Validaciones del sistema
Para cada acción de aprobación, se realizará el siguiente proceso de validación cuando corresponda.
Validaciones del sistema para el ascenso/la aprobación
El usuario es un propietario válido con acceso de escritura a la entidad
La ubicación actual de la entidad se encuentra con el usuario asignado
El estado de cálculo de la entidad es Correcto/Sin datos/Cambio en el sistema
Para las aplicaciones con la opción Organización por período mejorada activada, tanto el Estado del cálculo como el Estado del nodo de la entidad deben ser Correcto/Sin datos/Cambio en el sistema.
Validaciones del sistema para el bloqueo
Para bloquear una entidad del periodo actual, todos los periodos anteriores en el mismo año de la entidad deben bloquearse. Si el periodo actual es el primer periodo del año, el periodo anterior (que sería el último periodo del año anterior) debe bloquearse.
Aprobación en fases sin dependencia de fase
Dado que no hay dependencia de fase, en el mismo periodo, el sistema no comprueba si la Fase 1 está bloqueada antes de que se pueda bloquear la Fase 2.
El sistema no comprueba el bloqueo del periodo anterior. Para la comprobación del bloqueo del periodo, todas las fases del periodo anterior se bloquean para bloquear cualquier fase del periodo actual.
Por ejemplo, para bloquear March, NY: GroupA, todos los periodos anteriores de esta entidad y todas las fases deben bloquearse. Por lo tanto, Feb, NY: GroupA, GroupB, GroupC y Jan, NY: GroupA, GroupB, GroupC deben bloquearse.
Aprobación en fases con dependencia de fase
Para la aprobación en fases con dependencia, además de comprobación del periodo anterior, el sistema también comprueba y garantiza que todas las fases anteriores en el mismo periodo están bloqueadas.
El sistema comprueba el estado del cálculo al bloquear cada fase. Para bloquear la fase, la entidad debe tener el estado Correcto/Sin datos/Cambio en el sistema.
Por ejemplo, es posible que se bloqueara la Fase 1, pero posteriormente introdujo más datos para la Fase 2, que aún no está bloqueada. Para bloquear la Fase 2, debe consolidar la entidad para que el estado de cálculo sea Correcto antes de que pueda bloquear la Fase 2.
Validaciones del sistema para el desbloqueo
Para desbloquear una entidad del periodo actual, todos los periodos futuros (con datos) en el mismo año de la entidad deben desbloquearse.
Aprobación en fases sin dependencia de fase
Dado que no hay dependencia de fase, en el mismo periodo, el sistema no comprueba si la Fase 2 está desbloqueada antes de que se pueda desbloquear la Fase 1.
El sistema comprueba y garantiza que todas las fases de los periodos futuros con datos no estén bloqueadas para desbloquear cualquier fase del periodo actual.
Por ejemplo, para desbloquear March, NY: GroupA, asumiendo que el último periodo con datos es mayo, entonces todas las fases de todos los periodos futuros (abril y mayo) deben desbloquearse. Abril, NY: GroupA, GroupB, GroupC y mayo, NY: GroupA, GroupB, GroupC deben desbloquearse.
Aprobación en fases con dependencia de fase
Para la aprobación en fases con dependencia de fase, además de la comprobación del periodo futuro, el sistema comprueba y garantiza que todas las fases posteriores en el mismo periodo no están bloqueadas.
Validaciones definidas por el usuario
La validación de aprobación en fases se basa en las reglas definidas para las celdas en cada fase.
Puede definir todas las reglas de validación que necesite. Puede crear la regla en el formulario de datos, o bien puede utilizar el script de cálculo para realizar el cálculo y, a continuación, asignar el resultado a una cuenta a la que se haga referencia en el formulario como parte de su regla de validación.
Si desea una regla de validación diferente para una fase diferente, puede incluir la cuenta de validación específica como parte de la definición de la fase.
Dado que la validación personalizada es opcional, puede que no necesite validación para algunas fases y que tenga que aplicarla en otras fases.
Validaciones con dependencia de fase
Si se selecciona la opción Dependencia de fase para la jerarquía de unidades de aprobación, hay comprobaciones de validación adicionales que deben realizarse para que se permita una acción de aprobación específica. Las siguientes acciones de aprobación requieren una comprobación de dependencia de fase adicional:
Iniciar
Excluir
Promocionar
Rechazar
Apropiarse
Volver a abrir
Aprobar
Bloquear
Desbloquear
La comprobación de dependencia de fase no se aplica a la entrada de datos, ya que un usuario no puede comenzar a introducir datos hasta que no se inicie la entidad.
Un grupo de entidades en una jerarquía de unidades de aprobación tiene tres propiedades que se tienen en cuenta para la comprobación de dependencia.
Validación del estado de aprobación (estado de aprobación nuevo después de que se realice la acción)
El estado de aprobación de la Fase N+1 debe ser igual o menor que la Fase N
Validación de la ubicación (ubicación nueva después de que se realice la acción)
La ubicación de la entidad de nivel X debe ser igual o menos que el nivel X+1
Validación de propietarios y revisores
No hay validación de dependencia para el propietario y el revisor en la misma ubicación. Por lo tanto, el propietario y el Revisor 1 y el Revisor 2 de la misma ubicación en la ruta jerárquica se consideran iguales.
Para realizar la acción de aprobación, uno debe superar la comprobación de dependencia tanto para el estado de aprobación como para la validación de la ubicación. Si alguna parte de la validación falla, la acción de aprobación fallará.
Además de la regla de validación para las acciones de aprobación, el sistema valida cuándo pueden los usuarios tener acceso a los datos y las acciones que pueden realizar. Consulte Reglas de validación de datos.