Oracle Account Reconciliation Cloud unterstützt Sie bei der Verwaltung von Kontenabstimmungsprozessen. Dazu gehören Bilanzabstimmungen, Konsolidierungssystemabstimmungen und andere gültige Abstimmungsprozesse.
Nachfolgend finden Sie die Hauptaufgaben eines Administrators für die einzelnen Perioden:
Profile für die Periode einrichten
Sie müssen für jede Periode Profile für neue Kontokombinationen einrichten und Ersteller- und Prüferzuweisungen für die Profile verwalten.
Das Verwalten von Benutzerzuweisungen in Profilen oder das Hinzufügen von neuen Profilen ist eine Setupfunktion, die über die Option Anwendung auf der Seite Profile durchgeführt wird.
Abstimmungen erstellen
Durch die Aktion Abstimmungen erstellen werden Abstimmungen für die ausgewählte Periode für alle aktiven Profile erstellt, die eine Häufigkeit aufweisen, die mit der Periode übereinstimmt.
Wenn Sie Profile vorab erstellen (für Codekombinationen, die noch nicht aktiv sind und noch keine Salden erhalten), ist es am besten, diese Profile im Dialogfeld "Profil" zu deaktivieren, um zu verhindern, dass eine Abstimmung aus dem Profil erstellt wird. Wenn ein Saldo zu einem späteren Zeitpunkt für das Profil importiert wird, wird er automatisch auf den Status "Aktiv" gesetzt und anschließend in zukünftigen Prozessen vom Typ "Abstimmung erstellen" eingeschlossen. Sie können diese Aktion mehrmals in derselben Periode ausführen, da sie Abstimmungen nicht überschreibt, deren Bearbeitung begonnen hat. Sie aktualisiert lediglich alle anstehenden Abstimmungen oder fügt neue Abstimmungen hinzu.
Nach fehlenden Abstimmungen suchen
Die Aktion Nach fehlenden Abstimmungen suchen prüft doppelt, um sicherzustellen, dass Abstimmungen für alle Profile vorhanden sind, die diese aufweisen müssen.
Beispiel: Wenn Sie das Konto "Eigenkapital" auf vierteljährlicher Basis abstimmen, wird dieses Konto nicht als fehlende Abstimmung während der Perioden "Januar" und "Februar" angezeigt. Es wird jedoch für die Periode "März" angezeigt (vorausgesetzt, März stellt das Ende des Quartals dar).
Fehlende Abstimmungen können auftreten, wenn Sie vergessen, Abstimmungen für Profile zu erstellen. Dies kann geschehen, wenn Sie Profile später in der Periode hinzufügen, nachdem Abstimmungen erstellt wurden, oder wenn Abstimmungen erstellt und anschließend gelöscht wurden. Es ist wichtig, dass Sie nach fehlenden Abstimmungen suchen, um Vollständigkeit sicherzustellen.
Kontenabstimmungen erstellen
Erstellen Sie Kontenabstimmungen, indem Sie Salden, Transaktionen und Währungskurse eingeben und sicherstellen, dass keine nicht zugeordneten Salden vorhanden sind.
Salden, Transaktionen und Währungskurse können jederzeit importiert werden, solange die Periode nicht gesperrt ist. Sie können sogar die Daten importieren, bevor Sie die Abstimmungen erstellt haben.
Wenn Sie Daten importieren, nachdem die Bearbeitung begonnen hat, denken Sie daran, dass dies eine Auswirkung auf den Abstimmungsstatus haben kann.
Wenn der Abstimmungsstatus "Offen (bei Prüfer)" oder "Geschlossen" ist, wird er auf "Offen (bei Ersteller)" zurückgesetzt, wenn Sie einen Import von vorab zugeordneten Transaktionen ausführen oder wenn Sie (nicht zugeordnete oder vorab zugeordnete) Salden importieren, die sich von den aktuell in der Abstimmung vorhandenen Salden unterscheiden.
Periode öffnen
Sie müssen eine Periode öffnen, wenn Sie bereit sind, dass Ersteller damit beginnen, diese zu bearbeiten. Wenn der Periodenstatus auf "Offen" gesetzt wird, wird jede Abstimmung, die ihr Startdatum erreicht hat, vom Status "Anstehend" in den Status "Offen (bei Ersteller)" verschoben.
Status von Abstimmungen überwachen
Überwachen Sie den Status von Abstimmungen, und stellen Sie sicher, dass Änderungsanforderungen verarbeitet werden:
Verwenden Sie das Dashboard Überblick, um den aktuellen Status von Abstimmungen zu verfolgen. Ändern Sie Ihre Auswahl unter "Anzeigen nach", um Statusangaben nach unterschiedlichen Kennzahlen anzuzeigen.
Verwenden Sie das Dashboard Compliance, um Performancekennzahlen zu überwachen, wie z.B. die Angabe, welche Benutzer oder Teams drohen, ihre Deadlines zu verpassen, oder welche Abstimmungen Warnungsindikatoren aufweisen.
Wenn Sie Ihre "Ampel"-Indikatoren für das Dashboard konfiguriert haben, können Sie die Ampelkennzahlen anzeigen.Sie können die Abstimmungsaktivität über die Option Anwendung in der Registerkarte Überblick anzeigen.
Andere fortlaufende administrative Aufgaben
Möglicherweise sind andere fortlaufende administrative Aufgaben erforderlich:
Abstimmungen weiterleiten, genehmigen und ablehnen
Neuzuweisungsanforderungen verwalten
Periode schließen und sperren
Durch das Schließen einer Periode wird verhindert, dass der Periode neue Abstimmungen hinzugefügt werden, die Bearbeitung kann jedoch für vorhandene Abstimmungen fortgesetzt werden (einschließlich des Ladens von Salden und Transaktionen).
Das Sperren einer Periode verhindert Änderungen an Abstimmungen. Außerdem wird dadurch verhindert, dass Transaktionsabgleichstransaktionen geladen werden, deren Buchungsdatum kleiner oder gleich dem Enddatum der gesperrten Periode ist.
Sie finden viele dieser Aktionen unter Anwendung, Perioden. Klicken Sie auf die Schaltfläche Aktionen, die der Periode zugeordnet ist, für die die Aktion ausgeführt werden soll. Informationen hierzu finden Sie unter Perioden schließen und sperren.