Työasemien profiilien konfigurointi

Työaseman profiili sisältää asetukset, jotka peruskäyttäjät valitsevat skannatessaan, tuodessaan ja/tai indeksoidessaan asiakirjoja Content Capture -työasemassa. Työaseman profiilit ohjaavat esimerkiksi sitä, miten asiakirjat luodaan ja erotellaan erissä, onko metatietokenttiä käytettävissä, ja mitä tapahtuu sen jälkeen, kun käyttäjät vapauttavat eriä. Työaseman profiileja muodostetaan proseduurin elementtejä käyttäen.

Tutustumalla näihin aiheisiin opit, mitä työaseman profiilit ovat ja kuinka niitä konfiguroidaan:

Tietoja työasemien profiileista

Jotkut käyttäjät voivat vain tallentaa asiakirjoja, jotkut ovat vastuussa asiakirjaerien indeksien luonnista ja jotkut tekevät molempia. Voit konfiguroida työaseman profiileja näiden vaatimusten mukaan. Työaseman profiileissa määritetään erän etuliitteitä, erän prioriteetti, erien suodatusehdot (prioriteetti, tila, etuliite ja niin edelleen). Voit rajoittaa työaseman profiilien käyttöä määrittämällä ne käyttäjille siten, että vain käyttäjät, joilla on riittävät käyttöoikeudet, voivat käyttää työaseman profiileja työasemaympäristössä. Voit liittää jokaiseen työaseman profiiliin yhden tai usean asiakirjaprofiilin.

Määritä työaseman profiilin konfigurointia varten asetukset profiilin sivuilla.

Taulu 11-1 Työaseman profiilin kokoonpano

Sivu Pääkokoonpano

Yleiset asetukset

Valitse tärkeimmät profiilin asetukset, kuten seuraavat:

  • Voivatko käyttäjät käyttää työaseman profiilia tallennukseen (skannaukseen tai tuontiin), tallennukseen ja asiakirjojen indeksointiin vai pelkästään asiakirjojen indeksointiin (katso kohta Työaseman profiilityypin konfigurointi).

  • Työaseman profiilin nimi, joka näkyy työaseman käyttäjille.

  • Kuinka tätä työaseman profiilia käyttäen tallennetut erät nimetään.

  • Tätä profiilia käyttäen luotujen erien oletustila.

Eräsuodattimen asetukset

Voit halutessasi suodattaa eränäytön. Määritä, mitkä erät näkyvät käyttäjille eräruutulistalla, kun tämä työaseman profiili on valittuna, ja kuinka ne listataan (katso Käyttäjille näytettävän erälistan suodatus).

Kuvan asetukset

Määritä kuvan väri- ja laatuasetukset, tunnista tyhjät sivut ja käsittele tuodut muut kuin kuvatiedostot. Tämä välilehti on käytettävissä vain, kun Profiilityyppi-kentän arvoksi on määritetty 1 - Vain tallennus tai 2 - Tallennus ja indeksointi Yleiset asetukset -sivulla. Voit määrittää esimerkiksi seuraavia asioita:

Asiakirjan indeksointiasetukset

Konfiguroi asiakirjojen erotin, riippuvainen valintalista ja asiakirjaprofiilin valinnat tarpeen mukaan. Tämä välilehti on käytettävissä vain silloin, kun Yleiset asetukset -sivun Profiilityyppi-kentän arvoksi on määritetty 2 - Tallennus ja Indeksointi tai 3 - Vain indeksointi. Voit määrittää esimerkiksi seuraavia asioita:

Suojaus

Myönnä työaseman käyttäjille työaseman profiilin käyttöoikeudet tai poista ne aiemmin määritetyn roolin perusteella (katso Proseduurin suojauksen konfigurointi).

Jälkikäsittely

Määritä, mitkä vapautusprosessit käyttäjillä on käytettävissään erien vapautuksen yhteydessä (katso Työaseman profiilin jälkikäsittelyn konfigurointi).

Yhteenveto

Tarkista työaseman profiilin valitut asetukset.

Työaseman profiilin lisäys tai muokkaus

Voit lisätä uuden työaseman profiilin tai muokata olemassa olevaa Capture-välilehdessä.

  • On suositeltavaa, ettei työaseman profiiliin tehdä suuria muutoksia sen jälkeen, kun käyttäjät ovat aloittaneet erien tallennuksen profiilia käyttäen. Työaseman profiili kannattaakin muuttaa Vain indeksointi -tyyppiseksi profiiliksi. Se sallii käyttäjien indeksoida ja vapauttaa olemassa olevia eriä, mutta estää muiden erien tallentamisen.

    Jos haluat tehdä laajempia muutoksia työaseman profiileihin, ota kopio tuotantoprofiilista. Siellä voit tehdä turvallisesti muutoksia, kunnes uusi profiili on valmis tuotannossa käytettäväksi.

  • Tallenna työaseman profiili säännöllisesti, kun teet muutoksia siihen. Aja työasema, jotta voit katsella profiilin muutoksia ja testata ne. Kun olet muokannut työaseman profiilia, sen metatietokenttiä tai asiakirjaprofiileja, kirjaudu ulos työasemasta ja sitten takaisin sisään, jotta näet, miten proseduurin muutokset vaikuttavat työasemaan.

Työaseman profiilin lisäys tai muokkaus:

  1. Valitse proseduuri vasemmalla olevasta Proseduurit-ruudusta.
    Valitun proseduurin kokoonpanosivut näkyvät oikealla puolella.
  2. Avaa proseduurin Capture-välilehti.
  3. Napsauta Työaseman profiilit -taulukossa Lisää työaseman profiili-kuvaketta tai valitse vahvistusprofiili ja napsauta Muokkaa työaseman profiilia-kuvaketta.

    Jos haluat luoda toisen, identtisen profiilin, voit kopioida olemassa olevan työaseman profiilin napsauttamalla Kopioi työaseman profiili-kuvaketta ja muokkaamalla sitä tarpeen mukaan.

  4. Valitse sopivat asetukset työaseman profiilin kullakin sivulla (katso kohdassa Tietoja työasemien profiileista esiteltyä taulukkoa.
  5. Tallenna valitsemalla Lähetä ja sulje profiili.

Työaseman profiilin käytöstäpoisto tai poisto

Voit määrittää, onko työaseman profiili työaseman käyttäjien käytettävissä, aktivoimalla profiilin tai poistamalla sen käytöstä. Oletuksen mukaan työaseman profiilit ovat aktiivisia (online-tilassa). Voit siirtää työaseman profiilin offline-tilaan vianmääritystä varten tai lopettaa profiilin ennen sen poistamista. Profiili kannattaa poistaa käytöstä joksikin aikaa ennen poistamista.

Työaseman profiilin poisto ei vaikuta eriin, jotka on tallennettu aikaisemmin kyseistä profiilia käyttäen. Koska käyttäjät näkevät kaikki erät heille lukittuina eräsuodattimen asetuksista riippumatta, he voivat valita toisen työaseman profiilin ja jatkaa poistettua työaseman profiilia käyttäen luotujen erien katselua, muokkausta ja vapautusta.

Työaseman profiilin käytöstäpoisto tai poisto:
  1. Valitse proseduuri vasemmalla olevasta Proseduurit-ruudusta.
    Valitun proseduurin kokoonpanosivut näkyvät oikealla puolella.
  2. Avaa Capture-välilehti.
  3. Valitse Työaseman profiilit -taulukossa profiili, jonka haluat ensin poistaa käytöstä ja sitten poistaa kokonaan.
  4. Poista profiili käytöstä napsauttamalla vaihtokuvaketta, jolla työasema aktivoidaan tai poistetaan käytöstä.
    Voit aktivoida työaseman profiilin tai poistaa sen käytöstä napsauttamalla Online/Offline-painiketta Capture-välilehdessä.
  5. Valitse käytöstäpoistettu profiili ja napsauta Poista työaseman profiili-kuvaketta. Vahvista, että haluat poistaa tämän profiilin.

Työaseman profiilityypin konfigurointi

Valitsemasi työaseman profiilityyppi määrittää, kuinka käyttäjät käyttävät profiilia ja tallentavatko he asiakirjoja ja valmiita metatietoarvoja. Profiilityyppi vaikuttaa myös siihen, kuinka erissä luodaan asiakirjoja.

Työaseman profiilityypin konfigurointi:
  1. Lisää työaseman profiili tai muokkaa sitä ja valitse sitten Yleiset asetukset -sivu.
  2. Valitse Profiilityyppi -kentässä jokin seuraavista profiilityypeistä: Vain tallennus, Tallennus ja indeksointi tai Vain indeksointi.
  3. Tallenna työaseman profiili valitsemalla Lähetä.

Vain tallennus

Valitse 1 - Vain tallennus -profiilityyppi, kun haluat, että käyttäjät skannaavat tai tuovat asiakirjoja, mutta eivät indeksoi niitä. Tätä tyyppiä käytetään yleisesti erissä, jotka tunnistuksen käsittelyohjelma indeksoi myöhemmin jälkikäsittelyvaiheessa. Kun käyttäjät valitsevat Vain tallennus -profiilin, metatietoruutu ei näy työaseman ikkunassa.

  • Kun käyttäjät skannaavat erän, työasema skannaa kaikki skanneriin ladatut paperit ja luo yksittäisen asiakirjan. Työaseman käyttäjät erottavat yksittäisen asiakirjan useaksi asiakirjaksi käyttämällä Luo uusi asiakirja -valintaa. Tai erän käsittelyohjelma, kuten tunnistuksen käsittelyohjelma, voi suorittaa asiakirjojen erottelun.

  • Kun käyttäjät tuovat erän, heidän valitsemansa tuontivalinta määrittää, luodaanko yksittäinen asiakirja vai useita asiakirjoja.

  • Vaikka työaseman käyttäjät eivät voi indeksoida asiakirjoja, he voivat erottaa asiakirjoja käyttämällä Luo uusi asiakirja -valintaa.

  • Kun käytetään Vain tallennus -profillia, indeksoinnin ja asiakirjan luonnin valinnat eivät ole käytössä. Asiakirjan indeksointiasetukset-sivun asetukset eivät ole käytettävissä.

Tallennus ja indeksointi

Valitse 2 - Tallennus ja indeksointi -profiilityyppi, kun haluat käyttäjien tallentavan ja indeksoivan asiakirjoja. Kun käyttäjät valitsevat Tallennus ja indeksointi -profiilin, työaseman ikkunassa näkyy metatietoruutu erää avattaessa.

  • Kun käyttäjät skannaavat erän Tallenna ja indeksoi -profiilia käyttämällä, Asiakirjan indeksointiasetukset -sivulla valittu Asiakirjan luontivalinta määrittää asiakirjojen luontitavan, kuten on kuvattu kohdassa Asiakirjan luonnin konfigurointi. Esimerkiksi asiakirjan luontivalinta Yksi sivu (yksipuolinen) luo uuden asiakirjan jokaisen sivun tallennuksen jälkeen. Käyttäjät voivat erottaa asiakirjoja Luo uusi asiakirja -valinnalla, tai he voivat käyttää tyhjien sivujen erotinarkkeja, joilla erän asiakirjat erotetaan ja määritetään automaattisesti.

  • Kun käyttäjät tuovat erän Tallennus ja indeksointi -profiilia käyttäen, heidän valitsemansa tuontivalinta määrittää, luodaanko yksittäinen asiakirja vai useita asiakirjoja. Käyttäjät voivat erottaa erän asiakirjoja toisistaan Luo uusi asiakirja -valinnalla.

Vain indeksointi

Valitse 3 - Vain indeksointi -profiilityyppi, kun haluat käyttäjien indeksoivan asiakirjoja aiemmin tallennetuista eristä. Useat työasemaa käyttävät indeksoivat käyttäjät voivat esimerkiksi käsitellä eriä, jotka on luotu käyttämällä erittäin nopeaa tuotannon skanneria. Kun käyttäjät valitsevat Vain indeksointi -profiilin, työaseman ikkunassa näkyy metatietojen ruutu, mutta eräruudun tallennusvalinnat ovat piilossa. Siten niitä ei voi skannata eikä niillä voida lisätä sivuja eriin tuonnilla.

Vain indeksointi -profiili voidaan luoda seuraavissa tilanteissa:

  • Eri käyttäjäryhmät skannaavat indeksieriä käyttäen

  • Indeksoinnin käyttäjät suorittavat indeksoinnin loppuun tai tarkistavat sen

  • Erät vaativat korjausta, mutta indeksoivilla käyttäjillä ei ole skanneria käytettävissään

Käyttäjille näytettävän erälistan suodatus

Käytettävissäsi on monta eri tapaa määrittää erät, jotka käyttäjät näkevät ja joita he voivat käyttää työaseman eräruudun listalla. Voit esimerkiksi konfiguroida työaseman profiilin siten, että se sallii käyttäjien katsella kaikkia proseduurin eriä. Tai rajoittaa erälistan sisältämään vain ne käyttäjien omille työasemilleen tallentamat erät, joissa on tietty etuliite ja jotka sisältävät virheitä.

Seuraavassa ohjeessa kuvataan, mitkä erät näkyvät käyttäjille eräruudussa:

  • Käyttäjälle lukitut erät listataan aina. Kaikki eivät kuitenkaan ole välttämättä näkyvissä, jos käyttäjä on määrittänyt näytettävien erien enimmäismäärän työaseman määrityksissä.

  • Se, näkevätkö käyttäjät lukitsemattomat tai muille käyttäjille lukitut erät, riippuu työaseman profiilin eräsuodattimen asetuksista. Voit esimerkiksi rajata erälistan eriin, joissa on tietty etuliite, tietty tila (kuten virhe tai käsittely) tai valittu tila tai prioriteetti.

  • Käyttäjät voivat tarkentaa erälistan suodatusta työasemassa hakuvalinnoilla. He voivat esimerkiksi suodattaa erälistan näyttämään rajatun määrän eriä, kuten korkean prioriteetin erät tai vain vanhemmat erät, tai hakea eriä, joissa on ilmennyt virhe vähintään yhdessä asiakirjassa.

Erien näyttäminen käyttäjille työaseman ikkunassa:

  1. Lisää työaseman profiili tai muokkaa sitä ja valitse Eräsuodattimen asetukset -sivu.
  2. Määritä sivun asetuksissa suodatinasetukset, joilla rajoitetaan näytettävää erälistaa, ja tallenna muutokset. Noudata näitä ohjeita sekä alla olevassa taulukossa olevia suodattimen kuvauksia.

    • Suodattimien välillä käytetään JA-ehtoja. Tässä tapauksessa käyttäjät näkevät vain eriä, jotka vastaavat kaikkia valittuja suodattimia (JA-ehto). Jos määrität erän tilan ja erän prioriteetin, näkyviin tulevat vain ne erät, joissa on kyseinen erän tila ja prioriteetti.

    • Suodattimessa käytetään TAI-ehtoja. Tässä tapauksessa käyttäjät näkevät eriä, jotka vastaavat jotakin valittua suodatinta (TAI-ehto). Jos valitset Prioriteetit-kentässä 1, 2 ja 3, näkyviin tulevat erät, joille on määritetty prioriteetti 1, 2 tai 3.

Taulu 11-2 Erien suodatus

Suodatin Esimerkkikäyttö

Erän lisäetuliitteet

Käyttäjät näkevät aina erät, jotka on luotu käyttämällä valitun profiilin erän etuliitettä, joka määräytyy muiden suodattimien mukaan.

  • Jos haluat nähdä profiilin erän etuliitettä vastaavat erät, syötä erän etuliite uudelleen tähän.

  • Jos haluat nähdä myös erät, joissa on muitakin etuliitteitä profiilin oman etuliitteen lisäksi, listaa ne tässä, jotta ne voidaan ottaa mukaan profiilin etuliitteeseen. Erota etuliitteet toisistaan puolipisteellä (;).

  • Jätä tämä kenttä tyhjäksi, jotta käyttäjät näkevät kaikki muut kyseisen proseduurin profiilien luomat erät, etuliitteestä riippumatta.

Käsittelyn tilat

Rajoita näyttö eriin, joilla on vähintään yksi valittu käsittelyn tila. Käsittelyn tilat ovat sisäisiä järjestelmän tiloja, joita ei voi määrittää uudelleen.

  • Valmis-tilalla voit näyttää erät, joiden lukitus on avattu, ja jotka ovat valmiita käyttäjien valittavaksi ja käytettäväksi. Tätä tilaa voidaan käyttää esimerkiksi näyttämään lukitsemattomat Vain indeksointi -tyypin erät indeksoiville käyttäjille.

  • Lukittu-tilalla voit näyttää erät, jotka on lukittu kenelle tahansa käyttäjälle.

  • Virhe-tilalla voit näyttää erät, joissa on virheitä vähintään yhdessä asiakirjassa. Tätä tilaa voidaan käyttää esimerkiksi näyttämään erät, jotka pätevien käyttäjien on korjattava.

  • Käsittely-tilalla voidaan näyttää erät, joita jokin erän käsittelyohjelma on tällä hetkellä käsittelemässä.

Erän tilat

Rajoita näyttö eriin, joille on luotu vähintään yksi erän tila Luokitus-välilehdessä. Valitsemalla esimerkiksi erän tilan Uudelleenskannaus tai Tarkistettava voit näyttää erät, jotka vaativat pätevien käyttäjien huomiota.

Prioriteetit

Rajoita näyttö eriin, joilla on vähintään yksi prioriteetti. Esimerkiksi valitsemalla prioriteetin 10 saat näkyviin erät, jotka vaativat välitöntä huomiota käyttäjiltä.

Erän näkyvyys

Rajoita näyttöä käyttäjän ja sijainnin mukaan.

  • Valitsemalla Käyttäjä ja työasema voit näyttää vain erät, jotka nykyinen käyttäjä on tallentanut nykyiselle työasemalleen. Voit valita tämän asetuksen esimerkiksi siinä tapauksessa, kun yrityskäyttäjät eivät saa avata toisten käyttäjien eriä.

  • Valitsemalla Käyttäjä voit näyttää erät, jotka nykyinen käyttäjä on tallentanut vähintään yhdessä työasemassa. Tyypillinen skenaario on esimerkiksi sellainen, että kaikki käyttäjät ovat vastuussa skannauksesta ja indeksoinnista, ja kaikki käyttäjät siirtyvät samaan skannauksen työasemaan kirjautumaan sisään ja skannaamaan eränsä, ja palaavat sitten omiin työasemiinsa indeksoimaan ne.

  • Valitsemalla Kaikki käyttäjät (oletusarvo) voit näyttää kaikki erät käyttäjille, riippumatta siitä, kenen työasemalla erät on tallennettu ja kuka ne on tallentanut.

Ikä päivinä

Syöttämällä numerot Alku- ja Loppu-kenttiin voit näyttää erät, joiden ikä osuu tiettyjen päivien määrien välille. Voit esimerkiksi näyttää erät, jotka ovat 7-45 päiviä vanhoja.

Ensisijainen lajittelu, Toissijainen lajittelu

Määritä, kuinka erät lajitellaan, ja valitse nouseva tai laskeva lajittelu. Voit käyttää ensisijaisen ja toissijaisen lajittelun perusteina seuraavia ehtoja:

  • Erän nimi

  • Erän kohteiden määrä

  • Erän päivämäärä

  • Erän prioriteetti

  • Erän tila

Voit esimerkiksi lajitella eriä siten, että erät, joilla on korkein prioriteetti, näkyvät listan yläpäässä, ja eristä, joilla on sama prioriteetti, näytetään ensimmäisenä se erä, jolla on vanhin päivämäärä.

Huomautus::

Tämä asetus määrittää työaseman profiilin oletusarvoisen lajittelujärjestyksen. Käyttäjä voi muuttaa lajittelujärjestystä sen jälkeen, kun erät on näytetty.

Kuvien tallennuksen konfigurointi

Kun käyttäjät tallentavat asiakirjoja Content Capture Client -sovelluksessa, kuva-asetukset ovat peräisin kahdesta lähteestä:

  • Työaseman profiilin asetukset, joita kuvataan tässä aiheessa. Nämä asetukset koskevat kaikkia työaseman profiilia käyttäen tallennettuja eriä. Joissakin tapauksissa käyttävät voivat ohittaa nämä asetukset.

  • Skanneriasetukset, jotka ovat skannerikohtaisia ja käyttäjien valitsemia. Käyttäjä valitsee nämä asetukset napsautettuaan Tallennusasetukset-kohtaa eräruudussa. Kun nämä asetukset on valittu, ne tallennetaan työaseman profiilia käyttäen.

Kuvatiedostojen ja muiden kuin kuvatiedostojen tallennusasetukset työaseman profiilissa:

  1. Lisää työaseman profiili tai muokkaa sitä ja valitse sitten Kuvan asetukset -sivu.

  2. Konfiguroi kuvan asetukset.

    1. Määritä Oletusväri-kentässä oletusväri (Mustavalkoinen, Harmaasävy tai Väri) ja tasapainota kuvan laatu suhteessa kuvan kokoon.

      Jos jätät kenttään valinnan <Ei määritetty>, käytetään skannerissa valittua väriä (joka on joko työaseman käyttäjän valitsema tai skannerin oletusasetus).

      Valitsemalla Estä oletuskorvaus -kentän voit estää työaseman käyttäjiä muuttamasta skannerin väriasetuksia. Kaikki skannerit eivät välttämättä noudata tätä asetusta.

    2. Määritä Oletus-DPI-kenttään oletus-DPI (100, 150, 200, 240, 300, 400 tai 600) ja tasapainota kuvan laatu suhteessa kuvan kokoon.

      Jos jätät kenttään valinnan <Ei määritetty>, käytetään skannerissa valittua DPI:tä (joka on joko työaseman käyttäjän valitsema tai skannerin oletusasetus).

      Valitsemalla Estä oletuskorvaus -kentän voit estää työaseman käyttäjiä muuttamasta kuvan tarkkuutta skanneriasetuksissa. Kaikki skannerit eivät välttämättä noudata tätä asetusta.

    3. Tyhjien sivujen tavukynnys -kentässä voit halutessasi konfiguroida tyhjien sivujen tunnistuksen.

    4. Voit määrittää oletuskirkkauden ja -kontrastin valitsemalla Käytä oletuskirkkautta ja -kontrastia -kentän ja säätämällä arvoja ylös- tai alaspäin liukusäätimiä siirtämällä. Työaseman käyttäjät voivat ohittaa nämä asetukset, jos se on sallittu heidän skannerikohtaisissa asetuksissaan.

      Huomautus::

      Kuvien tulokset saattavat vaihdella eri skannerimallien välillä. Oletuskirkkauden ja -kontrastin käyttäminen toimii siis parhaiten, kun työaseman profiilissa käytetään samaa skannerimallia.

  3. Muiden kuin kuvatiedostojen asetusten konfigurointi.

  4. Tallenna työaseman profiili valitsemalla Lähetä.

Tyhjien sivujen tunnistuksen konfigurointi

Käyttäjien tallentamat kuva-asiakirjat saattavat sisältää tyhjiä sivuja. Voit konfiguroida Content Capturen poistamaan tyhjät sivut eristä automaattisesti. Sitä varten on määritettävä, kuinka tyhjä sivu tunnistetaan. Toisien sanoen tiedoston koolle on määritettävä kynnysarvo. Tällöin kaikkia kuvia, jotka ovat enintään kyseisen kynnysarvon kokoisia, käsitellään tyhjinä sivuina.

Lisätietoja erotinarkin ja tyhjien sivujen tunnistuksen konfiguroinnin välisistä eroista on kohdassa Erotinarkkien käytön konfigurointi.

Tyhjien sivujen tunnistuksen konfigurointi:
  1. Kun Lisää työaseman profiili tai muokkaa sitä, valitse Kuvan asetukset -sivu.
  2. Syötä Tyhjien sivujen tavukynnys -kenttään tiedostokoon arvo (tavuina). Käyttäjät voivat ohittaa tämän kynnysasetuksen työaseman Määritykset-ikkunassa syöttämällä numeron Skannattujen tavujen vähimmäismäärä ennen sivun poistoa -kenttään.

    Mustavalkoisten kuvien osalta (200 x 200 DPI) suositeltu arvo on 1500. Tässä asetuksessa Content Capture yleensä erottelee tyhjät sivut ja vähän tekstiä sisältävät sivut.

  3. Tallenna työaseman profiili valitsemalla Lähetä.

Muun kuin kuvatiedoston Capture-asetusten konfigurointi

Skannatut paperiasiakirjat tai tuodut kuvatiedostot muunnetaan kuva-asiakirjoiksi Content Capture -sovelluksessa. Kun käyttäjät tuovat muita kuin kuvatiedostoja, kuten Microsoft Word- tai PDF-asiakirjoja, työaseman profiilissa määritetyt muiden kuin kuvatiedostojen asetukset määrittävät, kuinka niitä käsitellään.

Muiden kuin kuvatiedostojen käsittelyn konfigurointi työaseman profiilissa:

  1. Lisää työaseman profiili tai muokkaa sitä ja valitse sitten Kuvan asetukset -sivu.
  2. Valitse Muun kuin kuvatiedoston tuontitoiminto -kentässä toiminto, joka suoritetaan, kun käyttäjä valitsee tuotavaksi muun kuin kuvatiedoston.

    • Ei tuontia: kun valitaan tämä vaihtoehto, näkyviin tulee sanoma, jossa kerrotaan, ettei muuta kuin kuvatiedostoa voi tuoda eikä erää luoda.

    • Tuonti alkuperäismuodossa: kun tämä vaihtoehto on valittuna, muut kuin kuvatiedostot tallennetaan alkuperäisessä muodossaan. Käyttäjät voivat indeksoida muita kuin kuva-asiakirjoja, mutta he eivät voi muokata yksittäisiä sivuja.

    • Muunna kuvamuotoon: kun valitaan tämä vaihtoehto, muut kuin kuvatiedostot muunnetaan kuviksi käyttämällä tällä sivulla valittuja muiden kuin kuvatiedostojen muuntoasetuksia.

  3. Määritä tarvittaessa Muun kuin kuvatiedoston esikatselun sivujen raja -kenttään työaseman käyttäjille näytettävien sivujen enimmäismäärä.

    Tämä asetus on hyödyllinen työaseman suorituskyvyn maksimoinnissa. Se koskee vain alkuperäisessä muodossaan tallennettuja muita kuin kuva-asiakirjoja. Oletusarvo on 25 sivua. Määrittämällä 0 voit ohittaa esikatseltavien sivujen enimmäismäärän määrityksen.

  4. Täytä tarvittaessa Muiden kuin kuvien muunto -kentän asetukset.

    Nämä asetukset ovat käytettävissä, kun vaiheessa 2 valitaan Muunna kuvamuotoon. Niiden avulla voit määrittää värin, JPEG-kuvan laadun ja DPI-tarkkuuden, joita kuvissa käytetään tiedoston muunnon aikana.

  5. Tallenna työaseman profiili valitsemalla Lähetä.

Asiakirjan luonnin konfigurointi

Kun konfiguroit työaseman profiilin, muista määrittää, kuinka asiakirjat luodaan erissä. Tallennetaanko asiakirjoja kiinteää sivumäärää käyttäen, kuten yksipuolisina tai kaksipuolisina asiakirjoina? Käytetäänkö erotinarkkeja osoittamaan yhden asiakirjan loppumista ja seuraavan alkamista? Tai kehotetaanko käyttäjää määrittämään, kuinka asiakirjoja luodaan erän sisällön perusteella?

Asiakirjan luontivalinnan määritys työaseman profiilissa:

  1. Lisää työaseman profiili tai muokkaa sitä ja valitse Asiakirjan indeksointiasetukset -sivu.

    Huomautus::

    Asiakirjan luontivalinnat eivät koske Vain tallennus -tyyppisiä profiileja. Katso kohta Vain tallennus.

  2. Valitse Asiakirjan luontivalinta -kentässä jokin seuraavista valinnoista ja tallenna tekemäsi muutokset:

    • Yksi sivu (yksipuolinen): Tämä valinta luo yksisivuisia asiakirjoja, ja sitä käytetään tavallisesti yksipuolisissa asiakirjoissa. Kun käyttäjät skannaavat erän, työasema lisää jokaisen skannatun kuvan asiakirjan sivuksi.

      Skannerin yksipuolinen/kaksipuolinen-asetus määrittää, skannataanko paperin toinen puoli vai molemmat puolet. Jos profiilin arvoksi määritetään yksi sivu (yksipuolinen), työasema luo yksisivuisia asiakirjoja skannerin yksipuolinen/kaksipuolinen-asetuksesta riippumatta.

    • Kaksi sivua (kaksipuolinen): Tämä valinta luo kaksisivuisia asiakirjoja, ja sitä käytetään tavallisesti kaksipuolisissa asiakirjoissa, kuten kaksipuolisissa lomakkeissa. Kun käyttäjät skannaavat erän, työasema lisää jokaiseen asiakirjaan kaksi skannattua kuvaa.

      Skannerin yksipuolinen/kaksipuolinen-asetus määrittää, skannataanko paperin toinen puoli vai molemmat puolet. Jos profiilin arvoksi määritetään kaksi sivua (kaksipuolinen), työasema luo kaksisivuisia asiakirjoja skannerin yksipuolinen/kaksipuolinen-asetuksesta riippumatta.

    • Vaihteleva sivumäärä: Tämä valinta luo asiakirjoja, joissa on vaihteleva määrä sivuja.

      • Jos käyttäjät lisäävät erotinarkkeja asiakirjojen väliin ja jos profiili on konfiguroitu käyttämään erotinarkkeja, työasema skannaa kaikki sivut samaan asiakirjaan, kunnes se tunnistaa erotinarkin. Silloin se aloittaa uuden asiakirjan ja skannaa kaikki sivut seuraavaan erotinarkkiin asti, ja niin edelleen. Content Capture Client hylkää kaikki erotinarkkisivut ja sijoittaa kaikki asiakirjat yhteen erään. Konfiguroi Erotinarkin tavukynnys -kentässä, kuinka erotinarkkeja tunnistetaan, kuten kohdassa Erotinarkkien käytön konfigurointi on kuvattu.

      • Jos käyttäjät eivät lisää erotinarkkeja asiakirjojen väliin, työasema skannaa kaikki skannerin sivut erän yksittäiseksi asiakirjaksi. Skannauksen jälkeen käyttäjät voivat määrittää asiakirjoja Luo uusi asiakirja -valinnalla.

    • Kehota käyttäjää: Tämä valinta kysyy käyttäjältä Asiakirjan luontivalinnat -valintaikkunassa aina skannauksen alussa, kuinka erän asiakirjat luodaan. Käyttäjät voivat valita kiinteän sivumäärän (yhden sivun tai kaksi sivua) tai vaihtelevan sivumäärän.

Erotinarkkien käytön konfigurointi

Voit konfiguroida työaseman profiilin käyttämään erotinsivuja, joilla määritetään, milloin asiakirjat pitää erottaa toisistaan. Jos kuvatiedoston koko on enintään määrittämäsi tavukynnyksen arvon suuruinen, luodaan uusia asiakirjoja ja erotinarkki poistetaan.

Työaseman profiilin konfigurointi erotinarkkien tunnistusta varten:

  1. Lisää työaseman profiili tai muokkaa sitä ja valitse Asiakirjan indeksointiasetukset -sivu.

    Voit tunnistaa erotinarkkeja määrittämällä Profiilityyppi -kentän arvoksi 2 - Tallennus ja indeksointi ja määrittämällä Asiakirjan luontivalinta -kentän arvoksi joko Vaihteleva sivumäärä tai Kehota käyttäjää. Jos näissä kentissä valitaan muita asetuksia, Erotinarkin tavukynnys -kentän asetuksilla ei ole vaikutusta.

    Jos valitset Kehota käyttäjää -vaihtoehdon Asiakirjan luontivalinta -kentässä, työaseman käyttäjät voivat ohittaa tässä erotinarkkikentässä valitsemasi erotinarkin kynnysarvon.

  2. Määritä sivun asetuksissa arvo Erotinarkin tavukynnys -kenttään.

    Mustavalkoisten kuvien osalta (200 x 200 DPI) suositeltu arvo on 1500. Tässä asetuksessa yleensä erotellaan tyhjät erotinsivut ja vähän tekstiä sisältävät sivut.

    Tyhjien sivujen tavukynnys -kenttä määrittää kynnysarvon tyhjien sivujen tunnistukselle. Siinä tapauksessa tunnistetut tyhjät sivut kuitenkin poistetaan, joten niitä ei käsitellä erotinarkkeina.

    Huomautus::

    Jos molemmissa kentissä on jokin muu arvo kuin nolla, käytetään Erotinarkin tavukynnys -kenttää. Tyhjien sivujen tavukynnys -kenttä ohitetaan. Lisätietoja tyhjien sivujen poistosta on kohdassa Tyhjien sivujen tunnistuksen konfigurointi.

  3. Tallenna työaseman profiili valitsemalla Lähetä.

Riippuvaisen valintalistan käyttö

Riippuvainen valintalista sisältää vähintään kaksi alitason valintalistaa, jotka on linkitetty päätason kenttään. Toinen niistä tulee esiin, kun käyttäjä tekee valinnan päätason kentässä. Voit lisätä useita valintalistoja, mutta vain yhden riippuvaisen valintalistan määrityksen työaseman profiiliin metatietokentän määrityksiä käyttäen.

Riippuvaisen valintalistan käyttö työaseman profiilissa:
  1. Luo vähintään kaksi valintalistaa Metatiedot-välilehdessä ja luo sen jälkeen riippuvainen valintalista, joka yhdistää ne.
  2. Lisää työaseman profiili tai muokkaa sitä Capture-välilehdessä.
  3. Valitse Asiakirjan indeksointiasetukset -sivun Riippuvainen valintalista -kentässä vaiheessa 1 luomasi riippuvainen valintalista.
  4. Tallenna työaseman profiili valitsemalla Lähetä.
    Testaa työasemassa riippuvainen valintalista siten kuin käyttäjä käyttäisi sitä.

Sisältöhaun käyttöönotto työaseman profiilissa

Jotta voisit ottaa käyttöön sisältöhaun työaseman profiilissa, sinun on ensin luotava sisältöhaku Metatiedot-välilehdessä.
Sisältöhaun käyttöönotto työaseman profiilissa:
  1. Lisää työaseman profiili tai muokkaa sitä Capture-välilehdessä.
  2. Siirry Asiakirjan indeksointiasetukset -sivulla Sisältöhaku-taulukkoon ja napsauta Ota sisältöhaku käyttöön-painiketta.
  3. Valitse Sisältöhaun käyttöönotto -valintaikkunan avattavassa Sisältöhaku-listassa Metatiedot-välilehdessä luotu haku.
  4. Syötä Palautettujen sisältöerien raja -ruutuun luku, jolla määritetään haun aikana palautettavien sisältöerien määrä. Oletusarvo on 10.
  5. Valitse tarvittaessa Näytä sisältöerät aina -valintaruutu.
  6. Määritä konfigurointi valmiiksi valitsemalla OK.
    Testaa sisältöhaku Content Capture Client -sovelluksessa siten, kuten käyttäjä käyttäisi sitä.

Asiakirjaprofiilien konfigurointi työasemien profiileissa

Asiakirjaprofiili määrittää metatietokenttien kenttien joukon, joiden avulla voit indeksoida tietyn asiakirjatyypin, ja asiakirjan käytettävissä olevat liitetyypit. Kun konfiguroit työaseman profiilia, valitse asiakirjaprofiilit kaikille indeksoitaville asiakirjatyypeille tai sekä profiilia käyttäen tallennetuille että indeksoiduille asiakirjoille.

Katso kohta Lisää asiakirjaprofiili tai muokkaa sitä.

Asiakirjaprofiilien konfigurointi työaseman profiilissa:
  1. Lisää työaseman profiili tai muokkaa sitä ja valitse Asiakirjan indeksointiasetukset -sivu.

    Jotta voisit käyttää tätä sivua, sinun on valittava indeksointivalinnat 2 - Tallennus ja indeksointi tai 3 - Vain indeksointi Yleiset asetukset -sivun Profiilityyppi -kentässä.

  2. Täytä Asiakirjaprofiilit-kenttä sivun asetuksissa.

    • Valitse vähintään yksi asiakirjaprofiili.

    • Valitsemalla Kaikki voit luoda kaikki määritetyt asiakirjaprofiilit käyttäjien valittavaksi.

    • Valitsemalla Oletus voit tuoda kaikki metatietokentät ja proseduurille määritetyt liitetyypit saataville yksittäisessä profiilissa. Tästä on apua vianmäärityksessä.

  3. Tallenna työaseman profiili valitsemalla Lähetä.

Työasemien profiilien suojatun käytön käyttöoikeuden myöntäminen tai poisto

Content Capture sisältää seuraavat kolme työaseman suojaustasoa:

  • Järjestelmän pääkäyttäjän on määritettävä sopiva käyttäjärooli (CECCaptureClient), jotta käyttäjä pystyy kirjautumaan sisään Content Capture Client -sovellukseen.

  • Proseduurin ylläpitäjille voidaan myöntää proseduurin ylläpitäjän ja käyttäjän roolit, jolloin he voivat käyttää Proseduurit-sivua konfigurointiin ja Content Capture Client -sovellusta konfiguroinnin testaukseen.

  • Tiettyjen työaseman profiilien katselua ja käyttöä varten proseduurin ylläpitäjät määrittävät käyttäjille profiilien suojatun käytön käyttöoikeuden.

Työaseman profiilin suojatun käytön käyttöoikeuden myöntäminen Content Capture -käyttäjille:

  1. Lisää työaseman profiili tai muokkaa sitä ja valitse Suojaus-sivu.

    Työaseman profiilin käyttäjät -taulukossa listataan käyttäjät ja ryhmät, joilla on työaseman profiilin käyttöoikeus. Voit poistaa käyttäjäryhmän valitsemalla sen ja napsauttamalla Poista käyttäjä-kuvaketta. Kun poistat työaseman profiilin käyttöoikeuden käyttäjältä tai ryhmältä, profiili ei näy enää Työaseman profiili -kentässä uusien erien tallentamista varten. Käyttäjät voivat kuitenkin edelleen käyttää kyseisellä profiililla tallennettuja eriä, kun toinen työaseman profiili on valittuna.

  2. Voit lisätä työaseman profiilin käyttäjän napsauttamalla Lisää käyttäjä-kuvaketta Työaseman profiilin käyttäjät -taulukossa.
  3. Etsi ja lisää vähintään yksi käyttäjä tai ryhmä Lisää suojauksen jäsen -valintaikkunassa. Hae tiettyä jäsenen nimeä tekstikentän avulla. Voit käyttää tähteä (*) yleismerkkinä ryhmän tai käyttäjän nimessä.
  4. Lisää valitsemasi suojauksen jäsen ja tallenna sitten työaseman profiili valitsemalla Lähetä.
Kirjaudu sisään työasemaan juuri lisäämänäsi käyttäjänä. Jos työaseman profiili on online-tilassa, sen pitäisi näkyä nyt Työaseman profiili -kentässä.

Työaseman profiilin jälkikäsittelyn konfigurointi

Työaseman käyttäjät voivat joko avata erien lukituksia tai vapauttaa erät vapautusprosessin kautta, kun he ovat käsitelleet kyseisiä eriä. Erän seuraava vaihe riippuu sen jälkikäsittelyn konfiguraatiosta, joka määritetään vapautusprosessia käyttäen. Erälle voidaan suorittaa vahvistuskäsittely proseduurille määritettyjen aktiivisten vahvistusprofiilien perusteella. Tai erä voidaan laittaa jonoon jatkokäsittelyä varten. Jatkokäsittely voisi olla esimerkiksi TIFF-muuntotyön erävirta, PDF-muuntotyön erävirta, tunnistusprosessorin työn erävirta työ sisältöhakutyön erävirta tai XML-muuntotyön erävirta.

Työaseman profiilin jälkikäsittelyn konfigurointi:

  1. Lisää työaseman profiili tai muokkaa sitä ja valitse sitten Jälkikäsittely-sivu.
  2. Lisää vapautusprosessi tai muokkaa sitä Käytettävissä olevat vapautusprosessit -taulukossa.
  3. Tallenna työaseman profiili valitsemalla Lähetä.

Vapautusprosessin lisäys, muokkaus tai poisto

Vapautusprosessin lisäys, muokkaus tai poisto:
  1. Lisää työaseman profiili tai muokkaa sitä ja valitse sitten Jälkikäsittely-sivu.
  2. Lisää vapautusprosessi napsauttamalla Käytettävissä olevat vapautusprosessit -taulukossa Lisää vapautusprosessi-kuvaketta. Voit myös muokata vapautusprosessia tai poistaa sen valitsemalla prosessin taulukossa ja valitsemalla Muokkaa vapautusprosessia tai Poista vapautusprosessi.
  3. Tee Vapautusprosessin asetukset -valintaikkunassa seuraavat asetukset ja valitse sitten OK:

    1. Syötä vapautusprosessille nimi ja kuvaus. Nimi näkyy Oracle Content Capture Client -sovelluksessa valittuna vapautusprosessina.

    2. Määritä Erän käsittelyohjelma -kentässä, mikä vaihe on seuraavana vuorossa, kun käyttäjät ovat vapauttaneet tätä työaseman profiilia käyttäen tallennetut erät. Voit valita seuraavista:

      • Vahvistuksen käsittelyohjelma: Valitsemalla tämän voit lähettää eriä tähän käsittelyohjelmaan lopullista vahvistusta (tulostusta) varten. Tämä vaihe voidaan valita esimerkiksi sen jälkeen, kun käyttäjät ovat tallentaneet ja indeksoineen erät kokonaan.

      • Tunnistuksen käsittelyohjelma: Valitsemalla tämän voit lähettää eriä tähän käsittelyohjelmaan viivakoodin tunnistusta varten. Voit esimerkiksi lähettää skannattuja, mutta indeksoimattomia eriä viivakoodin tunnistuksen avulla tehtävää automaattista indeksointia varten.

      • TIFF-muunnot: Valitsemalla tämän voit lähettää eriä tähän käsittelyohjelmaan, jolla muunnetaan muita kuin kuva-asiakirjoja, joita käyttäjät tuovat kuvamuodossa.

      • PDF-muunnot: Valitsemalla tämän voit lähettää eriä tähän käsittelyohjelmaan, jolla muunnetaan asiakirjoja PDF-muotoon.

      • Sisältöhaun käsittelyohjelma: Valitsemalla tämän voit lähettää eriä tähän käsittelyohjelmaan sisältöhakujen käyttöönottoa varten.

      • XML-muunnon käsittelyohjelma: Valitsemalla tämän voit lähettää tähän käsittelyohjelmaan eriä, joilla otetaan käyttöön XML-asiakirjojen XML-muunto.

    3. Jos olet määrittänyt TIFF-/PDF-muunnot tai tunnistuskäsittelyn seuraavaksi vaiheeksi, valitse ajettava muunto- tai tunnistustyö Erän käsittelyohjelman työ -kentässä.

    4. Voit myös valita Oletus-kentän, jolla määritetään, että tämä vapautusprosessi on työaseman profiilin oletusarvoinen vapautusprosessi.