文件中的所有頁面會共用相同的描述資料值，因此將文件中的一個頁面編製索引就會將文件的所有頁面編製索引。在文件窗格中，批次中的文件會以淺色長條分隔。在批次窗格中，文件會列在其批次下。如果選取的從屬端設定檔設定為編製索引，當您在批次窗格中選取文件時，描述資料欄位會顯示在左下方窗格中。為了提昇可讀性，您可以在「偏好設定」對話方塊中調整描述資料欄位的字型大小。
如果描述資料欄位使用輸入項遮罩或篩選條件，它會控制您可在描述資料欄位中輸入的內容。例如，某個遮罩可讓您在欄位中輸入數字，但無法輸入字母字元，或者將輸入限制為四個字元。如果您輸入的字元不符合遮罩要求，系統會發出嗶聲，而應用程式不會接受該輸入值。例如，名為發票號碼的描述資料欄位可能會使用將輸入限制為 7 位數數字的輸入遮罩。
描述資料欄位可以使用格式，以統一的方式來顯示項目。當您移至另一個描述資料欄位時，系統會視需要變更資料的顯示方式以符合顯示格式。例如，日期欄位中的項目可能會變更為顯示標準日期格式。請注意，描述資料值不會變更。
選項清單欄位提供值清單以供選擇。如果從屬端設定檔設定值允許的話，選項清單可讓您輸入值，而非選取值。選項清單欄位可以是相依的，其中選項清單欄位 (父項) 中的選擇項目，會決定相依選項清單欄位 (子項) 中顯示的選項。