Utilisation de règles de tâche

Les règles de tâche ont une incidence sur le comportement des tâches. Ces règles permettent aux utilisateurs d'affecter des règles directement aux tâches, notamment lorsque l'affectation de règles n'est pas appropriée au niveau du modèle, de l'échéancier ou du type de tâche car une règle est unique pour une tâche. Ces règles s'appliquent aux tâches pour lesquelles les règles ont été configurées.

Règles de tâche disponibles :

  • Approuver automatiquement la tâche : termine automatiquement des approbations spécifiées uniquement si les conditions indiquées sont satisfaites.

    Voici des exemples de conditions qui peuvent s'appliquer à cette règle :

    • Les attributs ont des valeurs spécifiées (y compris les attributs calculés).

    • La tâche prédécesseur contient un attribut avec une valeur spécifiée.

    Lorsque les conditions sont satisfaites, les niveaux d'approbateur spécifiés sont marqués comme terminés, et le workflow passe au prochain niveau d'approbation ou prend le statut Fermé si aucun niveau d'approbation supplémentaire n'existe.

    Cette règle est exécutée lorsque le statut de tâche passe à Ouvert (avec approbateur).

  • Soumettre automatiquement la tâche : soumet automatiquement une tâche si les conditions indiquées sont satisfaites.

    Lorsque les conditions sont satisfaites, le rôle Personne affectée est marqué comme étant terminé, et le workflow atteint le premier niveau d'approbation ou affiche le statut Fermé si aucun niveau d'approbation n'existe.

    Cette règle est exécutée lorsque le statut de tâche passe de En attente à Ouvert avec personne affectée.

  • Empêcher l'approbation de tâche : empêche l'approbation d'une tâche en fonction des valeurs d'attribut ou d'autres caractéristiques. Cette règle est exécutée lorsque l'approbateur clique sur Approuver.

  • Empêcher la soumission de tâche : empêche la soumission d'une tâche en fonction des valeurs d'attribut ou d'autres caractéristiques. Cette règle est exécutée lorsque le destinataire clique sur Soumettre.

  • Envoyer un courriel sur la mise à jour : cette règle est exécutée en fonction des actions de l'utilisateur sur la tâche. Vous devez donc définir correctement les conditions de la règle. La condition la plus courante est celle avec l'attribut de statut ou l'attribut de statut détaillé :
    • Attribut de statut : la seule valeur valide que vous pouvez sélectionner est Fermé. Les statuts En attente, Ouvert et Erreur découlent tous d'actions automatisées effectuées sur la tâche.
    • Attribut de statut détaillé : les statuts valides sont ceux avec l'approbateur.

Pour utiliser des règles de tâche, procédez comme suit :

  1. Sur la page d'accueil, cliquez sur Tâches, puis à nouveau sur Tâches.
  2. Sélectionnez l'onglet Règles pour ouvrir une nouvelle règle. Vous pouvez afficher les informations suivantes :

    • Ordre : ordre de priorité

    • Règle : nom de la règle

    • Conditions : choix des conditions qui doivent exister avant l'exécution de la règle

  3. Sous Règle, sélectionnez le type de règle à utiliser :

    • Approuver automatiquement la tâche

    • Soumettre automatiquement la tâche

    • Empêcher la soumission de tâche

    • Empêcher l'approbation de tâche

    • Empêcher le rejet de tâche

    • Envoyer un courriel sur la mise à jour

    • Sélectionnez Créer le filtre et renseignez la section Conditions, ou sélectionnez Utiliser le filtre enregistré et choisissez un filtre. Le filtre sélectionné et configuré pour la règle détermine les conditions qui déclenchent la règle à appliquer.

    Remarque :

    Lorsque vous apportez des modifications à une définition de règle, les informations supplémentaires sont ajoutées au journal d'audit. Vous pouvez consulter les modifications dans l'onglet Historique ou Rapport d'audit.
  4. Facultatif : sous Description, expliquez pourquoi vous avez configuré la règle et comment elle doit être utilisée.
  5. Pour Niveau d'approbateur, sélectionnez la règle pour tous les niveaux ou sélectionnez les niveaux d'approbateur.
  6. Sélectionnez le filtre pour déterminer les conditions qui déclenchent la règle à appliquer :

    • Utiliser le filtre enregistré : la section Condition affiche une version en lecture seule des conditions associées au filtre enregistré.

    • Créer le filtre : la section Condition est activée. Sélectionnez les conditions qui s'appliquent au filtre avancé : Conjonction, Source, Attribut, Opérateur et Valeur.

  7. Sous Filtrer la tâche, sélectionnez la tâche à laquelle les conditions doivent s'appliquer : Tâche actuelle, N'importe quel prédécesseur, Tâche spécifique (indiquez l'ID de tâche).
  8. Reportez-vous également aux sections suivantes :