Formateigenschaften angeben

Unter anderem müssen der Name, die Methode, die Konfiguration für Transaktionen und weitere Eigenschaften für ein Format definiert werden.

So geben Sie Eigenschaften für ein Format an:

  1. Klicken Sie unter "Home" auf Anwendung, Konfiguration, Formate
  2. Geben Sie unter Name einen Namen für das Format ein. Der Name muss innerhalb der Anwendung eindeutig sein.
  3. Geben Sie unter Beschreibung eine optionale Beschreibung für das Format ein.
  4. Wählen Sie unter Methode die entsprechende Methode aus, abhängig davon, ob Sie ein Abstimmungscomplianceformat oder ein Transaktionsabgleichsformat erstellen möchten. Verfügbare Optionen:
    • Abstimmungscomplianceformate: Kontoanalyse, Saldenvergleich, Abweichungsanalyse. Informationen hierzu finden Sie unter Abstimmungscomplianceformate.
      • Kontoanalyse - Über Anfangssaldo Quellsystem und Nettobewegung kann die Änderung in einem Konto seit der letzten für das Konto ausgeführten Abstimmung angezeigt werden.

        Der Hauptbuchsaldo wird durch eine Liste von Transaktionen belegt, die den Endsaldo ergeben müssen. Diese Transaktionsliste wird Geklärter Saldo genannt. Sie wird mit dem Hauptbuchsaldo verglichen. Wenn es eine Differenz gibt, erfasst der Ersteller in den Registerkarten Geklärter Saldo und Anpassungen die Anpassungen, um die ungeklärte Differenz zu beseitigen. Beispiele für Konten umfassen Vorauszahlungen, Abgrenzungen, Rücklagen und immaterielle Anlagen. Um eine qualitativ hochwertige Kontoanalyse zu gewährleisten, muss sichergestellt werden, dass die Liste mit den geklärten Saldotransaktionen genügend Details zur Begründung aller Elemente enthält.

      • Saldenvergleich - Der Saldo im Hauptbuch kann durch einen Vergleich mit einem Saldo aus einer anderen Quelle substanziiert werden. Diese Quelle kann ein untergeordnetes Hauptbuch, ein Bankauszug, ein Systembericht oder eine Tabelle mit einer komplexen Berechnung sein.

        Wenn ein Ersteller ein Konto mit diesem Format abstimmt, werden der Quellsystemsaldo, der Untersystemsaldo und die Differenz zwischen den beiden angezeigt. Wenn es eine Differenz gibt, muss der Ersteller eine Anpassung in der Registerkarte Systemanpassungen oder Untersystemanpassungen erfassen.

        Das System berechnet dann die Werte für Anpassungen an Quellsystem und Angepasster Quellsystemsaldo und subtrahiert diese beiden Werte, um den Wert für Ungeklärte Differenz zu berechnen.

        Weisen Sie in der Spalte Label beschreibende Namen zu.

        Wählen Sie Ausblenden aus, um Zeilen aus der Abstimmung auszuschließen. Beispiel: Wenn der Untersystemsaldo niemals falsch sein kann, blenden Sie in der Registerkarte "Eigenschaften" die Optionen "Anpassungen an Untersystem" und "Angepasster Untersystemsaldo" aus, um zu verhindern, dass Benutzer diese Transaktionstypen hinzufügen.

      • Abweichungsanalyse - Für eine bestimmte Periode wird die Saldenübersicht mit dem Saldo einer früheren Periode abgestimmt, und die Differenz zwischen den beiden erfordert eine Klärung. Die Ungeklärte Differenz wird berechnet.

        Bei der Abweichungsanalyse gilt: ungeklärte Differenz = aktueller Periodensaldo - Abweichungsperiodensaldo - Abweichungsklärungen.

        Wenn ein Ersteller ein Konto mit diesem Format abstimmt, werden der Aktuelle Periodensaldo, der Abweichungsperiodensaldo und die Differenz zwischen den beiden angezeigt. Wenn eine Differenz vorhanden ist, muss der Ersteller eine Klärung herbeiführen.

        Für eine Übersichtsabstimmung umfasst der Abweichungsperiodensaldo die Salden der Übersichtsabstimmung in der Abweichungsperiode. Wenn also die Übersichtsabstimmung in der Abweichungsperiode nicht vorhanden ist, wird kein Abweichungsperiodensaldo angezeigt.

    • Transaktionsabgleichsformate: Kontoanalyse mit Transaktionsabgleich, Saldenvergleich mit Transaktionsabgleich, Nur Transaktionsabgleich.

      Verwenden Sie die Methode Nur Transaktionsabgleich, wenn Sie keine Periodenendabstimmungen verwenden.

      Informationen hierzu finden Sie unter Transaktionsabgleichsformate.

  5. Wählen Sie unter Konto-ID anzeigen als eine der folgenden Optionen aus:
    1. Verkettete Zeichenfolge
    2. Einzelne Segmente
  6. Wählen Sie Ergebnis erfordert 0 ungeklärte Differenzen aus, um anzugeben, dass es keine ungeklärten Differenzen in Abtimmungen geben darf, die dieses Format verwenden.

    Je nach der ausgewählten Abstimmungsmethode berechnet die Abstimmung die ungeklärte Differenz wie folgt:

    • Für Kontoanalyseformate: Quellsystemsaldo minus geklärter Saldo minus Anpassungen
    • Für Saldenvergleichsformate: Quellsystemsaldo minus Untersystemsaldo minus Anpassungen am Quellsystem und minus Anpassungen am Untersystem
    • Für Abweichungsanalyseformate: Aktueller Periodensaldo minus Abweichungsperiodensaldo und minus Anpassungen
    • Für die Formate vom Typ Kontoanalyse mit Transaktionsabgleich gilt: Quellsystemsaldo minus geklärter Saldo minus Anpassungen.

    • Für die Formate vom Typ Saldenvergleich mit Transaktionsabgleich gilt: Quellsystemsaldo minus Untersystemsaldo minus Anpassungen am Quellsystem und minus Anpassungen am Untersystem.

    Administratoren können angeben, ob für das Format eine ungeklärte Differenz von 0 erforderlich ist. Wenn dies der Fall ist, kann der Ersteller die Abstimmung erst dann zur Prüfung weiterleiten, wenn Anpassungen für die gesamte Differenz zwischen dem Quellsystemsaldo und dem geklärten Saldo bzw. dem Untersystemsaldo erstellt wurden.

    Note:

    Die Option Ergebnis erfordert 0 ungeklärte Differenzen steht für die Formate vom Typ "Nur Transaktionsabgleich" nicht zur Verfügung. Außerdem ist die Einstellung nur anwendbar, wenn Abstimmungen manuell vom Ersteller weitergeleitet werden. Sie gilt nicht für Regeln der automatischen Abstimmung oder der automatischen Weiterleitung und Genehmigung.
  7. Wählen Sie Gruppenabstimmung aus, um anzugeben, dass dieses Format mit Gruppenabstimmungen verwendet werden muss.
  8. Wählen Sie die Option Dateiupload verhindern aus, um zu verhindern, dass Benutzer Dateien in Abstimmungen mit diesem Format hochladen. Dies schließt das Hochladen von Dateien als Anhänge oder Kommentare zu Abstimmungen, Transaktionen und Aktionsplänen ein. Beachten Sie, dass das Anhängen von Dateien in Form von Links zulässig ist. Informationen hierzu finden Sie unter Formate zum Verhindern von Dateiuploads verwenden.
  9. Für Transaktionsabgleichsformate: Wählen Sie unter Abgleichstyp den Abgleichstyp aus, für den dieses Format verwendet wird.

    Die Dropdown-Liste enthält Abgleichstypen, die auf der Formatierungsmethode basieren:

    • Bei den Formaten vom Typ Kontoanalyse mit Transaktionsabgleich werden Abgleichstypen aufgelistet, die nur Quellsystemquellen aufweisen.
    • Bei den Formaten vom Typ Saldenvergleich mit Transaktionsabgleich werden Abgleichstypen aufgelistet, die sowohl Quellsystemquellen als auch Untersystemquellen aufweisen.
    • Bei den Formaten vom Typ Nur Transaktionsabgleich werden Abgleichstypen aufgelistet.

    Formate müssen mit einem Abgleichstyp verknüpft werden.

  10. (Optional) Konfigurieren Sie Transaktionen des Moduls "Abstimmungscompliance" wie unter Abstimmungscompliancetransaktionen konfigurieren beschrieben.
  11. Klicken Sie auf Speichern, um die angegebenen Einstellungen zu speichern. In den anderen Registerkarten im Dialogfeld "Neues Format" können Sie weitere Einstellungen für das Format angeben.

    Note:

    Bei Formaten, die auf Transaktionsabgleichsmethoden basieren, werden die Registerkarten "Systemanpassungen" und "Untersystemanpassungen" standardmäßig ausgeblendet. Wenn diese Attribute für Ihr Geschäft konfiguriert werden müssen, heben Sie die Auswahl für Ausblenden für die Spalten Anpassungen an Quellsystem (Registerkarte) und Anpassungen an Untersystem (Registerkarte) in der Registerkarte "Saldoübersicht" auf.