ヒューマン・タスク用の通知電子メールのカスタマイズ

タスク割当ておよびプロセスの進行について、ユーザーに継続的に通知されるようにします。ヒューマン・タスク用の通知電子メールを簡単に構成し、それらの通知用のテンプレートを作成できます。

トピック:

通知電子メールおよびテンプレートについて

「プロセス」を構成して、割り当て、承認、エスカレーション、リマインダ、および再割り当てなどのイベントが発生したときにタスク担当者に通知電子メールを送信できます。通知電子メールには、承認や却下など、タスクに定義された結果が含まれます。割当て先は、これらの結果をクリックして、アプリケーションにサインインすることなく、電子メール・クライアントを使用してタスクを完了できます。

ノート:

設計時に電子メール通知を構成したら、実行時に電子メール通知を有効にする必要があります(「電子メール通知の有効化」を参照)。その後、通知ログを表示したり、元の受信者のすべてまたは一部に電子メール通知を再送信することもできます(「電子メール通知の表示および再送信」を参照)。

また、ヒューマン・タスク用にカスタマイズした通知電子メールを構成して使用することもできます。次の情報を含むカスタマイズした電子メール・テンプレートを作成するオプションがあります。

ペイロード
タスク
タスクに関するアクションを実行するためのリンク
タスク・コメント

アクション可能な電子メールについて

アクションあり/なしの通知電子メールを構成できます。アクションを含む電子メールには、承認や却下などのタスクに定義された結果が含まれます。これらの結果をクリックすると、電子メール・クライアントを使用してタスクを処理できます。さらに、タスクにコメントおよび添付ファイルを追加できます。

警告:

電子メールへのアクセス権を持つすべてのユーザーがアクションを実行できるため、通知電子メールの送信先には注意してください。

デフォルトの電子メール・テンプレートについて

ヒューマン・タスクについて電子メール通知を有効にする場合、デフォルト・テンプレートを選択することも、用途に合わせて新規に作成することもできます。デフォルトでは、次の2つの電子メール・テンプレートを使用できます。

デフォルト(アクションあり) - 承認や却下など、タスクに定義された結果が含まれます。これらの結果をクリックすると、アプリケーションにサインインせずに、電子メール・クライアントを使用してタスクを処理できます。さらに、タスクにコメントおよび添付ファイルを追加できます。
デフォルト(アクションなし) - エンドユーザーがアプリケーションにサインインし、タスクを表示して完了できるようにするリンクが含まれています。エンド・ユーザーがモバイル・デバイスで電子メールを表示してリンクをクリックすると、モバイル・アプリケーションがインストールされている場合にはデフォルトで起動されます。

電子メール通知の構成

電子メール通知を構成し、電子メールがタスク担当者に送信される時期を指定します。電子メール通知をカスタマイズして、受信者が簡単に認識して対応するために必要な情報がすべて含まれるようにすることもできます。

電子メール通知を構成するには:

プロセス・エディタでプロセスを開きます。
タスクを選択し、「メニュー」をクリックし、「プロパティを開く」を選択します。
「実装」をクリックし、「通知」タブを選択します。

図email_notification_new.pngの説明

ノート:
webフォームではなく外部UIを使用するようにヒューマン・タスクを構成した場合、フォームをイメージ、PDFまたはインラインとして含めるオプションは、「通知」タブでは使用できません。
必要な場合は、電子メール通知を無効または再度有効にします。通知は、デフォルトで有効になっています。タスクの通知を無効にしても、リマインダやエスカレーション、有効期限の電子メールは無効になりません。代わりに、選択した電子メール・テンプレートがそれらのイベントに使用されます。
「電子メール・テンプレート」フィールドで、タスク関連の電子メールに使用する電子メール・テンプレートを選択します。

ノート:
ここで選択した電子メール・テンプレートは、アラーム、エスカレーション、有効期限の電子メールにも使用されます。
電子メール通知が送信されるタイミングを指定します。たとえば、タスクが割り当てられたときや完了したとき、エラーが発生したときなどに指定します。デフォルトでは、「割当て時」、「完了時に」、および「エラー発生時」が選択されています。ドロップダウンを使用して、通知メールごとにテンプレートを決定します。 Use Parent Templateはデフォルトで選択されています。
親テンプレートは以前選択したテンプレートを使用します。同じテンプレートを使用することも、他のテンプレートを選択することもできます。電子メール・テンプレートを管理するには、「電子メール・テンプレートの管理」を参照してください。
「プレビュー」をクリックすると、件名が受信トレイにどのように表示されるかを確認できます。
有効なペイロード属性を使用して電子メールの件名を編集できます。「ペイロードの例」を参照してください。
オプションから、必要に応じて電子メールに添付する添付ファイルを指定します。フォームをイメージ添付ファイル、PDF添付ファイル、または電子メール(インライン)に含めることができます。

ノート:
電子メール・クライアントにインライン・イメージとしてフォームを表示する際に問題が発生した場合、フォーム・ペイロード・データを含むカスタム電子メール・テンプレートを使用します。このように、タスク割当て先は、ログインせずに必要なコンテンツまたはデータを表示し、それに応じてタスクを操作できます。カスタム・テンプレートにペイロードを追加するための書式は、ここで詳細に説明: ペイロードの例。
必要に応じて、ユーザーがタスクにアップロードしたファイルを含めるように「タスクの添付ファイル」を選択できます。

Eメール・テンプレートの管理

基本的なタスク情報、フォームのペイロード値、およびコメントを含む、ヒューマン・タスク用のカスタマイズされた通知電子メールを使用し、オプションでエンドユーザーがアプリケーションにサインインせずにタスク・アクションを実行できるようにします。プロパティ・ペインの「通知」オプションを使用して、カスタマイズされた通知メールを作成します。

電子メール・テンプレートをヒューマン・タスクに割り当てるには:

プロセス・エディタでプロセスを開きます。
ヒューマン・タスクを選択し、「メニュー」をクリックし、「プロパティを開く」を選択します。
「実装」をクリックし、「通知」タブを選択します。

図manage_email_-1.pngの説明
必要な場合は、電子メール通知を無効または再度有効にします。通知は、デフォルトで有効になっています。無効にするには、「通知の無効化」チェックボックスをオンにして、タスク割り当て時に電子メール通知を停止します。タスクの通知を無効にしても、リマインダやエスカレーション、有効期限の電子メールは無効になりません。代わりに、選択した電子メール・テンプレートがそれらのイベントに使用されます。

「電子メール・テンプレート」フィールドで、タスク関連の電子メールに使用する電子メール・テンプレートを選択します。

オプションで、使用する新しい電子メール・テンプレートを作成します。「Manage Email Templates」の右側にある「Add」をクリックします。「電子メール・テンプレートの構成」を参照してください。

configure_email.pngの説明が続きます
図configure_email.pngの説明

オプションで、使用する既存の電子メール・テンプレートをコピー、編集、プレビューまたはダウンロードします。使用する電子メール・テンプレートの右側にある「オプション」をクリックします。

options_menu.pngの説明が続きます
図options_menu.pngの説明

使用可能なオプションは、次のとおりです。

オプション	説明
Preview	「Preview Email Template」ダイアログに電子メール・テンプレートを開きます。エンド・ユーザーへの電子メールの表示方法を表示できます。プレビュー・モードでは、ペイロード情報は表示されません。
Copy	電子メール・テンプレートをコピーして、別の名前で保存します。
Download	HTML形式の電子メール・テンプレートをダウンロードしてローカル・ドライブに保存するか、ファイルを開くアプリケーションを選択します。
編集	「Edit Email Template」ダイアログを開きます。コード・エディタでテンプレートを編集したり、ローカル・ドライブのテンプレートを参照してアップロードすることができます。ファイナライズする前に、テンプレートをプレビューすることもできます。デフォルトのテンプレートには、このオプションは使用できません。
削除	電子メール・テンプレートを削除します。デフォルトのテンプレートには、このオプションは使用できません。重要: 現在使用しているテンプレートを削除すると、テンプレートへのすべての参照が削除されます。

電子メール・テンプレートの構成

カスタマイズした電子メール・テンプレートを作成し、それらを使用してヒューマン・タスク用の通知電子メールを送信できます。ローカル・ドライブから電子メール・テンプレートをアップロードしたり、既存の電子メール・テンプレートを編集またはコピーしたり、自分の用途に合った電子メール・テンプレートをダウンロードすることができます。

電子メール・テンプレートを作成

HTMまたはHTML拡張子を持つファイルをアップロードするか、「電子メール・テンプレート」の作成ダイアログ・ボックスに用意されているコード・エディタにHTMLマークアップを直接入力することで、電子メール・テンプレートを作成できます。

新しい電子メール・テンプレートを作成するには:

プロセス・エディタでプロセスを開きます。
ヒューマン・タスクを選択し、「メニュー」をクリックし、「プロパティを開く」を選択します。
「実装」をクリックし、「通知」タブを選択します。
電子メール・テンプレートの管理の横にある「追加」をクリックします。

「電子メール・テンプレート」を作成するダイアログ・ボックスが開きます。

図create_template.pngの説明
メール・テンプレートの名前を入力します。

次のいずれかのオプションを使用して、電子メール・テンプレートを作成します:

「アップロード」をクリックすると、既存の電子メール・テンプレートを参照して追加することができます。その内容を編集することができます。

また、電子メール・テンプレートのHTMLマークアップを手動で入力して、最初から開始することもできます。データを含めるには、mustacheテンプレートを使用します。 mustacheテンプレートはロジックレスであり、オブジェクト(この場合はタスク・オブジェクト)に指定された値を使用してテンプレートのタグを拡張して操作します。これらのテンプレートにより、容易にHTMLファイルにデータ参照を含めることができます。次の例で、mustacheテンプレートを使用して姓と名を参照する方法を示します。

テンプレート:

<p>Hello {{first_name}} {{last_name}}</p>

オブジェクト:

{
          "first_name": "Joe",
          "last_name": "Smith"
        }

出力:

<p>Hello Joe Smith</p>

「ムスタチェ語」とMustache 5を参照してください。

次の表は、タスク・オブジェクトのtask関連属性の説明を示しています。変数名は大文字と小文字が区別されます。

変数	説明
`acquiredBy`	タスクを取得したユーザーの名前
`acquiredById`	タスクを取得したユーザーのID
`assignedDate`	タスクが割り当てられた日付
`createdDate`	タスクの作成日
`creator`	タスクの作成者
`creatorId`	タスクの作成者のID
`dueDate`	タスクの完了期日
`endDate`	タスクが終了する日付
`fromUser`	タスクを再割当てした作成者またはユーザー
`fromUserId`	タスクが取得されたユーザーのID
`longSummary`	タスクの詳細説明
`outcome`	タスクの結果
`ownerGroup`	タスク所有者が属するグループ
`ownerRole`	タスク所有者のロール
`ownerUser`	タスクを所有するユーザー
`ownerGroupId`	タスク所有者が属するグループのID
`ownerRoleId`	タスク所有者のロールのID
`ownerUserId`	タスクを所有しているユーザーのID
`priority`	タスク優先度
`payload`	タスク・ペイロードのマップ
`priorityNum`	タスクの優先順位番号
`shortSummary`	タスクの短い要約
`startDate`	タスクの開始日
`state`	タスクの現在のステータス
`taskId`	タスクID
`taskNumber`	タスク番号
`taskDefinitionId`	タスクの定義ID
`title`	タスクのタイトル
`updatedBy`	タスクを更新したユーザーの名前
`updatedById`	タスクを更新したユーザーのID
`updatedDate`	タスクが更新された日付

次の表に、タスク・オブジェクトのprocess関連属性の説明を示します:

変数	説明
`instanceId`	タスクが存在するプロセス・インスタンスのID
`processId`	タスクが存在するプロセスのID
`processName`	タスクが存在するプロセスの名前
`processVersion`	タスクが存在するプロセスのバージョン

次の表に、タスク・オブジェクトのapplication関連属性の説明を示します:

変数	説明
`assignee`	タスクの譲受人の氏名
`currentYear`	現在の年
`logo`	Oracleロゴ
`url`	実行時にタスクの詳細にアクセスするためのURL

次の表に、タスク・オブジェクトの「コメント」関連属性の説明を示します:

変数	説明
`comments`	コメント一覧
`commentStr`	実際のコメント
`updatedBy`	コメントを更新したユーザーの名前
`updatedDate`	コメントが更新された日付

次の表に、タスク・オブジェクトのaction関連属性の説明を示します:

変数	説明
`actionDisplayName`	アクションの名前を表示します。たとえば、ApproveやRejectなどです。
`actionName`	ヒューマン・タスク・アクションで定義されたアクションの名前。たとえば、APPROVEやREJECTなどです。アクション名は大文字と小文字が区別され、タスクの結果と一致する必要があります。
`actions`	アクションのリスト。
`url`	アクションを実行するためのURL。

例:

次の表に、mustacheテンプレートを使用してタグを定義する方法の例を示します。

定義する対象	例
変数	`{{title}}, {{assignee}}`
セクション/リスト	`{{#comments}} {{commentStr}} {{updatedBy}} at {{updatedDate}} {{/comments}}`
Nullチェック	`{{#dueDate}} Due Date: {{dueDate}} {{/dueDate}}`
HTML文字列	`{{{actions}}}`
ペイロード	適切な電子メール・テンプレートが得られるよう、ペイロードで使用されるすべてのビジネス・オブジェクトとフォーム・キーに対してはcamelCaseネーミング規則を使用してください。ビジネス・オブジェクトを含むフォームのペイロードの例 `{{#payload}} {{#financialApprovalForm}} <td valign="top">{{contractCategory}}</td> <td valign="top">{{creditLimit}}</td> {{#contractDataObject}} <td valign="top">{{customerName}}</td> <td valign="top">{{contractStartDate}}</td> <td valign="top">{{creditLimit}}</td> {/contractDataObject}} {{/financialApprovalForm}} {{/payload}}` ペイロードの構造がWebフォーム・ページの「Data」ペインに表示されます。図webform.pngの説明テキストおよびブール・データを含むフォームのペイロードの例 `{{#payload}} {{#travelRequestForm}} {{#form}} <td valign="top">{{name}}</td> <td valign="top">{{customerName}}</td> <td valign="top">{{totalAmount}}</td> <td valign="top">{{country}}</td> <td valign="top">{{city}}</td> <td valign="top">{{purposeOfVisit}}</td> {{/form}} {{/travelRequestForm}} {{/payload}}` ペイロードの構造は、ヒューマン・タスクの「Data Association」ページの受信WebフォームのdataObjectを参照してください。図basic2.pngの説明配列データとビジネス・オブジェクトを持つフォームのペイロードの例 `{{#payload}} {{#basicForm}} {{#form}} <td valign="top">{{firstName}}</td> <td valign="top">{{lastName}}</td> {{#expensesItem}} <td valign="top">{{description}}</td> <td valign="top">{{amount}}</td> {/expensesItem}} {{/form}} {{#invoice}} <td valign="top">{{id}}</td> {{/invoice}} {{/basicForm}} {{/payload}}` 図basic1.pngの説明
アクション	文字列、リストまたはマップを使用してアクションを定義できます。文字列としてのアクション: この場合は、デフォルトの電子メールのようにアクションが定義されます。リンクのルック&フィールを変更することはできません。たとえば: `{{{actions}}}` リストとしてのアクション: 各アクションで反復してリンクのルック・アンド・フィールを変更する場合に使用します。すべてのリンクに同じ設定が適用されます。たとえば: `{{#actionsList}} <a href="{{url}}"> {{actionDisplayName}}</a> {{/actionsList}}` マップとしてのアクション: 各アクション・リンクをカスタマイズする場合に使用します。たとえば: `{{#actionsMap}} {{#APPROVE}} <a href="{{url}}" style="background-color: green;”> {{actionDisplayName}}</a> {{/APPROVE}} {{#REJECT}} <a href="{{url}}" style="background-color: red;”>{{actionDisplayName}}</a> {{/REJECT}} {{/actionsMap}}`

ノート:

Mustacheでは、デフォルトではすべての変数はHTMLでエスケープされます。エスケープされていないHTMLをEメールの件名(つまり、特殊文字を含む)でレンダリングする場合は、{{{title}}}などのトリプル・ミュスタチを使用するか、& (たとえば、{{&title}})を使用する必要があります。

ファイナライズの前に「Preview」をクリックして、テンプレートを表示します。

図preview.pngの説明

ノート:
プレビュー・モードでは、ペイロードとアクション・マップ・セクションにデータは表示されません。

実際の電子メールはだいたいこのようになります。

email_final.pngの説明が続きます
図email_final.pngの説明

既存のテンプレートの編集

「電子メール・テンプレートの編集」ダイアログ・ボックスを使用して既存のテンプレートを編集できます。

既存の電子メール・テンプレートを編集するには:

プロセス・エディタでプロセスを開きます。
ヒューマン・タスクを選択し、「メニュー」をクリックし、「プロパティを開く」を選択します。
「実装」をクリックし、「通知」タブを選択します。
編集する電子メール・テンプレートの横にある「オプション」をクリックします。

「電子メール・テンプレートの編集」ダイアログ・ボックスが開きます。

図preview_template.pngの説明
必要に応じてHTMLマークアップを編集します。

または、「アップロード」をクリックして、既存の電子メール・テンプレートを参照してアップロードし、現在の電子メール・テンプレートを置き換えます。
ファイナライズの前に「Preview」をクリックして、テンプレートを表示します。

ハンドル・バー・ヘルパーの使用

ハンドル・バー・ヘルパーを使用して、Eメール・テンプレートの構成を最適化します。条件付きヘルパーを使用して、Eメール・テンプレートにロジックを追加します。文字列、数値、日付書式など、他のハンド・バー・ヘルパーも使用できます。

条件付きヘルパー

次の表に、一般的な条件付き関数ヘルパーとその例を示します:

関数	説明	例
`eq`	2つの要素が等しいかどうかをチェックします。	この例では、タスクの結果(承認または却下)に基づいて電子メールの件名を変更する方法を示します `Task {{taskNumber}} created by {{creator}} is {{#eq outcome "APPROVE"}}approved successfully{{else}} rejected{{/eq}}`
`neq`	2つの要素が等しくないかどうかをチェックします。	この例では、ビジネス・オブジェクトの値を比較し、Eメールを変更する方法を示します。 `{{#eq outcome "APPROVE"}} <p>Hello {{payload.expenseApprovalForm.firstName}}, your expense report for payload.expenseApprovalForm.totalAmount}} was approved!</p> {{else}} <p>Hello {{payload.expenseApprovalForm.firstName}}, Sorry your expense report for {{payload.expenseApprovalForm.totalAmount}} was rejected!</p> {{/eq}} {{#neq payload.expenseApprovalForm.team "sales"}} Sorry, this item is only eligible for Sales team {{/neq}}`
`gt`	「より大きい」演算子	次の例は、経費精算書の合計金額が$10,000を超える場合にEメール件名を「重要!」としてマークする方法を示しています。 `{{#gt payload.expenseApprovalForm.totalAmount 10000}}Important!{{/gt}} Expense report by {{creator}} for amount {{payload.expenseApprovalForm.totalAmount}} for approval` 次の例では、配列オブジェクトのサイズを比較し、アイテム数が1より大きい場合にのみ条件付きで費用アイテムを表示します。 `{{#gt payload.expenseApprovalForm.items.length 1}} <h3>Expense Items</h3> <table> <thead> <tr> <th>Item</th> <th>Amount</th> </tr> </thead> <tbody> <tr> <td>item1</td> <td>400</td> </tr> <tr> <td>item2</td> <td>340</td> </tr> </tbody> </table> {{/gt}}`
`and`	2つの条件が真かどうかをチェック	この例では、出張カテゴリがクリティカルであり、出張者がエグゼクティブである場合に、特別なカテゴリ・セクションをEメール・コンテンツに追加する方法を示します。 `{{#and payload.travelApproval.isCritical payload.travelApproval.traveler.isExecutive}} <h3>Special Category Traveler</h3> {{else}} <h3>Normal Traveler</h3> {{/and}}`

文字列、日付および数値書式のヘルパー

次の表に、一般的な文字列、日付および数値書式のヘルパーと例を示します:

関数	説明	例
`capitalizeFirst`	値の最初の文字を大文字にします。	`<pre> {{capitalizeFirst value}} </pre>` 値が「string.example」の場合、出力は「String.example」になります。
`center`	指定された高さのフィールドに値を中央揃えします。	`<pre> {{center value size=19 [pad="char"] }} </pre>` valueが"String.example"の場合、出力は"String.example"です。
`cut`	指定した文字列からargのすべての値を削除します。	`<pre> {{cut value [" "]}} </pre>` valueがString with spacesの場合、出力はStringwithspacesになります。
`join`	配列、イテレータまたは反復可能オブジェクトを文字列と結合します。	`<pre> {{join value " // " [prefix=""] [suffix=""]}} </pre>` valueがlist ['a', 'b', 'c ]の場合、出力は文字列"a // b // c"になります。
`lower`	文字列をすべて小文字に変換します。	`<pre> {{lower value}} </pre>` valueが'String Helper Example'の場合、出力は'string helper example'になります。
`upper`	文字列をすべて大文字に変換します。	valueが'Hello'の場合、出力は'HELLO'になります。
`replace`	リテラル・ターゲット・シーケンスに一致する文字列の各部分文字列を、指定されたリテラル置換シーケンスに置き換えます。	`<pre> {{ replace value "..." "example" }} </pre>` valueが"String..."の場合、出力は"String example"になります。
`dateFormat`	指定された書式で日付を返します。パラメータ: full long 中 short pattern	`<pre> {{dateFormat date ["format"] [format="format"][tz=timeZone\|timeZoneId]}} </pre>` 例: {{dateFormat date ["full"]} output: 2012年6月19日火曜日 {{dateFormat date ["long"]} output: 2012年6月19日 {{dateFormat date ["medium"]} output: 2012年6月19日 {{dateFormat date ["short"]} output: 6/19/12
`numberFormat`	指定された形式で数値を返します。パラメータ: integer percent currency pattern	`<pre> {{numberFormat number ["format"] [locale=default]}} </pre>`

ノート:

ハンドル・バーはMustacheのスーパーセットであり、MustacheテンプレートはHandlebarと互換性があります。

「ハンドル・バー」を参照してください。