Työaseman profiili sisältää asetukset, jotka peruskäyttäjät valitsevat skannatessaan, tuodessaan ja/tai indeksoidessaan asiakirjoja Content Capture -työasemassa. Työaseman profiilit ohjaavat esimerkiksi sitä, miten asiakirjat luodaan ja erotellaan erissä, onko metatietokenttiä käytettävissä, ja mitä tapahtuu sen jälkeen, kun käyttäjät vapauttavat eriä. Työaseman profiileja muodostetaan proseduurin elementtejä käyttäen.
Tutustumalla näihin aiheisiin opit, mitä työaseman profiilit ovat ja kuinka niitä konfiguroidaan:
Jotkut käyttäjät voivat vain tallentaa asiakirjoja, jotkut ovat vastuussa asiakirjaerien indeksien luonnista ja jotkut tekevät molempia. Voit konfiguroida työaseman profiileja näiden vaatimusten mukaan. Työaseman profiileissa määritetään erän etuliitteitä, erän prioriteetti, erien suodatusehdot (prioriteetti, tila, etuliite ja niin edelleen). Voit rajoittaa työaseman profiilien käyttöä määrittämällä ne käyttäjille siten, että vain käyttäjät, joilla on riittävät käyttöoikeudet, voivat käyttää työaseman profiileja työasemaympäristössä. Voit liittää jokaiseen työaseman profiiliin yhden tai usean asiakirjaprofiilin.
Määritä työaseman profiilin konfigurointia varten asetukset profiilin sivuilla.
Taulu 11-1 Työaseman profiilin kokoonpano
Sivu | Pääkokoonpano |
---|---|
Yleiset asetukset |
Valitse tärkeimmät profiilin asetukset, kuten seuraavat:
|
Eräsuodattimen asetukset |
Voit halutessasi suodattaa eränäytön. Määritä, mitkä erät näkyvät käyttäjille eräruutulistalla, kun tämä työaseman profiili on valittuna, ja kuinka ne listataan (katso Käyttäjille näytettävän erälistan suodatus). |
Kuvan asetukset |
Määritä kuvan väri- ja laatuasetukset, tunnista tyhjät sivut ja käsittele tuodut muut kuin kuvatiedostot. Tämä välilehti on käytettävissä vain, kun Profiilityyppi-kentän arvoksi on määritetty 1 - Vain tallennus tai 2 - Tallennus ja indeksointi Yleiset asetukset -sivulla. Voit määrittää esimerkiksi seuraavia asioita:
|
Asiakirjan indeksointiasetukset |
Konfiguroi asiakirjojen erotin, riippuvainen valintalista ja asiakirjaprofiilin valinnat tarpeen mukaan. Tämä välilehti on käytettävissä vain silloin, kun Yleiset asetukset -sivun Profiilityyppi-kentän arvoksi on määritetty 2 - Tallennus ja Indeksointi tai 3 - Vain indeksointi. Voit määrittää esimerkiksi seuraavia asioita:
|
Suojaus |
Myönnä työaseman käyttäjille työaseman profiilin käyttöoikeudet tai poista ne aiemmin määritetyn roolin perusteella (katso Proseduurin suojauksen konfigurointi). |
Jälkikäsittely |
Määritä, mitkä vapautusprosessit käyttäjillä on käytettävissään erien vapautuksen yhteydessä (katso Työaseman profiilin jälkikäsittelyn konfigurointi). |
Yhteenveto |
Tarkista työaseman profiilin valitut asetukset. |
Voit lisätä uuden työaseman profiilin tai muokata olemassa olevaa Capture-välilehdessä.
On suositeltavaa, ettei työaseman profiiliin tehdä suuria muutoksia sen jälkeen, kun käyttäjät ovat aloittaneet erien tallennuksen profiilia käyttäen. Työaseman profiili kannattaakin muuttaa Vain indeksointi -tyyppiseksi profiiliksi. Se sallii käyttäjien indeksoida ja vapauttaa olemassa olevia eriä, mutta estää muiden erien tallentamisen.
Jos haluat tehdä laajempia muutoksia työaseman profiileihin, ota kopio tuotantoprofiilista. Siellä voit tehdä turvallisesti muutoksia, kunnes uusi profiili on valmis tuotannossa käytettäväksi.
Tallenna työaseman profiili säännöllisesti, kun teet muutoksia siihen. Aja työasema, jotta voit katsella profiilin muutoksia ja testata ne. Kun olet muokannut työaseman profiilia, sen metatietokenttiä tai asiakirjaprofiileja, kirjaudu ulos työasemasta ja sitten takaisin sisään, jotta näet, miten proseduurin muutokset vaikuttavat työasemaan.
Työaseman profiilin lisäys tai muokkaus:
Voit määrittää, onko työaseman profiili työaseman käyttäjien käytettävissä, aktivoimalla profiilin tai poistamalla sen käytöstä. Oletuksen mukaan työaseman profiilit ovat aktiivisia (online-tilassa). Voit siirtää työaseman profiilin offline-tilaan vianmääritystä varten tai lopettaa profiilin ennen sen poistamista. Profiili kannattaa poistaa käytöstä joksikin aikaa ennen poistamista.
Työaseman profiilin poisto ei vaikuta eriin, jotka on tallennettu aikaisemmin kyseistä profiilia käyttäen. Koska käyttäjät näkevät kaikki erät heille lukittuina eräsuodattimen asetuksista riippumatta, he voivat valita toisen työaseman profiilin ja jatkaa poistettua työaseman profiilia käyttäen luotujen erien katselua, muokkausta ja vapautusta.
Valitsemasi työaseman profiilityyppi määrittää, kuinka käyttäjät käyttävät profiilia ja tallentavatko he asiakirjoja ja valmiita metatietoarvoja. Profiilityyppi vaikuttaa myös siihen, kuinka erissä luodaan asiakirjoja.
Valitse 1 - Vain tallennus -profiilityyppi, kun haluat, että käyttäjät skannaavat tai tuovat asiakirjoja, mutta eivät indeksoi niitä. Tätä tyyppiä käytetään yleisesti erissä, jotka tunnistuksen käsittelyohjelma indeksoi myöhemmin jälkikäsittelyvaiheessa. Kun käyttäjät valitsevat Vain tallennus -profiilin, metatietoruutu ei näy työaseman ikkunassa.
Kun käyttäjät skannaavat erän, työasema skannaa kaikki skanneriin ladatut paperit ja luo yksittäisen asiakirjan. Työaseman käyttäjät erottavat yksittäisen asiakirjan useaksi asiakirjaksi käyttämällä Luo uusi asiakirja -valintaa. Tai erän käsittelyohjelma, kuten tunnistuksen käsittelyohjelma, voi suorittaa asiakirjojen erottelun.
Kun käyttäjät tuovat erän, heidän valitsemansa tuontivalinta määrittää, luodaanko yksittäinen asiakirja vai useita asiakirjoja.
Vaikka työaseman käyttäjät eivät voi indeksoida asiakirjoja, he voivat erottaa asiakirjoja käyttämällä Luo uusi asiakirja -valintaa.
Kun käytetään Vain tallennus -profillia, indeksoinnin ja asiakirjan luonnin valinnat eivät ole käytössä. Asiakirjan indeksointiasetukset-sivun asetukset eivät ole käytettävissä.
Valitse 2 - Tallennus ja indeksointi -profiilityyppi, kun haluat käyttäjien tallentavan ja indeksoivan asiakirjoja. Kun käyttäjät valitsevat Tallennus ja indeksointi -profiilin, työaseman ikkunassa näkyy metatietoruutu erää avattaessa.
Kun käyttäjät skannaavat erän Tallenna ja indeksoi -profiilia käyttämällä, Asiakirjan indeksointiasetukset -sivulla valittu Asiakirjan luontivalinta määrittää asiakirjojen luontitavan, kuten on kuvattu kohdassa Asiakirjan luonnin konfigurointi. Esimerkiksi asiakirjan luontivalinta Yksi sivu (yksipuolinen) luo uuden asiakirjan jokaisen sivun tallennuksen jälkeen. Käyttäjät voivat erottaa asiakirjoja Luo uusi asiakirja -valinnalla, tai he voivat käyttää tyhjien sivujen erotinarkkeja, joilla erän asiakirjat erotetaan ja määritetään automaattisesti.
Kun käyttäjät tuovat erän Tallennus ja indeksointi -profiilia käyttäen, heidän valitsemansa tuontivalinta määrittää, luodaanko yksittäinen asiakirja vai useita asiakirjoja. Käyttäjät voivat erottaa erän asiakirjoja toisistaan Luo uusi asiakirja -valinnalla.
Valitse 3 - Vain indeksointi -profiilityyppi, kun haluat käyttäjien indeksoivan asiakirjoja aiemmin tallennetuista eristä. Useat työasemaa käyttävät indeksoivat käyttäjät voivat esimerkiksi käsitellä eriä, jotka on luotu käyttämällä erittäin nopeaa tuotannon skanneria. Kun käyttäjät valitsevat Vain indeksointi -profiilin, työaseman ikkunassa näkyy metatietojen ruutu, mutta eräruudun tallennusvalinnat ovat piilossa. Siten niitä ei voi skannata eikä niillä voida lisätä sivuja eriin tuonnilla.
Vain indeksointi -profiili voidaan luoda seuraavissa tilanteissa:
Eri käyttäjäryhmät skannaavat indeksieriä käyttäen
Indeksoinnin käyttäjät suorittavat indeksoinnin loppuun tai tarkistavat sen
Erät vaativat korjausta, mutta indeksoivilla käyttäjillä ei ole skanneria käytettävissään
Käytettävissäsi on monta eri tapaa määrittää erät, jotka käyttäjät näkevät ja joita he voivat käyttää työaseman eräruudun listalla. Voit esimerkiksi konfiguroida työaseman profiilin siten, että se sallii käyttäjien katsella kaikkia proseduurin eriä. Tai rajoittaa erälistan sisältämään vain ne käyttäjien omille työasemilleen tallentamat erät, joissa on tietty etuliite ja jotka sisältävät virheitä.
Seuraavassa ohjeessa kuvataan, mitkä erät näkyvät käyttäjille eräruudussa:
Käyttäjälle lukitut erät listataan aina. Kaikki eivät kuitenkaan ole välttämättä näkyvissä, jos käyttäjä on määrittänyt näytettävien erien enimmäismäärän työaseman määrityksissä.
Se, näkevätkö käyttäjät lukitsemattomat tai muille käyttäjille lukitut erät, riippuu työaseman profiilin eräsuodattimen asetuksista. Voit esimerkiksi rajata erälistan eriin, joissa on tietty etuliite, tietty tila (kuten virhe tai käsittely) tai valittu tila tai prioriteetti.
Käyttäjät voivat tarkentaa erälistan suodatusta työasemassa hakuvalinnoilla. He voivat esimerkiksi suodattaa erälistan näyttämään rajatun määrän eriä, kuten korkean prioriteetin erät tai vain vanhemmat erät, tai hakea eriä, joissa on ilmennyt virhe vähintään yhdessä asiakirjassa.
Erien näyttäminen käyttäjille työaseman ikkunassa:
Taulu 11-2 Erien suodatus
Suodatin | Esimerkkikäyttö |
---|---|
Erän lisäetuliitteet |
Käyttäjät näkevät aina erät, jotka on luotu käyttämällä valitun profiilin erän etuliitettä, joka määräytyy muiden suodattimien mukaan.
|
Käsittelyn tilat |
Rajoita näyttö eriin, joilla on vähintään yksi valittu käsittelyn tila. Käsittelyn tilat ovat sisäisiä järjestelmän tiloja, joita ei voi määrittää uudelleen.
|
Erän tilat |
Rajoita näyttö eriin, joille on luotu vähintään yksi erän tila Luokitus-välilehdessä. Valitsemalla esimerkiksi erän tilan Uudelleenskannaus tai Tarkistettava voit näyttää erät, jotka vaativat pätevien käyttäjien huomiota. |
Prioriteetit |
Rajoita näyttö eriin, joilla on vähintään yksi prioriteetti. Esimerkiksi valitsemalla prioriteetin 10 saat näkyviin erät, jotka vaativat välitöntä huomiota käyttäjiltä. |
Erän näkyvyys |
Rajoita näyttöä käyttäjän ja sijainnin mukaan.
|
Ikä päivinä |
Syöttämällä numerot Alku- ja Loppu-kenttiin voit näyttää erät, joiden ikä osuu tiettyjen päivien määrien välille. Voit esimerkiksi näyttää erät, jotka ovat 7-45 päiviä vanhoja. |
Ensisijainen lajittelu, Toissijainen lajittelu |
Määritä, kuinka erät lajitellaan, ja valitse nouseva tai laskeva lajittelu. Voit käyttää ensisijaisen ja toissijaisen lajittelun perusteina seuraavia ehtoja:
Voit esimerkiksi lajitella eriä siten, että erät, joilla on korkein prioriteetti, näkyvät listan yläpäässä, ja eristä, joilla on sama prioriteetti, näytetään ensimmäisenä se erä, jolla on vanhin päivämäärä. Huomautus:: Tämä asetus määrittää työaseman profiilin oletusarvoisen lajittelujärjestyksen. Käyttäjä voi muuttaa lajittelujärjestystä sen jälkeen, kun erät on näytetty. |
Kun käyttäjät tallentavat asiakirjoja Content Capture Client -sovelluksessa, kuva-asetukset ovat peräisin kahdesta lähteestä:
Työaseman profiilin asetukset, joita kuvataan tässä aiheessa. Nämä asetukset koskevat kaikkia työaseman profiilia käyttäen tallennettuja eriä. Joissakin tapauksissa käyttävät voivat ohittaa nämä asetukset.
Skanneriasetukset, jotka ovat skannerikohtaisia ja käyttäjien valitsemia. Käyttäjä valitsee nämä asetukset napsautettuaan Tallennusasetukset-kohtaa eräruudussa. Kun nämä asetukset on valittu, ne tallennetaan työaseman profiilia käyttäen.
Kuvatiedostojen ja muiden kuin kuvatiedostojen tallennusasetukset työaseman profiilissa:
Lisää työaseman profiili tai muokkaa sitä ja valitse sitten Kuvan asetukset -sivu.
Konfiguroi kuvan asetukset.
Määritä Oletusväri-kentässä oletusväri (Mustavalkoinen, Harmaasävy tai Väri) ja tasapainota kuvan laatu suhteessa kuvan kokoon.
Jos jätät kenttään valinnan <Ei määritetty>, käytetään skannerissa valittua väriä (joka on joko työaseman käyttäjän valitsema tai skannerin oletusasetus).
Valitsemalla Estä oletuskorvaus -kentän voit estää työaseman käyttäjiä muuttamasta skannerin väriasetuksia. Kaikki skannerit eivät välttämättä noudata tätä asetusta.
Määritä Oletus-DPI-kenttään oletus-DPI (100, 150, 200, 240, 300, 400 tai 600) ja tasapainota kuvan laatu suhteessa kuvan kokoon.
Jos jätät kenttään valinnan <Ei määritetty>, käytetään skannerissa valittua DPI:tä (joka on joko työaseman käyttäjän valitsema tai skannerin oletusasetus).
Valitsemalla Estä oletuskorvaus -kentän voit estää työaseman käyttäjiä muuttamasta kuvan tarkkuutta skanneriasetuksissa. Kaikki skannerit eivät välttämättä noudata tätä asetusta.
Tyhjien sivujen tavukynnys -kentässä voit halutessasi konfiguroida tyhjien sivujen tunnistuksen.
Voit määrittää oletuskirkkauden ja -kontrastin valitsemalla Käytä oletuskirkkautta ja -kontrastia -kentän ja säätämällä arvoja ylös- tai alaspäin liukusäätimiä siirtämällä. Työaseman käyttäjät voivat ohittaa nämä asetukset, jos se on sallittu heidän skannerikohtaisissa asetuksissaan.
Huomautus::
Kuvien tulokset saattavat vaihdella eri skannerimallien välillä. Oletuskirkkauden ja -kontrastin käyttäminen toimii siis parhaiten, kun työaseman profiilissa käytetään samaa skannerimallia.
Tallenna työaseman profiili valitsemalla Lähetä.
Käyttäjien tallentamat kuva-asiakirjat saattavat sisältää tyhjiä sivuja. Voit konfiguroida Content Capturen poistamaan tyhjät sivut eristä automaattisesti. Sitä varten on määritettävä, kuinka tyhjä sivu tunnistetaan. Toisien sanoen tiedoston koolle on määritettävä kynnysarvo. Tällöin kaikkia kuvia, jotka ovat enintään kyseisen kynnysarvon kokoisia, käsitellään tyhjinä sivuina.
Lisätietoja erotinarkin ja tyhjien sivujen tunnistuksen konfiguroinnin välisistä eroista on kohdassa Erotinarkkien käytön konfigurointi.
Skannatut paperiasiakirjat tai tuodut kuvatiedostot muunnetaan kuva-asiakirjoiksi Content Capture -sovelluksessa. Kun käyttäjät tuovat muita kuin kuvatiedostoja, kuten Microsoft Word- tai PDF-asiakirjoja, työaseman profiilissa määritetyt muiden kuin kuvatiedostojen asetukset määrittävät, kuinka niitä käsitellään.
Muiden kuin kuvatiedostojen käsittelyn konfigurointi työaseman profiilissa:
Kun konfiguroit työaseman profiilin, muista määrittää, kuinka asiakirjat luodaan erissä. Tallennetaanko asiakirjoja kiinteää sivumäärää käyttäen, kuten yksipuolisina tai kaksipuolisina asiakirjoina? Käytetäänkö erotinarkkeja osoittamaan yhden asiakirjan loppumista ja seuraavan alkamista? Tai kehotetaanko käyttäjää määrittämään, kuinka asiakirjoja luodaan erän sisällön perusteella?
Asiakirjan luontivalinnan määritys työaseman profiilissa:
Voit konfiguroida työaseman profiilin käyttämään erotinsivuja, joilla määritetään, milloin asiakirjat pitää erottaa toisistaan. Jos kuvatiedoston koko on enintään määrittämäsi tavukynnyksen arvon suuruinen, luodaan uusia asiakirjoja ja erotinarkki poistetaan.
Työaseman profiilin konfigurointi erotinarkkien tunnistusta varten:
Riippuvainen valintalista sisältää vähintään kaksi alitason valintalistaa, jotka on linkitetty päätason kenttään. Toinen niistä tulee esiin, kun käyttäjä tekee valinnan päätason kentässä. Voit lisätä useita valintalistoja, mutta vain yhden riippuvaisen valintalistan määrityksen työaseman profiiliin metatietokentän määrityksiä käyttäen.
Asiakirjaprofiili määrittää metatietokenttien kenttien joukon, joiden avulla voit indeksoida tietyn asiakirjatyypin, ja asiakirjan käytettävissä olevat liitetyypit. Kun konfiguroit työaseman profiilia, valitse asiakirjaprofiilit kaikille indeksoitaville asiakirjatyypeille tai sekä profiilia käyttäen tallennetuille että indeksoiduille asiakirjoille.
Katso kohta Lisää asiakirjaprofiili tai muokkaa sitä.
Content Capture sisältää seuraavat kolme työaseman suojaustasoa:
Järjestelmän pääkäyttäjän on määritettävä sopiva käyttäjärooli (CECCaptureClient
), jotta käyttäjä pystyy kirjautumaan sisään Content Capture Client -sovellukseen.
Tiettyjen työaseman profiilien katselua ja käyttöä varten proseduurin ylläpitäjät määrittävät käyttäjille profiilien suojatun käytön käyttöoikeuden.
Työaseman profiilin suojatun käytön käyttöoikeuden myöntäminen Content Capture -käyttäjille:
Työaseman käyttäjät voivat joko avata erien lukituksia tai vapauttaa erät vapautusprosessin kautta, kun he ovat käsitelleet kyseisiä eriä. Erän seuraava vaihe riippuu sen jälkikäsittelyn konfiguraatiosta, joka määritetään vapautusprosessia käyttäen. Erälle voidaan suorittaa vahvistuskäsittely proseduurille määritettyjen aktiivisten vahvistusprofiilien perusteella. Tai erä voidaan laittaa jonoon jatkokäsittelyä varten. Jatkokäsittely voisi olla esimerkiksi TIFF-muuntotyön erävirta, PDF-muuntotyön erävirta, tunnistusprosessorin työn erävirta työ sisältöhakutyön erävirta tai XML-muuntotyön erävirta.
Työaseman profiilin jälkikäsittelyn konfigurointi: