Bloqueo y desbloqueo de entidades

Puede ver el estado de bloqueo, así como bloquear y desbloquear entidades en la página Aprobaciones. También puede ver el estado de bloqueo y el estado del cálculo en el formulario Estado de los datos.

El proceso de carga de datos no carga entidades que están bloqueadas. Si una entidad está bloqueada o aprobada, no puede enviar, contabilizar ni descontabilizar un asiento; ni tampoco modificar un formulario de datos que contenga dicha entidad. Tampoco puede ejecutar las reglas de negocio predefinidas Consolidación o Conversión ni reglas a petición en una entidad bloqueada.

Si está activada la opción Organización por período mejorada y la unidad de aprobación de una instancia de una entidad compartida está bloqueada, no se pueden introducir los datos comunes en ninguna instancia independientemente del estado de esa instancia. Sin embargo, los datos de nodo solo se bloquearán para la instancia (o las instancias) para la que está bloqueada su unidad de aprobación.

Tenga en cuenta que los datos de nodo tampoco se podrán introducir en una entidad inactiva si sus padres están bloqueados.

Vea el siguiente vídeo para obtener más información sobre el proceso de bloqueo y desbloqueo:

Icono de vídeo Ascenso, aprobación y bloqueo de datos

Para bloquear o desbloquear una entidad, debe crear una jerarquía de unidades de aprobación que contenga las entidades que desea bloquear. De forma predeterminada, Financial Consolidation and Close proporciona una unidad de aprobación llamada "Geografía total".

Para bloquear o desbloquear entidades, debe ser administrador del servicio o usuario avanzado. Al crear una aplicación, se define automáticamente un propietario para la unidad de aprobación "FCCS_Geografía total". El propietario es el mismo que el administrador del servicio.

Puede modificar la información de propietario para la jerarquía de unidades de aprobación predeterminada "FCCS_Geografía total" siempre que el propietario sea un administrador de servicio válido o un usuario avanzado con acceso de escritura a las entidades en la jerarquía de unidades de aprobación.

No es necesario definir a ningún revisor para "FCCS_Geografía total" ya que el revisor es opcional. Todos los descendientes de "FCCS_Geografía total" heredarán la misma información de propietario que su padre, a menos que opte por tener otro propietario o revisor para una entidad individual de la jerarquía de unidades de aprobación.

Si crea jerarquías fuera de "FCCS_Geografía total", debe definir un propietario válido de esa jerarquía.

Bloqueo de entidades

Solo puede bloquear datos si se cumplen las siguientes condiciones:

  • El estado del cálculo de la entidad debe ser Correcto, Sin datos o Cambio del sistema. No puede bloquear una entidad con estado Cálculo afectado.

  • Si está activada la opción Organización por período mejorada, las condiciones de estado de cálculo se aplican tanto al "Estado del cálculo", que representa los datos comunes, como al "Estado del nodo", que representa los datos de nodo. El Estado del cálculo será el mismo en todas las instancias de una entidad compartida, pero el Estado del nodo será específico de cada instancia de una entidad compartida.

  • Los datos del periodo anterior deben estar bloqueados. Por ejemplo, solo puede bloquear una entidad en el periodo Febrero si está bloqueada en Enero.

Para bloquear entidades:

  1. En la página de inicio, haga clic en Aprobaciones.

  2. Seleccione la unidad de aprobación Geografía total.

    De forma predeterminada, la unidad de aprobación Geografía total tiene el estado Sin sincronizar, y se debe sincronizar.

  3. Haga clic en el icono Sincronizar para sincronizar la unidad de aprobación.

    Nota:

    Debe repetir este paso cada vez que agregue o elimine una entidad y refrescar la base de datos.

  4. Para iniciar la unidad de aprobación, haga clic en el icono Navegador y, a continuación, seleccione Gestionar aprobaciones.

    Si no inicia una unidad de aprobación, las entidades de esa unidad de aprobación permanecerán en estado "No iniciado".

  5. Seleccione el escenario, año y periodo que desea iniciar y haga clic en Ir.

  6. En la lista de vistas de la derecha, seleccione Vista de árbol.

  7. Expanda "Geografía total" hasta que vea FCCS_Geografía total.

    FCCS_Geografía total está en estado "No iniciado"

  8. Haga clic en Iniciar para iniciar "FCCS_Geografía total".

    A continuación, el sistema cambia al estado "Desbloqueado", junto con todos sus descendientes.

  9. En la página de inicio, haga clic en Aprobaciones.

  10. Haga clic en una unidad aprobación desbloqueada.

  11. En la página Cambiar estado, haga clic en Cambiar estado para cambiar el estado a Bloqueado.

  12. Haga clic en Listo.

Si se produce un error durante el proceso de bloqueo o desbloqueo, la página Aprobaciones muestra un estado Con errores junto a la unidad de aprobación. Haga clic en el enlace para ver un informe de validación detallado y resolver el error.

Desbloqueo de entidades

Solo puede desbloquear datos para un periodo si el periodo siguiente está desbloqueado. Por ejemplo, solo puede desbloquear una entidad en Febrero si la entidad está desbloqueada en Marzo.

Puede seleccionar la opción Desbloquear o Desbloquear uno:

  • Desbloquear: si selecciona la acción Desbloquear en una entidad padre, el sistema desbloquea la entidad padre y todos sus descendientes.

  • Desbloquear uno: Si selecciona la acción Desbloquear uno en una entidad padre, el sistema desbloquea solo la entidad padre, pero no sus descendientes.

Al desbloquear una entidad y seleccionar al propietario de la entidad, puede ser cualquier propietario de la ruta jerárquica anterior, incluido el propietario actual. Si selecciona la opción Automático para el propietario, el nuevo propietario será el propietario actual de la entidad.

Para desbloquear entidades:

  1. En la página Aprobaciones, haga clic en una unidad aprobación bloqueada.

  2. En la página Cambiar estado, en la lista desplegable Acciones, seleccione una opción:

    • Desbloquear: Desbloquea la entidad padre y todos sus descendientes.

    • Desbloquear uno: Desbloquea solo la entidad padre.

  3. Haga clic en Listo.

Si se produce un error durante el proceso de bloqueo o desbloqueo, la página Aprobaciones muestra un estado Con errores junto a la unidad de aprobación. Haga clic en el enlace para ver un informe de validación detallado y resolver el error.

Desbloqueo de nuevas entidades

Al agregar una nueva entidad a una jerarquía, el sistema implanta el bloqueo como parte del proceso Sincronización. La nueva entidad hereda el estado bloqueado de su padre para los períodos anteriores. El sistema realiza una comprobación desde el primer período de la aplicación donde esté bloqueado el padre. La nueva entidad se bloquea automáticamente si el padre está bloqueado.

Si está activada la opción Organización por período mejorada, las nuevas instancias de una entidad compartida se consideran nuevas entidades.

El sistema bloquea la entidad (o la nueva instancia de una entidad compartida) si se cumplen las siguientes condiciones:

  • La nueva entidad tiene NODATA y el estado Sin iniciar.

  • El padre de la nueva entidad está bloqueado.

  • El período anterior de la nueva entidad está bloqueado.

Si no desea que la nueva entidad se bloquee, tendrá que desbloquear manualmente la nueva entidad, lo que hará que el padre se desbloquee.

Tras agregar una nueva entidad (o una nueva instancia de una entidad compartida), la jerarquía de unidades de aprobación tendrá el estado "Sin sincronizar", porque ha cambiado los metadatos.

Para sincronizar jerarquías de unidades de aprobación:

  1. Haga clic en el icono Navegador Icono Navegador, y en Flujo de trabajo, haga clic en Unidad de aprobación.
  2. Seleccione una jerarquía de unidades de aprobación mostrada como Sin sincronizar y haga clic en Sincronizar.

    El sistema sincronizará todas las jerarquías de unidades de aprobación de la aplicación para evitar cualquier conflicto cuando una entidad pertenece a varias jerarquías.

  3. Para ver el estado del proceso de sincronización, vaya a la consola Trabajos.

    La lista Trabajos incluye el estado de cada una de las jerarquías de unidades de aprobación que se está procesando, así como los detalles de los posibles errores.

Directrices para iniciar las entidades

Si una entidad es parte de una jerarquía de unidades de aprobación y la jerarquía de unidades de aprobación se asigna a una combinación Escenario/Año/Período, se considera que la entidad participa en el proceso de revisión.

Si una entidad no es parte de una jerarquía de unidades de aprobación o si la jerarquía de unidades de aprobación no se asigna a ninguna combinación Escenario/Año/Período, no se considera que la entidad participa en el proceso de revisión.

Para cualquier entidad que participe en el proceso de revisión, el sistema solo permite la entrada de datos en la entidad una vez que esta haya iniciado el proceso de revisión (el estado sea Desbloqueado para la plantilla Consolidación o En revisión para la plantilla Ascendente). Esta comprobación se realiza para evitar que un padre bloqueado se vea afectado. Por tanto, tendrá que iniciar la entidad para poder introducir datos en ella.

Si está activada la opción Organización por período mejorada, el sistema solo permite la entrada de datos comunes en la entidad después de que al menos una instancia de la entidad haya iniciado el proceso de revisión (el estado es Desbloqueado para la plantilla Consolidación o En revisión para la plantilla Ascendente). El sistema solo permite la entrada de datos de nodo en la entidad después de que la instancia específica de la entidad haya iniciado el proceso de revisión.

Esta directriz para las entidades iniciales se aplica a todos los procesos de modificación de datos. Esto incluye la entrada de datos mediante formularios de datos y SmartView, la carga de datos, la copia y el borrado de datos, la contabilidad de asientos, la contabilización de datos adicionales, la consolidación, la conversión y el cálculo de reglas a petición.

Si aún no ha iniciado las entidades porque está cargando datos históricos, esto afectará a la carga de datos porque el sistema evita la entrada de datos a menos que se haya iniciado la entidad. Si no desea iniciar el proceso de revisión mientras carga y confronta los datos históricos, puede eliminar manualmente la asignación de unidades de aprobación de la jerarquía de unidades de aprobación. Cuando esté listo para bloquear las entidades, necesitará agregar manualmente la asignación de jerarquías de unidades de aprobación e iniciar el proceso de revisión.

Directrices para las entidades inactivas si está activada la opción Organización por período mejorada

Si está activada la opción Organización por período mejorada, y se ha asignado a una entidad de una jerarquía de unidades de aprobación el método de consolidación Inactiva, se modifican las dependencias jerárquicas.

Se crea un "punto de corte" entre la entidad inactiva y su padre, de modo que no se transfieran dependencias jerárquicas a través del punto de corte. La entidad inactiva y su subjerarquía se consideran como si fueran una jerarquía dependiente. El bloqueo o desbloqueo de una entidad inactiva bloqueará o desbloqueará esa entidad y sus descendientes activos, pero no afectará a sus antecesores. El bloqueo o desbloqueo de un antecesor de una entidad inactiva no afectará a esa entidad inactiva ni a sus descendientes.

Se impedirá la entrada de datos comunes en una instancia inactiva de una entidad compartida si alguna instancia de la entidad compartida está bloqueada. Se impedirá la entrada de datos de nodo en una instancia inactiva de una entidad compartida si la instancia inactiva o su padre están bloqueados. Una instancia inactiva desbloqueada de una entidad compartida permite la entrada de datos comunes si ninguna de las demás instancias de esa entidad compartida está bloqueada, pero la entrada de datos de nodo también requiere que el padre (que se verá afectado por la entrada de datos de nodo de cualquier entidad hijo, incluido un hijo inactivo) también esté desbloqueado.

El siguiente diagrama es una ejemplo de entidades activas/inactivas.

Ejemplo de bloqueo de entidades inactivas

En este ejemplo, se selecciona la entidad superior (Top) para empezar.

  • Se omitirán P1 y sus descendientes, ya que P1 está inactiva

  • Se incluirán P2 y E4

  • Se omitirán P2A y sus descendientes, y E5, ya que están inactivas

  • Se incluirá P3, pero se omitirá E6, ya que está inactiva

En resumen, se incluirán las siguientes entidades en el proceso de inicio: la superior (Top), P2, E4, P3.

Observe que las siguientes acciones de aprobación tendrán en cuenta el estado activo/inactivo:

  • Iniciar

  • Excluir

  • Promocionar

  • Aprobar

  • Bloquear

  • Desbloquear