Guide de l'utilisateur de Ximian Evolution 1.4 Sun Microsystems Edition

Chapitre 5 Utilisation du calendrier

Ce chapitre fournit des informations concernant l'utilisation du Calendrier de Ximian Evolution.

Présentation du Calendrier

La fonction Calendrier permet de planifier des rendez-vous, des réunions et des tâches. Ce chapitre décrit les fonctions d'un calendrier local. La plupart des fonctions de Sun Java System Calendar Server sont identiques à celles d'un calendrier local. Pour de plus amples informations sur la différence entre un calendrier local et un calendrier Sun Java System Calendar Server, consultez le Chapitre 8.

La Figure 5–1 montre une fenêtre Calendrier type.

Figure 5–1 Fenêtre Calendrier type

Fenêtre Calendrier type. Légendes : volet de planification, volet de date, volet de tâche.

La fenêtre Calendrier contient les volets suivants :

Volet	Description
Planification	Le volet de planification est le plus grand volet de la fenêtre Calendrier. Il contient les réunions, tâches et rendez-vous planifiés pour les dates sélectionnées dans la vue telle qu'elle est définie.
Date	Dans la partie supérieure droite de la fenêtre Calendrier, le volet de date affiche en noir tous les jours du mois en cours (en chiffres). Si elles sont incluses, les dates du mois précédent et du mois suivant s'affichent en gris clair (en chiffres). La date du jour est entourée d'un cadre rouge. Les dates pour lesquelles un rendez-vous est prévu s'affichent en gras et les dates sélectionnées apparaissent en surbrillance.
Tâche	Dans la partie inférieure droite de la fenêtre Calendrier, le volet de tâche affiche la liste des tâches à partir du dossier de tâches par défaut.

Visualisation du calendrier

Vous pouvez modifier la vue utilisée par Evolution pour afficher la planification de la manière suivante :

Vue	Description
Vue -> Vue active -> Vue journalière	Affiche la planification d'une seule journée. Par défaut, `Evolution` affiche la planification quotidienne divisée en segments de trente minutes. Les segments horaires correspondant aux heures de travail ont un arrière-plan clair, alors que les segments horaires figurant en dehors des heures de travail ont un arrière-plan sombre. La vue quotidienne est la vue par défaut.
Vue -> Vue active -> Vue hebdomadaire de travail	Affiche la planification d'une semaine de travail. Cette vue affiche par défaut la planification du lundi au vendredi inclus.
Vue -> Vue active -> Vue hebdomadaire	Affiche la planification d'une semaine.
Vue -> Vue active -> Vue mensuelle	Affiche la planification d'un mois.

Navigation dans le calendrier

Evolution affiche automatiquement la planification du jour en cours, mais vous pouvez passer à une autre date pour en afficher la planification.

Accès à une date donnée

Pour accéder à une date donnée, procédez comme suit :

Sélectionnez Vue -> Aller à la date pour afficher la boîte de dialogue Aller à la date.
Utilisez la liste déroulante des mois pour sélectionner le mois souhaité.
Utilisez la zone de sélection numérique de l'année pour sélectionner l'année souhaitée ou entrez-la dans la zone de texte. Evolution affiche les dates du mois figurant dans la partie principale de la boîte de dialogue Aller à la date.
Sélectionnez la date requise. Evolution ferme la boîte de dialogue Aller à la date et affiche la planification de la date sélectionnée.

Retour à la planification du jour

Pour revenir à la planification du jour, choisissez Vue -> Aller à aujourd'hui.

Création d'un rendez-vous

Evolution vous offre la possibilité d'utiliser le Calendrier pour créer un rendez-vous couvrant une journée entière ou un rendez-vous de courte durée. Vous pouvez créer un rendez-vous isolé ou une série de rendez-vous.

Création d'un rendez-vous isolé

Pour créer un rendez-vous isolé, procédez comme suit :

Sélectionnez Fichier -> Nouveau-> Rendez-vous.

Entrez les détails du rendez-vous dans l'onglet Rendez-vous. Vous trouverez, dans le tableau ci-dessous, une description des éléments de l'onglet Rendez-vous :

Élément	Description
Résumé	Entrez une description succincte du rendez-vous.
Lieu	Entrez le lieu de rendez-vous.
Heure de début	Définissez la date et l'heure de début dans les zones de listes déroulantes modifiables.
Heure de fin	Définissez la date et l'heure de fin dans les zones de listes déroulantes modifiables.
Bouton mappemonde	Cliquez sur le bouton mappemonde situé à droite de la zone des listes déroulantes modifiables pour définir une heure dans un autre fuseau horaire. La boîte de dialogue Sélectionner un fuseau horaire s'affiche. Cliquez sur la carte pour choisir un fuseau horaire ou sélectionnez-en un dans la liste déroulante, puis cliquez sur le bouton OK.
Toute la journée	Cochez cette option pour créer un rendez-vous couvrant une journée entière. Décochez-la pour créer un rendez-vous moins long.
Zone de texte	Entrez-y les détails du rendez-vous.
Classification	Sélectionnez l'une des options suivantes : Public : sélectionnez cette option si vous souhaitez que les autres utilisateurs de votre réseau puissent accéder à tous les détails de ce rendez-vous dans votre planification. Privé : sélectionnez cette option si vous souhaitez que les autres utilisateurs de votre réseau ne puissent accéder à aucun détail de ce rendez-vous dans votre planification. Confidentiel : sélectionnez cette option si vous souhaitez que la seule information accessible aux autres utilisateurs de votre réseau soit l'existence de ce rendez-vous dans votre planification et qu'ils ne puissent accéder à aucun autre détail.
Afficher l'heure comme	Sélectionnez l'une des options suivantes : Libre : sélectionnez cette option pour indiquer aux autres utilisateurs du réseau que vous pouvez assister à une autre réunion à l'heure à laquelle ce rendez-vous est prévu. Occupé : sélectionnez cette option pour indiquer aux autres utilisateurs du réseau que vous ne pouvez pas assister à une autre réunion à l'heure à laquelle ce rendez-vous est prévu.
Catégories et zone de texte	Entrez le nom de catégorie à attribuer à ce rendez-vous. Si vous souhaitez lui affecter plusieurs catégories, séparez-les par une virgule. Vous pouvez également cliquer sur le bouton Catégories de la barre d'outils et sélectionner une catégorie dans la boîte de dialogue Éditer les catégories.

Pour planifier une alarme vous rappelant votre rendez-vous, cliquez sur l'onglet Rappel. Vous trouverez, dans le tableau ci-dessous, les éléments de l'onglet Rappel :

Élément	Description
Basique	Affiche la date, ainsi que l'heure de début et de fin du rendez-vous.
Afficher un message	Sélectionnez l'un des types d'alarmes proposés dans la liste déroulante : Afficher un message ; Jouer un son ; Lancer un programme ; Envoyer un courrier électronique.
Zone de sélection numérique d'unités de temps	Définissez le nombre d'unités de temps dans la zone de sélection numérique.
minute(s)	Sélectionnez l'une des unités de temps proposées dans la liste déroulante : minute(s) ; heure(s) ; jour(s).
avant	Sélectionnez l'une des options proposées dans la liste déroulante : avant ; après.
le début du rendez-vous.	Sélectionnez l'une des options proposées dans la liste déroulante : début du rendez-vous ; fin du rendez-vous.
Options	Cliquez sur le bouton Options pour afficher la boîte de dialogue Options messages d'alarme. Reportez-vous à la rubrique Boîte de dialogue Options messages d'alarme.
Liste des alarmes	Cet élément affiche une liste des alarmes définies pour le rendez-vous sélectionné.
Ajouter	Cliquez sur Ajouter pour ajouter l'alarme sélectionnée à la liste de l'onglet Rappel.
Supprimer	Cliquez sur Supprimer pour supprimer l'alarme sélectionnée de la liste de l'onglet Rappel.

Pour enregistrer le rendez-vous, choisissez Fichier -> Enregistrer.

Pour enregistrer le rendez-vous et quitter la fenêtre Rendez-vous, choisissez Fichier -> Enregistrer et fermer.

Pour enregistrer le rendez-vous dans un fichier, choisissez Fichier -> Enregistrer sous. La fenêtre Enregistrer sous s'affiche. Entrez le nom de fichier et cliquez sur OK.

Pour fermer la fenêtre Rendez-vous sans enregistrer le rendez-vous, choisissez Fichier -> Fermer.
Pour obtenir un aperçu des détails du rendez-vous, choisissez Fichier -> Aperçu avant impression.

Pour imprimer les détails du rendez-vous, choisissez Fichier -> Imprimer.

Boîte de dialogue Options messages d'alarme

La boîte de dialogue Options messages d'alarme vous propose des options d'alarme supplémentaires. Vous trouverez, dans le tableau ci-dessous, une description des éléments de la boîte de dialogue Options messages d'alarme :

Élément	Description
Répéter l'alarme	Sélectionnez cette option pour activer l'alarme à répétition.
Nombre de répétitions	Indiquez le nombre de répétitions souhaité dans cette zone de sélection numérique.
toutes les	Indiquez la fréquence de déclenchement des répétitions d'alarme dans cette zone de sélection numérique.
minutes	Sélectionnez l'une des unités de temps proposées dans la liste déroulante : minutes ; heures ; jours.
zone de texte	Le titre de la zone de texte dépend du type d'alarme : Afficher un message Entrez le texte du message dans la zone de texte Message à afficher. Jouer un son Entrez le nom d'un fichier audio dans la zone de liste déroulante modifiable Jouer le son. Vous pouvez également cliquer sur le bouton Parcourir pour afficher la boîte de dialogue Sélectionnez un fichier et y sélectionner le fichier audio que vous souhaitez utiliser. Lancer un programme Entrez le nom du programme dans la zone de texte Lancer le programme et entrez les paramètres du programme dans la zone de texte Avec ces arguments. Envoyer un courrier électronique Entrez, dans la zone de texte située à côté du bouton Envoyer à, les adresses électroniques auxquelles vous souhaitez envoyer le rappel par courrier. Si vous souhaitez envoyer le rappel à plusieurs adresses, séparez-les par une virgule. Vous pouvez également cliquer sur le bouton Envoyer à et sélectionner les adresses dans la boîte de dialogue Sélectionnez les contacts dans le carnet d'adresses. Entrez le texte du message dans la zone de texte Message à envoyer. Remarque : la fonctionnalité Répétition de l'alarme n'est pas prise en charge dans cette version.

Création d'un rendez-vous couvrant une journée entière

Pour créer un rendez-vous couvrant une journée entière, procédez comme suit :

Sélectionnez Fichier -> Nouveau-> Rendez-vous journée entière. La fenêtre Rendez-vous s'affiche, avec l'option Toute la journée sélectionnée. Excepté en ce qui concerne l'heure de début et de fin, qui n'est pas affichée, la fenêtre Rendez-vous est identique à celle qui apparaît lorsque vous choisissez Fichier -> Nouveau -> Rendez-vous.
Entrez les informations appropriées dans la fenêtre Rendez-vous , comme décrit dans la rubrique Création d'un rendez-vous isolé.
Choisissez Fichier -> Enregistrer et fermer. Evolution enregistre le rendez-vous sur une journée entière et ferme la fenêtre Rendez-vous.

Création d'un rendez-vous récurrent

Pour créer un rendez-vous récurrent, procédez comme suit :

Créez un rendez-vous comme le décrit la rubrique Création d'un rendez-vous isolé.

Dans la fenêtre Rendez-vous, cliquez sur l'onglet Récurrence. Vous trouverez, dans le tableau ci-dessous, une description des éléments de l'onglet Récurrence :

Élément	Description
Basique	Affiche la date, ainsi que l'heure de début et de fin du rendez-vous.
Règle de récurrence	Sélectionnez l'une des options suivantes : Aucune récurrence : sélectionnez cette option si vous souhaitez planifier un rendez-vous unique. Récurrence simple : sélectionnez cette option si vous souhaitez utiliser des paramètres prédéfinis pour planifier une série de rendez-vous. Récurrence personnalisée : si vous sélectionnez cette option, vous ne pourrez pas éditer les récurrences de ce rendez-vous dans `Evolution`.
Tou(te)s les	Indiquez la fréquence des rendez-vous de cette série dans cette zone de sélection numérique.
jour(s)	Sélectionnez l'une des unités de temps proposées dans la liste déroulante : jour(s) ; semaine(s) ; mois ; année(s).
pour toujours	Sélectionnez, dans la liste déroulante, l'une des options ci-dessous pour spécifier quand cette série de rendez-vous doit prendre fin : pour toujours : sélectionnez cette option si vous souhaitez que cette série de rendez-vous ne soit pas limitée dans le temps. pour : sélectionnez cette option si vous souhaitez accéder à la zone de sélection numérique occurrences. Indiquez-y le nombre de rendez-vous inclus dans cette série. jusqu'au : sélectionnez cette option si vous souhaitez accéder à une zone de liste déroulante modifiable dans laquelle vous pourrez spécifier la date du dernier rendez-vous de la série.
Exceptions	Indiquez, dans cette zone de liste déroulante modifiable, les dates auxquelles vous ne souhaitez pas planifier de rendez-vous.
Ajouter	Cliquez sur Ajouter pour ajouter la date indiquée à la liste des exceptions.
Modifier	Cliquez sur Modifier pour modifier la date sélectionnée dans la liste des exceptions.
Supprimer	Cliquez sur Supprimer pour supprimer la date sélectionnée de la liste des exceptions.
Aperçu	La section Aperçu affiche toutes les dates du mois en cours. La date actuelle est entourée de rouge. Les dates faisant partie de la série actuelle et auxquelles un rendez-vous est planifié sont affichées en gras. La Figure 5–2 montre une section Aperçu type. Pour afficher le mois précédent, cliquez sur la flèche située à gauche du nom du mois de la section Aperçu. Pour revenir en arrière de plusieurs mois, cliquez à plusieurs reprises sur la flèche de gauche. Pour afficher le mois suivant, cliquez sur la flèche située à droite du nom du mois de la section Aperçu. Pour avancer de plusieurs mois, cliquez à plusieurs reprises sur la flèche de droite.

Choisissez Fichier -> Enregistrer et fermer. Evolution enregistre la série de rendez-vous et ferme la fenêtre Rendez-vous.

Figure 5–2 Section Aperçu type

Section Aperçu type. L&amp;eacute;gendes : Date actuelle, Date planifiée

Suppression d'un rendez-vous

Evolution vous offre la possibilité de supprimer un rendez-vous isolé, une série de rendez-vous ou un rendez-vous faisant partie d'une série.

Suppression d'un rendez-vous isolé

Pour supprimer un rendez-vous isolé, procédez comme suit :

Double-cliquez sur le rendez-vous dans le volet de planification pour ouvrir la fenêtre Rendez-vous.
Sélectionnez Fichier -> Supprimer.
Si un message de confirmation apparaît, cliquez sur Oui.

Suppression d'une série de rendez-vous

Pour supprimer une série de rendez-vous, procédez comme suit :

Double-cliquez sur un rendez-vous de la série, dans le volet de planification, pour ouvrir la fenêtre Rendez-vous.
Sélectionnez Fichier -> Supprimer.
Si un message de confirmation apparaît, cliquez sur Oui.

Suppression d'un rendez-vous dans une série de rendez-vous

Pour supprimer un rendez-vous dans une série de rendez-vous, procédez comme suit :

Sélectionnez Vue -> Vue active -> Vue journalière.
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le rendez-vous que vous souhaitez supprimer, dans le volet de planification.
Sélectionnez Supprimer cette occurrence dans le menu contextuel.

Création d'une réunion

Vous pouvez utiliser Evolution pour créer une réunion, pour y convier des tiers et pour réserver les ressources nécessaires à cette réunion.

Création d'une réunion

Pour créer une réunion, procédez comme suit :

Sélectionnez Fichier -> Nouveau -> Réunion. La fenêtre Rendez-vous s'affiche. Elle est pratiquement identique à celle qui s'affiche lorsque vous choisissez Fichier -> Nouveau -> Rendez-vous , mais contient deux onglets supplémentaires : Planification et Réunion.
Entrez les détails appropriés dans les onglets Rendez-vous, Rappel et Récurrence de la fenêtre Rendez-vous, comme décrit dans les rubriques Création d'un rendez-vous isolé et Création d'un rendez-vous récurrent.
Pour entrer des détails supplémentaires sur la réunion, cliquez sur l'onglet Réunion. Une section portant le même nom s'affiche.
Sélectionnez l'organisateur de la réunion dans la liste déroulante Organisateur.

Evolution entre automatiquement le nom de l'utilisateur courant dans la zone de texte Organisateur. Si vous possédez plusieurs comptes Evolution, sélectionnez le compte approprié dans la liste déroulante.

Une liste des participants à la réunion s'affiche sous la forme d'une table comportant par défaut les colonnes suivantes (de gauche à droite) :

Colonne	Description
Participant	La première entrée de la liste des participants est l'utilisateur courant. Pour ajouter un autre participant à la liste, cliquez sur le texte Cliquez ici pour ajouter un participant. Entrez le nom ou l'adresse électronique de la personne ou du groupe que vous souhaitez convier à la réunion ou le nom de la ressource ou de la salle que vous souhaitez réserver pour celle-ci. Si vous souhaitez envoyer les informations concernant la réunion aux participants, vous devez entrer leur adresse électronique dans ce champ.
Type	Cliquez dans le champ situé sous l'en-tête de la colonne Type pour afficher une liste déroulante. Sélectionnez-y un des types suivants : Individuel ; Groupe ; Ressource ; Salle ; Inconnu.
Rôle	Cliquez dans le champ situé sous l'en-tête de la colonne Rôle pour afficher une liste déroulante. Sélectionnez-y un des rôles suivants : Président ; Participant attendu ; Participant optionnel ; Non participant ; Inconnu.
Réponse S.V.P.	Cliquez dans le champ situé sous l'en-tête de la colonne Réponse S.V.P. pour afficher une liste déroulante. Sélectionnez-y une des options suivantes pour indiquer si une réponse doit être envoyée à l'organisateur de la réunion : Oui ; Non.
État	Cliquez dans le champ situé sous l'en-tête de la colonne État pour afficher une liste déroulante. Sélectionnez-y une des options d'état suivante : Nécessite une action ; Accepté ; Refusé ; Provisoire ; Délégué.

Appuyez sur la touche Retour pour ajouter la nouvelle entrée à la liste des participants.

Pour supprimer un participant de la liste, cliquez avec le bouton droit de la souris sur une entrée de la liste des participants, puis choisissez Supprimer dans le menu contextuel.

Pour de plus amples informations sur la modification de la vue active, son enregistrement et la création de vues personnalisées, reportez-vous à la rubrique Utilisation des vues.

Cliquez sur ce bouton pour créer une nouvelle entrée dans la table. Evolution affiche la boîte de dialogue Sélectionnez les contacts dans le carnet d'adresses, que vous pouvez utiliser pour sélectionner des participants.

Cliquez sur l'onglet Planification pour afficher la section du même nom, dans laquelle vous pouvez identifier une période durant laquelle tous les participants peuvent participer à la réunion et déterminer si les ressources nécessaires à la réunion sont disponibles. Vous trouverez , dans le tableau ci-dessous, une description des éléments de la section Planification :

Élément	Description
Liste des participants	Affiche la liste des participants de la réunion. Cette liste est pratiquement identique à celle de l'onglet Réunion, mais ne contient pas les colonnes Rôle et Réponse S.V.P.. Vous pouvez personnaliser le contenu de cette table, comme décrit dans la rubrique Utilisation des vues.
Légende	Décrit les codes de couleur utilisés dans la planification pour indiquer les éléments suivants : Provisoire : le participant a un autre rendez-vous mais a marqué cette heure comme étant libre ; il est donc susceptible de pouvoir assister à la réunion à l'heure indiquée. Occupé : le participant a un autre rendez-vous et ne peut pas assister à cette réunion à l'heure indiquée. Absent du bureau : le participant est absent du bureau et ne peut pas assister à cette réunion à l'heure indiquée. Aucune information : le participant n'ayant pas fourni d'informations concernant sa disponibilité, `Evolution` ne peut pas déterminer s'il peut assister à la réunion à l'heure indiquée.
Planification	Affiche la planification de chaque participant à la réunion. Les segments horaires pour l'heure actuellement sélectionnée ont un arrière-plan clair, alors que les autres segments horaires ont un arrière-plan sombre. Les heure libres ou occupées de chaque participant sont indiquées par des carrés de couleur.
Inviter d'autres personnes	Cliquez sur le bouton Inviter d'autres personnes pour créer une nouvelle entrée dans la table des participants. `Evolution` affiche la boîte de dialogue Sélectionnez les contacts dans le carnet d'adresses, que vous pouvez utiliser pour sélectionner des participants.
Options	Cliquez sur le bouton Options pour afficher un menu contextuel contenant les éléments de menus suivants : Afficher seulement les heures de travail : cochez cette option pour modifier la planification de manière à n'afficher, pour chaque journée, que les heures de travail. Décochez cette option pour afficher toutes les heures de chaque journée. Les heures de travail sont les heures comprises entre le début de la journée et la fin de la journée. Afficher zoomé arrière : cochez cette option pour modifier la planification de manière à en afficher un résumé pour plusieurs jours. Décochez cette option pour afficher une planification détaillée de chaque journée. Mettre à jour Libre/Occupé : choisissez cet élément de menu pour mettre à jour, pour chacun des participants de la liste, les informations concernant leur disponibilité.
Bouton <<	Cliquez sur le bouton << pour mettre en surbrillance la période précédente répondant aux critères de Choix automatique sélectionnés. `Evolution` met automatiquement à jour l'heure de début de la réunion et l'heure de fin de la réunion.
Choix automatique	Cliquez sur le bouton Choix automatique pour afficher un menu contextuel contenant les éléments de menus suivants : Toutes les personnes et ressources : choisissez cet élément de menu pour mettre en surbrillance une période à laquelle toutes les personnes et toutes les ressources indiquées sont disponibles. Toutes les personnes et une ressource : choisissez cet élément de menu pour mettre en surbrillance une période à laquelle toutes les personnes et une des ressources indiquées sont disponibles. Personnes attendues : choisissez cet élément de menu pour mettre en surbrillance une période à laquelle toutes les personnes attendues sont disponibles. Personnes attendues et une ressource : choisissez cet élément de menu pour mettre en surbrillance une période à laquelle toutes les personnes attendues et une des ressources indiquées sont disponibles.
Bouton >>	Cliquez sur le bouton >> pour mettre en surbrillance, dans la planification, la période suivante répondant aux critères de Choix automatique sélectionnés. `Evolution` met automatiquement à jour l'heure de début de réunion et l'heure de fin de réunion.
Heure de début de la réunion	Définissez la date et l'heure de début de la réunion dans les zones de listes déroulantes modifiables.
Heure de fin de la réunion	Définissez la date et l'heure de fin de la réunion dans les zones de listes déroulantes modifiables.

Choisissez Fichier -> Enregistrer et fermer. Evolution crée la réunion et vous demande si vous souhaitez envoyer les informations la concernant.
Cliquez sur Oui pour envoyer les informations concernant la réunion aux adresses électroniques indiquées.

Cliquez sur Non pour enregistrer les informations concernant la réunion sans les envoyer aux adresses électroniques indiquées. Vous pouvez les envoyer ultérieurement, comme décrit dans la rubrique Envoi des informations concernant une réunion.

Envoi des informations concernant une réunion

Pour envoyer les informations concernant une réunion, procédez comme suit :

Double-cliquez sur la réunion dans le volet de planification pour ouvrir la fenêtre Rendez-vous.
Sélectionnez Actions -> Faire suivre comme ICalendar de manière à afficher une fenêtre de courrier électronique identique à la fenêtre Composer un message de la Boîte de réception. Evolution insère automatiquement le texte dans la zone de texte Objet et dans la zone de contenu du message, Evolution inclut les informations concernant la réunion dans le corps du message.
Entrez les adresses électroniques auxquelles vous souhaitez envoyer les informations concernant la réunion dans le champ À. Si vous souhaitez envoyer les informations à plusieurs adresses, séparez-les par une virgule.

Pour de plus amples informations sur les éléments de la fenêtre du message, reportez-vous à la rubrique Envoi d'un nouveau message.
Sélectionnez Fichier -> Envoyer pour envoyer les informations concernant la réunion aux adresses électroniques indiquées.
Sélectionnez Fichier -> Fermer pour fermer la fenêtre Rendez-vous.

Annulation d'une réunion

Vous pouvez annuler une réunion ou révoquer une invitation individuelle.

Annulation d'une réunion

Pour annuler une réunion, procédez comme suit :

Double-cliquez sur la réunion dans le volet de planification pour ouvrir la fenêtre Rendez-vous.
Sélectionnez Action -> Annuler la réunion pour afficher une demande de confirmation.
Cliquez sur Oui pour annuler la réunion. Evolution envoie un message d'annulation aux adresses électroniques indiquées.

Révocation d'une invitation à une réunion

Pour révoquer une invitation à la réunion, procédez comme suit :

Double-cliquez sur la réunion dans le volet de planification pour ouvrir la fenêtre Rendez-vous.
Cliquez sur l'onglet Réunion pour afficher la section du même nom.
Cliquez avec le bouton droit sur le participant pour lequel vous souhaitez annuler l'invitation, puis choisissez Supprimer dans le menu contextuel. Evolution supprime le participant de la liste des participants.

Répétez cette procédure pour chacun des participants pour lesquels vous souhaitez annuler l'invitation.
Choisissez Fichier -> Enregistrer et fermer. Evolution vous demande si vous souhaitez envoyer les informations actualisées concernant la réunion.
Cliquez sur Oui pour envoyer les informations actualisées concernant la réunion aux adresses électroniques indiquées.
- Un message ayant pour objet Annuler : Informations du calendrier est envoyé aux participants dont l'invitation est annulée.
- Un message ayant pour objet Informations du calendrier est envoyé aux participants restants de la liste.
Cliquez sur Non pour enregistrer les informations mises à jour concernant la réunion sans envoyer un message aux adresses électroniques indiquées.

Réponse à une invitation de réunion

Evolution envoie les invitations aux réunions à votre Boîte de réception sous forme de pièces jointes au message. Pour répondre à une invitation à une réunion, procédez comme suit :

Ouvrez le message auquel l'invitation est jointe.
Ouvrez l'invitation à la réunion en affichant la pièce jointe dans le message, comme décrit dans la rubrique Affichage d'une pièce jointe dans un message.
Sélectionnez l'une des options suivantes :
- Accepter ;
- Accepter provisoirement ;
- Refuser.
Si vous acceptez l'invitation, Evolution ajoute l'événement à votre calendrier lorsque vous fermez l'invitation.
Sélectionnez l'option Réponse S.V.P. pour indiquer que vous souhaitez répondre à l'organisateur de la réunion.

Si vous sélectionnez l'option Réponse S.V.P., Evolution envoie un courrier électronique à l'organisateur de la réunion avec les détails de votre réponse lorsque vous fermez l'invitation.

Si vous ne sélectionnez pas l'option Réponse S.V.P., Evolution n'envoie pas de réponse à l'organisateur.
Cliquez sur le bouton Calendrier pour afficher un menu contextuel contenant la liste de vos dossiers de calendrier. Sélectionnez le calendrier dans lequel vous souhaitez enregistrer les détails de cette invitation.
Cliquez sur OK pour fermer l'invitation.
Fermez le message.

Mise à jour d'une réunion en fonction des réponses aux invitations

Lorsque le participant d'une réunion répond à votre invitation, vous recevez un courrier électronique avec la réponse en pièce jointe. Pour mettre à jour la réunion en fonction des réponses, procédez comme suit :

Ouvrez le message avec la réponse en pièce jointe.
Ouvrez la réponse en affichant la pièce jointe dans le message, comme décrit dans la rubrique Affichage d'une pièce jointe dans un message.
Cliquez sur OK pour fermer la réponse. Evolution met à jour la liste des participants en fonction des détails de celle-ci.
Fermez le message.

Rafraîchissement des détails de la réunion

Lorsque vous acceptez une invitation à une réunion, vous ajoutez celle-ci à votre calendrier. Pour vous assurer que les détails de la réunion sont toujours à jour, procédez comme suit :

Double-cliquez sur la réunion dans le volet de planification pour ouvrir la fenêtre Rendez-vous.
Sélectionnez Actions -> Rafraîchir la réunion pour envoyer un message à l'organisateur de la réunion. Le message a pour objet Rafraîchir : Informations du calendrier.
C'est l'organisateur qui décide de l'opportunité de vous envoyer ou non les derniers détails de la réunion.

Il est le seul à pouvoir en modifier les détails. Toutes les modifications éventuellement apportées par les participants sont ignorées.

Publication de l'information Libre/Occupé

Evolution offre la possibilité de publier l'information Libre/Occupé relative à un compte. Cela permet aux utilisateurs du réseau de consulter la planification de ce compte lorsqu'ils souhaitent organiser une réunion.

Publication de l'information Libre/Occupé

Pour publier l'information Libre/Occupé relative à un compte, procédez comme suit :

Sélectionnez Actions -> Publier l'information Libre/Occupé pour afficher la fenêtre Informations du calendrier, une fenêtre de message électronique identique à la fenêtre Composer un message de la Boîte de réception. Evolution insère automatiquement le texte dans la zone de texte Objet et dans la zone de contenu du message, Evolution inclut l'information Libre/Occupé comme pièce jointe du message.
Entrez les adresses électroniques des destinataires auxquels vous souhaitez envoyer l'information Libre/Occupé dans la zone de texte À. Si vous souhaitez envoyer les informations à plusieurs adresses, séparez-les par une virgule.

Vous pouvez également cliquer sur le bouton À et sélectionner les adresses dans la boîte de dialogue Sélectionnez les contacts dans le carnet d'adresses.

Pour de plus amples informations sur les éléments de la fenêtre Informations du calendrier, reportez-vous à la rubrique Envoi d'un nouveau message.
Sélectionnez Fichier -> Envoyer pour envoyer l'information Libre/Occupé aux adresses électroniques indiquées.