Configuración de perfiles de documento

Un perfil de documento incluye un juego de campos de metadatos que se utilizan para indexar un tipo de documento específico. Por ejemplo, para un procedimiento configurado para capturar documentos de Correspondencia, Orden de compra y Acuerdo de cliente, es probable que deba crear un perfil de documento para cada uno de estos tipos de documento, y cada uno tendría un juego diferente de campos de metadatos. Para permitir a los usuarios escanear lotes que contengan varios tipos de documento, seleccione cada perfil de documento en el perfil de cliente. De este modo, los usuarios pueden seleccionar el perfil de documento que se corresponda con el documento e indexarlo de la forma necesaria.

Un perfil de documento también especifica el juego de tipos de anexo que están disponibles para los documentos clasificados en el perfil de documento.

Al especificar perfiles de documento para que los utilice un perfil de cliente, puede seleccionar uno o más perfiles de documento, todos los perfiles o el valor por defecto. El perfil de documento por defecto contiene todos los campos de metadatos y tipos de anexo definidos para el procedimiento, y es útil para la solución de problemas.

A continuación se indican las principales tareas asociadas a perfiles de documento:

Adición o edición de un perfil de documento

Para agregar o editar un perfil de documento:

  1. En el panel de procedimientos de la izquierda, seleccione el procedimiento.

    Las páginas de configuración del procedimiento seleccionado aparecen a la derecha.

  2. Abra el separador Clasificación.

  3. En la tabla Perfiles de documento, haga clic en Agregar perfil de documento para crear un perfil. Para editar un perfil, selecciónelo primero y, a continuación, haga clic en Editar perfil de documento.

  4. En la página Perfil de documento, realice lo siguiente y guarde los cambios:

    1. En la sección Nombre de perfil (tipo) de documento, introduzca un nombre y una descripción.

    2. En la sección Campos que aparecen en Capture Client para la indexación, en Campos de metadatos, en el recuadro Campos de metadatos disponibles, seleccione los campos que desee incluir en el perfil y muévalos al recuadro Campos de metadatos seleccionados. Ordene los campos de metadatos en la secuencia adecuada para la indexación.

    3. En la sección Tipos de anexo asociados al perfil de documento, en Tipos de anexo, en el recuadro Tipos de anexo disponibles, seleccione los tipos de anexo que desee incluir en el perfil y muévalos al recuadro Tipos de anexo seleccionados. Secuencie los tipos de anexo en el orden en el que el usuario leerá los anexos.

Supresión de un perfil de documento

Puede suprimir los perfiles de documento que los usuarios clientes no utilizarían. Cuando se suprime un perfil de documento, este no se muestra en el panel de metadatos de Content Capture Client.

Para suprimir un perfil de documento:

  1. En el panel de procedimientos de la izquierda, seleccione el procedimiento.
    Las páginas de configuración del procedimiento seleccionado aparecen a la derecha.
  2. Abra el separador Clasificación.

    La tabla Perfiles de documento muestra los perfiles definidos para el procedimiento.

  3. Seleccione el perfil que desee suprimir y, a continuación, haga clic en Suprimir perfil de documento y confirme la supresión.
    El perfil de documento suprimido ya no estará disponible en la tabla Perfiles de documento.

Usos de los perfiles de documento

Después de crear un perfil de documento para cada tipo de documento que se va a indexar, puede seleccionarlos allá donde se asignen campos de metadatos.

Tabla 10-1 Uso de perfiles de documento en componentes de Content Capture

Componente de Content Capture Función

Perfil de cliente

Seleccione uno o más perfiles de cliente en la página Configuración de indexación de documentos para permitir a los usuarios seleccionar un perfil de documento, completar sus campos de metadatos y modificar un tipo de anexo Consulte Configuración de perfiles de documento en perfiles de cliente.

Procesador de importación

Seleccione el perfil de documento para indexar los documentos importados. Consulte Configuración de la asignación de metadatos durante la importación.

Procesador de reconocimiento

Seleccione el perfil de documento para indexar los documentos reconocidos. Puede incluso determinar dinámicamente el perfil de documento. Consulte Especificación de un perfil de documento determinado estática o dinámicamente.

Perfil de confirmación

Restringe los documentos que procesa el perfil de confirmación seleccionando uno o más perfiles de documento. Cuando se ejecuta el perfil de confirmación, se confirman los documentos que tienen asignados los perfiles de documento seleccionados. Consulte Restricción de un perfil de confirmación según un perfil de documento.