Utilización de las reglas de formato

Las reglas de formato afectan al flujo de trabajo de conciliación, al requisito de adjuntos de conciliación o al valor de los atributos del perfil/conciliación. Las reglas se muestran en el separador Reglas de perfil en formato de sólo lectura.

Las reglas evalúan las condiciones de transacción solo si las conciliaciones adjuntas ya existen.

Reglas disponibles:

Consulte Orden de prioridad de la conciliación automática y las reglas.

  • Aprobación automática de conciliación: completa automáticamente las aprobaciones especificadas solo si se han cumplido las condiciones especificadas.

    Ejemplos de condiciones que se puede aplicar a esta regla:

    • El balance está fuera de un rango especificado.

    • Se produce un aumento de la fluctuación del balance con respecto a la cantidad o al porcentaje especificados en un periodo anterior.

    • La conciliación anterior tiene transacciones u otras condiciones que cumplen los criterios especificados.

    • Los atributos tienen valores especificados (incluidos los atributos calculados).

    Cuando se cumplen las condiciones, los niveles de revisor especificados se marcan como completos y el flujo de trabajo pasa al siguiente nivel, o bien se cierra el flujo de trabajo si no existe ningún nivel de revisión adicional.

    Esta regla se puede volver a ejecutar.

    Siga los siguientes pasos para supervisar qué roles se han completado de forma automática por reglas de formato o perfil:

    1. Desde la pantalla Conciliaciones, haga clic en Acciones y, a continuación, en Seleccionar columnas.
    2. Seleccione Enviado automáticamente para indicar que se ha ejecutado automáticamente una regla y que se ha enviado la conciliación.
    3. Seleccione Aprobado automáticamente (nivel 1) para indicar que se ha utilizado una regla para completar el rol de forma automática.

    Por ejemplo, si ha configurado una regla para que el rol Revisor 1 la apruebe de forma automática cuando la diferencia sin explicar sea de 0,00, la columna Aprobado automáticamente (nivel1) indicará que se utilizó una regla para completar de forma automática el rol. Del mismo modo, las conciliaciones que se han conciliado automáticamente mediante métodos de conciliación automática permanecerán en columnas separadas para indicar si fueron conciliadas automáticamente y qué método de conciliación automática se utilizó.

  • Envío automático de conciliación: envía automáticamente una conciliación si se cumplen las condiciones especificadas. Se ejecuta cuando el estado de la conciliación cambia a Abierto con revisor.

    Ejemplos de condiciones que se puede aplicar a esta regla:

    • El balance está fuera de un rango especificado.

    • Se produce un aumento de la fluctuación del balance con respecto a la cantidad o al porcentaje especificados en un periodo anterior.

    • La conciliación anterior tiene transacciones u otras condiciones que cumplen los criterios especificados.

    • Los atributos tienen valores especificados (incluidos los atributos calculados).

    Cuando se cumplen las condiciones, los niveles de revisor especificados se marcan como completos y el flujo de trabajo pasa al siguiente nivel, o bien se cierra el flujo de trabajo si no existe ningún nivel de revisión adicional.

    Esta regla se puede volver a ejecutar.

  • Evitar aprobación de conciliación: evita la aprobación de una conciliación en función de los valores de atributo u otras características.

  • Evitar envío de conciliación: evita el envío de una conciliación en función de los valores de atributo u otras características.

  • Requerir adjunto de conciliación: evita el envío de una conciliación si un adjunto no se ha agregado a la sección de datos adjuntos principales de la conciliación; las condiciones se pueden establecer en función de los valores de atributo u otras características que se especifican cuando son necesarios los datos adjuntos.

    Ejemplo: establezca la Duración del preparador en función de la frecuencia del periodo. La configuración de reglas soporta cuándo establecer el valor: "Antes de que el perfil se copie en el periodo".

  • Evitar rechazo de conciliación: impide el rechazo de un revisor bajo determinadas condiciones. Esta regla se ejecuta cuando un revisor hace clic en Rechazar.
  • Enviar correo electrónico durante actualización: envía correos electrónicos cuando se guarda una conciliación en función de determinadas condiciones que se han cumplido.

    Nota:

    Esta regla está diseñada para ejecutarse cuando un usuario realiza una acción sobre una conciliación como, por ejemplo, establecer atributos, no en el caso de acciones sobre la conciliación que ocurren fuera del cuadro de diálogo Acciones, tales como restablecer fechas.
  • Establecer valor de atributo: establece un valor de atributo en un valor especificado, según la condición especificada en la definición de regla. Esta regla permite configurar las reglas para atributos estándar. Esta regla se puede volver a ejecutar.
  • Crear alerta. crea una alerta y la asigna, como especifica la definición de la regla.

Para trabajar con reglas de formato:

  1. En Inicio, haga clic en Aplicación, a continuación, en Configuración y, por último, en Formatos.
  2. Haga doble clic en un formato.
  3. En Editar formato, seleccione el separador Reglas. Puede ver la siguiente información:
  4. Para crear, editar, duplicar, suprimir o reordenar una regla, en el separador Reglas, haga clic en el botón correspondiente y, si es necesario, actualice lo siguiente:

    • Regla: Seleccione una regla.

    • Descripción: opcional Explique por qué ha configurado la regla y cómo se debe utilizar.

    • Mensaje (en algunas reglas):

      • Mensaje para el preparador: defina un mensaje opcional para el preparador sobre la regla Evitar envío de conciliación y las reglas Requerir adjunto de conciliación.

      • Mensaje para el revisor: defina un mensaje opcional para el preparador sobre la regla Evitar aprobación de conciliación.

    • Nivel de revisor: seleccione Todos los niveles para aplicar la regla a todos los niveles de revisor o seleccione niveles de revisor específicos individualmente. Al menos un nivel de revisor debe estar seleccionado.

    • Seleccione Crear filtro y rellene la sección de condiciones, o bien seleccione Usar filtro guardado y seleccione un filtro. El filtro que seleccione y configure para la regla determina las condiciones que hacen que la regla se aplique.

    • Condición:

      • Si se selecciona Usar filtro guardado, la sección Condiciones muestra una versión de sólo lectura de las condiciones asociadas al filtro guardado.

      • Si selecciona Crear filtro, se activa la sección Condición.

        Conjunción, Origen, Atributo, Operador y Valor se comportan como lo hacen para la función de filtro avanzado existente. Al crear filtros, puede utilizar estos atributos:

        • Cualquier atributo de conciliación y transacción, incluidos los atributos calculados que se clasifican como atributos de conciliación y transacción

        • Frecuencia de periodo

    Nota:

    Cuando se realizan cambios en una definición de regla, la información adicional se agrega al log de auditoría. Podrá ver los cambios en el separador Historial y en el informe de auditoría.

    Para ver un vídeo sobre el uso de formatos con reglas, haga clic en este enlace: Vídeo Uso de formatos con reglas