Asiakirjojen luonti ja poisto

Kun asiakirjat on tuotu, haluat ehkä jakaa osan niistä kontekstin mukaan. Tai saatat haluta yhdistää joitakin asiakirjoja poistamalla niiden väliset erottimet. Joissakin tilanteissa joudut kenties poistamaan tiettyjä asiakirjoja tai monistamaan niitä, jotta voit käyttää niitä toisessa joukossa. Voit suorittaa kyseiset toiminnot asiakirjojen tehtäväpalkilla.

Asiakirjan tallennus

Voit lisätä eriin uusia asiakirjoja Tallenna asiakirja -kuvakkeella Tallenna uusi asiakirja asiakirjaruudun tehtäväpalkissa tai eräruudun kontekstivalikon valinnassa.

Asiakirjojen lisäys:
  1. Paina tarvittaessa näppäinyhdistelmää Ctrl+Alt+S ja valitse tallennuslähde. Jos käytät skannausta, aseta sivut skanneriin.
  2. Napsauta Erä-ruudussa hiiren kakkospainikkeella erää, johon haluat lisätä asiakirjoja, ja valitse sitten Tallenna asiakirja.
    Voit myös napsauttaa Tallenna uusi asiakirja-kuvaketta asiakirjaruudun työkalurivillä.
  3. Suorita jokin seuraavista toimista:
    • Jos olet tuomassa kohteita jostain muusta lähteestä kuin skannerista, valitse tarvittavat asiakirjat Valitse tuotavat tiedostot -valintaikkunassa ja napsauta OK-painiketta. Valitse Tuonti-valintaikkunassa Luo yksi asiakirja kaikille tuontitiedostoille tai Luo yksi asiakirja tuontitiedostoa kohti ja valitse sitten OK.
    • Jos olet skannaamassa, valitse Tallennus-valintaikkunassa joko Skannaa yksi sivu tai Skannaa kaikki sivut ja napsauta OK-painiketta.
    Asiakirjat lisätään erään.

Asiakirjan jako

Asiakirjan jako:
  1. Valitse sivu, josta haluat uuden asiakirjan alkavan.
  2. Valitse Asiakirja-ruudun työkalurivillä Jaa asiakirja.

    Valitusta sivusta alkava ja sitä seuraavat sivut seuraavaan luotuun asiakirjaan saakka sisältävä asiakirja luodaan.

Asiakirjojen erottimen poisto

Noudattamalla näitä vaiheita voit poistaa asiakirjojen erottimen, joka liittää valitun asiakirjan sivut edelliseen asiakirjaan.

  1. Valitse asiakirja, joka yhdistetään sitä edeltävään asiakirjaan.

    Jos valitset erän ensimmäisen asiakirjan, sinua pyydetään poistamaan asiakirja, koska sitä edeltävää asiakirjaa ei ole.

  2. Valitse Poista asiakirja.
  3. Valitse pyydettäessä erottimen poistovalinta ja valitse OK.
    Asiakirja yhdistetään sitä edeltävään asiakirjaan.

Asiakirjan ja sen sivujen poisto

Asiakirjan ja sen sivujen poisto:

  1. Valitse poistettava asiakirja.

    Voit valita asiakirjan Erä-ruudusta tai valita jonkin sen pienoiskuvista asiakirjaruudussa.

  2. Napsauta Poista asiakirja-kuvaketta Asiakirja-ruudun työkalurivillä.
  3. Valitse pyydettäessä asiakirjan poistovalinta ja valitse OK.

Asiakirjan monistus

Asiakirjan monistus:
  1. Voit joko valita asiakirjan Erä-ruudussa ja valita sitten Monista asiakirja Asiakirja-ruudun työkalurivillä tai napsauttaa asiakirjaa hiiren kakkospainikkeella ja valita Monista kontekstivalikossa.
    Näkyviin tulee Monistus-valintaikkuna.
  2. Valitse Nykyinen asiakirja -vaihtoehto.
  3. Määritä luotavien kopioiden määrä Kopioiden määrä -kentässä. Oletusarvo on 1 ja enimmäisarvo on 10.
  4. Valitse Säilytä metatietojen arvot -kenttä, jos haluat, että kopioiduilla asiakirjoilla on sama asiakirjaprofiili ja metatietojen arvot kuin valitulla lähdeasiakirjalla.
  5. Valitse OK.

    Juuri luodut kopioidut asiakirjat lisätään suoraan valitun lähdeasiakirjan jälkeen erä- tai asiakirjalistan puussa.