邮寄程序是用于发送、接收和管理电子信件 (email) 信件的应用程序。邮寄程序完全集成在桌面中,允许在邮寄程序和其他应用程序之间拖放信件和文件。
本章的说明假定您已掌握基本的桌面技巧和键盘浏览方法。
关于进一步信息,请参阅第 1 章,基本技能和附录 A,桌面的键盘简捷。信件程序中的许多任务可通过拖放方式完成。
单击"前面板"中的"邮寄程序"控制。
在系统上首次启动邮寄程序时,该程序在电子信件设置中寻找本地或远程"互联网信件访问协议 (IMAP) "信箱 。
如果设置表明信箱是本地的,邮寄程序将打开收件箱 (一般在 /var/mail/ username 目录下)。
如果设置表明信箱是远程的,邮寄程序将打开"邮寄程序登录"对话框,以便可以登录到 IMAP 服务器。
"邮寄程序"启动后,显示信箱及信件标题栏和所选定信件的窗口。
在"IMAP 服务器"字段中键入服务器名称。
在这一字段中键入的名称成为缺省值。下次登录时,"邮寄程序"将在"IMAP 服务器"字段中显示该名称。
要修改这一缺省值,请参阅 "要修改缺省信箱目录"。
在登录字段中键入登录名。
在"口令"字段中键入口令。
决定当"邮寄程序"装入信件时,何时装入附件内容。
要使"邮寄程序"在检索一条信件时,同时装入信件文本和附件内容,需在"检索附件"中选择"总是"。
要使邮寄程序在检索一条信件时,装入信件文本而不装入附件内容,需在"检索附件"中选择"打开时"。双击附件图标时,邮寄程序将检索附件的内容。
单击"登录"。
"IMAP 收件箱"打开。
"信件程序"主窗口显示在 图形 8-2。
信件标题栏列表 |
显示有关信件的信息 |
工具栏 |
包含经常执行的任务按钮 |
框格 |
改变"信件标题栏列表"和信件窗口区域的大小 |
信件窗口区域 |
包含标题栏字段和信件文本 |
附件列表 |
显示信件附件的图标,如果有的话 |
邮寄程序一旦启动并开始收集电子信件,您将能够阅读它们并可能将其排序。
单击,以选择要在"信件标题栏"列表中查看的信件。
信件的文本显示在信件窗口区域。
使用工具栏中的"下一个"和"前一个"按钮或者"显示"菜单上的选项,以连续地在信件窗口区域中选择和阅读信件。
要在单独的窗口中打开信件,以便进行阅读:
选择该信件,并在"信件"菜单中选择"打开"。在这一窗口可用"编辑"和"附件"菜单。
该信件会被保留在该单独的窗口,即使在"信件标题栏列表"中选择另一信件也会如此。这样可以同时查看两条信件。
有时候,可能会收到从某机器发来的电子信件,该机器所使用的编码方法和您机器的缺省编码方法不同。为了阅读该信件,需要修改您机器的字符集,使其与那一信件的编码相符 (例如,US-ASCII) 。
在"信件标题栏列表"中选择该信件。
在"显示"菜单中选择"修改字符集"或按 Control+Y 键盘加速键。
"邮寄程序"立即在工具栏图标下的脚注中显示一个字符集名称 (例如,US-ASCII) 。
选择"修改字符集"菜单项或再次按 Control+Y,以循环浏览选择项目直到显示正确的选项。
选择"缺省字符集",将按机器缺省编码方式显示信件。
"邮寄程序"会将信件的文本转换成所选定的字符集,而不转换信件的标题栏或附件。
可用"显示"菜单选项来为信件排序。
按日期 / 时间 |
信件按顺序排序,最近的排在底部 |
按发送者 |
信件按发送者姓名字母顺序排序 |
按主题 |
信件按主题字母顺序排序 |
按大小 |
信件按最小到最大顺序排序 |
按状态 |
信件按阅读过的和新来的顺序排序 (有助于不按次序阅读信件) |
信件标题栏在信箱中按新的次序重新安排并重新显示。
读取电子信件后,您可能想回复、查找、删除和 (有可能) 取消删除某些信件。
选择要回复的信件。
决定回复类型:
要回复给发信人,从"新信件"菜单中选择"回复发信人"。
显示"新信件"窗口,其中的接收者电子信件地址和信件主题已填好。
要回复发信人和所有接收者,从"新信件"菜单中选择"回复所有人"。
显示"新信件"窗口,其中所有的接收者电子信件地址和信件主题已填好。
要回复至发信人或所有接收者并包括一份信件的副本,需从"新信件"菜单中选择"回复,包括信件"或者"回复给所有人,包括信件"。
显示包括信件文本的"新信件"窗口,其中所有接收者的电子信件地址和信件主题已填好。附件不包括在回复之中。
输入回复并单击"发送"。
关于进一步信息,请参阅 "信件的定址、书写和发送"。
选择想要转发的信件。
从"新信件"菜单中选择"转发信件",或者单击在工具栏上的"转发信件"按钮。
要转发的信件文本显示在一条新的信件中,如果有附件,附件将一起显示。
如果不想转发附件,可选择"转发,无附件"。
在"To"或"Cc"字段中输入信件接收者的地址,或者使用"To"或"Cc"按钮菜单访问已设置好的别名。
添加附加文本,并单击"发送"。
关于进一步信息,请参阅"信件的定址、书写和发送" 。
选择要修改的信件。
从"新信件"菜单中选择"转发"。
将信件的地址定为自己的地址。
在"新信件"窗口中编辑并发送该信件。
可能需要创建单独的信箱以容纳这些编辑过的信件,因为它们会占用收件箱的容量。
选择接收到的信件,然后从"信件"菜单中选择"存为文本",或者,对于在"新信件"窗口中的外发的信件,从"文件"菜单的"保存成为"子菜单中选择"文本"。
在出现的"保存成为文本"对话框中输入文件名和位置,然后单击"保存"。
如果指定名称的文件已经存在,会询问是否要覆盖该文件或取消该操作。
选择接收到的信件,然后从"信件"菜单中选择"存为文本",或者,对于在"新信件"窗口中的外发的信件,从"文件"菜单的"保存成为"子菜单中选择"文本"。
"邮寄程序"显示文件选择对话框。
输入已有的文件名和位置,然后单击"附加"。
"邮寄程序"将信件的文本附加到该文件中。
要从"信件标题栏列表"中删除信件:
选择要删除的信件。
可以用拖曳方法选择多条信件。在"信件标题栏列表"中向上或向下移动光标,按住 Shift 键再单击鼠标,可选择多条排在一起的信件。按 Control 键再单击鼠标,可从列表上选择没排在一起的多条信件,一次选择一条。
从"信件"菜单中选择"删除",或者单击在"工具栏"上的"删除"按钮。
信件从列表中被删除。
即使信件已删除,仍可寻回,除非该信件通过从信箱菜单选择"销毁被删除的信件"而永久地删除。请参阅以下部分。
采取下列做法之一可以取消对信件的删除:
要恢复刚删除的信件,从"信件"菜单中选择"恢复最后一个删除"。
要恢复以前的信件,从"信件"菜单中选择"从列表中恢复删除",然后从已删除信件的列表中选择一条或多条信件,并单击"恢复删除"按钮。
要使列表中的已删除信件永久删除掉,从"信箱"菜单中选择"销毁被删除的信件"。
可以设置选项,使信箱关闭时,所删除的信件会永久地销毁。这样做意味着一旦信箱关闭,将无法恢复所删除的信件。
从"选项"菜单中选择"基本"。
显示"基本选项"对话框。
在"销毁已删除的信件"栏选择"当关闭信箱时"。
确认通知询问是否要销毁已删除信件。要删除每次关闭信箱时所显示的确认通知,取消对"显示确认通告"的选择。
单击"确定"或"应用",以使所做的修改生效。
可以根据所定义的查找标准在信箱范围内查找信件。"查找"对话框"基本"窗口中的基本查找标准字段包括:收件人 ("至") 、发送者 ("自") 、主题 ("主题") 、副本接收者 ("抄送") 和包括标题栏的信件文本 ("整个信件文本") 等。
通过在"查找"对话框的"高级"窗口中创建带有关键字和变量查找脚本,可以定义更高级的信件查找标准。
标题栏 - 表示信件的标题栏或文本部分的关键字 (表 8-1)
日期 - 表示信件何时送出的关键字 (表 8-2)
状态 - 描述信件状态的关键字 (表 8-3)
操作符 - 与其他关键字连接在一起,以形成查找标准的关键字 (表 8-4)
可以手动输入但无法在"查找"对话框"高级"窗口的菜单中使用标以星号 (*) 的关键字。
关键字 |
解释 |
---|---|
TO |
|
FROM |
|
SUBJECT |
|
CC |
|
TEXT |
与整个信件 (包括标题栏和附件) 匹配的关键字 |
BCC |
|
HEADER** |
要按照语法使用的关键字:header HeaderName HeaderValue,例如标题栏 x-sun-字符集 us-ascii |
BODY** |
适用于信件文本和文本附件而不适用于标题栏的关键字 |
表 8-2 列出并描述有关日期的关键字。
日期采取dd-mmm-yyyy (日月年) 格式 (例如,02-Apr-1996) 。
关键字 |
解释 |
---|---|
BEFORE |
|
SINCE |
|
ON |
|
DURING |
|
SENTSINCE** |
|
SENTBEFORE** |
|
SENTON** |
|
TODAY |
与日期相关的关键字变量,例如 before |
YESTERDAY |
同上 |
LASTWEEK |
同上 |
THISMONTH |
同上 |
LASTMONTH |
同上 |
JANUARY..DECEMBER |
|
SUNDAY..SATURDAY |
|
表 8-3 列出并描述有关状态的关键字。
表 8-3 状态查找关键字
关键字 |
解释 |
---|---|
READ |
|
UNREAD |
|
NEW* |
|
OLD* |
|
DELETED** |
用于表示已删除但未永久删除的信件的关键字 |
UNDELETED** |
|
RECENT** |
|
FLAGGED** |
|
ANSWERED* |
|
UNANSWERED* |
|
KEYWORD* |
|
UNKEYWORD* |
|
DRAFT* |
|
UNRAFT** |
|
ALL* |
表示信箱中所有信件的关键字 |
LARGER/SMALLER* |
一个需要两个变量的关键字,例如小于 300,数字表示字节数 |
表 8-4 列出并描述查找操作符。
表 8-4 查找操作符
操作符 |
解释 |
---|---|
AND |
|
OR |
|
~ (not) |
表示逻辑的符号 非操作符的符号。将该符号置于查找关键字之前,例如:~文本 "早上好" |
( |
表示表达式起始的符号 |
) |
表示表达式结束的符号 |
查找脚本不区分大小写。
几个实例:
查找从 john 在四月中发送来的,且主题行带有"紧急"或"重要"字样的信件:
from john and (subject 紧急 or subject 重要) and during april
查找从 bill 发送来的,没有给 tigerteam 副本的,且尚未读的信件:
from bill and ~ (cc tigerteam) and unread
查找定址给 bill 或作为副本发送给 bill 的信件,且在该信件中,包括其标题栏和附件,带有"月份报告"字样:
(to bill or cc bill ) and text "月份报告"
从"信件"菜单中选择"查找"。
显示"查找"对话框。
在适当的字段中键入要查找的文本。
可以查找对于"至"、"从"、"主题"或"抄送"中的一个或多个字段的匹配项。如果在多个字段中键入寻找标准,"邮寄程序"将查找与所有标准相符合的信件。
在每一字段中,"邮寄程序"认为整个输入条目为一个标准,即使其中有多个以空格或逗号隔开的字符串也是如此。例如,如果在"至"字段中键入 wood smith,"邮寄程序"将寻找发送给 wood smith 的信件,而非 wood 或 smith。
字段不区分大小写。
单击"向下查找"或"向上查找",以在信箱中寻找下一个或前一个匹配的信件。要寻找所有匹配的信件,单击"选择所有的"。
要删除"查找"对话框的字段中的所有文本,单击"清除"。
有时,可能要只显示信箱中与一条或多条查找标准匹配的信件,例如,至或从某人的信件。通过定义查找标准并将其保存为一个窗口即可。
从"信件"菜单中选择"查找"。
显示"邮寄程序查找"对话框。
指定查找标准。
单击"另存为窗口"。
显示邮寄程序"另存为窗口"对话框。
在"输入窗口名称"字段中键入名称。
无法使用"全部"或"新建"作为窗口的名称,它们列于缺省窗口之下。可能要使用反映查找标准的名称。
单击"确定"。
"邮寄程序"创建新的窗口并将其置于"窗口"对话框的"定制窗口"列表中。要看该列表,请单击在"查找"对话框中的"显示窗口"按钮,或者从"信箱"菜单中选择"显示窗口"。
从"信箱"菜单选择"显示窗口"。
如果"查找"对话框是打开的,也可以单击该对话框中的"显示窗口"按钮。
显示"窗口"对话框。
列出:
"缺省窗口":整个信箱的信件统计数据 ("全部")和还没有阅读的信件 ("新建") 。
"定制窗口":所创建的窗口的信件统计数据。"邮寄程序"在主窗口的标题栏中显示正在装入的窗口的名称。
要显示窗口,双击列表上的窗口,或选择该窗口,然后单击"装入"。
与该窗口的查找标准相匹配的信件会在信箱中显示。
(可选) 要更新窗口,单击"更新"。
"邮寄程序"修订信箱所有窗口的信件统计数据。
(可选) 要删除窗口,先选择该窗口,然后单击"删除"。
单击"关闭",以关闭该对话框。
在"定制窗口"列表中选择窗口。
单击"编辑"。
显示"查找"对话框,在字段中已填好该窗口的查找标准。
编辑字段。
如果"邮寄程序"无法在"基本"窗口显示查找标准,则会在"高级"窗口的文本区域装入查找脚本,以便编辑。
单击"另存为窗口"。
"邮寄程序"在"输入窗口名称"字段中显示该窗口名称。
单击"确定",来以相同的名称保存该窗口。
在"定制窗口"中选择窗口。单击向上或向下箭头按钮,以在窗口列表中上下移动。
电子信件地址像您的私人地址一样,用于接收电子信件。它同时也是发送信件给其他电子信件用户的途径。电子信件地址格式是用户名@主机名。 系统管理员使用这一格式以设置电子信件地址。
本节提供所需要的关于确定其他用户地址、书写和发送信件给其他用户的主要信息。
别名是私用的名称,代表一个或多个用户名 (或用户地址) 。通过创建经常发送信件的用户地址分发表并为该表命名,可以在"To"或"Cc"字段中选择别名而不需每次发送信件时都键入地址 (请参阅 图形 16-1) 。
给别名的命名可以是对于某群用户的描述,或仅是一个记得住的名称。这些别名还以"个人别名"卡片在"地址管理器"中显示 (请参阅 "别名卡片") 。
从主窗口的"选项"菜单、"新信件"窗口的"格式"菜单或"新信件"窗口的"To"或"Cc"按钮菜单中选择"别名"。
显示"别名选项"对话框。
在"别名"字段中为别名键入名称。
在"地址"字段键入将要组成该别名的用户地址。
每一键入的地址必须是用户名@主机名的形式,并且用逗号、空格或用上述两者隔开。
单击"添加",以将"别名"或"地址"字段中的信件添加到滚动列表中。
(可选) 要修改别名,先选择它并适当地编辑该别名或地址字段,然后单击"修改"。
(可选) 要删除别名,先选择它,然后单击"删除"。
单击"确定"或"应用",以使设置生效。
还可用"地址管理器"处理别名 (请参阅 "创建个人别名卡片") 。
如果首次使用电子信件并且知道自己的电子信件地址,可以按照这些步骤给自己发送一条测试信件。
如果"信件程序"尚未启动,在"前面板"单击"信件程序"控制。
显示"收件箱"。
从"新信件"菜单选择"新信件"。
显示 ("新信件") "新信件"窗口。
在"To"字段中键入接收者的电子信件地址,然后按回车键。
可以为一条信件定址到一个或多个人,或定址为一个别名。
如果有一个或多个电子信件地址中含有空格符,用逗号分隔电子信件地址。否则,用逗号或空格将其分隔。
或者,如果已经创建别名,可使用"To"按钮菜单去访问它们。
关于别名的信息,请参阅 "使用别名"。
(可选) 在"Subject"字段中键入信件的主题或标题,然后按回车键。
(可选) 在"Cc"字段中键入本信件的副本接收者的电子信件地址,或者,如果已经创建别名,则使用"Cc"按钮菜单去访问已设置的别名。
一旦信件定址,按回车键,转到文本区域并书写信件。
要插入文本文件,请参阅 "在信件中包括文本文件"。也请参阅 "使用模板书写信件"和"使用草稿书写信件" "使用草稿书写信件"。
要找出信件中的编辑文本,请参阅 "编辑文本" 或"格式化文本"。
任何时候想保存正在书写的信件,可以从"文件"菜单的"保存成为"子菜单中,或者从"新信件"窗口底部的"保存成为"按钮菜单中,选择"文本"。
(可选) 如果在"签名"对话框中已取消对于 "在每封信件中包含签名"的选择,可以从书写窗口的"格式"菜单中选择"签名"以将签名置于文本区域内。
关于细节,请参阅"使用签名" 。
(可选) 要将文本格式化,以使其适合"新信件"窗口的宽度,选择该文本,并从"格式"菜单中选择"断行"。
(可选) 如果必要,将文件作为附件添加到信件中去。
关于如何操作的信息,请参阅 "添加附件"。
(可选) 从书写窗口的"文件"菜单中选择"保存外发信件"以将信件的副本保存到专门存储外发信件的文件 (HomeDirectory /Mail/sent.mail 是其缺省名称) 中。
要修改缺省文件名,从"选项"菜单中选择"基本"并编辑"保存一个外发信件副本在"字段。
单击"发送"按钮、从"新信件"窗口的"文件"菜单选择"发送",或者按 F3 键。
"新信件"窗口关闭,发出信件。
单击"关闭"将删除"新信件"窗口并放弃您的信件。确保在关闭"新信件"窗口之前保存任何以后可能需要的文本。
如果需要发送电子信件到某个机器,而该机所使用的编码方法和您机器的编码方法不同,可以将您信件的文本转换成接收者的编码。
在"新信件"窗口输入信件后,从"格式"菜单选择"修改字符集"或者按 Control+Y,键盘加速键。
"信件程序"在"新信件"窗口的页脚中显示字符集的名称 (例如, ISO-2022-JP) 。
选择"修改字符集"菜单项或再次按 Control+Y,以循环浏览选择项目直到显示正确的选项。
选择"缺省字符集"意味着将按您机器的缺省编码方式送出信件。
在"新信件"窗口中的信件显示并没有改变,然而当你单击"发送"时,"信件程序"将按所选定的字符集传递该信件。
"信件程序"仅转换外发信件的文本,而不转换其标题栏或附件。
可以保存一条信件作为模板反复使用,例如,每个月份发送的状态报告模板。状态报告模板可能包含诸如信件主体的地址、主题和标题等。可以使用该模板,在每个月将其作为状态报告寄出前填好其内容。
从"信件选项"对话框中的"选项"菜单中选择"模板"。
显示"模板选项"对话框。
单击"新建模板"按钮。
显示"新信件"窗口。
键入标题栏和模板主体。
从窗口底部的"保存成为"按钮菜单中,或者从"文件"菜单的"保存成为"子菜单中,选择"模板"。
显示"信件程序"的"另存为模板"对话框。
在文本字段键入模板名称,并单击"保存"。
模板保存在缺省目录 HomeDirectory /MailTemplates 中。 其名称和路径显示在"模板"滚动列表中。
可以把附件保存为模板的一部分。这样做与将该附件复制到模板中是等效的。附件被包含进模板之后,编辑或移动附件的原文并不影响模板中的附件。
在主窗口中,从"书写"菜单中选择"新建"、"使用模板",然后从子菜单中选择要使用的模板。
"新信件"窗口打开,其中装载有该模板。
如果"新信件"窗口已经打开,通过从"新信件"窗口中的"格式"菜单的"使用模板"子菜单选择模板名,即可装入该模板。
如有必要,编辑标题栏和主体,然后像通常一样发送该信件。
有关详情,请参阅 "编辑和格式化外发信件"。
有时,在书写一条信件时,想将其保存为草稿,稍后在将其作为信件发出前继续处理它。草稿是一次性使用的。在"新信件"窗口中完成该草稿后,一旦单击"发送","信件程序"便将其从文件系统中删除。
从"书写"菜单选择"新信件"。
显示"新信件"窗口。
照常书写该信件。
从窗口底部的"保存成为"按钮菜单中,或者从"文件"菜单的"保存成为"子菜单中,选择"草稿信件"。
显示"信件程序"的"另存为草稿"对话框。
在"草稿名称"项中键入文件名。
单击"保存"。
"信件程序"将该草稿保存在缺省信箱 HomeDirectory /MailDrafts 中。
也可通过从"保存成为"按钮菜单中选择"文本",只将信件主体保存为文本。
从"书写"菜单中选择"继续写草稿",然后从子菜单上选择要完成的草稿。
"新信件"窗口打开,其中装载有该草稿。
如果"新信件"窗口已经打开,通过从"格式"菜单的"使用草稿"子菜单中选择草稿名,即可装入该草稿。
继续编辑,并像平常那样发送该信件。
单击"发送"后,"信件程序"发出信件,询问是否要在信件送出后,从文件系统中删除该草稿。
如果已经将某信件保存为草稿,但不打算发送它,可使用此过程。
从"书写"菜单中的"继续写草稿"子菜单中选择该草稿。
显示"新信件"对话框,其中包含该草稿信件。
将信件的接收地址改为自己的地址,然后单击"发送"。
"新信件"对话框消失。
当信件到达您的"收件箱"时,删除它。
如果工作站在"信件程序"运行期间出现系统崩溃,可能要注意到名为 DeadLetter1、DeadLetter2、等的草稿。通过删除在 $HOME /MailDrafts 文件夹中的相应文件,可以删除这些草稿。
从"信件标题栏列表"中,选择要包括到新信件中的电子信件。
在"信件标题栏列表"中向上或向下移动高亮显示,按住 Shift 键再单击鼠标,可选择多条排在一行的信件。按 Control 键再单击鼠标,可从列表上选择不连续的信件,一次选择一条。
从"书写"菜单中选择"转发"。
照常书写和发送信件。
可以从文件管理器将文本文件拖放到"新信件"窗口,或者遵循以下步骤:
从"书写"菜单选择"新信件"。
显示"新信件"窗口。
在"新信件"窗口的"文件"菜单中选择"包括"。
选择要包括到电子信件中的文本文件。
单击"包括"。
信件文本区域中即包括该文件。
照常书写和发送信件。
签名是可以包括到所发送的每一信件中的文本。例如,一个典型的签名可能包括名称、职务、公司名等等:
John Person Marketing Manager ABC Products,Inc. Email: john.person@mymachine Phone: (100) 555-1234
可以将这个签名包括到每条电子信件中,或者选择将其包括到单个的信件中。
从主窗口的"选项"菜单或"新信件"窗口的"格式"菜单中选择"签名"。
显示"签名选项"对话框。
在"签名"文本格中键入签名的文本。
单击"确定"或"应用"。
签名保存在缺省文件 HomeDirectory /.signature 中。 通过在"保存签名到路径或文件"字段中键入新的路径,可以修改这一缺省地点。
从主窗口的"选项"菜单或"新信件"窗口的"格式"菜单中选择"签名"。
显示"签名选项"对话框。
取消对于"在每封信件中包含签名"选项的选择。
单击"确定"或"应用"。
在要包括签名的信件"新信件"窗口中,从"格式"菜单中选择"签名"。
如果计划脱离信件一段时间 (例如休假期间) 可以设立自动回复,以告示进来的信件的发送者:您不在。
从"选项"菜单选择"休假信件"。
显示"休假信件选项"对话框。
在"休假"旁边选择"开"。
在"开始日期"项下键入要假期回复开始的日期。
缺省是今天的日期。
键入"结束日期"。
休假信件在"开始日期"的 12:01 a.m. 或之后生效,并在"结束日期"的 12:01 a.m. 结束。如果开始和结束日期相同,休假通知在"结束日期"的午夜结束。
(可选) 在"答复重复发送人的时间间隔" 项中设置一时间间隔数,在该间隔内发送者将收到一次自动的回复。
缺省是七天。这意味着进来信件的发送者在七天里将只接收到一次自动回复,无论其在这段时间里他们发送给您多少信件。
为休假信息键入主题和文本。
这一字段的缺省是"不在办公室"。如果在信件中使用变量 $SUBJECT
,进来的信件主题将被引用到休假信件中。 例如:
我在休假中,回来时我会阅读您关于" $SUBJECT
"的信件。
单击"确定"或"应用"。
一旦休假信件启动,"信件程序"为收件箱和其他信箱标题栏上的信箱名添加[Vacation] ,直到休假信件关闭。
要在"结束日期"之前停止发送休假信件,在"休假"旁边选择"关",然后单击"确定"或"应用"。
"信件程序"以 MIME 格式 (一个发布的标准,官方名称是 RFC 1521 或 RFC-MIME) 发送信件。如果电子信件接收者看到您所发送的信件中有诸如 =20 或 =09 的莫名其妙的编码,说明他们的信件应用程序与 MIME 不兼容。
可以使电子信件接收者使用 MIME 兼容的信件应用程序,以解决该问题。如果这是不可能的,则以 Sun 信件 工具格式发送电子信件。 然而,大多数的 MIME 兼容信件阅读程序不识别这一专用格式。
如果未指定格式,缺省是"Internet MIME"。要修改这一缺省:
当书写外发信件时,可以使用"信件程序"编辑和格式化文本,以及检查拼写。
可以在"新信件"窗口中使用"编辑"菜单选项,以修改正在书写的信件文本。
表 8-5 信件程序书写窗口编辑选项
撤消 |
撤消在文本区域中最近一次的编辑操作。 |
剪切 |
删除选定的文本,并将其存储在剪贴板上。一次只能存储一个选择。如果那里已有文本,最近一次的选择将覆盖它。 |
复制 |
将所选择文本的副本存储在剪贴板上。一次只能存储一个选择。如果那里已有文本,最近一次的选择将覆盖它。 |
粘贴 |
将剪贴板的内容插入到插入点。 |
将剪贴板的内容插入到其上下有"开始包括信件"和"结束包括信件"文本的插入点或者由缩进标志的插入点。 |
|
清除 |
删除选定内容,使其空白。 |
删除 |
删除选定内容及产生的空白。 |
选择所有的 |
选择文本区域中的所有文本。 |
查找/修改 |
打开对话框,以便查找信件中的词或短语,并对每次所找到的词语作出修改。 |
检查拼写 |
对信件运行拼写检查程序,并显示对话框列出可能拼错的词。可以"查找"、"修改"或"修改全部"在该信件中的某个词。 |
关于编辑功能的进一步信息,请参阅 第 10 章,使用文本编辑器 。
可使用在"新信件"窗口中的两个格式菜单选项对正在书写的信件进行格式修改。
断行 |
切换文本输入模式使得字行在信件的边缘处自动地换行。注意,如果使"断行"处于打开状态而接收者的窗口大小与您的不同,可能会引起显示问题。 |
设置 |
显示对话框,以便设置页边和段落对齐,并对信件应用格式设置。 |
关于编辑功能的进一步信息,请参阅 第 10 章,使用文本编辑器 。
从"编辑"菜单选择"查找/修改"。
显示"查找/修改"对话框。
在"查找"字段中键入 (或复制和粘贴) 要寻找的文本。
(可选) 要自动地修改所找到的文本为替换文本,在"替换为"字段中键入替换文本。
选择合适的选项:
单击"查找"以查找和选择该文本。
单击"修改",以修改第一个实例。
单击"修改全部",以修改全部实例。
单击"关闭",以消除该对话框。
可使用信件程序中的拼写检查程序来确认和 改正所书写信件中的拼写。
从"新信件"窗口的"编辑"菜单中选择"检查拼写"。
显示"拼写检查"对话框,在"词"条目中显示第一个可能误拼的字。建议采用的正确拼写显示在滚动列表中。关于详情,请参阅 "改正拼写错误的字" 在 第 10 章,使用文本编辑器 。
拼写检查程序区别大小写。
单击"关闭拼写检查",以退出"拼写检查"对话框。
可能要将一些信件存档,以便妥善保管。按缺省设置,所有接收的信件在信箱 (收件箱) 中。由于将所有信件保存在收件箱中是不可行的,所以可能要设立一些别的信箱,一起将信件分类存储。
信箱有助于组织信件。可以依据项目、用户、电子信件列表或所使用的其他系统创建信箱。必须将这些信箱置于缺省信箱目录 HomeDirectory /Mail 中。
关于如何修改缺省信箱目录的信息,请参阅 "要修改缺省信箱目录"。
从信箱菜单选择"新建信箱"。
显示"文件选择"对话框。
指定信箱的名称和位置。
关于细节,请参阅"使用文件选择对话框"。
单击"新建信箱"。
该新信箱创建在缺省信箱目录 HomeDirectory /Mail 中,并且是打开的。
关于如何修改该目录的信息,请参阅"要修改缺省信箱目录"。
从信箱菜单选择"重命名信箱"。
显示"文件选择"对话框。
选择或键入要重新命名的信箱名和位置,然后单击"重命名信箱"。
显示"重命名信箱"对话框。
在"新建信箱名"名字段键入信箱名。
单击"重命名"。
从信箱菜单中选择"打开信箱"。
在子菜单中选择下列项目之一:
收件箱-缺省方式接收电子信件的信箱
发送信件-包含外发信件的文件 (缺省情况是 HomeDirectory /Mail/sent.mail)。 只当已将外发的信件保存在这个文件中,这一项目是活动的。
选择信箱-从"文件选择"对话框中指定的信箱
其他信箱-缺省信箱目录中的一个信箱
原先在该信件程序会话中所打开的、移动的或复制的信件的信箱
要关闭信箱:
从"信箱"菜单或"窗口"菜单中选择"关闭",或者按 Alt+F4 键。
当最近打开的信箱关闭时,"信件程序"退出。
通过手动地将一些传进的信件移动或复制到特定的信箱中,将这些传进的信件存档。
选择要存档的信件,并进行下列操作之一:
从"移动"菜单 (或者从"信件"菜单的"复制到"子菜单) 选择"选择信箱",并从"文件选择"对话框中选择所需的信箱。
从"移动"菜单 (或者从"信件"菜单的"复制到"子菜单) 选择"其他信箱",并标明所需的信箱。
拖放信件到别的信箱。
关于进一步信息,请参阅"将信件拖放到其他信箱" 。
为了方便起见,可以:
将经常存档信件的信箱添加到"移动"菜单 (和"信件"菜单的"复制到"子菜单) 。
关于将信箱添加到"移动"菜单上的信息,请参阅 "定制打开、移动和复制到菜单"。
设置"移动"菜单使其显示最近所访问的信箱。
关于详情,请参阅 "修改在移动菜单和复制到信箱子菜单中显示的信箱数目"。
确保"信件程序"在桌面上保持打开状态,并且其"信件标题栏列表"是可以访问的。
打开想将信件移到其中的信箱并确保可以看到"信件标题栏列表"。
选择要移动的信件。
拖动该信件,并将其放在适当信箱的"信件标题栏列表"中。
信件移动到该目标信箱的末端。
也可在"文件管理器"中将信件拖放到目标信箱的文件图标。使用此方法,"信件程序"将信件的副本置于目标信箱内,而不移动该信件。
显示"移动菜单设置选项"对话框。
在"缺省的信箱文件夹"字段中键入目录名称。
(可选) 在"IMAP 存档服务器"字段中键入该 IMAP 服务器名。
通过编辑"缺省 IMAP 文件夹"字段,还可为 IMAP 服务器指定缺省信箱文件夹。缺省设置是 HomeDirectory /Mail。
单击"确定"或"应用"。
一旦设立若干个信箱后,可能发现其中有几个信箱经常使用。可以定制"移动"菜单、"信箱"菜单中的"打开信箱"子菜单和"信件"菜单中的"复制到信箱"子菜单,以显示这些关键信箱。采用这样的方法,打开和存档到信箱会有效得多。
将最近打开的信箱的名称添加到"移动"菜单和"信件"菜单中的"复制到信箱"子菜单,这样,下一次移动或复制信件到这些信箱时,可以节省时间。
从"选项"菜单选择"移动菜单设置"。
显示"移动菜单设置选项"对话框。
选择"本地"或"IMAP 服务器",以指定信箱所在的服务器。
如果选择"IMAP 服务器",请在文本字段键入服务器名称。
在"路径/信箱名"项下键入信箱的路径,然后单击"添加"。
信箱添加到"移动"菜单、"信箱"菜单中的"打开信箱"子菜单和"信件"菜单中的"复制到信箱"子菜单。
(可选) 进行进一步的定制:
为"路径/信箱名"字段选择信箱名后,若要改变该字段的内容,可以编辑该字段并单击"修改"。
要从滚动列表上删除信箱名,选择它并单击"删除"。
要按字母排序显示信箱,单击"字母"。
要修改选定信箱在滚动列表中的位置,单击"上移" 或"下移"。
单击"确定"或"应用"。
修改显示在这些菜单上的信箱数目:
从"选项"菜单选择"移动菜单设置"。
显示"移动菜单设置选项"对话框。
在"最大显示:最近访问过的信箱"字段,增加或减少最近打开的信箱的数目。
单击"确定"或"应用",以使修改生效。
现在,在"移动"菜单和"信件"菜单中的"复制到信箱"子菜单上,出现多至所需数目的信箱。
可以按缺省选项打印信件,或者在启动打印作业之前设置不同的打印选项。
在"信件标题栏列表"中选择要打印的信件。
在"信件标题栏列表"中向上或向下移动高亮显示,按住 Shift 键再单击鼠标,可选择多条排在一行的信件。按 Control 键再单击鼠标,可从列表上选择不连续的信件,一次选择一条。
从"信件"菜单中选择"打印一份"。
选择所要打印的信件。
在"信件标题栏列表"中向上或向下移动高亮显示,按住 Shift 键再单击鼠标,可选择多条排在一行的信件。按 Control 键再单击鼠标,可从列表上选择不连续的信件,一次选择一条。
从"信件"菜单中选择"打印"。
设置要修改的选项:
在"打印机"字段中键入新的打印机名称。
在"份数"字段标明副本的数目。
在"标题页标题"字段键入标题页标题。
选择"打印页数",以在文档中打印页数。
在"打印命令选项"字段中键入打印命令选项。
单击"打印"。
选择所要打印的信件。
将该信件拖动到"前面板"中的"打印机"控制。
显示"打印"对话框。
按需要设置打印选项,并单击"打印"。
关于进一步信息,请参阅 "按指定选项打印信件"。
关于如何修改打印操作的信息,请参阅 鼎奶デスクトップ茨董 プログラマ〖ズˇガイド (ヘルプˇシステム试) 中的一节。
附件是随电子信件发送或接收的图像、文档或可执行文件。
书写电子信件。
从"新信件"窗口的附件菜单中选择"添加文件"。
显示"信件程序"―"附件"―"添加"对话框。关于进一步信息,请参阅"使用文件选择对话框" 。
选择所要附加的文件,并单击"添加"。
该附件被添加到"新信件"窗口下部的附件列表中。
要删除刚添加的附件,选择其图标,然后从"附件"菜单中选择"删除"。
要恢复已删除的附件,从"附件"菜单中选择"恢复删除"。
(可选) 从"附件"菜单中选择"重命名",以修改选定附件的名称。
如果从主窗口中的"信件标题栏列表"拖放信件到附件列表中,"信件程序"会创建一个包含所有信件的信箱。
选择要保存的附件。
从"附件"菜单选择"保存成为"。
在"文件选择"对话框中,标明想保存该附件的位置。
必要时,为该文件键入新的名称。
单击"保存"。
该文件被保存到选定的位置。
也可以将附件拖放到"文件管理器"中。要获取详细信息请参阅第 5 章,用文件管理器管理文件 。
在"文件管理器"中选择文件。
(可选) 如果未显示附件列表,从"新信件"窗口的"附件"菜单中选择"显示列表"。
从文件管理器拖动该文件并将其放到"新信件"窗口中的附件列表上。
照常发送信件。
也可从附件列表将附件拖动到"文件管理器"。请参阅 第 5 章,用文件管理器管理文件 。
在"日历"中创建日历日程。
从"日历日程编缉器"对话框中拖动该日程,并将其放到"新信件"窗口中的附件列表上。
照常发送信件。
您也可以从附件列表将日历日程附件拖动到日历。请参阅"将日程从另一个应用程序拖到日历中" 在第 11 章,使用日历。
使用"信件程序"一段时间后,可能要修改其一些缺省设置。"选项"菜单提供以下选择:
基本
别名
新信件窗口
信件窗口
移动菜单设置
通知
签名
模板
工具栏
休假信件
高级
以下章节讲述使用选项在这些对话框中进行某些定制。
回复信件时,该信件所包括的文本中有个标记,这样,就可与要添加的文本区分开。 "信件程序"提供右角形括号 (>) 作为缺省。可将这一标记定制成选定的字符。
在"新信件"窗口的"格式"菜单中,除了"至"、"主题"、"抄送"和"BCC"等字段之外,可能还要添加自己的字段,例如"回信"、"回信(带原文)"等等。
从"选项"菜单中选择"写作窗口"。
显示"写作窗口选项"对话框。
在"标题栏名"字段键入一个名称,该名称就会出现在"新信件"窗口的标题栏 (例如,回信(带原文)) 。
(可选) 在"缺省值"字段中为已定义的标题栏字段键入缺省项 (例如,自己的电子信件地址) 。
单击"添加",以将这些值添加到滚动列表中。
要修改定制字段,选择它并适当地编辑"标题栏名"或"缺省值"字段,然后单击"修改"。
要删除定制字段,选择它,并单击"删除"。
单击"确定"或"应用",以使所做的修改生效。
确定"信件程序"如何为新信件的到达发出信号:
从"选项"菜单选择"通告"。
在"发信号通知有新信件"项目下,需指定是否要"信件程序"发出蜂鸣、标题栏窗口闪烁,或者当新信件到达时"信件程序"播放音频文件。如果愿意,可以选择所有三种信号。
通过单击"蜂鸣"和"闪烁"下边的向上或向下箭头,可以设置蜂鸣和闪烁的数目。
要播放音频文件,可在"音频文件"文本字段中键入该文件的全路径名,或者,单击"选择",以在"文件选择"对话框中指定该文件。
通过调节"工具栏选项"对话框中的设置,可以修改 "工具栏"按钮的外观 (显示为图标或带有文本) 、决定哪些按钮显示以及确定按钮的显示次序。
按缺省设置,以下命令显示为图标:"删除"、"下一个"、"前一个"、"回复,包括信件"、"转发"、"新建信件"、"打印一份"、"打开信箱"和"回复"。
从"选项"菜单选择"工具栏"。
显示"工具栏选项"对话框。在"命令"项目下是个列表,列出可选择在"工具栏"中显示的命令,以图标或用文本形式显示。那些已选定要在"工具栏"中显示的命令,列在"工具栏"滚动列表上。
选择希望显示的"图标"或"文本"。
(可选) 单击"添加"或"删除",以从"工具栏"上添加或删除已选择的命令。
(可选) 单击"上移"或"下移",以修改按钮的显示次序。
单击"确定"或"应用",以使所做的修改生效。
执行某些操作时 (如打开信箱或保存信件) ,有一标准的方法来访问文件系统。"文件选择"对话框提供可输入路径或文件夹名的地方,或可从文件系统中的文件夹和文件中选择的地方。
对话框的标题栏和按钮根据要执行的操作而变化。
这些字段是:
本地或 IMAP 服务器-指定信件服务器类型。如果选择 IMAP 服务器,请在文本字段中键入它的名称。
保持对话框在桌面上的打开状态-表明不想在单击"新建信箱" (与大多数的对话框中的"应用"按钮作用相同) 后"新建信箱"对话框消失。
输入路径或文件夹名-表明到该项目的路径。其可以是文件系统中的任何位置。如果已选择了文件夹或文件名,会在此处显示该路径。
过滤器 - 显示过滤器标准。星号 (*) 表示所有的文件。可以输入通配符,从而仅显示那些与某个后缀相符合的文件。例如,*.doc 仅列出具有 .doc 后缀的文件。
文件夹 - 列出在当前文件夹中的文件夹。
文件 - 列出在当前目录中的文件。
输入文件名 - 显示信箱名。可以键入该名,或从列表中选择它。
可以:
单击"打开信箱" (或者任何在最左的按钮中所指定的操作) ,以执行操作并消除对话框。
单击"更新",以便在修改过滤器键后或转到新文件夹后,显示文件新的列表。
单击"取消",以停止该操作而不应用所作的修改,并消除该对话框。
单击"帮助",以显示关于此对话框的信件。