O Oracle Account Reconciliation Cloud ajuda no gerenciamento de processos de reconciliação de conta, incluindo reconciliações de balanço geral, reconciliações do sistema de consolidação e outros processos de reconciliação em vigor.
As principais tarefas de um administrador em cada período são:
Configurar Perfis para o Período
Para cada período, você precisa configurar perfis para novas combinações de contas e gerenciar as atribuições do preparador e do revisor para os perfis.
O gerenciamento de atribuições de usuário em perfis é uma função de configuração executada no Aplicativo e, depois, na página Perfis.
Criar Reconciliações
A ação Criar Reconciliações faz com que as reconciliações sejam criadas para o período selecionado para todos os perfis ativos que têm uma frequência correspondente ao período.
Se você criar perfis antecipadamente (para combinações de código que ainda não estão ativas e ainda não estão recebendo saldos), é melhor desativar esses perfis na caixa de diálogo Perfil para impedir uma reconciliação de ser criada com base no perfil. Se, posteriormente, um saldo for importado para o perfil, ele será definido com o status Ativo automaticamente e depois será incluído em futuros processos "Criar Reconciliação". Você pode executar essa ação várias vezes no mesmo período, pois ela não substituirá reconciliações para as quais há trabalho iniciado. Ela simplesmente atualiza as reconciliações pendentes ou adiciona novas reconciliações.
Verificar se Há Reconciliações Ausentes
A ação Verificar Reconciliações Ausentes verifica e garante que existem reconciliações para todos os perfis que devem tê-las.
Por exemplo, se você reconciliar o Patrimônio Líquido trimestralmente, essa conta não será exibida como uma reconciliação ausente durante os períodos Janeiro e Fevereiro, mas não aparecerá no período Março (pressupondo que Março seja o seu fim de trimestre).
Reconciliações ausentes poderão ocorrer se você se esquecer de criar reconciliações para perfis. Isso poderá acontecer se você adicionar perfis no período após as reconciliações terem sido criadas ou se as reconciliações tiverem sido criadas e posteriormente excluídas. É importante que você verifique se há reconciliações ausentes para garantir a conclusão.
Preparar Reconciliações de Contas
Prepare reconciliações de conta inserindo saldos, transações e taxas de moeda, de modo a garantir que não existam saldos não mapeados.
É possível importar saldos, transações e taxas de moeda a qualquer momento, contanto que o período não esteja bloqueado. Você pode até mesmo importar os dados antes de criar reconciliações.
Se você importar dados após o início do trabalho, lembre-se de que poderá haver um impacto no status da reconciliação.
Se o status da reconciliação for "Aberto com um revisor" ou "Fechado", ele será revertido para "Aberto com o Preparador" se você executar uma importação de transações pré-mapeadas ou se você importar saldos (não mapeados ou pré-mapeados) que diferem dos saldos atualmente existentes na reconciliação.
Abra o Período
Você deverá abrir um período quando estiver pronto para que os preparadores comecem a trabalhar. Se o status do período for definido como aberto, todas as reconciliações que tiverem atingido a data de início passarão de pendentes para abertas com o Preparador.
Monitorar o Status das Reconciliações
Monitore o status das reconciliações e garanta que solicitações de alteração sejam processadas:
Use o dashboard Visão Geral para rastrear o status atual das reconciliações. Altere as sua seleções de Exibir por para exibir estatísticas com base em diferentes métricas.
Use o Dashboard de Conformidade para monitorar as métricas de desempenho, como identificar quais usuários ou equipes estão em risco de não cumprir os prazos ou quais reconciliações têm indicadores de aviso.
Se tiver configurado os indicadores de "Sinalização" no seu dashboard, você poderá ver as métricas de sinalização.Use o Aplicativo e, depois, a guia Visão Geral para ver a atividade de reconciliação.
Outras Tarefas Administrativas Contínuas
Outras tarefas administrativas contínuas podem ser necessárias:
Envio, aprovação e rejeição de reconciliações
Gerenciar solicitações de reatribuição
Fechar e Bloquear o Período
Fechar um período impede que novas reconciliações sejam adicionadas ao período, mas o trabalho pode continuar em reconciliações existentes (inclusive o carregamento de saldos e transações).
O bloqueio de um período não permite que sejam feitas quaisquer alterações nas reconciliações e também impede que transações de Correspondência de Transações que estão sendo carregadas tenham uma Data Contábil anterior ou igual à Data de Término do período bloqueado.
Você pode localizar várias dessas ações no Aplicativo e, depois, em Períodos. Clique no botão Ações associado ao período para o qual a ação deve ser executada. Consulte Fechamento e Bloqueio de Períodos