20 Asiakirjojen indeksointi

Kaikissa asiakirjan sivuissa on samat metatietojen arvot, joten asiakirjan yhden sivun indeksointi indeksoi kaikki sen sivut. Asiakirjaruudussa erän asiakirjat on erotettu vaalealla palkilla. Eräruudussa asiakirjat on listattu oman eränsä alapuolella. Jos valittu työaseman profiili on määritetty indeksointia varten, metatietokentät näytetään vasemmanpuoleisessa alaruudussa, kun asiakirja valitaan eräruudussa. Voit parantaa luettavuutta säätämällä metatietokenttien fonttikokoa Määritykset-valintaikkunassa.

Jotta voidaan varmistaa vakiomuotoiset syötteet, metatietokentissä saatetaan käyttää syöttörajoitteita tai syötteen muotoiluja, valintalistoja tai sisältöhakuja.

Jos metatietokentässä käytetään syöttörajoitetta tai suodatinta, se määrää, mitä metatietokenttään voidaan syöttää. Rajoite voi esimerkiksi sallia numeroiden kirjoittamisen kenttään, muttei kirjainmerkkejä, tai se voi rajata syötteen neljään merkkiin. Jos kirjoitat merkin, joka ei vastaa maskia, kuuluu merkkiääni eikä sovellus hyväksy merkkiä. Esimerkiksi metatietokenttä nimeltä Laskun numero voi käyttää syöttömaskia, joka rajaa syötöt seitsemännumeroisiin numeroihin.

Metatietokenttä saattaa käyttää muotoa, jotta syötteet voidaan näyttää yhdenmukaisesti. Kun siirryt toiseen metatietokenttään, tietojen näyttö muutetaan tarvittaessa vastaamaan näyttömuotoa. Esimerkiksi päivämääräkentässä oleva kirjaus voidaan muuttaa näkymään vakiopäivämäärämuodossa. Huomaa, että metatiedon arvo ei muutu.

Valintalistakentässä on lista arvoja, joista käyttäjä voi valita. (Työaseman profiiliasetuksista riippuen valintalistassa voi olla mahdollista syöttää arvo sen valitsemisen sijaan.) Valintalistakentät voivat olla riippuvaisia toisistaan, jolloin valinta yhdessä valintalistakentässä (päätasolla) määrittää siitä riippuvaisten valintalistakenttien (alitasojen) näyttämät arvot.

Asiakirjojen indeksointi metatietojen mukaan

Asiakirjojen indeksointi metatietojen mukaan:
  1. Valitse asiakirja joko Erä-ruudussa tai jossakin sen sivujen pienoiskuvassa asiakirjaruudussa.
    Metatietoruutu näkyy vasemmassa alaruudussa. Joissakin metatietokentissä saattaa olla jo automaattisesti täytettyjä arvoja.
  2. Valitse Asiakirjaprofiili-kentästä asiakirjaprofiili, joka vastaa indeksoitavaa asiakirjaa.

    Jos esimerkiksi indeksoit asiakkaan tilausasiakirjaa, voit valita asiakirjan profiilin, joka sisältää asiakasnumeron, asiakkaan nimen ja tilauksen metatietokentät.

  3. Täytä pakolliset metatietokentät.
  4. Indeksoi erän jokainen asiakirja toistamalla vaiheet 1-3.

Asiakirjojen indeksointi sisältöhaun arvojen mukaan

  1. Sijoita kohdistin metatietoruudussa metatietokenttään, jolle on konfiguroitu sisältöhaku.

    Sisältöhaku-painike on aktiivinen, kun voit suorittaa sisältöhaun valitulle metatietokentälle.

  2. Syötä haettava arvo. (Numerokenttiin vaaditaan usein tarkat arvot.)

    Joissakin tapauksissa riittää, että syötät haettavasta arvosta vain muutaman ensimmäisen merkin, jos tämä sallitaan työaseman profiilissa. Voit syöttää esimerkiksi kirjaimet Ora metatietokenttään, jonka nimi on Yritys, jos haluat hakea tietueita, joiden Yritys-kentän nimi alkaa kirjaimilla Ora. Hakutulosten näyttäminen voi kuitenkin kestää pitkään, jos syötät osittaisia arvoja, koska palautettavia tietueita voi olla paljon.

  3. Valitse Sisältöhaku.

    Jos löytyy useita tietueita, näkyviin tulee Sisältöhaun tulokset -valintaikkuna. Jos tietueita on vain yksi, arvoilla täytetään automaattisesti kenttä/kenttiä ilman, että tuloslistaa näytetään.

  4. Valitse hakutuloksissa vastaava tietue ja täytä metatietokentät tietovarastosta peräisin olevilla arvoilla napsauttamalla Valitse-painiketta. (Voit valita tietueen myös kaksoisnapsauttamalla sitä.)