Estados de unidades de aprobación

Una unidad de aprobación tiene uno de los siguientes estados:

• Sin iniciar: estado inicial de todas las unidades de aprobación. Un administrador empieza el proceso de revisión con la acción Iniciar, que cambia el estado de una unidad de aprobación a Primera pasada (en la plantilla de formato libre); a En revisión y primero en la ruta jerárquica (en la plantilla ascendente); o a En revisión y último en la ruta jerárquica (en la plantilla de distribución).

  Nota:

  Primero y último en la ruta jerárquica no son estados, sino ubicaciones de dónde y quién es el propietario de la unidad de aprobación.

• Primera pasada: estado de comienzo de las unidades de aprobación seleccionadas para el proceso de elaboración de presupuesto. Las unidades de aprobación no tienen propietarios durante la Primera pasada. Las personas que tienen permiso de escritura pueden introducir datos y promocionar las unidades de aprobación durante el estado Primera pasada. Durante este estado, los administradores pueden excluir a miembros de las unidades de aprobación.

  Cuando una unidad de aprobación esté preparada para su revisión, los usuarios seleccionan una de las acciones, cambian el estado de la unidad de aprobación y transfieren su propiedad. Para recibir una notificación por correo electrónico en el caso de que se convierta en el propietario de una unidad de aprobación, consulte Configuración del correo electrónico para notificaciones y Establecimiento de opciones de aprobaciones.

  Nota:

  Si se utiliza la plantilla de formato libre para las aprobaciones, debe asignar al siguiente propietario.

• En revisión: sucede después de una acción Ascender o Enviar y significa que una persona está revisando la unidad de aprobación. Solo el propietario actual o los administradores pueden cambiar datos en las unidades de aprobación cuyo estado es En revisión. Durante el estado En revisión, las unidades de aprobación pueden someterse a iteraciones de promociones, envíos, autorizaciones y rechazos hasta recibir la aprobación final.

• Congelada: todos los datos relacionados en unidades de aprobación descendientes están bloqueados (solo lectura). El propietario que haya congelado las unidades de aprobación, o un propietario superior, selecciona la opción Descongelar para revertir esta acción.

• Distribuida: hay varias personas revisando el presupuesto. Los revisores se filtran por permisos y se seleccionan los revisores especificados para la acción de distribución seleccionada (Distribuir, Distribuir hijos o Distribuir propietario).

• Sin autorizar: se produce cuando el propietario o un administrador selecciona Rechazar. Solo el propietario actual o el administrador pueden cambiar datos o realizar una acción sobre una unidad de aprobación cuyo estado sea Sin autorizar.

• Aprobado: sucede cuando se selecciona Aprobar. La última persona de la ruta jerárquica (el propietario de la unidad de aprobación) se convierte en el propietario, con independencia de si es propietario o revisor. Los propietarios pueden editar los datos si tienen permiso de escritura en la combinación de miembros que define la unidad de aprobación y pueden realizar la acción Aprobar. Los revisores que son la última persona de la ruta jerárquica no pueden editar los datos de la unidad de aprobación, pero pueden realizar la acción Aprobar. Después de haber aprobado todas las unidades de aprobación, el ciclo de elaboración de presupuesto está completo.

Notas:

• En todos los estados, a excepción de Sin iniciar, las personas con permiso de lectura podrán consultar los datos, ver el estado de aprobación y el historial, además de leer y agregar anotaciones.

• Una unidad de aprobación puede omitir estados de aprobación.

• El proceso de revisión puede administrarse en un nivel superior con unidades de aprobación padre.

• Los propietarios y revisores de unidades de aprobación pueden ser individuos o bien un grupo. Consulte Acerca de las aprobaciones basadas en grupos en Administración de Planning.