
選擇 [檔案] -> [刪除]。
如果出現確認通知,請按一下 [是]。
執行下列步驟:
連按兩下排程窗格中的任一個約會,開啟約會視窗。
選擇 [檔案] -> [刪除]。
如果出現確認通知,請按一下 [是]。
執行下列步驟:
選擇 [檢視] -> [目前的檢視] -> [日期檢視]。
在排程窗格中,於您要刪除的約會上按滑鼠右鍵。
選擇快顯功能表的 [刪除這個事件]。
您可以使用電子郵件和行事曆
建立會議、邀請其他人參加會議,以及預約會議必要的資源。
執行下列步驟:
選擇 [檔案] -> [新增] -> [會議]。約會視窗與選擇 [檔案] -> [新增] -> [約會] 後所顯示的視窗類似,只是會多了兩個額外的標籤:會議排程和會議。
如需輸入更多的會議資訊,請按一下會議標籤,顯示會議標籤區段。
從召集人下拉式清單中,選取會議的召集人。
電子郵件和行事曆
會自動在召集人文字方塊中,輸入目前使用者的名稱。如果您擁有數個電子郵件和行事曆
帳號,請從下拉式清單中選取適當的帳號。
會議的到會者會以表格形式列出。會議與會者的表格預設含有下列欄位,從左到右分別是:
按一下 [傳回],可以將新增的項目加入到會者清單。
若要刪除清單中的與會者,請在清單中的項目上按滑鼠右鍵,然後從快顯功能表上選擇 [刪除]。
關於如何變更目前檢視、儲存目前檢視,或建立目前檢視的詳細資訊,請參閱檢視的使用方法。
按一下邀請其他人按鈕,可以在表格中建立新的項目。電子郵件和行事曆
也會顯示從通訊錄選擇聯絡人對話方塊,讓您選取與會者。
請按一下會議排程標籤,顯示會議排程標籤區段。您可以使用會議排程標籤區段,識別何時所有到會者都有空閒參加會議,以及什麼時候可以取得會議所需的必要資源。下列表格說明會議排程標籤區段中的各項元素:
元素 |
描述 |
---|---|
與會者清單 |
顯示會議與會者的清單。這個與會者清單和會議標籤區段中的清單相同,唯一的差別是不會顯示角色和 RSVP欄。您可以依 檢視的使用方法 所述,自訂這個表格的內容。 |
圖例 |
|
排程 |
顯示每位會議到會者的會議排程。目前選取時間範圍的時間區段背景為淺色,所有其他的時間區段則為深色的背景。每一位到會者的空閒或忙碌時間,是由方形的色框表示。 |
邀請其他人 |
按一下邀請其他人按鈕,可以在與會者清單中建立新的項目。 |
選項 |
|
<< 按鈕 |
按一下 << 按鈕,會反白顯示排程中符合所選取自動選擇條件的上一個時段。 |
自動選擇 |
按一下 [自動選擇] 按鈕,即可顯示含有下列功能表項目的快顯功能表:
|
>> 按鈕 |
按一下 >> 按鈕,會反白顯示排程中符合所選取自動選擇條件的下一個時段。 |
會議開始時間 |
請使用這些下拉式組合方塊,指定會議的開始日期和時間。 |
會議結束時間 |
請使用這些下拉式組合方塊,指定會議的結束日期和時間。 |
選擇 [檔案] -> [儲存後關閉]。電子郵件和行事曆
會先建立會議,然後詢問您是否要傳送會議資訊。
請按一下 [是],傳送會議資訊至指定的電子郵件地址。
一下 [否],則會儲存會議資訊,但不會傳送會議資訊至指定的電子郵件地址。您可以依照傳送會議資訊中的說明,稍後再傳送會議資訊。
若要傳送會議資訊,請執行下列步驟:
連按兩下排程窗格中的會議,開啟約會視窗。
選擇 [動作] -> [以 iCalendar 轉寄] ,顯示電子郵件內容視窗 (這個視窗和收件匣 的撰寫郵件視窗類似)。電子郵件和行事曆
會自動在主旨文字方塊和郵件內文區域中插入文字。>電子郵件和行事曆
會將會議資訊輸入於郵件內文中。
請在收件者欄位中,輸入要傳送會議資訊的電子郵件地址。若要傳送資訊給一個以上的地址,請使用逗號來分隔這些地址。
關於郵件視窗中元素的詳細資訊,請參閱傳送郵件。
選擇 [檔案] -> [傳送],可以將會議資訊傳送至指定的電子郵件地址。
選擇 [檔案] -> [關閉] ,可以關閉約會視窗。
您可以取消會議,或撤銷給個別與會者的會議邀請。
執行下列步驟:
連按兩下排程窗格中的會議,開啟約會視窗。
選擇 [動作] -> [取消會議],顯示確認通知。
按一下 [是] 可以取消會議。電子郵件和行事曆
會傳送一個取消通知至指定的電子郵件地址。
執行下列步驟:
連按兩下排程窗格中的會議,開啟約會視窗。
按一下會議標籤,顯示會議標籤區段。
在要撤銷邀請的與會者上按滑鼠右鍵,然後從快顯功能表上選擇 [刪除]。電子郵件和行事曆
與會。
請對每一位想撤銷邀請的到會者,重複這個步驟。
選擇 [檔案] -> [儲存後關閉]。電子郵件和行事曆
會詢問您,是否要傳送更新後的會議資訊。
按一下 [是],傳送更新後的會議資訊至指定的電子郵件地址。
此時便會傳送一封主旨為 Cancel:Calendar Information 的郵件,給已撤銷邀請的到會者。
另外,也會傳送一封主旨為 Calendar information 的郵件,給仍保留在到會者清單上的到會者。
按一下 [否],則會儲存更新過的會議資訊,但不會傳送郵件給指定的電子郵件地址。
電子郵件和行事曆
會將會議邀請當作電子郵件的附件,傳送到收件匣。如需回覆會議邀請,請執行下列步驟:
開啟附加該會議邀請的電子郵件。
請依照檢視附件中的說明,檢視郵件的附件以開啟會議邀請。
選取下列任一項選項:
接受
暫時接受
婉拒
如果您接受這項邀請,電子郵件和行事曆
便會在您關閉會議邀請時,將這個事件加入行事曆。
選取 RSVP 選項,可以回覆會議召集人。
如果您選取 RSVP 選項,電子郵件和行事曆
會在您關閉會議邀請時,傳送電子郵件給會議召集人,並將您回覆的詳細內容載明於郵件中。
如果您沒有選取 RSVP 選項,電子郵件和行事曆
就不會傳送回覆給會議召集人。
按一下行事曆按鈕,可以顯示快顯功能表,並列出行事曆資料夾。請選取要儲存邀請資訊的行事曆。
按一下 [確定],關閉會議邀請。
關閉電子郵件。
當會議與會者回覆會議邀請時,您便會收到一封附加回覆的電子郵件。如需依據回覆更新會議,請執行下列步驟:
開啟已附加回覆的電子郵件。
請依照檢視附件中的說明,檢視郵件的附件以開啟邀請回覆。
按一下 [確定],關閉回覆。電子郵件和行事曆
會依據回覆的資訊,更新與會者清單。
關閉電子郵件。
當您接受了會議邀請,會議便會加入行事曆。您應該檢查會議的詳細資訊是否仍然是最新的。如需檢查會議資訊,請執行下列步驟:
連按兩下排程窗格中的會議,開啟約會視窗。
選擇 [動作] -> [重新整理會議],傳送電子郵件給會議召集人。電子郵件的主旨是重新整理:行事曆資訊。
召集人便會決定是否要傳送最新的會議資訊給您。
只有召集人才可以變更會議資訊。任何會議到會者所執行的變更,都將被忽略。
您可以為帳號發佈空閒或忙碌資訊,讓網路上的其他使用者可以在召集會議時,查詢您帳號的會議排程。
選擇 [動作] -> [發佈空閒/忙碌資訊],顯示行事曆資訊視窗。行事曆資訊視窗是一個電子郵件視窗,這個視窗與收件匣的撰寫郵件視窗類似。電子郵件和行事曆
會自動在主旨文字方塊和郵件內文區域中插入文字。電子郵件和行事曆
會將空閒或忙碌資訊做為電子郵件的附件。
請在收件者文字方塊中,輸入要傳送空閒或忙碌資訊的電子郵件地址。若要傳送資訊給一個以上的地址,請使用逗號來分隔這些地址。
或者,也可以按一下 [收件者] 按鈕。然後使用從通訊錄選擇聯絡人對話方塊選取地址。
關於行事曆資訊視窗中元素的詳細資訊,請參閱傳送郵件。
選擇 [檔案] -> [傳送],可以將空閒或忙碌資訊傳送至指定的電子郵件地址。