タスク・ルールの操作

タスク・ルールはタスクの動作に影響します。これらのルールを使用すると、特に、ルールがタスクに対して一意になるため、テンプレート・レベル、スケジュール・レベルまたはタスク・タイプ・レベルでのルールの割当てが適切でない場合に、ルールをタスクに直接割り当てられます。これらのルールは、ルールが構成されたタスクに対して適用されます。

使用可能なタスク・ルール:

  • タスクの自動承認: 指定された条件を満たしている場合にのみ、指定された承認を自動的に完了します。

    このルールに適用される条件の例:

    • 属性に指定の値がある(計算済属性を含む)

    • 先行タスクに指定の値を持つ属性が含まれる

    条件を満たすと、指定の承認者レベルが完了としてマークされ、これによりワークフローが次の承認レベルに進むか、他に承認レベルがない場合は「クローズ済」になります。

    このルールは、タスク・ステータスが「オープン(承認者)」に変更されたときに実行されます。

  • タスクの自動送信 - 指定された条件を満たしている場合、タスクを自動的に送信します。

    条件を満たすと、担当者役割が完了としてマークされ、これによりワークフローが最初の承認レベルに進むか、承認レベルがない場合は「クローズ済」になります。

    このルールは、タスク・ステータスが「保留中」からオープン(担当者)に変更されたときに実行されます。

  • タスク承認の防止: 属性値または他の特性に基づいて、タスクが承認されないようにします。このルールは、承認者が「承認」をクリックすると実行されます。

  • タスク送信の防止: 属性値または他の特性に基づいて、タスクが送信されないようにします。このルールは、担当者が「送信」をクリックすると実行されます。

  • 更新時に電子メールを送信: このルールは、タスクに対するユーザー・アクションに基づいて実行されます。そのため、ルールの条件を適切に設定する必要があります。最も一般的な条件は、「ステータス」属性または「ステータス(詳細)」属性を含む条件を持つことです:
    • 「ステータス」属性: 選択できる有効な値は「クローズ済」のみです。「保留中」、「オープン」および「エラー」はすべて、タスクに対する自動化されたアクションに起因するステータスです。
    • 「ステータス(詳細)」属性: 有効なステータスは承認者によります。

タスク・ルールを操作するには:

  1. ホーム・ページで、「タスク」、「タスク」の順にクリックします。
  2. 「ルール」タブを選択して「新規ルール」を開きます。次の情報を表示できます:

    • 順序: 優先順位。

    • ルール: ルールの名前

    • 条件: ルールを実行する前に存在している必要がある条件の選択

  3. 「ルール」で、使用するルール・タイプを選択します。

    • タスクの自動承認

    • タスクの自動送信

    • タスク送信の防止

    • タスク承認の防止

    • タスク却下の防止

    • 更新時に電子メールを送信

    • 「フィルタの作成」 を選択して条件セクションに移入するか、「保存済フィルタの使用」を選択してからフィルタを選択します。ルールに対して選択および構成されたフィルタが、適用するルールをトリガーする条件を決定します。

    注:

    ルール定義を変更すると、監査ログに追加情報が追加されます。変更内容は、「履歴」タブと「監査レポート」の両方で表示できます。
  4. オプション: 「説明」で、ルールを構成した理由と使用方法を説明します。
  5. 「承認者レベル」では、すべてのレベルのルールを選択するか、承認者レベルを選択します。
  6. フィルタを選択し、適用するルールをトリガーする条件を決定します。

    • 保存済フィルタの使用: 保存済フィルタに関連付けられた条件の読取り専用バージョンが「条件」セクションに表示されます。

    • フィルタの作成: 「条件」セクションが有効になります。詳細フィルタに適用する条件を選択します: 「組合せ」、「ソース」、「属性」、「演算子」および「値」。

  7. 「タスクのフィルタ」で、条件を適用する対象のタスク(「現在のタスク」、「任意の先行」、「特定のタスク」(タスクIDを指定))を選択します。
  8. 関連項目: