この項では、アドインでのMicrosoft Outlookと対話する方法について説明します。
Microsoft Outlookの電子メール、会議の詳細およびタスクをOracle Social Networkの会話またはウォールに追加できます。また、Microsoft Outlook用Oracle Social NetworkアドインでOutlook関連のアクティビティを開始できます。たとえば、Outlookの連絡先リストへのOracle Social Networkの連絡先の追加、Outlookのタスクの作成、アドインからのリンクや添付ファイルを含む電子メールの送信、Outlookカレンダの会議のスケジュール、およびOracle Social NetworkならびにOutlookのアドレス帳やその他の通常使用しているソースからの参加者の選択を行うことができます。
Microsoft Outlook用Oracle Social Networkアドインを使用して、Outlookの電子メール、会議の詳細およびタスクをOracle Social Networkの会話に追加できます。また、アイテムの受信者および添付ファイルを追加できます。アイテムを編集して、そのコンテンツ、受信者および添付ファイルの一部またはすべてを除外できます。元のデータの他に、コンテンツ、ユーザーおよびファイルを追加できます。
追加するアイテムと含めるコンテンツの量に注意してください。追加するOutlookのアイテムの長さによっては、急速に会話のまとまりが失われる可能性があります。追加を確定する前に、それを編集して無駄な部分を除去して簡略化できます。ヘッダー情報、署名やその他の不要な部分を削除することを検討してください。
Oracle Social Networkの一部であるが、会話またはウォールに電子メール・メッセージを投稿する際に含める必要がないアドレスまたはドメイン名から電子メールを送受信することがあります(たとえば、配信リストやサポート電子メール・アドレスなど)。これらの電子メール・アドレスとドメイン名を無視するようにOracle Social Networkに指示し、会話またはウォールに電子メールを追加する際に「受信者」リストに表示されないようにすることができます。また、Oracle Social Networkへの送信電子メール・メッセージの投稿を求めるプロンプトが表示される場合(Outlookで、Oracle Social Networkの使用を求めるプロンプトが表示されるようにするにはどうすればよいですか。を参照)、無視する電子メール・アドレスとドメイン名に対するプロンプトは生成されません。
電子メール・アドレスまたはドメイン名は、次の方法で無視リストに追加できます。
会話またはウォールに電子メールを追加する場合は、次のようにします。
「Oracle Social Networkに追加」ダイアログで、「招待者」をクリックします。
「メンバーの選択」ダイアログの「受信者」タブで、無視する電子メール・アドレスおよびドメイン名を持つ受信者を右クリックします。
「招待者を無視リストに追加」または「招待者のドメインを無視リストに追加」を選択します。
無視された電子メール・アドレスおよびドメイン名と一致する受信者は、リストから即時に削除されます。
「電子メールの投稿中」プリファレンスで、エントリを追加、編集または削除します。詳細は、Outlookで、Oracle Social Networkの使用を求めるプロンプトが表示されるようにするにはどうすればよいですか。の手順4を参照してください。
このタスクは、会話またはウォールのメンバーシップ・リストや「ユーザーおよびグループの表示」パネルのいずれかのタブなど、ユーザーやグループがリストされる場所で実行できます。次に、アドインの「ユーザーおよびグループの表示」パネルからOutlookの連絡先を追加する方法について説明します。
メッセージ、ユーザー、会話、ウォール、またはその他のアイテムを右クリックし、「会議のスケジュール」を選択してOutlookカレンダの会議スケジューラを開きます。
複数のユーザーまたはグループを1つのアクションで招待することもできます。
「ユーザーおよびグループ」タブで、[Ctrl]キーを押しながらクリックして複数のユーザーまたはグループを選択します。
右クリックしてコンテキスト・メニューから「会議のスケジュール」を選択します。
選択したユーザーまたはグループが、会議の招待者のリストに追加されます。
Outlookカレンダでの入力の場合と同様の方法で、会議の設定を終了します。
注意: 会話またはウォールにOutlookカレンダから会議の詳細を追加できます。詳細は、会話またはウォールに電子メール、会議の詳細またはタスクを追加するにはどうすればよいですか。を参照してください。
新規会議をアドイン内のどこから開始したかによって、会議に自動的に招待されるユーザーと招待状の内容は異なります。次に例を示します。
メッセージを右クリックすると、メッセージを投稿したユーザーが会議スケジューラの「宛先」フィールドに自動的に追加されます。また、メッセージへのリンクが、招待状の本文に含まれます。
ドキュメントを右クリックすると、ドキュメントをアップロードしたユーザーが会議スケジューラの「宛先」フィールドに追加されます。また、ドキュメントへのリンクが、招待状の本文に含まれます。
リストされている会話、ウォール、コレクションまたはソーシャル・オブジェクトを右クリックすると、会議スケジューラの「宛先」フィールドにだれも自動的に追加されません。ただし、右クリックしたアイテムへのリンクが、メッセージの本文に含まれます。
ヒント: スケジューラの「出席者」リストを使用して、Oracle Social Networkを使用するユーザーを招待できます。「会議出席依頼」、「出席者」、「アドレス帳」の順に選択します。Outlookカレンダの「出席者とリソースの選択」ダイアログで「アドレス帳」メニューを開き、「Outlookアドレス帳」(または「その他のアドレス帳」)の下の「Oracle Social Network」を選択します。
これは、会話またはウォールのメンバー・リストや「ユーザーおよびグループの表示」パネルのいずれかのタブなど、ユーザーやグループがリストされるどの場所でも実行できます。次に、アドインの「ユーザーおよびグループの表示」パネルからOutlookのタスクを作成する方法について説明します。
会話のメッセージのリスト、「ユーザーおよびグループの表示」パネルのユーザーまたはグループ、「ドキュメント」パネルのドキュメント、会話またはウォールの「ドキュメント」タブなど、Outlook用のアドインのほぼどこからでもOutlook電子メールを送信できます。
注意: 会話またはウォールにOutlook電子メールを追加することもできます。詳細は、会話またはウォールに電子メール、会議の詳細またはタスクを追加するにはどうすればよいですか。を参照してください。
このアクションを開始したユーザー、グループまたはアイテムのタイプによって送信内容が決まります。表14-3に、ユーザー、グループおよびアイテム・タイプをリストし、「電子メールの送信」または「電子メールで送信」を選択した場合の処理について説明します。
表14-3 アドインから送信する場合に電子メールに含まれるもの
電子メールの送信元 | 電子メール・フォームを開く場所 |
---|---|
会話 |
「件名」フィールドに会話の名前、電子メールの本文に会話へのリンク |
コレクション |
「件名」フィールドにコレクションの名前、電子メールの本文にコレクションへのリンク |
メッセージ |
「宛先」フィールドにメッセージを投稿したユーザーの電子メール・アドレス、「件名」フィールドにメッセージが投稿された会話の名前、電子メールの本文にメッセージとメッセージへのリンク 受信者がリンクをクリックすると、メッセージが投稿された会話がWebバージョンのOracle Social Networkで開きます |
ドキュメント |
「宛先」フィールドにドキュメントをアップロードしたユーザー、「件名」フィールドにドキュメントが投稿された会話の名前、添付ファイルとして追加されるドキュメント |
ユーザー |
「宛先」フィールドにユーザーの名前 |
グループ |
「宛先」フィールドにグループのすべてのメンバー |