Oracle Account Reconciliation Cloud agevola la gestione dei processi di riconciliazione dei conti, incluse le riconciliazioni del bilancio patrimoniale, le riconciliazioni del sistema di consolidamento e altri processi di riconciliazione attivi.
Di seguito sono indicati i task chiave dell'amministratore per ciascun periodo.
Impostazione dei profili per il periodo
Per ogni periodo è necessario impostare profili per le nuove combinazioni di conto e gestire le assegnazioni di preparatore e revisore per i profili.
La gestione delle assegnazioni utente sui profili o l'aggiunta di nuovi profili è una funzione di impostazione che viene eseguita in Applicazione, quindi nella pagina Profili.
Creazione di riconciliazioni
L'azione Crea riconciliazioni consente di creare riconciliazioni per il periodo selezionato per tutti i profili attivi dotati di una frequenza che corrisponde al periodo.
Se si creano profili in anticipo, per combinazioni di codice non ancora attive e che non ricevono ancora saldi, è preferibile disattivarli nella finestra di dialogo Profilo, in modo da evitare la creazione di una riconciliazione dal profilo. Se in seguito si importa un saldo per il profilo, lo stato del profilo verrà automaticamente impostato su Attivo e il profilo verrà successivamente incluso nei futuri processi di creazione di riconciliazioni. È possibile ripetere questa azione nello stesso periodo in quanto non sovrascrive le riconciliazioni per le quali è iniziato il lavoro. Si limita infatti ad aggiornare eventuali riconciliazioni in sospeso o ad aggiungerne di nuove,
Controllo delle riconciliazioni mancanti
L'azione Controlla riconciliazioni mancanti consente di ricontrollare l'esistenza di riconciliazioni per tutti i profili che dovrebbero averne.
Ad esempio, se si esegue la riconciliazione di equity su base trimestrale, per questo conto non verrà segnalata la mancanza di una riconciliazione nei periodi di gennaio e febbraio mentre lo sarà per marzo, sempre che marzo coincida con la fine del trimestre.
La mancanza di riconciliazioni può verificarsi se si dimentica di creare riconciliazioni per i profili. Può accadere quando si aggiungono profili in un momento successivo del periodo, dopo aver creato riconciliazioni, oppure se queste sono state prima create e poi eliminate. È importante controllare le riconciliazioni mancanti per garantire la completezza.
Preparazione delle riconciliazioni dei conti
Preparare le riconciliazioni dei conti immettendo saldi, transazioni e tassi valuta e verificando che non esistano saldi non mappati.
È possibile importare saldi, transazioni e tassi valuta in qualsiasi momento a condizione che il periodo non sia bloccato. È possibile anche importare i dati prima di aver creato riconciliazioni.
Se si importano dati dopo l'inizio del lavoro, tenere presente che potrebbero verificarsi conseguenze sullo stato delle riconciliazioni.
Quando si esegue un'importazione di transazioni pre-mappate oppure si importano saldi, non mappati o pre-mappati, diversi dai saldi attualmente presenti nella riconciliazione, se lo stato della riconciliazione è "Aperta presso revisore" o "Chiusa", viene riportato ad "Aperta presso preparatore".
Apertura del periodo
È necessario aprire un periodo quando è il momento di dare avvio al lavoro dei preparatori. Impostando lo stato del periodo su Aperto, eventuali riconciliazioni che hanno raggiunto la data di inizio passano dallo stato In sospeso a quello Aperta presso preparatore.
Monitoraggio dello stato delle riconciliazioni
Monitorare lo stato delle riconciliazioni e verificare che le richieste di modifica vengano elaborate.
Usare il dashboard Panoramica per tracciare lo stato attuale delle riconciliazioni. Modificare le selezioni Visualizza per in modo da visualizzare le statistiche in base a metriche diverse.
Usare il dashboard Conformità per monitorare le metriche di prestazione, ad esempio per identificare gli utenti o i team che rischiano di non rispettare le scadenze o le riconciliazioni con indicatori di avviso.
Se sono stati configurati gli indicatori "Semaforo" del dashboard, sarà possibile visualizzare le metriche semaforo.Usare Applicazione, quindi la scheda Panoramica per visualizzare l'attività di riconciliazione.
Altri task di amministrazione correnti
Di seguito sono elencati altri task di amministrazione utilizzabili.
Sottomissione, approvazione e rifiuto di riconciliazioni
Gestione delle richieste di riassegnazione
Chiusura e blocco del periodo
La chiusura di un periodo impedisce l'aggiunta di nuove riconciliazioni ma il lavoro può continuare sulle riconciliazioni esistenti, compreso il caricamento di saldi e transazioni.
Il blocco di un periodo impedisce le modifiche alle riconciliazioni e il caricamento delle transazioni di Corrispondenza transazione con data contabile precedente o uguale alla data di fine del periodo bloccato.
È possibile trovare molte di queste azioni selezionando Applicazione, quindi Periodi. Fare clic sul pulsante Azioni associato al periodo per il quale è necessario eseguire l'azione. Vedere Chiusura e blocco di periodi