Tuonnin käsittelyohjelman töiden konfigurointi

Tuonnin käsittelyohjelman työn tärkeimmät asetukset

Voit käyttää tuonnin käsittelyohjelman automatisoitua kuvien ja muiden sähköisten asiakirjojen tuontia Content Capture -sovellukseen esimerkiksi monitoimilaitteissa, kolmannen osapuolen ohjelmistolla skannatuissa kuvissa ja sähköpostin liitteenä lähetetyissä asiakirjoissa.

Tärkeitä tietoja tuonnin käsittelystä

• Toisin kuin erän käsittelyohjelmat, jotka käsittelevät jonossa olevia eriä, tuonnin käsittelyohjelma suorittaa määritetyin väliajoin (30 sekunnin välein - kerran päivässä) kyselyn, jolla se hakee määritettyä tuotavien tiedostojen lähdettä ja aloittaa sen löydettyään tiedostojen käsittelyn.

• Voit konfiguroida valittua lähdettä (sähköposti tai kansio) koskevia asetuksia Tuontilähteen asetukset -sivulla. Esimerkkejä:

  • Jos kyseessä on sähköpostilähde, voit määrittää seurattavia sähköpostitilejä ja tuotavia sähköpostiviestejä ja/tai liitteitä.

  • Jos kyseessä on listatiedoston työ, voit määrittää luettavia kansio- ja listatiedostoja.

  • Jos kyseessä on kansion tuontityö, voit määrittää tuotavat kansio- ja tiedostotyypit.

• Älä tee suuria muutoksia tuonnin käsittelyohjelman työn proseduurielementteihin, kun työ on online-tilassa. Jos esimerkiksi muokkaat tai poistat työssä käytettyjä metatietokenttiä, tapahtuu virheitä, koska erän tiedot eivät enää vastaa työn asetuksia.

• Kun muokkaat käsittelyohjelman työn asetuksia, aja työasema, jotta saat näkyviin tuodut erät. Päivitä erälista työasemassa, jotta saat näkyviin vasta tuodut erät.

1. Valitse proseduuri vasemmalla olevasta Proseduurit-ruudusta.

   Valitun proseduurin kokoonpanosivut näkyvät oikealla puolella.

2. Avaa proseduurin Capture-välilehti.

3. Luo uusi työ valitsemalla Tuonnin käsittelyohjelman työt -taulukossa . Voit muokata olemassa olevaa työtä valitsemalla sen ja napsauttamalla -kuvaketta.

   Voit myös kopioida tuonnin käsittelyohjelman työn valitsemalla sen, valitsemalla sitten ja syöttämällä pyydettäessä uuden nimen. Kun kopioit työn, voit nopeasti monistaa sen ja muokata sitä.

4. Valitse asetukset Yleiset asetukset -sivulla.

   1. Syötä nimi Tuontityön nimi -kenttään ja etuliite Erän etuliite -kenttään. Tuodut erät nimetään käyttämällä tätä etuliitettä, jonka perässä on numero, joka suurenee jokaisen uuden erän myötä.

   2. Määritä Tuontilähde -kenttään tuotujen tiedostojen lähde: Sähköpostilähde, Kansiolähde tai Listatiedostolähde.

      Valitsemasi lähde määrittää Tuontilähteen asetukset -sivulla näkyvät asetukset.

   3. Määritä kansiolähteen tai listatiedostolähteen osalta Tuonnin tiheys -kenttään aikaväli, jonka mukaan tuonnin käsittelyohjelman työ tarkistaa tuotavia tiedostoja. Tarkistus voidaan suorittaa 30 sekunnin, 1 minuutin, 5, 15 tai 30 minuutin välein, tunnin välein tai päivittäin. Jos määrität arvoksi Joka päivä, määritä arvot näkyviin tuleviin Aika (tuntia)- ja Minuutit-kenttiin.

   4. Tee sivun muut asetukset eli määritä esimerkiksi erän oletustila tai prioriteetti, joka erille määritetään luonnin yhteydessä.

5. Tee Kuvan asetukset -sivulla asetukset, joilla määritetään, miten tuodut kuvatiedostot muotoillaan ja tarkistetaan.

   1. Valitse Säilytä kuvatiedostot -valinta, kun haluat säilyttää kuvatiedostot ja sallia tuonnin käsittelyohjelman tuoda kuvia niitä käsittelemättä. Kun tämä valinta valitaan, samalla tämän sivun kaikki muut valinnat poistetaan automaattisesti käytöstä. Et voi muokata säilytettyjä kuvatiedostoasiakirjoja (kuten liittää, poistaa tai siirtää sivuja).

   2. Määritä Kuvan värien vähennys -kentässä, kuinka kuvia muunnetaan; säilyttämällä niiden kuvamuoto (Ei mitään), muuntamalla värikuva harmaasävykuvaksi (Muunna värikuva 8-bittiseksi harmaasävykuvaksi) tai muuntamalla jompikumpi niistä mustavalkokuvaksi (Muunna väri- tai harmaasävykuva mustavalkokuvaksi).

   3. Määritä JPEG-kuvan laatu -kentässä arvo väliltä 0- 99, jolloin 99 osoittaa parasta laatua ja 85 on oletusasetus. Tämä kenttä ei koske mustavalkoisia kuvia.

   4. Määritä Jos kuvan tarkistus epäonnistuu -kenttään toimenpide, joka suoritetaan, jos kuvasivu ei läpäise purkutarkistusta.

      • Hylkää erä: koko erä siirtyy virhetilaan, ja se lähetetään Content Capture Client -sovellukseen.
      • Eristä tiedosto: Luo uuden erän, joka sisältää vain epäonnistuneen asiakirjan. Asiakirjat, jotka eivät ole epäonnistuneet, käsitellään loppuun.
      • Poista erä: tämä valinta on käytettävissä, jos olet valinnut sähköpostilähteen tuontilähteeksi Yleiset asetukset -sivulla.
      • Ohita tiedosto: tämä valinta on käytettävissä, jos olet valinnut sähköpostilähteen tuontilähteeksi Yleiset asetukset -sivulla.

   5. Syötä Tyhjien sivujen tavukynnys mustavalkoisille kuville- ja Tyhjien sivujen tavukynnys väri- tai harmaasävykuville -kenttiin tiedostokoon arvo (tavuina). Kaikkia kuvia, jotka ovat enintään kynnysarvon kokoisia, käsitellään tyhjinä sivuina ja sen vuoksi ne poistetaan.

      Huomautus::

      Mustavalkoisten kuvien osalta (200 x 200 DPI) suositeltu arvo on 1500. Tässä asetuksessa yleensä erotellaan tyhjät sivut ja vähän tekstiä sisältävät sivut.

6. Konfiguroi Asiakirjaprofiili-sivulla asetukset, jotka liittyvät metatietojen määrittämiseen tuoduille asiakirjoille. Katso Metatietojen määrityksen konfigurointi tuonnin aikana.

7. Konfiguroi lähdekohtaiset asetukset Tuontilähteen asetukset -sivulla.

   • Lisätietoja sähköpostilähteen työstä on kohdassa Sähköpostiviestien ja -liitteiden tuonnin konfigurointi.

   • Lisätietoja kansiolähteen työstä on kohdassa Tiedoston kansiosta tuonnin konfigurointi.

8. Määritä Jälkikäsittely-sivulla, mitä tapahtuu, kun tuonnin käsittely on valmis. Katso kohta Tuonnin käsittelyohjelman työn jälkikäsittelyn konfigurointi.

9. Tarkista Tuontityön yhteenveto -sivun asetukset ja valitse Lähetä.

Nyt voit testata luomasi tuonnin käsittelyohjelman työn, määrittää tiheydeksi 30 sekuntia sekä tarkkailla käsittelytoimintaa kansiota tai sähköpostitiliä seuraamalla.

Kun poistat tuontityön, tuonnin käsittelyohjelma ei enää seuraa tiedostoja määritetyin väliajoin. Jos tuontityöt ovat online-tilassa, ne ajetaan työn Yleiset asetukset -sivun Tuonnin tiheys -kenttään määritetyin väliajoin. Voit pysäyttää työn ajon tilapäisesti (siirtää sen offline-tilaan) tai käynnistää uudelleen käytöstä poistetun työn.

Tuonnin käsittelyohjelman työn käytöstäpoisto tai poisto:

Käyttäjät tuovat usein kuva-asiakirjoja, jotka sisältävät tyhjiä sivuja. Voit konfiguroida Content Capturen tunnistamaan ja poistamaan tyhjät sivut asiakirjoista automaattisesti. Riittää, kun määrität tiedoston koolle kynnysarvon. Tällöin kaikkia kuvia, jotka ovat enintään kyseisen kynnysarvon kokoisia, käsitellään tyhjinä sivuina.

Tyhjien sivujen tunnistuksen konfigurointi:

Voit tarkistaa tämän kokoonpanon tuloksen työasemassa. Tyhjiä kuvia jälkikäsitellään sallittuina kuvina.

Katso myös kohta Tiedostojen tallennus seuratusta sähköpostitilistä

Sähköpostin tuonnin käsittelyohjelman työn asetusten konfigurointi:

1. Voit lisätä tai kopioida tuonnin käsittelyohjelman työn tai muokata sitä valitsemalla Sähköpostilähde Yleiset asetukset -sivun Tuontilähde-kentässä.

2. Voit konfiguroida sähköpostin tuonnin valitsemalla Tuontilähteen asetukset -sivun.

3. Konfiguroi Sähköpostitilit-välilehdessä sähköpostipalvelin, johon tuonnin käsittelyohjelman työn pitää muodostaa yhteys.

   Yhteyskäytäntö	Käytettävissä olevat valinnat	Arvo
   Vakiomuotoinen IMAP-sähköpostipalvelin	Vakiomuotoinen IMAP-sähköpostipalvelin	Syötä DNS-nimi tai IP-osoite Esimerkiksi emailserver.example.com. Tämän sähköpostipalvelimen on tuettava TLS 1.2 -versiota tai sitä uudempaa versiota ja hyväksyttävä yhteyksiä portin 993 kautta.
   Microsoft Exchange -web-palvelut	Exchange-palvelun tyyppi: perustodennus. Vain sähköpostitilin valtuustiedot.	Syötä Microsoft Exchange -web-palvelun URL-osoite seuraavassa muodossa: https://<hostname>/ews/exchange.asmx. Esimerkiksi https://outlook.office365.com/ews/exchange.asmx.
   Microsoft Exchange -web-palvelut	Exchange-palvelun tyyppi: OAuth. Sähköpostitilin valtuustiedot ja Exchange Online -avaimet	Microsoft Email Exchange Service -palvelun URL-osoite -kenttä: syötä käytettävä Exchange-web-palvelun URL-osoite seuraavassa muodossa: https://<hostname>/ews/exchange.asmx. Esimerkiksi https://outlook.office365.com/ews/exchange.asmx. Sovelluksen työasematunnus, Sovelluksen salainen avain ja Sovelluksen asiakastunnus: Rekisteröi uusi sovellus Azure-portaalia käyttäen, jotta saat työaseman tunnuksen, työaseman salaisen avaimen ja asiakastunnuksen arvot. Lisätietoja on kohdassa Rekisteröi sovellus Microsoft-käyttäjätietoympäristöön. EWS.AccessAsUser.All-kenttä Sovelluksen laajuus -kohdassa: syötä tarvittavat arvot. Lisää käyttäjätilit ja konfiguroi muut työn asetukset.
   Google Mail (OAuth)	Google Mail (OAuth)	Katso kohta Google Mail (OAuth) -määritys sähköpostin tuontia varten

4. Konfiguroi sähköpostitilit, joista työn pitää tarkistaa viestit:

   1. Valitse Käsiteltävät sähköpostitilit -taulukossa . Syötä Sähköpostitilin lisäys/muokkaus -valintaikkunassa sähköpostiosoite ja salasana, jotta voit antaa työlle sähköpostitilin käyttöoikeudet.

   2. Vahvista, että Content Capture voi muodostaa yhteyden määritettyjä tilitietoja käyttäen, valitsemalla Tarkista. Lisää tarvittaessa muita sähköpostitilejä.

5. Määritä Viestisuodattimet-välilehdessä, missä ja miten sähköpostiviestejä ja/tai liitteitä voi hakea.

   1. Syötä Käsiteltävät kansiot -kenttään vähintään yksi määritetyistä sähköpostitileistä haettava kansio. Oletusarvo on palvelimen saapuneiden kansio. Jos määrität useita kansioita, erota ne puolipisteellä (;). Jos haluat määrittää alikansioita, liitä mukaan sähköpostipalvelimelle sopiva erotin, kuten vinoviiva (/), esimerkiksi näin: kansio/alikansio.

   2. Content Capture käsittelee oletusarvoisesti kaikki sähköpostit määritetyssä kansiossa, jollei työssä käytetä viestisuodatinta. Voit myös valita Viestisuodattimet-taulukossa Käytössä-kentän kaikkien haettavien sähköpostin elementtien osalta ja syöttää sitten haettavia merkkejä Kenttä sisältää -kenttään.

      Jos esimerkiksi haluaisit hakea sähköpostiviestejä, joiden aihe tai tekstiosa sisältää sanan payment, valitsisit Käytössä kummankin hakukentän osalta, lisäisit payment-osan jokaiseen Kenttä sisältää -merkintään ja valitsisit TAI-hakuoperaattorin.

   3. Valitse Hakuoperaattorit-kentässä määritetyissä viestisuodattimissa käytettävä hakuoperaattori: JA (oletusarvo) suorittaa tuonnin vain, jos kaikki hakuehdot täyttyvät. TAI puolestaan suorittaa tuonnin, jos mikä tahansa hakuehto täyttyy.

6. Määritä Käsittely-välilehdessä, kuinka sähköpostiviestit ja niiden liitteet käsitellään. Voit määrittää mukaan otettavat tiedot sekä erille määritettävän prioriteetin sähköpostin prioriteetin perusteella.

   1. Määritä Sähköpostiviestin valinnat -kohdassa, pitääkö viestin tekstiosan tiedosto tuoda. Määritä tiedoston tuontimuoto (teksti tai EML) ja pitääkö tiedosto ottaa mukaan, jos liitteitä ei ole ja, pitääkö koko sähköpostiviesti (liitteineen) tuoda EML-tiedostona.

   2. Määritä Lisää kaikki näitä peitteitä vastaavat liitteet -kenttään liitetiedostot niiden tiedostopeitteiden perusteella. Voit syöttää useita tiedostopeitteitä pilkulla tai puolipisteellä eroteltuina. Voit esimerkiksi ottaa mukaan kaikki PDF-tiedostot (*.pdf).

   3. Määritä Jätä pois kaikki näitä peitteitä vastaavat liitteet -kenttään poisjätettävät liitetiedostot niiden tiedostopeitteiden perusteella. Voit syöttää useita tiedostopeitteitä pilkulla tai puolipisteellä eroteltuina.

   4. Voit myös valita vaihtoehdot Jälkikäsittely aina, kun liitteet eivät vastaa peitteitä (jos haluat aina jälkikäsitellä sähköpostit, kun liitteet eivät vastaa kentissä määritettyjä peitteitä), Lisää kaikki näitä peitteitä vastaavat liitteet ja Jätä pois kaikki näitä peitteitä vastaavat liitteet. Jos tämä kenttä on käytössä, eivätkä liitteet vastaa määritettyjä peitteitä, sähköpostin tuontia pidetään epäonnistuneena, ja se jälkikäsitellään Jälkikäsittely-välilehden Epäonnistuneen tuonnin yhteydessä -kentässä määritettyjen asetusten mukaan.

      Huomautus::

      Jälkikäsittely aina, kun liitteet eivät vastaa peitteitä -kenttä on poissa käytöstä, kun sekä Tuo viestin tekstiosan tiedosto- että Lisää, kun liitteitä ei ole -kenttä ovat käytössä.

   5. Määritä Asiakirjajärjestys-kohdassa, missä järjestyksessä sähköpostiviestin elementit (kuten viestin tekstiosa ja liitteet) järjestetään asiakirjoiksi tuoduissa erissä.

   6. Valitse Lisää erän huomautukseen -kohdassa viestin elementit (kuten Vastaanottopäivämäärä ja -aika, Lähettäjän osoite, Vastaanottajan osoite, Aihe ja Viestin tekstiosa).

   7. Erän prioriteetti -kohdassa voit halutessasi määrittää prioriteetin kaikille uusille erille erän sähköpostin prioriteetin perusteella (matala, normaali tai korkea). Syöttämällä esimerkiksi arvon 8 Korkea-kenttään voit määrittää korkean prioriteetin sähköposteille erän prioriteetin 8 Content Capture -sovelluksessa. Sähköposteja, joille ei ole määritetty prioriteettia, pidetään normaalin prioriteetin sähköposteina.

7. Määritä Jälkikäsittely-välilehdessä, mitä sähköpostiviesteille tapahtuu onnistuneen tai epäonnistuneen tuonnin jälkeen. Voit poistaa viestejä, siirtää niitä tiettyyn kansioon sähköpostitilissä tai - jos tuonti epäonnistuu - estää viestien poistamisen. Jos esimerkiksi työ ajetaan säännöllisesti, voit estää onnistuneesti tuotujen sähköpostiviestien uudelleentuonnin siirtämällä ne määritettyyn kansioon.

8. Täytä muut tuonnin käsittelyohjelman sivut kohdassa Tuonnin käsittelyohjelman työn lisäys tai muokkaus kuvatulla tavalla.

Nyt voit testata sähköpostin tuontityön. Tuonnin käsittelyohjelma tarkistaa, onko konfiguroiduissa sähköpostitileissä viestejä, ja hakee vastaavia sähköposteja kansioista. Jos vastaavia sähköposteja löytyy, tuonnin käsittelyohjelma luo Content Capture -erän ja asiakirjan kullekin sähköpostiviestistä tuotavalle asiakirjalle. Tuonnin käsittelyohjelma voi tarvittaessa täyttää metatietokenttiä sähköpostien metatiedoilla ja poistaa onnistuneesti tuotuja viestejä tai siirtää niitä kansioon.

Content Capture hakee säännöllisesti sähköpostit Sähköpostitilit-välilehdessä konfiguroidusta sähköpostitilistä. Jos kuitenkin haluat käynnistää sähköpostin tuonnin tiettyyn aikaan, valitse sähköpostien tuontityö Tuonnin käsittelyohjelman työt -taulukossa ja napsauta -kuvaketta. Kuvake on poissa käytöstä, jos sähköpostin tuontityö on offline-tilassa.

Listatiedoston tuonnin käsittelyohjelman työn asetusten konfigurointi:

1. Luo listatiedosto.

   Listatiedosto on tekstitiedosto, joka sisältää erotettuja tietoja, joilla määritetään tuotavien tiedostojen nimet ja sijainti. Kukin tietue voi myös sisältää metatietoarvoja, joka määritetään asiakirjalle tai joille tehdään vastaavuusmääritys tietokantatiedoston perusteella. Listatiedosto voi sisältää myös yhden tai usean tuotavan asiakirjan liitteen. Katso kohta Liitteiden tuonti listatiedoston tuonnin aikana.

2. Lisää tai kopioi tuonnin käsittelyohjelman työ tai muokkaa sitä ja valitse Listatiedostolähde Yleiset asetukset -sivun Tuontilähde-kentässä.

3. Täytä Yleiset asetukset -sivulla kentät Oletusalue, Koodaus ja Oletuspäivämäärämuoto.

   Näiden kenttien avulla tuonnin käsittelyohjelma voi lukea listatiedostot oikein kielialueesi perusteella.

4. Määritä Asiakirjaprofiili-sivulla Capture-metatietokentät listatiedoston arvoihin ja määritä kentän sijainti listatiedostossa käyttämällä metatietomääritteitä Kenttä 1 - Kenttä n. Voit määrittää myös järjestelmätason kenttiä, kuten on kuvattu kohdassa Metatietojen määrityksen konfigurointi tuonnin aikana.

   Jos haluaisit esimerkiksi määrittääAsiakastunnus-metatietokentälle listatiedoston kunkin tietueen ensimmäisen kentän, valitsisit Asiakastunnus-kentän Metatietokentän vastaavuusmääritykset -taulukossa, napsauttaisit -kuvaketta ja valitsisit Kenttä 1 -valinnan Metatietokentän vastaavuusmääritykset -valintaikkunan Metatietomääritteet -kentässä.

5. Tee asetukset Tuontilähteen asetukset -sivulla.

   1. Määritä Tiedostopeitteet-kentässä tuotavien tiedostojen tyyppi syöttämällä tiedostotunniste. Tuo kaikki tiedostot määrittämällä *.*. Erota peitteet toisistaan puolipisteillä (;).

   2. Jos haluat seurata määritetyn kansion listatiedostoja ja tuoda niitä, valitse Käsittele alikansiot -kenttä.

   3. Määritä Luo uusi erä -valinnoissa, luodaanko uusi erä kunkin listatiedoston vai kunkin tuodun kansion yhteydessä. Kun erä luodaan kansiokohtaisesti, kukin käsitelty alikansio luo uuden erän.

   4. Määritä Kentän erotin -kentässä, kuinka kentät erotetaan listatiedostossa. Käytä erotinta, jota ei käytetä listatiedoston metatiedoissa.

      Syötä esimerkiksi | (pystyviiva), , (pilkku) tai ~ (aaltoviiva).

   5. Määritä Kenttien enimmäismäärä asiakirjaa kohti -kenttään metatietokentille määritettävän listatiedoston kenttien enimmäismäärä.

   6. Syötä Asiakirjan tiedoston kentän sijainti -kenttään asiakirjatiedoston nimien ja sijaintien listatiedoston kentän sijainti. Syötä esimerkiksi 1, jos listatiedoston kunkin tietueen ensimmäinen kenttä osoittaa asiakirjan tiedostopolun ja nimen.

      Huomautus::

      Jos määritetyn asiakirjan tiedoston kentän sijainti ei sisällä polkua tuotavaan tiedostoon, järjestelmä olettaa, että tiedosto sijaitsee samassa kansiossa kuin käsiteltävänä oleva listatiedosto.

   7. Määritä Listatiedoston jälkikäsittely -kentissä, kuinka listatiedostoja muutetaan tuonnin jälkeen siten, ettei niitä tuoda uudelleen, jos työ ajetaan säännöllisesti. Toisin sanoen listatiedostojen nimiä on muutettava siten, etteivät ne enää vastaa työlle määritettyjä tiedostopeitteitä. Voit poistaa tiedostoja, muuttaa niiden tunnisteita tai lisätä niihin etuliitteitä.

   8. Määritä Asiakirjatiedoston jälkikäsittely -kentissä, haluatko poistaa asiakirjatiedostot ja niiden liitteet määritetystä sijainnista onnistuneen tuonnin jälkeen.

6. Suorita muut tuonnin käsittelyohjelman työn sivut kohdassa Tuonnin käsittelyohjelman työn lisäys tai muokkaus kuvatulla tavalla.

7. Testaa listatiedoston tuontityö.

   Kun työ aktivoidaan määritetyin väliajoin, tuonnin käsittelyohjelma tarkistaa, onko kansiossa määritettyjä tiedostopeitteitä vastaavia listatiedostoja, tuo listatiedostossa tunnistetut asiakirjatiedostot ja niiden liitteet, täyttää haluttaessa metatietokentät listatiedoston tiedoilla sekä poistaa listatiedoston tai nimeää sen uudelleen.

Doc1.TIF|Corp 1|Invoice
@Attachment|PO|PO1.TIF
Doc2.TIF|Corp 2|Invoice

Doc1.TIF|Corp 1|Invoice
@Attachment|PO|PO1.TIF
@Attachment|Contract|Contract1.PDF
@Attachment|Contract|Amendment1.PDF
Doc2.TIF|Corp 2|Invoice

Jos liite on usean sivun pituinen TIFF-tiedosto, kukin sivu tuodaan erillisenä eräkohteena ja kootaan liitteeksi.

Kansion tuontityön yhteydessä tuonnin käsittelyohjelma seuraa tuontikansiota ja tuo kaikki tiedostot, jotka se löytää määritettyä tiedostopeitettä käyttäen.

Varmista, että tiedoston tuontiagentti on käynnissä tietokoneessasi.

Kansion tuonnin käsittelyohjelman työn asetusten konfigurointi:

1. Lisää tai kopioi tuonnin käsittelyohjelman työ tai muokkaa sitä ja valitse Kansiolähde Yleiset asetukset -sivun Tuontilähde-kentässä.

2. Konfiguroi asetukset Tuontilähteen asetukset -sivulla.

   1. Määritä Tiedostopeitteet-kentässä tuotavien tiedostojen tyyppi syöttämällä tiedostotunniste (kuten *.tif tai *.pdf). Tuo kaikki tiedostot määrittämällä *.*. Erota peitteet toisistaan puolipisteillä (;).

   2. Jos haluat tuonnin käsittelyohjelman seuraavan ja tuovan tiedostoja tämän kansion alikansioista, valitse Käsittele alikansiot -kenttä.

   3. Määritä Luo uusi erä -kentässä, luodaanko uusi erä kunkin tuodun tiedoston vai kunkin tuodun kansion yhteydessä. Kun erä luodaan kansiokohtaisesti, myös kansion alikansioille luodaan erät.

      Kun valitset Kansiota kohti -valinnan, Tuotujen tiedostojen enimmäismäärä erää kohti -valinta on käytössä. Syötä luku, joka on enintään 500.

   4. Voit halutessasi syöttää Valmis tiedosto -kenttään tiedoston nimen, jonka on oltava kansiossa (ja tarvittaessa myös jokaisessa alikansiossa), ennen kuin kansio käsitellään. Tämä valinta viivästyttää kansion käsittelyä kunnes valmis tiedosto tulee näkyviin. Kun käsittely on suoritettu loppuun, valmis tiedosto poistetaan.

   5. Määritä Tiedostojen käsittelyjärjestys -kenttiin ensisijainen ja toissijainen lajittelutyyppi ja -järjestys, jossa tuontikansion tiedostot käsitellään. Mahdolliset lajittelutyypit: Ei mitään (ei lajittelutyyppiä), Tiedostonimi, Tiedostotunniste ja Tiedoston muokkauspäivämäärä. Mahdolliset lajittelujärjestykset: Nouseva ja Laskeva.

   6. Määritä Tiedoston jälkikäsittely -kentissä, kuinka tiedostoja muutetaan tuonnin jälkeen siten, ettei niitä tuoda uudelleen, jos työ ajetaan säännöllisesti. Tätä varten tiedostonimiä on muutettava siten, etteivät ne enää vastaa työlle määritettyjä tiedostopeitteitä. Voit poistaa tiedostoja, muuttaa niiden tunnisteita tai lisätä niihin etuliitteitä. Voit myös puhdistaa käsitellyt alikansiot valitsemalla Poista käsitelty alikansio, jos se on tyhjä -kentän.

3. Täytä muut tuonnin käsittelyohjelman työn sivut.

4. Testaa kansion tuontityö ja varmista, että se on aktivoitu valitulla toistovälillä.

Tuonnin käsittelyohjelman etsii kansiosta tiedostoja, jotka vastaavat tiedostopeitettä/-peitteitä. Jos se löytää vastaavuuksia, se tuo tiedostot ja luo uudet erät, täyttää metatietokentät ja poistaa tiedostot tai nimeää ne uudelleen määrittämälläsi tavalla.

Metatietojen määrityksen konfigurointi tuonnin aikana:

1. Valitse Asiakirjaprofiili-sivu tuonnin käsittelyohjelman työssä.

2. Määritä Asiakirjan oletusprofiili -kentässä asiakirjaprofiili, jolle tuodut asiakirjat määritetään. Valittu profiili luokittelee asiakirjan. Jos käyttäjät esimerkiksi avaavat erän työasemassa, valitaan tämä asiakirjan profiili.

3. Määritä Metatietokentän vastaavuusmääritykset -taulukossa Content Capturen metatietokentät valittua tuontilähdettä koskeville arvoille.

   Valitse täytettävä Capture-kenttä Metatietokenttä-sarakkeessa ja napsauta Muokkaa-painiketta. Valitusta asiakirjan oletusprofiilista riippumatta kaikki proseduurin metatietokentät ovat käytettävissä määritystä varten.

4. Tee asetukset Metatietokentän vastaavuusmääritykset -valintaikkunassa.

   1. Valitse tuontilähteelle metatietoarvo Metatietomääritteet-kentässä. Täytä oletusarvolla valitsemalla Oletusarvo tässä kentässä ja määrittämällä sitten arvo Oletusarvo-kenttään.

   2. Valitse kansion tuontityössä kansiosta, tiedostosta tai polkuun liittyvistä määritteistä, jotka on listattu tätä taulukossa:

      Järjestelmämäärite	Tuotavan tiedoston esimerkkipolun arvo (/import/expenses/20200426/Customer1.pdf)
      Tiedostonimi	Customer1.pdf
      Perustiedoston nimi	Customer1
      Tiedostotunniste	pdf
      Kansiopolku	/import/expenses/20200426
      Kansion nimi	20200426
      Koko tiedostopolku	/import/expenses/20200426/Customer1.pdf
      Tiedoston muokkauksen pvm/aika	Tiedoston muokkauksen pvm/aika - järjestelmäarvo
      Tuontiagentin pääkoneen nimi	Sen tietokoneen pääkoneen nimi, johon tiedoston tuontiagentti on asennettu.

   3. Valitse sähköpostin tuontityössä sähköpostiviestiin liittyvistä määritteistä, jotka on listattu tätä taulukossa:

      Järjestelmämäärite	Kuvaus
      Lähettäjän nimi	Lähettäjän osoitteen nimen alias
      Lähettäjän osoite	Lähettäjän sähköpostiosoite
      Vastauksen vastaanottajan nimi	Vastauksen vastaanottajan nimi viestiä varten
      Vastausosoite	Vastauksen vastaanottajan osoite viestiä varten
      Vastaanottajien nimet	Vastaanottajien nimien kokoelma viestiä varten
      Vastaanottajien osoitteet	Vastaanottajien osoitteiden kokoelma viestiä varten
      Kansio	Kansion nimi, josta viesti on vastaanotettu
      Vastaanottopvm	Viestin vastaanottopvm ja -aika
      Lähetyspvm	Viestin alkuperäinen lähetyspvm ja -aika
      Aihe	Viestin aihe
      Sähköpostin tärkeysaste	Viestin matala, normaali ja korkea prioriteetti
      MessageId	Viestin yksilöivä tunnus

   4. Valitse kaikille tuontitöille määritteet tästä yleisten järjestelmämääritteiden taulukossa:

      Järjestelmämäärite	Kuvaus
      Tuonnin pvm/aika	Erän tuonnin pvm ja aika
      Tuontityön nimi	Tuonnin käsittelyohjelman työlle määritetty nimi
      Oletusarvo	Määrityksen mukainen oletusarvo

5. Määritä muut Metatietokentän vastaavuusmääritykset -taulukon metatietokentät tarpeen mukaan.

Tuonnin käsittelyohjelman työn jälkikäsittelyn konfigurointi: