Adición y eliminación de activos

Facilitar la búsqueda de activos

Existen varias formas para facilitar la búsqueda de los activos:

• Todos los activos se gestionan en un repositorio concreto, que se selecciona en el momento de agregar los activos. Los usuarios seleccionan un repositorio antes de buscar activos o trabajar con ellos.
• Puede agregar el activo a una recopilación en un repositorio, agrupándolo con los activos asociados. Las recopilaciones permiten a los usuarios acotar su selección para ver todos los activos usados en un sitio, usados por un departamento, o cualquier otra agrupación que se ajuste a sus necesidades.
• Los activos digitales como PDF, documentos de Microsoft Word u otros documentos de texto tienen un índice de texto completo, por lo que los usuarios pueden buscar cualquier texto que se encuentre en el documento.
• Si el administrador del repositorio ha activado el contenido inteligente en el repositorio, las imágenes se etiquetarán automáticamente según su contenido.
• También puede etiquetar activos manualmente agregando palabras clave que puede que sus usuarios deseen buscar.
• Si hay una taxonomía asociada al repositorio que está visualizando, puede asignar categorías al activo haciendo clic en Categorías. Las categorías proporcionan una organización jerárquica que se asigna a su estructura de negocio y permite a los usuarios desglosar para buscar lo que necesiten.
• Para los activos de documento, si el administrador del repositorio ha activado el contenido inteligente en el repositorio y hay una taxonomía asociada al repositorio, se mostrarán sugerencias de categoría según el contenido del documento. El documento debe tener al menos 1 KB de texto y solo se analizarán los primeros 10 MB de texto para las sugerencias.

Adición de activos

Para agregar activos:

1. Agregue elementos de cualquiera de las siguientes formas:
   • Agregue elementos de la página Activos.

     En la página Activos, seleccione el repositorio y, opcionalmente, la recopilación a la que desee agregar los elementos. A continuación, haga clic en Agregar y seleccione una opción:

     • Agregar desde Documentos: seleccione uno o más elementos desde Documentos de Oracle Content Management.

       Se realizará una copia del elemento y se agregará al repositorio como un nuevo activo, por lo que se mostrará como la versión uno en el repositorio, independientemente del número de versión en Documentos. Por ejemplo, si selecciona la versión v3 de un documento y la agrega como un activo, se mostrará como v0.1 cuando se vea el activo en el repositorio. Puede cambiar o suprimir el elemento original en Documentos sin que el elemento almacenado en el repositorio se vea afectado.

     • Agregar desde esta computadora: seleccione uno o más elementos de su computadora.
     • Agregar desde un proveedor de almacenamiento en la nube de terceros: si el administrador ha integrado otros proveedores de almacenamiento en la nube de terceros y el administrador del repositorio ha agregado el conector al repositorio seleccionado, se mostrarán las opciones para importar desde esos proveedores. La primera vez que realice una importación de un proveedor nuevo, tendrá que conectarse. A continuación, podrá seleccionar uno o más elementos de su cuenta.

       Si es necesario, posteriormente podrá revocar el acceso a un proveedor.

   • Arrastre y suelte el contenido de su computadora de escritorio.

     En la página Activos, asegúrese de que ha seleccionado el repositorio y, opcionalmente, la recopilación a la que desee agregar los elementos. A continuación, busque contenido de sus archivos locales y arrástrelo a la página Activos.

   • Seleccione el contenido de la lista Documentos.

     En la página Documentos, seleccione elementos y elija Agregar a activos. Seleccione el repositorio al que desea agregar los elementos. Para agregar un elemento a un repositorio, debe ser miembro de dicho repositorio. Si desea utilizar un repositorio pero no lo ve en la lista, puede que no sea miembro de ese repositorio.

     Se realizará una copia del elemento y se agregará al repositorio como un nuevo activo, por lo que se mostrará como la versión uno en el repositorio, independientemente del número de versión en Documentos. Por ejemplo, si selecciona la versión v3 de un documento y la agrega como un activo, se mostrará como v0.1 cuando se vea el activo en el repositorio. Puede cambiar o suprimir el elemento original en Documentos sin que el elemento almacenado en el repositorio se vea afectado.

2. En el cuadro de diálogo, Agregar a repositorio, aparecerá una lista de los elementos que está agregando, que incluye el nombre de archivo, el tamaño de archivo, el tipo de activo asociado que se aplicará al elemento, el estado y, si hay campos de datos en el tipo de activo seleccionado, se mostrará el icono de atributos (). Puede que necesite o desee realizar las siguientes acciones en el cuadro de diálogo antes de agregar los activos:
   • Seleccione un tipo de activo: si el tipo de archivo tiene más de un tipo de activo digital asociado, puede seleccionar el tipo adecuado en la lista desplegable; o bien, seleccione varios elementos, haga clic en Asignar tipo y seleccione el tipo de activo. Si el activo no tiene ningún tipo de activo asociado disponible en el repositorio seleccionado, se mostrará el con el estado "Ningún tipo". Deberá eliminar el elemento para poder agregar los elementos restantes.
   • Edite valores de atributo: si al activo le faltan valores de atributo necesarios, se mostrará el con el estado "Atributos". Puede que también desee ver o editar los valores. Para editar los valores, haga clic en el o seleccione el elemento y haga clic en Editar atributos. Para introducir el mismo valor de atributo para varios activos del mismo tipo de activo, seleccione los activos y, a continuación, haga clic en Editar atributos (el icono de atributos muestra los atributos solo para un activo).
   • Asigne categorías: si hay una taxonomía asociada al repositorio en el que está agregado los elementos, puede asignar categorías. Seleccione uno o más elementos y, a continuación, haga clic en Categorías, o haga clic en y, a continuación, en el menú desplegable, seleccione Categorías. Para asignar categorías a este elemento de contenido, haga clic en Agregar categoría.

     Si el contenido inteligente está activado en el repositorio, podrá ver las sugerencias de categoría basadas en el contenido del activo. Puede seleccionar las sugerencias y hacer clic en Agregar, o puede hacer clic en Agregar todas para agregar todas las categorías sugeridas.

   • Defina los canales como destino (solo repositorios de activos): dirija los elementos a un canal para determinar las reglas de publicación de los elementos. Seleccione uno o más elementos y, a continuación, haga clic en Canales, o haga clic en el y, a continuación, en el menú desplegable, seleccione Canales.
   • Asigne etiquetas: agregue palabras clave que permitan a los usuarios buscar el elemento rápidamente. Seleccione uno o más elementos y, a continuación, haga clic en Etiquetas y recopilaciones, o haga clic en el y, a continuación, en el menú desplegable, seleccione Etiquetas y recopilaciones.
   • Agregue a recopilaciones: agregue los elementos a una recopilación dentro de un repositorio. Seleccione uno o más elementos y, a continuación, haga clic en Etiquetas y recopilaciones, o haga clic en el y, a continuación, en el menú desplegable, seleccione Etiquetas y recopilaciones.

Adición de representaciones de imágenes (solo repositorios de activos)

Puede cargar representaciones personalizadas de sus imágenes para que se adecuen al canal en el que se publican (móvil, tablet, web, etc.). Cuando se agrega una imagen a un repositorio, Oracle Content Management genera de forma automática representaciones pequeñas, medianas, grandes y de vista en miniatura de la imagen. Puede utilizar estas representaciones o crear las suyas propias según sus necesidades.

Supresión de activos

Para suprimir un activo:

1. En la página Activos, seleccione el elemento que desee suprimir.
2. Haga clic en Suprimir.

Debe tener en cuenta lo siguiente cuando suprima activos:

• No es posible suprimir activos publicados. Para poder suprimir un activo, primero se debe anular su publicación. Si selecciona un activo publicado, la opción Suprimir no está disponible.
• Si suprime un maestro en un juego de elementos de contenido traducidos, también se suprimen las traducciones.
• No se puede suprimir un activo que se esté utilizando en un elemento de contenido. Por ejemplo, si se hace referencia a una imagen en un elemento de contenido, esa imagen no se puede suprimir.