PDF-muuntotöiden konfigurointi

Luomalla PDF-muuntotöitä voit muuntaa asiakirjoja PDF-muotoon käyttämällä PDF-valintaa ja kuva-asiakirjoja haettavissa oleviksi PDF-asiakirjoiksi käyttämällä Haettava PDF -valintaa.

  1. Valitse proseduuri vasemmalla olevasta Proseduurit-ruudusta.

    Valitun proseduurin kokoonpanosivut näkyvät oikealla puolella.

  2. Avaa Käsittely-välilehti.

  3. Valitse PDF-muuntotyöt-taulukossa Lisää muuntotyö tai muokkaa olemassa olevaa työtä valitsemalla Muuta muuntotyötä.

    Voit myös kopioida muuntotyön valitsemalla sen, valitsemallaKopioi muuntotyö ja syöttämällä pyydettäessä uuden nimen. Kun kopioit työn, voit nopeasti monistaa sen ja muokata sitä.

  4. Asiakirjan valinta -sivulla:

    1. Työn tiedot -osassa:

      • Anna työlle nimi ja kuvaus.
      • Valitse avattavasta Tulosteen PDF-muoto -listasta:
        • Valitse PDF, jos luodun PDF-sisältötyypin on oltava sama kuin lähdeasiakirjan sisältötyyppi. Jos lähde on esimerkiksi joukko kuvia, luodaan kuvia sisältävä PDF-asiakirja. Word-asiakirjasta puolestaan luodaan tekstiä sisältävä PDF-tiedosto.
        • Hakukelpoinen PDF, jos haluat, että PDF-tiedoston sisällöstä voidaan tehdä hakuja. Tämä valinta tuo käyttöön PDF-asetukset-välilehden, jossa voit valita sisällön kielet, joiden perusteella valinnaista optista merkkien tunnistusta (OCR) käytetään. Hakukelpoisen PDF:n asetukset - Optinen merkkien tunnistus -taulukossa voit valita tarvittavat kielet valitsemalla niiden valintaruudut. Jos valitset useita kieliä, optista merkkien tunnistusta käytetään siinä järjestyksessä, jossa kielet ovat taulukon oikeassa reunassa Valitut kielet -kohdassa. Järjestys määräytyy sen mukaan, missä järjestyksessä napsautat valintaruutuja. Jos et valitse kieliä, optista merkkien tunnistusta käytetään vain englanninkieliseen sisältöön, koska Englanti-valintaruutu on oletusarvoisesti valittuna.
    2. Asiakirjan muunto -osassa:

      • Valitse Muunna asiakirjat -valintaruutu.

      • Jos haluat käsitellä tiettyjen asiakirjaprofiilien asiakirjoja, valitse vähintään yksi Rajoita asiakirjaprofiileihin -kentässä listatuista asiakirjaprofiileista. Jos haluat käsitellä kaikkia määritettyjä asiakirjaprofiileja, valitse Kaikki.

    3. Valitse avattavassa Säilytä alkuperäinen liitetyyppinä -listassa alkuperäisen asiakirjan tyyppi, jonka haluat säilyttää.

    4. Liitteen muunto -osassa:

      • Valitse Muunna liitteet -valintaruutu.

      • Jos haluat käsitellä tiettyjen liitetyyppien liitteitä, valitse vähintään yksi Rajoita liitetyyppeihin -kentässä listatuista liitetyypeistä. Jos haluat käsitellä kaikkien määritettyjen liitetyyppien liitteitä, valitse Kaikki.

      • Valitse avattavassa Säilytä alkuperäinen liitetyyppinä -listassa alkuperäisen liitteen tyyppi, jonka haluat säilyttää.

  5. Määritä Jälkikäsittely-sivulla, mitä tapahtuu, kun asiakirjan muuntokäsittely on valmis — sen mukaan, onnistuuko käsittely.

    Katso kohta PDF-muuntotyön jälkikäsittelyn ja seurannan konfigurointi.

  6. Tarkista Yhteenveto-sivun asetukset ja tallenna työ valitsemalla Lähetä.

  7. Konfiguroi, kuinka erät siirretään, kun asiakirjat muunnetaan PDF-muotoon. Katso kohta Erävirran konfigurointi PDF-muuntotyöksi.

  8. Testaa luomasi PDF-muuntotyöt.

PDF-muuntotyön jälkikäsittelyn ja seurannan konfigurointi

Muuntotyön jälkikäsittelyvalinnoilla voit määrittää, mitä tapahtuu, kun käsittely on suoritettu loppuun.

Muuntotyön jälkikäsittelyn ja seurannan konfigurointi:
  1. Valitse proseduuri vasemmalla olevasta Proseduurit-ruudusta.
    Valitun proseduurin kokoonpanosivut näkyvät oikealla puolella.
  2. Avaa Käsittelyohjelma-välilehti.
  3. Lisää PDF-muuntotyö tai muokkaa sitä PDF-muuntotyöt-taulukossa.
  4. Napsauttamalla Jälkikäsittely-sivua saat näkyviin käsittelyvalinnat onnistunutta käsittelyä (ei järjestelmävirheitä) ja epäonnistunutta käsittelyä (vähintään yksi järjestelmävirhe) varten. Seuraavat vaiheet koskevat molempia osia: Kun järjestelmävirhettä ei ole ja Kun on järjestelmävirheitä.
  5. Määritä Erän käsittelyohjelma- ja Erän käsittelyohjelman työ -kentissä, mikä käsittelyvaihe on vuorossa, kun asiakirjan muunnon käsittely on suoritettu loppuun. Valittavat arvot ovat Ei mitään, Vahvistuksen käsittelyohjelma, Tunnistuksen käsittelyohjelma, TIFF-muunto, PDF-muunnot, Sisältöhaun käsittelyohjelma ja XML-muunnon käsittelyohjelma. Jos valitset tunnistustyön käsittelyohjelman tai TIFF-/PDF-muunnon, määritä käsittelyohjelman työ.

    Voisit esimerkiksi lähettää vahvistuksen käsittelyohjelmaan eriä, joissa ei ole järjestelmävirheitä. Voisit määrittää Ei mitään -arvon järjestelmävirheitä sisältäville erille ja muuttaa sitten erien tilaa tai etuliitettä käsittelyn helpottamiseksi työasemassa.

  6. Voit halutessasi syöttää sähköpostiosoitteen kenttään osoitteen, johon sähköposti lähetetään, kun käsittely on suoritettu loppuun tai epäonnistunut. Kun olet konfiguroimassa ja testaamassa muunnon käsittelyohjelman työtä, kannattaa määrittää itsesi sähköposti-ilmoitusten saajaksi järjestelmävirheiden yhteydessä ja ilmoittaa myöhemmin automaattisesti pääkäyttäjälle käsittelyvirheistä.
  7. Määritä jäljellä olevissa kentissä, kuinka käsiteltyjä eriä muutetaan.

    • Nimeä erät uudelleen lisäämällä niihin etuliite. Voit esimerkiksi nimetä epäonnistuneet erät uudelleen etuliitteellä ERR jatkotoimia varten.

    • Muuta erän tilaa tai prioriteettia. Voisit esimerkiksi muuttaa järjestelmävirheitä sisältävien erien tilaa ja luoda sitten työaseman profiilin, jossa erän suodatukselle on määritetty kyseinen tila. Siten käyttäjät, joilla on riittävät käyttöoikeudet, voivat manuaalisesti muokata ja suorittaa loppuun eriä, joissa on ilmennyt virheitä.

  8. Tallenna työ valitsemalla Lähetä.

Erävirran konfigurointi PDF-muuntotyöksi

Jos haluat ajaa PDF-muuntotyön, sinun on konfiguroitava erät, jotka siirretään käsiteltävään työhön. Voit tehdä sen määrittämällä PDF-muunnot jälkikäsittelyvaiheeksi työaseman profiilissa tai toisessa käsittelyohjelman työssä.

Voit konfiguroida erävirtoja seuraavista lähteistä:

PDF-muuntotyön käytöstäpoisto tai poisto

Kun poistat PDF-muuntotyön, se ei ole enää käytettävissä erille, joiden jälkikäsittelyvaiheeksi se on määritetty. Jos jälkikäsittelyä varten määritetty työ ei ole käytettävissä, erässä tapahtuu virhe. Kannattaa siirtää työ offline-tilaan joksikin aikaa ennen työn poistamista, jotta voit ratkaista sen poistamisessa ilmenneet odottamattomat ongelmat. Online-muuntotyöt ajetaan, kun ne valitaan työaseman profiilissa tai käsittelyohjelman työn Jälkikäsittely-sivulla. Voit pysäyttää työn tilapäisesti (siirtää sen offline-tilaan) tai käynnistää uudelleen käytöstä poistetun työn.

PDF-muuntotyön käytöstäpoisto tai poisto:
  1. Valitse proseduuri vasemmalla olevasta Proseduurit-ruudusta.
    Valitun proseduurin kokoonpanosivut näkyvät oikealla puolella.
  2. Avaa Käsittely-välilehti.
  3. Voit poistaa työn käytöstä valitsemalla työn PDF-muuntotyöt-taulukossa ja valitsemalla PDF-muuntotyön käytöstäpoisto tai aktivointi.

    Voit poistaa PDF-muuntotyön käytöstä tai aktivoida sen myös valitsemalla tai jättämällä valitsematta Online-kentän Asiakirjan valinta -sivulla.

  4. Valitse käytöstäpoistettu työPDF-muuntotyöt-taulukossa ja napsauta PDF-muuntotyön poisto-kuvaketta.
  5. Vahvista muuntotyön poisto valitsemalla Kyllä.