Erläuterungen zur Transaktionsabgleichs-Engine

Abgleichsregeln

1. "Invoice" auf dem Quellsystem stimmt exakt mit "Invoice" auf dem Untersystem überein.

2. Das Datum auf dem Quellsystem stimmt mit einer Toleranz von -1 bis +3 mit dem Datum auf dem Untersystem überein.

3. "Amount" auf dem Quellsystem stimmt exakt mit "Amount" auf dem Untersystem überein.

Das Attribut "Amount" auf dem Quellsystem und dem Untersystem ist das Ausgleichsattribut.

Auswertungsreihenfolge/Erste Übereinstimmung gewinnt

Transaktionen werden in der Reihenfolge hinsichtlich Übereinstimmungen ausgewertet, in der sie in der Datenbank vorhanden sind. Die erste beim Abgleich ausgewertete Transaktion, die die Bedingungen erfüllt, wird für den Abgleich ausgewählt.

Reihenfolge der Auswertung/Niedrigste Transaktions-ID für ersten Abgleich

Wenn Transaktionen geladen werden, wird ihnen eine aufsteigende Transaktions-ID zugewiesen. Daher wissen Sie, dass die Abgleichstransaktion mit der niedrigsten Transaktions-ID zuerst geladen wurde und zuerst abgeglichen wird.

Bei einem 1:1-Abgleich mit zwei Transaktionen, die sich als Übereinstimmung mit einer dritten Transaktion qualifizieren, in dem jedoch nur eine Transaktion abgeglichen werden kann, wird die Transaktion mit der niedrigsten ID als Übereinstimmung ausgewählt.

Bei Teilmengenregeln werden die Transaktionen basierend auf Betrag und Transaktions-ID bei der Abgleichserstellung sortiert. Wenn zwei Transaktionen denselben Betrag aufweisen, wird diejenige mit der niedrigsten Transaktions-ID im Abgleich verwendet.

Beachten Sie Folgendes: Wenn Sie dieselbe Regel mit der Option für nicht mehrdeutige Elemente ausgeführt haben, werden keine Transaktionen abgeglichen (wie erwartet).

Toleranzen auswerten

Es gibt drei Möglichkeiten zum Festlegen der Toleranzebenen, um einen Abgleich von Transaktionen zuzulassen, die Abweichungen aufweisen. Sie können Folgendes festlegen:

• Einen Toleranzabweichungswert, der auf die Transaktionen angewendet wird Beispiel: Automatischer Abgleich bis zu einer Abweichung von -1 und +3.
• Eine Ebene für den Toleranzschwellenwert als Prozentsatz Beispiel: Automatischer Abgleich bis zu 0,5 % des Betragswertes
• Eine Ebene für den Toleranzschwellenwert als Prozentsatz sowie einen Abweichungsbetrag Beispiel: Automatischer Abgleich bis zu 1,0 % des Betragswertes bis zu einem Höchstbetrag von 100,00

  Hinweis:

  Der Prozentsatz darf für die oberen und unteren Toleranzwerte nicht größer als 100 sein und kann für die Datenquellenattribute Zahl oder Ganzzahl verwendet werden.

Als Werte festgelegte Toleranzen auswerten

Beim Auswerten von Toleranzen, die als Toleranzwert festgelegt sind, wird die Berechnung davon beeinflusst, wie die oberen/unteren Toleranzwerte auf Transaktionen angewendet werden. Beispiel: In den Beispieltransaktionen, in denen eine Toleranz auf die Datumswerte angewendet wird, gibt es eine genehmigte Toleranz von -1 und +3. Wenn Sie diese Werte auf den ersten Datensatz in der Quellsystemtabelle anwenden, entspricht der erste Datensatz in der Untersystemtabelle der Ausgleichsregel, da der 18. September maximal +3 Tage vom 15. September entfernt ist. Wenn die Toleranzen jedoch auf die Untersystemtransaktion (statt auf die Quellsystemtransaktion) angewendet wird, ist der Abgleich nicht erfolgreich, da der 15. September nicht maximal -1 Tage vom 18. September entfernt ist.

Um konsistente Ergebnisse sicherzustellen, wurde für das Auswerten von Toleranzen der folgende Ansatz festgelegt:

1:1-Regeltypen auswerten

Bei 1:1-Regeltypen werden die Quelltransaktionen als sogenannte Basis- oder Verankerungstransaktionen behandelt. Im folgenden Beispiel wird beschrieben, wie die Auswertung erfolgt. In diesem Beispiel nehmen wir an, dass der Start der Datentoleranz auf null (0) gesetzt wurde und das Ende auf +3.

1. Die Toleranzgrenzwerte werden ab der ersten Quelltransaktion dem Datumswert der Transaktion hinzugefügt, um den akzeptablen Bereich der Datumswerte vom Untersystem abzuleiten.
2. Anschließend wird die erste Transaktion auf dem Untersystem ausgewählt, die den Abgleich erfüllt. In diesem Beispiel ist der Quelldatumswert für die erste Transaktion der 15. September.

3. Wenn der Toleranzbereich 0 bis +3 ausgewählt wird, wird die erste Transaktion auf dem Quellsystem mit einem Datumswert ab dem 15. September bis maximal zum 18. September als Übereinstimmung ausgewählt. Diese Übereinstimmung ist unten grün markiert:

   
   
   

4. Bei der zweiten Quelltransaktion (mit dem Datumswert 16. September) wird die erste Transaktion auf dem Untersystem mit einem Datum ab dem 16. September bis maximal zum 19. September gesucht. Diese Übereinstimmung mit dem 17. September liegt innerhalb des Bereichs und ist unten rot hervorgehoben:

   
   
   
5. Bei der dritten Quellsystemtransaktion (mit dem Datumswert 17. September) soll die erste Transaktion auf dem Quellsystem mit einem Datum ab dem 16. September bis maximal zum 20. September gesucht werden. Da diese Bedingung von keiner Transaktion auf dem Quellsystem erfüllt wird, wird keine Übereinstimmung erstellt.

1:n-Regeltypen auswerten

Bei 1:n-Regeltypen sind Quellsystemtransaktionen die Basistransaktionen.

n:1-Regeltypen auswerten

Bei n:1-Regeltypen sind Untersystemtransaktionen die Basistransaktionen.

n:n-Regeltypen auswerten

Bei n:n-Regeltypen gibt es keine Basistransaktion. Stattdessen werden die Bedingungen anhand eines Regelsets ausgewertet.

Mit dem folgenden Prozess wird eine Übereinstimmung für n:n-Regeltypen mit angegebener Datumstoleranz ausgewertet.

1. Ermitteln Sie den minimalen und den maximalen Datumswert aus dem Quellsystem.
2. Verwenden Sie die folgende Formel, um den minimalen und maximalen Datumswert aus dem Untersystem zu berechnen, die beim Bestimmen einer Übereinstimmung zulässig sind:
   • Minimales Untersystemdatum muss größer oder gleich dem maximalen Quellsystemdatum + Startwert des Datumstoleranzbereichs sein.
   • Maximales Untersystemdatum muss kleiner oder gleich dem minimalen Quellsystemdatum + Endwert des Datumstoleranzbereichs sein.
3. Berücksichtigen Sie alle Untersystemtransaktionen innerhalb des berechneten Bereichs von minimalem Untersystemdatum bis maximalem Untersystemdatum beim Bestimmen einer Übereinstimmung.

Beachten Sie, dass das minimale Untersystemdatum kleiner oder gleich dem maximalen Untersystemdatum sein muss.

Beispiel: n:n-Regeltyp mit Datumstoleranz

In diesem Beispiel ist eine Datumstoleranz von -2 bis +3 für eine Übereinstimmung zulässig.

Betrachten Sie die folgenden Quellsystemtransaktionen für Shop-ID 3738.

In den Quellsystemtransaktionen ist der minimale Datumswert der 04. Feb. 23 und der maximale Datumswert der 07. Feb. 23.

Betrachten Sie folgende Untersystemtransaktion für Shop-ID 3738.

Bestimmen Sie anhand der Formel aus Schritt 2 den Datumsbereich für Untersystemtransaktionen, die zum Abgleich herangezogen werden sollen.

• Minimales Untersystemdatum muss größer oder gleich dem 05. Feb. 23 sein (07. Feb. 23 - 2 Tage).
• Maximales Untersystemdatum muss kleiner oder gleich dem 07. Feb. 23 sein (04. Feb. 23 + 3 Tage).

Daher werden alle Untersystemtransaktionen zwischen dem 05. Feb. 23 und dem 07. Feb. 23 beim Erstellen eines Abgleichs berücksichtigt. In diesem Beispiel fallen alle Untersystemtransaktionen in diesen Bereich.

Die Summe der Beträge im Quellsystem lautet 2132. Im Untersystem lautet die Summe der Beträge der Transaktionen im berechneten Datumsbereich 2132. Daher gelten die Transaktionen aus Quellsystem und Untersystem als übereinstimmend.

Um nachzuvollziehen, in welcher Situation keine Übereinstimmung vorliegt, betrachten Sie erneut die oben gezeigten Quellsystemtransaktionen. In den Untersystemtransaktionen ist die einzige Änderung, dass die letzte Transaktion (mit Betrag = 100) am 08. Feb. 23 stattfand. Das maximale Untersystemdatum, das beim Abgleich berücksichtigt werden kann, ist der 07. Feb. 23. Daher ist die Transaktion vom 08. Feb. 23 nicht enthalten. Die Summe der Beträge im Quellsystem lautet 2132, aber die Summe der Beträge im Untersystem ist 2032. Daher stellen diese Sets aus Quellsystem- und Untersystemtransaktionen keine Übereinstimmung dar.

Abgleichsregelbedingungen für Ausgleichsattribute auswerten

1. Das System wählt zuerst alle Transaktionen mit übereinstimmenden Nummern für "Invoice" aus (Regel Nr. 1).
2. Dann werden die Datumsattribute ausgewertet, um festzustellen, ob sie die Regelbedingung erfüllen (Regel Nr. 2).
3. Abschließend wird ausgewertet, ob der Betrag auf dem Quellsystem genau mit dem Betrag auf dem Untersystem übereinstimmt (Regel Nr. 3).

   Da es sich um einen n:n-Abgleich mit mehreren Transaktionen auf dem Quellsystem und dem Untersystem handelt, müssen die Werte für den Betrag zuerst für die einzelnen Datenquellen addiert werden, bevor die Gesamtsummen verglichen werden.

   In diesem Beispiel ist sowohl die Summe des Betrags auf dem Quellsystem als auch die des Betrags auf dem Untersystem $500, sodass die Bedingungen für eine Übereinstimmung erfüllt sind:

   
   
   

Als Prozentsatz und Abweichungsgrenzwert festgelegte Toleranzen auswerten

Die Prozenttoleranzoption ist für die Datenquellenattribute Zahl und Ganzzahl verfügbar (einschließlich Ausgleichsattribut), und kann für folgende Elemente festgelegt werden:

• Automatische Abgleichsregeln
• Manuelle Abgleichsregel
• Standardattributzuordnung

• Abgleichsregel hat einen unteren Toleranzwert von 1 % und einen oberen Toleranzwert von 1 %
• Die Toleranz des obersten Betragswertes ist als 0,5 festgelegt

Datumstoleranzen für 1:1- und 1:n-Regeln auswerten

Die Datumstoleranz ist die Anzahl der für den Abgleich von Transaktionen zwischen zwei Datenquellen zu berücksichtigenden Tage. Das Modul Transaktionsabgleich berücksichtigt die Datumstoleranz mit einer gängigen Methode zum Abgleich von Transaktionen: Die Quelle (z.B. im HB) wird "vor" den Bankeinzahlungen oder Untersystemtransaktionen als verfügbar behandelt. Die Engine verankert sich in der Quelle und berechnet den Bereich von Datumswerten, die für den Abgleich ab hier berücksichtigt werden sollen, basierend auf den in der Regel eingegebenen Toleranzwerten.

Die Option "Datumstoleranz" ist für Datenquellenattribute des Typs Datum verfügbar und kann für Folgendes festgelegt werden:

• Automatische Abgleichsregeln
• Manuelle Abgleichsregel
• Standardattributzuordnung

Die Datumstoleranz ist sehr flexibel, und Sie können sie verwenden, um mit Folgendem einen Abgleich anzugeben:

• Bereich von Tagen

  Verwenden Sie die Datumstoleranz in Regeln, um einen Bereich von Tagen festzulegen, der für den Abgleich berücksichtigt werden soll. Bei der Regelerstellung werden diese Felder mit Start und Ende bezeichnet, um den Bereich anzugeben. Die Engine bietet ein hohes Maß an Flexibilität für die Arbeit mit dem Datumstoleranzbereich. Angenommen, Sie möchten Transaktionen für den Abgleich zwischen heute und dem nächsten Tag berücksichtigen. Daraus ergibt sich ein Start- und Enddatum von 0 bis 1. Ein weiteres Beispiel ist, zwei Tage nach den Quelltransaktionen mit dem Abgleich zu beginnen und vier Tage später zu enden. Sie können auch einen Bereich von einem Tag vorher (der Start ist -1) bis einen Tag danach berücksichtigen, indem Sie als Startwert -1 und als Endwert +1 eingeben.

• Bestimmtes Datum

  Eine zusätzliche Genauigkeit für die Datumstoleranz wird geboten, indem es möglich ist, Transaktionen aus einer Quelle mit Transaktionen im Untersystem an einem bestimmten Tag anstatt einem Bereich von Tagen abzugleichen. Dies wird erreicht, indem die Datumstoleranzwerte aus den Feldern "Start" und "Ende" als derselbe Wert verwendet werden. Beispiel: Sie möchten Ihre Quelltransaktionen nur mit den Banktransaktionen abgleichen, die zwei Tage später erfolgen. Sie können 2 in das Feld "Start" und 2 in das Feld "Ende" eingeben, um nur diesen einen Tag für den Abgleich zu berücksichtigen.

• Geschäftskalender anstelle eines regulären Kalenders, um Feiertage und Wochenenden aus dem Abgleich auszuschließen.

  Standardmäßig verwendet Account Reconciliation einen regulären Kalender, um die Datumsangaben in einem Datumsbereich anzugeben. Sie haben auch die Möglichkeit, beim Berechnen eines Datumsbereichs einen Geschäftskalender zu verwenden, um Tage, die in einem Unternehmen Feiertage sind oder Wochenenden mühelos aus der Berechnung des Bereichs auszuschließen. Das Kontrollkästchen Geschäftskalender verwenden ist beim Erstellen von Regelbedingungen für Attribute des Typs "Datum" mit Toleranz und für die Standardattributzuordnung beim Abgleichsprozess verfügbar. Für den manuellen Abgleich ist die Geschäftskalenderoption nicht verfügbar.

  Hinweis:

  Um einen Geschäftskalender zu verwenden, müssen Sie die Arbeitstage für Ihre Organisationseinheit sowie eine Feiertagsregel angeben, die die Liste der Feiertage enthält. Die Organisationseinheiten sind Profilen zugewiesen, und der zugeordnete Geschäftskalender wird während der Erstellung von Abstimmungen verwendet. Informationen hierzu finden Sie unter Organisationseinheiten definieren in der Dokumentation Account Reconciliation einrichten und konfigurieren.

Im Folgenden finden Sie ein Beispiel für eine Regel, für die eine Datumstoleranz angegeben ist. Außerdem wird das Kontrollkästchen "Geschäftskalender" gezeigt.