21 Erien hallinta

Erä sisältää skannattuja kuvia, sivuja ja sähköisiä asiakirjoja, joita voi järjestää paikallisesti ja tallentaa tietovarastoon. Kun olet skannannut tai tuonut asiakirjoja, voit indeksoida, muokata ja vapauttaa niitä.

Kun luot eriä, ne nimetään automaattisesti työaseman profiilin etuliitteen mukaisesti (esimerkiksi SCAN tai IMPORT) ja nimen lopussa on sisäinen järjestysnumero.

  • Erät lukitaan automaattisesti sinulle, kun luot ne skannaamalla tai tuomalla, tai kun avaat (laajennat) niitä.

    Huomautus::

    Kun käyttäjät, jotka eivät voi enää avata erien lukituksia, jättävät eriä lukituiksi, Content Capture -pääkäyttäjät voivat avata kyseisten erien lukituksen jatkokäsittelyä varten.

  • Jos vapautusprosesseja ei ole määritetty ja poistat erien lukituksia, asiakirjat ja metatiedot lähetetään Oracle Content Management -tietovarastoon ja niiden lukitus poistetaan.

  • Jos olet valinnut käytettävissä olevan vapautusprosessin ja olet vapauttanut eriä, seuraava erälle suoritettu toiminto riippuu valitusta vapautusprosessista. Erän vapautuksen aikana etenemispalkki siirtyy oikealle erän nimen kohdalla ja osoittaa vapautuksen etenemisen. Voit valita ja käyttää muita eriä samaan aikaan, kun erän vapautus jatkuu taustalla.

  • Vapautuksen jälkeen seuraava erälle suoritettava toiminto riippuu sen työaseman profiiliasetuksista. Erät voivat siirtyä jälkikäsittelyvaiheeseen, esimerkiksi viivakoodin tunnistukseen, asiakirjojen (PDF/TIFF) muuntamiseen tai Oracle Content Management -tietovaraston vahvistukseen. Erien lukitus saatetaan avata, jolloin muut käyttäjät voivat lukita ja muokata niitä. Esimerkiksi sen jälkeen, kun skannauksen käyttäjät ovat luoneet, tarkistaneet ja muokanneet eriä, he voivat vapauttaa ne indeksoinnin käyttäjille valintaa, indeksointia ja jatkokäsittelyyn vapautusta varten.

Voit suorittaa seuraavat toimenpiteet hallitsemillesi erille:

Erän tietojen muuttaminen

Työaseman profiili on voinut määrittää erälle oletusprioriteetin ja -tilan. Voit määrittää erälle prioriteettinumeron väliltä 0 - 10, jossa 10 on korkein. Voit myös liittää erälle tilan käytettävissä olevista tilavalinnoista. Samoin voit liittää erään huomautuksen muistutukseksi tai ilmoitukseksi muille käyttäjille, jotka saattavat käyttää erää. Voit esimerkiksi lisätä huomautuksen, joka ilmoittaa, että erän tietystä asiakirjasta puuttuu sivu.

Erän tietojen muuttaminen:
  1. Valitse erä Erä-ruudussa.

    Erän tiedot näytetään oikeanpuoleisessa ruudussa. Prioriteetti-, Tila- ja Erän huomautukset -kenttiä voi muokata, jos erä on lukittu sinulle.

  2. Tee seuraavat asetukset tarpeen mukaan:
    1. Valitse Prioriteetti-kentässä uusi prioriteetin numero väliltä 0 - 10.
    2. Valitse Tila-ruudussa uusi tila.
    3. Voit syöttää, muokata tai poistaa tekstiä Erän huomautukset -kentässä.
  3. Valitse Käytä.
    Muutokset näkyvät Erä-ruudun listalla.

Erien vapautus

Työaseman profiili voi sisältää useita vapautusprosesseja. Jos haluat vapauttaa erän, valitse tarvittava vapautusprosessi listalta.

Erien vapautus:
  1. Valitse Erä-ruudussa vähintään yksi erä.
  2. Jos työaseman profiili sisältää useita prosesseja, valitse vapautusprosessi Vapauta erä-kuvakkeen oikealla puolella olevasta avattavasta listasta ja napsauta sitten Vapauta erä-kuvaketta. Voit myös napsauttaa erää/eriä hiiren kakkospainikkeella Erä-ruudussa, valita Vapauta erä -vaihtoehdon ja valita sitten jonkin sinulle konfiguroiduista vapautusprosessin valinnoista. Nämä valinnat ovat käytettävissä myös, jos valitset erän asiakirjan/asiakirjoja Erä-ruudussa.

    Erän nimen kohdalla näkyy palkki, joka siirtyy oikealle osoittamaan vapautuksen edistymistä. Vapautuksen aikana voit valita muita eriä ja asiakirjoja käyttöä varten.

    Huomautus::

    Vapautetut erät päivitetään säännöllisesti, jos otat käyttöön Erien automaattinen päivitys -valinnan työaseman määrityksissä.

  3. Voit myös katsoa erän uuden tilan napsauttamalla Päivitä erälista -painiketta. Kun vapautus on valmis, jokin seuraavista voi tapahtua:

    • Erä katoaa eräruudusta, esimerkiksi onnistuneen vahvistuksen jälkeen.

    • Erän kuvakkeessa näkyy käsittelyn osoitin, joka ilmaisee, että sitä jatkokäsitellään.

    • Erän kuvakkeessa näkyy virheen osoitin, joka ilmaisee, että vähintään yhdessä sen asiakirjassa ilmeni virhe.

Erien haku tai listan suodatus

Voit hakea eriä nimen, päivämäärän, prioriteetin ja tilan mukaan. Huomaa, että suodatettu lista sisältää aina sinulle lukitut erät hakutulosten lisäksi.

Erien haku:

  1. Napsauta Erä-ruudussa Hae erä-kuvaketta.

  2. Määritä Erän hakuehdot -valintaikkunassa, kuinka eriä voidaan hakea käyttämällä taulukossa listattuja ehtoja.

    Voit määrittää useita hakuvalintoja. Muista, että kaikkien määritettyjen hakukenttien on vastattava erää, jotta se löytyy, vaikka vain yhden hakukentässä olevan arvon on vastattava erää. Jos esimerkiksi valitset valinnan Kiireellinen Tila-kentässä ja valinnat 8, 9 ja 10 Prioriteetti-kentässä, erät, joiden tila on Kiireellinen JA prioriteetti 8, 9 TAI 10, löydetään. Toisaalta eriä, joiden tila on Kiireellinen, mutta prioriteetti 0, tai eriä, joilla ei ole tilaa ja joiden prioriteetti on 8, 9 tai 10, ei löydetä.

    Taulu 21-1 Erän hakuehdot

    Hakuehdot Kuvaus

    Erän nimi

    Syötä haettavan erän nimi. Voit määrittää nimen osan ja %-merkin vastaamaan yhtä tai useampaa muuta merkkiä. Jos esimerkiksi syötät tekstin Erä%, se vastaa eriä, joiden nimet ovat Erä15 ja Erät214.

    Päivämäärästä/Päivämäärään

    Voit hakea tietyllä päivämäärävälillä luotuja eriä napsauttamalla päivämääräkentän vieressä olevaa kalenteripainiketta ja valitsemalla alkamis- ja päättymispäivämäärän.

    Tila

    Voit hakea eriä niille määritetyn tilan perusteella valitsemalla vähintään yhden tilan. Erät, joille on määritetty jokin valituista tiloista, vastaavat hakua.

    Prioriteetti

    Voit hakea eriä niille määritetyn prioriteetin perusteella valitsemalla vähintään yhden prioriteetin. Erät, joille on määritetty jokin valituista prioriteeteista, vastaavat hakua.

    Erän tila

    Voit hakea eriä järjestelmän niille määrittämän tilan perusteella valitsemalla vähintään yhden tilan. Erät, joille on määritetty jokin valituista tiloista, vastaavat hakua. Käytettävissä olevia erän tiloja ovat seuraavat:

    • Valmis: eriä ei ole lukittu eikä virheitä ole havaittu.

    • Lukittu: erät ovat kenen tahansa käyttäjän lukitsemia

    • Virhe: vähintään yhdessä erän asiakirjassa on havaittu virhe

    • Käsitellään: käsittelyohjelma tai sen työ käsittelee eriä parhaillaan

  3. Valitse OK.

    Suodatetut hakutulokset näytetään eräruudussa. Muista, että sinulle lukitut erät näytetään aina eräruudussa erän suodatusasetuksista riippumatta, ja että erien suodatus säilyy, kun päivität erälistaa, kunnes se poistetaan.

Hakusuodattimen poisto:

  1. Napsauta Erä-ruudussa Haku-painiketta.
  2. Valitse Erän hakuehdot -valintaikkunassa Tyhjennä ehdot ja sitten OK.

    Erä-ruutu ei enää suodata listaa hakuehtojen mukaan.

Erän käsittelyvirheet

Virheitä voi esiintyä ajoittain, kun käsittelet eriä ja vapautat niitä. Jotkin yleiset virheet voi ratkaista virheen kanssa näytetyn selityksen perusteella. Muissa tapauksissa voi olla tarpeen ottaa yhteys proseduurin ylläpitäjään ja ilmoittaa erän nimi ja virhe.

Virheet erien käytössä

Jos yritettäessä katsoa muuta kuin kuva-asiakirjaa liittyvässä sovelluksessa ilmenee virhe, työasema näyttää virhesanoman Asiakirjan avaus liittyvässä sovelluksessa epäonnistui. Tähän asiakirjatyyppiin liittyvää sovellusta ei välttämättä ole.

Virheet erien vapautuksen jälkeen

  • Jos virhe esiintyy erän vapautuksen jälkeen esimerkiksi jälkikäsittelyvaiheessa, erä saatetaan näyttää eräruudussa lukittuna sinulta. (Huomaa, että jälkikäsittely on saattanut nimetä erän uudelleen.) Voit napsauttaa asiakirjan virhekuvaketta ja katsoa virheen tiedot valitsemalla valikosta Näytä erän virheet .

  • Jos vapautit erän täyttämättä kaikkia pakollisia metatietokenttiä jokaisessa asiakirjassa ja Content Capture on määritetty vahvistamaan erä jälkikäsittelyvaiheessa, seurauksena on virhe. Yleensä kaikki asiakirjat vahvistetaan ja poistetaan erästä. Virheitä sisältävät asiakirjat jäävät kuitenkin erään. Voit ratkaista virheen avaamalla erän, täyttämällä kaikkien asiakirjojen kaikki pakolliset metatietokentät (niiden nimien vasemmalla puolella on tähtimerkki *) ja vapauttamalla erän uudelleen.

Erän virheiden etsintä

Erän asiakirjoihin liittyvien virheiden tarkistus:
  1. Napsauta Erä-ruudussa hiiren kakkospainikkeella erää, jossa on varoitusmerkki, joka ilmaisee, että erä sisältää virheitä.
  2. Valitse kontekstivalikosta Näytä erän virheet.
    Näkyviin tulee Erän käsittelyvirheet -valintaikkuna.
  3. Valitse Erän käsittelyvirheet -valintaikkunassa kukin rivi, jotta voit katsella asiakirjaan liittyviä virheitä.
    Virhesanomat näkyvät Sanoma-ruudussa.
  4. Valitse Sulje, kun olet tarkistanut virheet.