Descripción de la estructura de gestión de contenido

Todas las organizaciones generan grandes cantidades de activos diariamente, lo que a menudo duplica los esfuerzos. Una gestión correcta de activos significa ser capaz de almacenar, buscar, publicar y colaborar de forma eficiente en los activos ya sean de texto, imágenes, vídeos o elementos de contenido estructurados con todos estos elementos. Veamos algunas de las funciones de Oracle Content Management disponibles para gestionar y publicar sus activos.

La estructura de gestión de contenido de Oracle Content Management empieza con los repositorios. Un repositorio es una ubicación de almacenamiento de activos que necesita para crear experiencias de usuario de web o móvil, entre otras, en la organización. Un activo puede ser un elemento de contenido que represente una porción individual de contenido, como una publicación de blog, un caso práctico o información de producto; o bien, un activo digital que represente una imagen, un vídeo u otro tipo de medio que necesite en sus experiencias.

Hay dos tipos de repositorios: repositorios de negocio y repositorios de activos. En los repositorios de negocio se almacenan activos. En los repositorios de activos se almacenan activos, pero también se pueden publicar y localizar activos. Los activos almacenados en los repositorios de negocio se facturan a un 1% del importe de los activos almacenados en los repositorios de activos.

Como administrador de un repositorio, debe elegir los tipos de activo del repositorio para definir qué tipos de activo se pueden almacenar en él. Puede asignar taxonomías a un repositorio para activar la categorización de activos. Para los repositorios de activos, utilice también el repositorio como destino de los canales de publicación a fin de definir reglas para la publicación de activos; por ejemplo, si se consumirán en un sitio interno o en una aplicación externa. Podrá configurar otros valores del repositorio según sea necesario para soportar los casos de uso que tiene.

Puede crear varios repositorios para gestionar las diferentes necesidades de negocio. Por ejemplo:

• Puede configurar un repositorio para soportar la publicación de contenido en el sitio web corporativo. Asocie una política de localización a uno de los canales de publicación asignados del repositorio para definir qué idiomas son necesarios para permitir la entrega global en el sitio. Para permitir la traducción de contenido por proveedores de servicios de idiomas externos, asigne conectores de traducción al repositorio. Para poder publicar activos en el sitio corporativo, antes deben ser revisados y aprobados por los propietarios de negocio; para facilitarlo, puede asignar flujos de trabajo relevantes al repositorio.
• Configure otro repositorio para soportar la gestión de activos digitales para el sistema de automatización de marketing. Asigne tipos de activos digitales con atributos personalizados necesarios para soportar campañas personalizadas. Para permitir la categorización de activos para productos o clientes individuales, asigne taxonomías que representen la jerarquía de productos o los sectores, según sea aplicable para su negocio. Para ayudar a los contribuyentes a categorizar activos o simplemente buscar activos digitales relevantes, active la función de contenido inteligente en el repositorio.
• Puede que su organización trabaje con agencias de diseño externas que creen contenido para campañas de marketing. Podría configurar un repositorio para la colaboración con estas agencias. Asigne conectores de contenido para Google Drive, OneDrive u otros proveedores de contenido de terceros, lo cual permitirá a los diseñadores cargar activos digitales desde estos repositorios externos.

Utilicemos Oracle Blogs como un ejemplo para guiarle a través de la configuración de un repositorio de activos para permitir la contribución de contenido en un sitio similar. A continuación se describe el proceso que puede utilizar para crear las dependencias necesarias y configurar el repositorio:

• Tipos de activos

  Los elementos de contenido principales en Oracle Blogs son artículos de blog, breves reseñas sobre autores, imágenes, vídeos y archivos PDF de blog que algunos artículos le permiten descargar. En Oracle Content Management, este contenido se representará como activos de uno de los dos tipos siguientes:

  • Tipo de contenido que define la estructura de datos que puede almacenar un elemento de contenido. Para almacenar información sobre los autores de blog, defina un tipo de contenido Autor con un campo de texto Nombre para el nombre del autor, un campo de texto Cargo para el cargo, un campo de medio Foto para la fotografía del autor y un campo de texto enriquecido Biografía del autor para una breve biografía. Para los artículos de blog, defina un tipo de contenido Artículo con un campo de texto Título para el título del artículo, un campo de texto Resumen para el resumen que se mostrará en una lista de artículos de blog o en una página de resultados de búsqueda, un campo de texto enriquecido Contenido para el propio artículo, un campo de medio Imagen de portada para la imagen que se muestra en la cabecera del artículo y un campo de referencia Autor del blog para hacer referencia al elemento de contenido de autor de blog.
  • Tipo de activo digital que define los tipos de medio de archivo que puede almacenar un activo digital y la estructura de los atributos (metadatos) para describir el activo. Utilice los tipos Imagen, Vídeo y Archivo listos para usar para gestionar imágenes, vídeos y documentos PDF para el sitio de blogs; o bien, defina tipos de activos digitales personalizados. Por ejemplo, defina un tipo de activo digital Foto del autor con un atributo de texto Atribución para almacenar el nombre del creador de la imagen, y defina un tipo de activo digital Documento de blog en el que el tipo de medio esté restringido a archivos PDF, lo cual permite a los contribuyentes publicar archivos PDF, pero ningún otro archivo como documentos de Microsoft Word en el sitio de blogs.

  A continuación, asigne estos tres tipos de activo al repositorio del sitio de blogs, lo cual permite a los miembros del repositorio con el rol de gestor o de contribuyente:

  • Cree elementos de contenido de los tipos de contenido Autor y Artículo.
  • Cargue fotos para crear activos digitales del tipo de activo digital Foto del autor, a los cuales se puede hacer referencia a continuación en el campo Foto en los elementos de contenido creados del tipo de contenido Autor.
  • Cargue imágenes o vídeos según sea necesario para crear activos digitales de los tipos de activo digital Imagen o Vídeo listos para usar, los cuales se pueden utilizar a continuación en los elementos de contenido creados del tipo de contenido Artículo o en otros lugares del sitio.
  • Cargue archivos en formato PDF para crear activos digitales del tipo de activo digital Documento de blog, los cuales se pueden enlazar a continuación a artículos de blog.

  Recuerde que los contribuyentes se limitarán a cargar solo aquellos tipos de archivo especificados en los tipos de activos digitales asociados al repositorio.

• Idiomas (políticas de localización) (no disponible en los repositorios de negocio)

  Si su organización opera a nivel global, normalmente el contenido publicado debe traducirse a los idiomas regionales. Para activar la traducción de contenido, el repositorio debe tener asignados los idiomas necesarios. Puede asignar idiomas directamente al repositorio. Sin embargo, como mejor práctica, debe definir los idiomas necesarios y opcionales para los países o las regiones clave a través de una política de localización. Asigne la política de localización al canal que se utiliza para la publicación de contenido en el sitio y, a continuación, asigne ese canal de publicación a un repositorio. De ese modo, los idiomas definidos en la política de localización asociada se asignan automáticamente al repositorio.

• Canales de publicación (no disponible en los repositorios de negocio)

  Los canales de publicación le permiten hacer que los activos gestionados de un repositorio estén disponibles para su consumo en un sitio web (o en cualquier aplicación externa que pueda utilizar la API de REST para este fin). El canal define las reglas de publicación como, por ejemplo, si los activos deben aprobarse antes de que se publiquen o si el contenido publicado es público o seguro y, si es seguro, se puede limitar a un subconjunto de personas con roles de usuario específicos.

  Si utiliza Oracle Content Management para crear el sitio de blogs, se creará automáticamente un canal de publicación y se asignará al repositorio que seleccione para el sitio. Si utiliza una tecnología diferente para crear y gestionar el sitio de blogs o si, por ejemplo, desea publicar algunos artículos de blog en una aplicación móvil o en otro sitio, puede crear canales de publicación adicionales y, a continuación, asignarlos al repositorio del sitio.

  Después de haber asignado canales de publicación al repositorio, los miembros del repositorio pueden definir estos canales como destino de los activos y publicarlos en ellos, en función de las restricciones de los canales de publicación.

• Taxonomías

  Los artículos de un sitio web, como un sitio de blogs, se organizan normalmente en categorías para ayudar a los visitantes a buscar la información relevante mediante el filtrado de publicaciones de blog por área de interés, nombre de producto o área específica de experiencia o conocimiento. Por ejemplo, Oracle Blogs ofrece un directorio de blogs que puede utilizar para ajustar los artículos publicados a blogs de ventajas de Analytics, blogs de los desarrolladores o blogs de los Países Bajos.

  Para facilitar el filtrado y la búsqueda en su aplicación o sitio publicado, Oracle Content Management le permite definir taxonomías relevantes, asignarlas al repositorio y utilizarlas a continuación para la categorización de activos. Puede crear una taxonomía definiendo un vocabulario de términos de negocio, organizado en una jerarquía de categorías que represente cómo se define y clasifica el contenido en su organización. Por ejemplo, puede definir taxonomías para sus productos, los sectores y las regiones geográficas en las que opere su organización, o cualquier otra jerarquía de categorías temáticas que sea relevante para su organización.

  Una vez que ha asignado las taxonomías a un repositorio, los miembros del repositorio pueden categorizar los activos, ya sea al agregarlos al repositorio o en un momento posterior. Una interfaz de usuario de búsqueda por facetas permite filtrar activos por categorías en una o en varias taxonomías para buscar contenido relevante. Puede publicar la taxonomía para hacer que la información de categorización esté disponible en los activos que se publique en el mismo canal, de ese modo puede aprovechar la taxonomía para soportar el filtrado de activos y buscar en la aplicación o el sitio web publicado.

• Repositorios

  Una vez definidos los tipos de activo, las políticas de localización, los canales de publicación y las taxonomías, cree el repositorio y asocie los objetos que ha creado al repositorio.

Con esto se completa la configuración básica. En este punto, su repositorio está listo para su uso. Si lo desea, puede activar capacidades adicionales en el repositorio para proporcionar a los contribuyentes las herramientas que hacen más eficiente la creación de contenido, o para permitirle, como gestor del repositorio, gestionar el contenido antes de que se muestre públicamente en un sitio web:

• Conectores de traducción (no disponible en los repositorios de negocio)

  Por defecto, Oracle Content Management proporciona la capacidad de traducir contenido de forma manual en los idiomas necesarios (puede agregar un nuevo idioma en un solo activo cada vez o exportar activos en bloque como un archivo ZIP con cadenas de texto extraídas para la traducción). Si su organización utiliza un proveedor externo, como Lingotek, Lionbridge o SDL, para la traducción de contenido, puede registrar el conector de traducción correspondiente con Oracle Content Management y, a continuación, asignar el conector de traducción al repositorio, de modo que los contribuyentes puedan enviar activos fácilmente para que los traduzca el proveedor externo.

• Conectores de contenido

  Si su organización utiliza servicios de almacenamiento en la nube externos, como Dropbox, Google Drive o Microsoft OneDrive, para compartir activos digitales con agencias de diseño externas, puede registrar un conector de contenido para el servicio de almacenamiento correspondiente con Oracle Content Management y, a continuación, asignar el conector de contenido al repositorio, de modo que los contribuyentes puedan agregar fácilmente archivos al repositorio directamente desde el almacenamiento en la nube externo.

• Contenido inteligente

  Puede ayudar a los contribuyentes a encontrar imágenes relevantes en la búsqueda, a agregar imágenes relevantes en elementos de contenido o a categorizar activos con taxonomías mediante la activación de la función Contenido inteligente en un repositorio. Al hacerlo, todas las imágenes agregadas al repositorio y todos los elementos de contenido creados en el repositorio son procesados por los servicios de inteligencia artificial y procesamiento de lenguaje natural integrados, que los etiquetan de forma automática según corresponda y extraen las palabras clave del texto.

• Flujos de trabajo (no disponible en los repositorios de negocio)

  Normalmente, el contenido requiere la revisión y la aprobación por parte de colegas o gestores para que pueda publicarse. Puede activar esta gobernanza en el repositorio asegurándose de que todos los canales de publicación asignados al repositorio estén definidos en Solo se pueden publicar los elementos aprobados.

  Por defecto, Oracle Content Management permite a los contribuyentes enviar activos para que los revisen los gestores del repositorio.

  Si su organización requiere que el contenido sea revisado en un flujo de trabajo de varios pasos por colegas, editores técnicos, gestores, el equipo de cumplimiento o su equipo jurídico, puede registrar los procesos de Oracle Integration con Oracle Content Management y, a continuación, asignarlos a un repositorio. A continuación, los contribuyentes pueden enviar activos para su revisión a través del flujo de trabajo correspondiente. Los participantes del flujo de trabajo reciben una notificación cuando se les asigna una tarea y pueden realizar acciones en los activos según el rol que tengan asignado en el flujo de trabajo.