Diseño de los procesos de colaboración
Los usuarios con el rol de diseñador de procesos de colaboración pueden crear procesos de colaboración que permiten a los responsables de marketing regionales y locales trabajar juntos en el contenido de una campaña. Para obtener más información, consulte Proceso de colaboración: visión general.
El diseñador de procesos de colaboración se usa para crear y publicar procesos. Obtenga más información en Topliners sobre el diseñador de procesos de colaboración.
Sugerencias y mejores prácticas
- Para utilizar contenido distribuido, especifique la misma campaña o variable de campaña en los pasos Aportar contenido, Aprobar contenido, Publicar contenido de campaña y Lanzar campaña.
Todos estos pasos deberían funcionar siempre con la misma campaña. De esta forma, además, el iniciador del proceso solo tendrá que seleccionar una campaña para todos los pasos. No obstante, si se especifican varias campañas, no se producirá un error. - Para utilizar campañas rápidas, especifique la campaña base como un valor.
Utilice la variable de campaña copiada en la propiedad Campaña de los pasos Configurar targeting, Aportar contenido, Configurar programa y Publicar contenido. Esto garantiza que todos los pasos funcionarán en la campaña copiada. - Utilice un temporizador - objetivo con anterioridad al paso Lanzar campaña.
El uso de un temporizador - objetivo antes de lanzar una campaña garantiza que la campaña se lanzará exactamente en el momento que se desee para cada unidad organizativa para la que se inicia el proceso. - Los procesos utilizan los criterios de targeting especificados durante el lanzamiento
- Utilice variables para los procesos reutilizables.
Por ejemplo, si usa una variable de campaña en el paso Aportar contenido, el iniciador del proceso podrá seleccionar una campaña diferente para cada lanzamiento. - Las unidades organizativas seleccionadas durante el lanzamiento del proceso definen las unidades organizativas para las que se seleccionarán destinatarios en ese lanzamiento.
- Suprima todas las variables no usadas.
Todas las variables están disponibles durante el lanzamiento de un proceso y el iniciador del proceso debe especificar un valor para cada una. Las variables que no se utilizan en ningún paso pueden confundir, potencialmente, a los iniciadores de los procesos.
Creación de un proceso
Para crear un proceso:
Consejo: puede encontrar procesos de ejemplo predefinidos en la carpeta del sistema de la cuenta de Responsys.
- Haga clic en
Acciones en la barra de navegación lateral y seleccione Crear proceso. ¿No puede ver esta opción? Consulte el tema .Se abre el cuadro de diálogo Crear proceso de colaboración.
- Introduzca un título único, seleccione una carpeta y, de modo opcional, introduzca una descripción.
- Haga clic en Crear.
El proceso se crea y se abre el diseñador de procesos de colaboración.
- Cree variables de proceso según necesite.
- Arrastre los pasos de proceso de la paleta al lienzo.
Para obtener descripciones de los pasos de proceso, consulte Pasos de proceso.
- Arrastre conectores entre los pasos para crear el flujo de la ruta del proceso.
- Haga doble clic en un paso para definir sus propiedades.
Para obtener descripciones de las propiedades de los pasos, consulte Acerca de las propiedades de los pasos.
- Haga clic en Guardar.
- Especifique los valores y publique el proceso con el fin de que esté disponible para el lanzamiento.
Especificación de la configuración del proceso
Utilice el cuadro de diálogo Configuración para cambiar el nombre del proceso y la ubicación, definir el control de acceso organizativo y especificar variables de proceso.
Para especificar los valores:
- Haga clic en Configuración.
- Realice una de las siguientes acciones:
- En la sección General, cambie el nombre, la carpeta y la descripción.
- En la sección Control de acceso, seleccione las organizaciones para las cuales está disponible el proceso. Esta selección controla el acceso a los roles de iniciador de procesos de colaboración y diseñador de procesos de colaboración.
Sugerencia: haga clic en
para buscar una organización. - En la sección Variables, haga clic en Crear nueva variable con el fin de crear una variable, en
para editarla o en 
para suprimirla. - En la sección Control de lanzamiento, especifique el número de instancias de proceso que desea crear en el momento del lanzamiento para las unidades organizativas, en función de sus necesidades.
- Cree una instancia de proceso por valor de la variable anterior
Utilice esta opción con la característica de colaboración de contenido distribuido, si se espera que todas las organizaciones para las que se ha iniciado el proceso aporten contenido. - Cree una instancia para todos los valores de la variable anterior
Utilice esta opción con las campañas rápidas. En este tipo de campañas, el responsable de marketing necesita crear una copia de la campaña y trabajar en el ella para dirigirse a los destinatarios que pertenecen a estas unidades organizativas.
- Haga clic en Listo.
Creación de variables
Sugerencia: para obtener más información sobre las variables, consulte Acerca de las variables de proceso.
- Haga clic en Configuración.
- Expanda la sección Variables y haga clic en Crear nueva variable.
- Escriba un Nombre de variable y seleccione un Tipo.
- También puede, si lo desea, escribir una Descripción para que le resulte más sencillo identificar la variable.
- Haga clic en Crear.
Publicación de un proceso
La publicación de un proceso hace que esté disponible para iniciarlo.
Una vez publicado el proceso, los usuarios que tengan el rol de iniciador de procesos de colaboración en las unidades organizativas correspondientes podrán iniciarlo seleccionando Iniciar proceso en el menú Colaboración.
Para poder publicar un proceso, primero debe validarlo, con el fin de asegurarse de que se ha construido correctamente.
El proceso se validará de modo automático cuando intente publicarlo. También puede validarlo mientras lo diseña. Para ello, haga clic en Validar en el separador Diseñar.
Si hay algún error de validación, un mensaje le indicará que es preciso corregir todos los errores para poder publicar el proceso. Para solucionar los errores, haga clic en Corregir en el mensaje.
Los elementos con errores de validación aparecerán resaltados en el lienzo y los errores se muestran en el panel derecho. Haga clic en Validar tantas veces como necesite hasta que se borren todos los errores.
Para publicar un proceso:
- Haga clic en Publicar.
Se abre un mensaje de confirmación.
- Haga clic en Sí.
- Si el proceso no tiene errores, se publica y se abre un mensaje de notificación.
- Si el proceso contiene errores, haga clic en Corregir en el mensaje de notificación, corrija los errores y, a continuación, repita los pasos 1 y 2.
Acerca de las propiedades de los pasos
Además de las propiedades que se describen a continuación, cada paso incluye una Etiqueta de etapa y una propiedad Descripción opcional. De forma predeterminada, la etiqueta de etapa se corresponde con el tipo de paso. Estas propiedades solo se pueden ver en el lienzo y pueden ayudarle a identificar mejor el paso en el futuro.
Todas las propiedades que se describen a continuación son obligatorias.
| Paso | Propiedades | Información adicional |
|---|---|---|
| Iniciar | No aplicable |
Debe ser el primer paso del proceso. Un proceso solo puede incluir un paso de inicio. |
| Crear campaña |
Descripción: una descripción opcional o alguna nota para el paso. Rol: campo de solo lectura que muestra los roles que tienen permiso para trabajar en la campaña. Instrucciones (para el usuario): las instrucciones para el mánager de contenido de correo electrónico rápido. Duración: número de días que tiene el mánager de contenido de correo electrónico rápido para finalizar la tarea. Campaña base: campaña que puede seleccionar el mánager de contenido de correo electrónico rápido cuando trabaja en el proceso. Puede especificar una variable de tipo campaña o un nombre de campaña. Campaña copiada: la variable para asignar. Esta variable contiene los detalles de la campaña copiada a los que se puede hacer referencia en otros pasos. |
Esta tarea se asignará a todos los usuarios con el rol Contribuidor de contenido, en las unidades organizativas correspondientes. El proceso crea una copia de la campaña base y cada mánager de contenido de correo electrónico rápido trabaja en su propia copia. |
| Configurar programa |
Descripción: una descripción opcional o alguna nota para el paso. Rol: campo de solo lectura que muestra los roles que tienen permiso para trabajar en la campaña. Instrucciones (para el usuario): las instrucciones para el mánager de contenido de correo electrónico rápido. Duración: número de días que el mánager de contenido de correo electrónico rápido tiene para completar la tarea. Campaña: la campaña o la variable de campaña que se utilizará. Opciones de programación: las opciones de programación que tiene a su disposición el responsable de marketing durante el lanzamiento. |
Este paso permite al responsable de marketing especificar la fecha y la hora del lanzamiento de la campaña, en función de las opciones de programación especificadas (bien de forma inmediata o en un determinado día). |
| Configurar targeting |
Descripción: una descripción opcional o alguna nota para el paso. Rol: campo de solo lectura que muestra los roles que tienen permiso para trabajar en la campaña. Instrucciones (para el usuario): las instrucciones para el mánager de contenido de correo electrónico rápido. Duración: número de días que el mánager de contenido de correo electrónico rápido tiene para completar la tarea. Campaña: puede especificar una variable de tipo campaña o un nombre de campaña. Especificar targeting: seleccione el público y los filtros que desee utilizar. |
Si va a utilizar el control de acceso organizativo, tiene que asignar el público o el filtro a las unidades organizativas correspondientes. Esto garantiza que el público o el filtro estarán disponibles para que pueda seleccionarlos el responsable de marketing. Cuando añada este paso, la variable ‘Launch_Organization_Units’ se creará de modo automático para el proceso. |
| Aportar contenido |
Descripción: una descripción opcional o alguna nota para el paso. Rol: campo de solo lectura que muestra los roles que tienen permiso para trabajar en la campaña. Duración: número de días que el mánager de contenido de correo electrónico rápido tiene para completar la tarea. Campaña: campaña para la que se puede aportar contenido. Puede especificar una variable de tipo campaña o un nombre de campaña. |
Consejo: puede encontrar el proceso de ejemplo Aportar contenido en la carpeta del sistema de la cuenta de Responsys. Esta tarea se asignará a todos los usuarios con el rol Contribuidor de contenido, en las unidades organizativas correspondientes. Independientemente de la duración especificada, la tarea estará disponible hasta que finalicen todos los pasos del proceso. Esta tarea se mostrará en rojo, en el espacio de trabajo del usuario, si ha vencido su fecha de cumplimiento. Cuando añada este paso, la variable ‘Launch_Organization_Units’ se creará de modo automático para el proceso. |
| Aprobar contenido |
Duración: número de días que el aprobador de contenido tiene para completar la tarea. Puede especificar una variable de tipo campaña o un nombre de campaña. Campaña: campaña para aprobar. Puede especificar una variable de tipo campaña o un nombre de campaña. |
Consejo: puede encontrar el proceso de ejemplo Aportar contenido con aprobación en la carpeta del sistema de la cuenta de Responsys. Esta tarea se asignará a todos los usuarios con el rol Aprobador de contenido, en las unidades organizativas correspondientes. Independientemente de la duración especificada, la tarea estará disponible hasta que finalicen todos los pasos del proceso. Esta tarea se mostrará en rojo, en el espacio de trabajo del usuario, si ha vencido su fecha de cumplimiento. Cuando añada este paso, la variable ‘Launch_Organization_Units’ se creará de modo automático para el proceso. |
| Enviar prueba y aprobar | Duración: número de días que tiene el mánager de campañas de correo electrónico rápido para completar la tarea. Se puede crear una variable de tipo numérico o definir un valor como número de días para finalizar la tarea. Campaña: campaña para aprobar. Puede especificar una variable de tipo campaña o un nombre de campaña. Targeting de prueba: seleccione la lista de perfiles que se va a utilizar. |
Consejo: puede encontrar el proceso de ejemplo Campaña rápida con envío de prueba en la carpeta del sistema de la cuenta de Responsys. Esta tarea se asignará a usuarios con el rol Mánager de campañas de correo electrónico rápidas en las unidades organizativas aplicables. Permite a los usuarios iniciar correos electrónicos de prueba y registrar la aprobación o el rechazo de dichos correos. Nota: el paso Configurar targeting y el paso Enviar prueba y aprobar deben compartir la misma lista de perfiles si ambos se utilizan en el mismo proceso de colaboración. |
| Publicar contenido de campaña | Campaña: campaña para publicar. Puede especificar una variable de tipo campaña o un nombre de campaña. | Cuando añada este paso, la variable ‘Launch_Organization_Units’ se creará de modo automático para el proceso. |
| Lanzar campaña | Campaña: campaña para iniciar. Puede especificar una variable de tipo campaña o un nombre de campaña. |
Consejo: puede encontrar el proceso de ejemplo Aportar contenido con lanzamiento directo en la carpeta del sistema de la cuenta de Responsys. El uso de este paso garantiza que la campaña se iniciará en el momento exacto que elija. Para iniciar una campaña al mismo tiempo para todas las unidades organizativas, utilice un temporizador - objetivo con anterioridad al paso Lanzar campaña. De lo contrario, la campaña se iniciará para cada unidad organizativa cuando esté disponible para esa unidad. La campaña se lanzará en función de su política de targeting por organización. Cuando añada este paso, la variable ‘Launch_Organization_Units’ se creará de modo automático para el proceso. |
| Generar evento | Evento de colaboración: evento de colaboración para generar en el programa. Puede especificar una variable de tipo Evento o un evento de colaboración existente. |
Para obtener más información, consulte Generar evento. Cuando añada este paso, la variable ‘Launch_Organization_Units’ se creará de modo automático para el proceso. |
| Nodo de decisión | Condiciones de datos: condición para cada ruta. Puede especificar una variable de tipo Número o Texto, un estado de aprobación de contenido o un motivo de rechazo de contenido. |
Se necesitan como mínimo dos rutas. |
| Temporizador - Objetivo | Fecha y hora: la fecha y la hora en las que el paso debe pausarse. Puede especificar una variable de tipo Fecha y hora o la fecha y hora reales. |
Se recomienda utilizar un temporizador - objetivo con anterioridad al paso Lanzar campaña. Esto garantiza que la campaña se iniciará en el momento exacto que elija. El temporizador utilizará la zona horaria por defecto de su cuenta. |
| Finalizar | No aplicable |
Puede agregar más de un paso Finalizar. Debe ser el último paso del proceso. |
Modificación de un proceso publicado
La modificación de un proceso publicado crea una versión de borrador con los cambios. La versión publicada no se interrumpe y se puede seguir lanzando. Dispone de dos opciones en cuanto a la versión de borrador:
- Publicar el borrador para que sustituya a la versión actualmente publicada.
Nota: al guardar los cambios, no se sustituye la versión publicada. Puede ir trabajando en los cambios, mientras se sigue ejecutando la versión publicada actualmente.
- Para volver a la versión publicada, abandone los cambios.
Para sustituir un proceso publicado con la versión de borrador:
- Haga clic en Publicar.
Se abre un mensaje de confirmación.
- Haga clic en Sí.
- La versión de borrador se publica.
Para abrir un proceso existente:
- Haga clic en
Carpetas en la barra de navegación lateral.Se abre la página Carpetas.
- Seleccione la carpeta donde está ubicado el proceso en la lista Carpetas.
Consejo: puede encontrar procesos de ejemplo predefinidos en la carpeta del sistema de la cuenta de Responsys.
- Seleccione Proceso de colaboración en la lista Contenido.
- Haga clic en el proceso que desee.
Para suprimir un proceso:
Cuando se suprime un proceso, el contenido de la campaña no se elimina, pero las tareas del proceso dejan de estar disponibles.
- Haga clic en Carpetas en la barra de navegación lateral.
Se abre la página Carpetas.
- Seleccione la carpeta donde está ubicado el proceso en la lista Carpetas.
- Seleccione Proceso de colaboración en la lista Contenido.
- Haga clic en
y seleccione Suprimir. - Haga clic en Sí en el mensaje de confirmación.