Lembretes e Escalonamentos de Política

Lembretes

Depois que uma solicitação e as notificações são enviadas aos convidados, e-mails de lembrete poderão ser enviados se um convidado não executar qualquer ação após 24 horas. É possível especificar quantos lembretes serão enviados antes que a solicitação seja escalonada. Consulte Criação e Ativação de Políticas de Aprovação ou Criação e Ativação de Políticas de Confirmação.

Escalonamentos

As solicitações são escalonadas para resolução nos seguintes cenários:

• Tempo Limite: Quando um convidado não respondeu ao número de e-mails de lembrete que você especificou no campo Escalonamento da Aprovação ou Escalonamento da Confirmação ao configurar a política.

  Nota:

  Se o escalonamento for definido como zero, as solicitações não serão escalonadas pelo tempo limite.
• Bloqueio: Quando não há grupos de política nem usuários suficientes disponíveis para atender a um requisito de política. Por exemplo, se um usuário foi removido de um grupo e não sobraram usuários suficientes para atender à configuração Total Necessário dessa política, a solicitação será bloqueada.
• Escalonamentos na Hierarquia de Gerenciamento: Há diversos cenários em que solicitações com uma política de aprovação de hierarquia de gerenciamento são escalonadas. Por exemplo, o convidado não tem, pelo menos, a permissão Participante (Leitura) no ponto de vista associado à política. Para ver a lista completa, consulte Escalonamento de Solicitações em "Noções Básicas sobre Aprovações de Hierarquia de Gerenciamento".

Nesses cenários, a solicitação é escalonada aos usuários que têm a permissão Gerente de Dados nos objetos de dados na política afetada, e notificações são enviadas a esses usuários para que eles possam intervir e resolver o tempo limite ou o conflito.

Depois que um usuário com a permissão Gerente de Dados toma uma medida em relação à solicitação, o workflow normal da solicitação é retomado.

Por exemplo, suponha que você tenha uma política de aprovação serial em que alguém da Contabilidade tenha que aprovar, seguido por Barry e depois Jane. Um usuário da Contabilidade aprova a política, mas Barry está fora do escritório e não está disponível para aprovar a solicitação. Nesse caso, depois que os e-mails de lembrete são enviados a Barry, a solicitação é escalonada aos usuários com a permissão Gerente de Dados nos objetos de dados na solicitação. Depois que um usuário com a permissão Gerente de Dados aprova a política, ela é transferida para Jane para sua aprovação.

Se uma solicitação contiver itens que são afetados por várias políticas de aprovação e uma das políticas for escalonada, as outras políticas não serão afetadas. Por exemplo, se uma solicitação tiver itens de uma dimensão Conta que tem uma política que é escalonada após cinco lembretes, bem como itens de uma dimensão Centro de Custo que tem uma política que é escalonada após dois lembretes, após o segundo lembrete, a solicitação será escalonada aos usuários com a permissão Gerente de Dados apenas na dimensão Centro de Custo. Os usuários com a permissão Gerente de Dados na dimensão Conta não receberão avisos de escalonamento até que o quinto lembrete seja enviado.

Como Lidar com o Status Ausência Temporária para Aprovadores e Confirmadores

Os aprovadores e os confirmadores podem se marcar como temporariamente ausentes para se retirarem do workflow da solicitação. (Consulte Definição de Preferências). Se eles tiverem designado um representante para aprovar ou confirmar solicitações, esse representante também receberá os convites. (Consulte Noções Básicas sobre Delegação de Solicitações). Se eles não tiverem designado um representante, o status de ausência temporária será processado da seguinte forma:

• Os aprovadores e os confirmadores que estiverem temporariamente ausentes continuarão sendo convidados para aprovar solicitações. No entanto, eles não são incluídos na contagem de aprovadores e confirmadores restantes da política. Se o usuário ausente tiver designado um representante, esse representante será contabilizado na contagem de aprovadores e confirmadores restantes da política.
• Se o número de aprovadores e confirmadores restantes não for suficiente para atender à política, a solicitação será escalonada automaticamente para um usuário que tenha permissão de Gerente de Dados para quebrar o bloqueio.
• O aprovador ou o confirmador com ausência temporária continuará sendo convidado para aprovar ou confirmar a solicitação e poderá atuar nela quando retornar ao escritório. Se o usuário ausente tiver designado um representante, tanto o convidado original quanto o representante serão convidados para aprovar ou confirmar a solicitação, mas quando um deles o fizer, o outro será removido da lista de convidados. Consulte Noções Básicas sobre Delegação de Solicitações.