Concevoir des processus de collaboration
Les utilisateurs affectés au rôle Concepteur de processus de collaboration peuvent créer des processus de collaboration pour permettre aux spécialistes marketing locaux et au niveau organisation de collaborer sur un contenu de campagne. Pour plus d'informations, voir Processus de collaboration -- Généralités.
Le rôle Concepteur de processus de collaboration permet de créer et de publier des processus. En savoir plus sur Topliners sur le concepteur de processus de collaboration.
Conseil et meilleures pratiques
- Pour le contenu distribué, spécifiez la même campagne ou variable pour les étapes Contribuer au contenu, Approuver le contenu, Publier le contenu de la campagne et Lancer la campagne.
Toutes ces étapes doivent toujours utiliser la même campagne. De plus, de cette façon, le responsable du lancement du processus n'a à sélectionner qu'une seule campagne pour toutes les étapes. Notez qu'indiquer plusieurs campagnes n'entraîne aucune erreur. - Pour les campagnes express, spécifiez la campagne de base comme valeur.
Utilisez aussi la variable de campagne copiée dans la propriété Campagne des étapes Configurer le ciblage, Contribuer au contenu, Configurer la planification et Publier le contenu. Vous garantissez ainsi que toutes les étapes utilisent la campagne copiée. - Utilisez un minuteur date-heure cible avant une étape Lancer la campagne.
De cette manière, vous garantissez que la campagne est lancée à l'heure exacte souhaitée pour chaque unité organisationnelle pour laquelle le processus est lancé. - Les processus utilisent les critères de ciblage spécifiés lors du lancement
- Utilisez des variables pour les processus réutilisables.
Par exemple, si vous utilisez une variable Campagne à l'étape Contribuer au contenu, le responsable du lancement de processus peut sélectionner une campagne différente pour chaque lancement. - Les unités organisationnelles sélectionnées lors du lancement du processus définissent les unités organisationnelles pour lesquelles des destinataires sont ciblés dans ce lancement de processus.
- Supprimez toutes les variables non utilisées.
Toutes les variables de processus sont disponibles lors du lancement d'un processus. Le responsable du lancement du processus doit spécifier une valeur pour chacune. Les variables utilisées dans aucune des étapes peuvent compliquer la tâche des responsables du processus.
Créer un traitement
Pour créer un processus :
A savoir : Des exemples de processus prédéfinis sont inclus dans le dossier système de votre compte Responsys.
- Cliquez sur
Actions dans la barre de navigation latérale, puis sélectionnez Créer un processus. (Cette option n'est pas disponible ? Voir .)La boîte de dialogue Créer un processus de collaboration s'ouvre.
- Entrez un titre unique, sélectionnez un dossier et, en option, entrez une description.
- Cliquez sur Créer.
Le processus est créé et la fenêtre Concepteur de processus de collaboration s'ouvre.
- Créez des variables de processus, le cas échéant.
- Faites glisser les étapes de processus de la palette sur le canevas.
Pour les descriptions des étapes de processus, voir Etapes de processus.
- Tracez des connecteurs entre les étapes pour définir le déroulement du processus.
- Cliquez deux fois sur une étape pour définir ses propriétés.
Pour les descriptions des propriétés d'étape, voir A propos des propriétés d'étape.
- Cliquez sur Sauvegarder.
- Spécifiez les paramètres et publiez le processus pour le rendre disponible pour lancement.
Définir les paramètres de traitement
Utilisez la boîte de dialogue des paramètres pour modifier le nom et l'emplacement du processus, définir le contrôle d'accès organisationnel et spécifier les variables de processus.
Pour définir les paramètres :
- Cliquez sur Paramètres.
- Exécutez l'une des actions suivantes :
- Dans la section Général, modifiez le nom, le dossier et la description.
- Dans la section Contrôle d'accès, sélectionnez les organisations pour lesquelles le processus est disponible. Cette sélection détermine l'accès des rôles Responsable de lancement de processus de collaboration et Concepteur de processus de collaboration.
A savoir : Cliquez sur
pour rechercher une organisation. - Dans la section Variables, cliquez sur Créer une variable pour créer une variable, sur
pour modifier une variable ou sur 
pour supprimer une variable. - Dans la section Contrôle du lancement, spécifiez le nombre d'instances de processus à créer au moment du lancement pour les unités organisationnelles sélectionnées, en fonction de vos besoins.
- Créer une instance de processus pour chaque valeur de la variable ci-dessus
Utilisez cette option pour la collaboration avec contenu distribué, lorsqu'une contribution de contenu est attendue pour chaque unité organisationnelle pour laquelle le processus est lancé. - Créer une instance pour toutes les valeurs de la variable ci-dessus
Utilisez cette option pour les campagnes expresse, lorsqu'un spécialiste marketing doit créer une copie de la campagne et l'utiliser pour cibler les destinataires appartenant à ses unités organisationnelles.
- Cliquez sur Terminé.
Créer des variables
A savoir : Pour plus d'informations sur les variables, voir A propos des variables de processus.
- Cliquez sur Paramètres.
- Développez la section Variables et cliquez sur Créer une variable.
- Saisissez le nom de la variable et sélectionnez un Type.
- Saisissez une Description pour identifier la variable (facultatif).
- Cliquez sur Créer.
Publier un processus
Le fait de publier un processus le rend disponible pour lancement.
Une fois le processus publié, les utilisateurs affectés au rôle Responsable de lancement de processus de collaboration dans les unités organisationnelles applicables peuvent le lancer en sélectionnant Lancer un processus dans le menu Collaboration.
Avant de pouvoir publier un processus, vous devez le valider pour vous assurer qu'il est construit correctement.
Lorsque vous tentez de publier un processus, ce dernier est automatiquement validé. Vous pouvez aussi valider un processus lors de sa conception. Pour ce faire, cliquez sur Valider sur l'onglet Conception.
S'il existe des erreurs de validation, un message vous informe que toutes les erreurs doivent être corrigées avant que le processus puisse être publié. Pour corriger les erreurs, cliquez sur Corriger dans le message.
Les éléments comportant des erreurs de validation sont mis en surbrillance sur le canevas et les erreurs sont répertoriées dans le volet droit. Cliquez sur Valider autant de fois que nécessaire, jusqu'à ce que toutes les erreurs soient effacées.
Pour publier un processus:
- Cliquez sur Publier.
Un message de confirmation s'affiche.
- Cliquez sur Oui.
- Si le processus est exempt d'erreurs, il est publié et un message de notification est affiché.
- Si le processus contient des erreurs, cliquez sur Corriger dans le message de notification, corrigez les erreurs, puis répétez les étapes 1 et 2.
A propos des propriétés d'étape
En plus des propriétés décrites ci-dessous, chaque étape inclut un libellé de phase et une description facultative. Par défaut, le libellé de phase correspond au type d'étape. Ces propriétés sont visibles uniquement sur le canevas pour vous aider à identifier l'étape ultérieurement.
Toutes les propriétés décrites ci-dessous sont obligatoires.
| Etape | Propriétés | Informations supplémentaires |
|---|---|---|
| Début | S/O |
Il doit s'agir de la première étape du processus. Un processus ne peut avoir qu'une seule étape Début. |
| Créer une campagne |
Description : Description ou remarques facultatives pour l'étape. Rôle : Champ en lecture seule qui affiche le rôle autorisé à utiliser la campagne. Instructions (pour l'utilisateur) : Instructions éventuelles pour le Gestionnaire de contenu de courriel express. Durée : Nombre de jours accordés au Gestionnaire de contenu de courriel express pour effectuer cette tâche. Campagne de base : Campagne que le Gestionnaire de contenu de courriel express peut sélectionner lors de l'utilisation du processus. Vous pouvez spécifier une variable de type Campagne ou un nom de campagne. Campagne copiée : La variable à mapper. Cette variable contient les détails de la campagne copiée qui peut être référencée dans d'autres étapes. |
Cette tâche est affectée à tous les utilisateurs avec le rôle Contributeur de contenu dans les unités organisationnelles applicables. Le processus crée une copie de la campagne de base, et chaque Gestionnaire de contenu de courriel express utilise sa propre copie. |
| Configurer la planification |
Description : Description ou remarques facultatives pour l'étape. Rôle : Champ en lecture seule qui affiche le rôle autorisé à utiliser la campagne. Instructions (pour l'utilisateur) : Instructions éventuelles pour le Gestionnaire de contenu de courriel express. Durée : Nombre de jours accordés au Gestionnaire de contenu de courriel express pour effectuer cette tâche. Campagne : La campagne ou variable de campagne à utiliser. Options de planification : Les options de planification disponibles pour le spécialiste marketing lors du lancement. |
Cette étape permet au spécialiste marketing de spécifier la date et l'heure du lancement de la campagne, en fonction des options de planification spécifiées (immédiatement ou certains jours). |
| Configurer le ciblage |
Description : Description ou remarques facultatives pour l'étape. Rôle : Champ en lecture seule qui affiche le rôle autorisé à utiliser la campagne. Instructions (pour l'utilisateur) : Instructions éventuelles pour le Gestionnaire de contenu de courriel express. Durée : Nombre de jours accordés au Gestionnaire de contenu de courriel express pour effectuer cette tâche. Campagne : Vous pouvez spécifier une variable de type Campagne ou un nom de campagne. Spécifier le ciblage : Sélectionnez l'audience et/ou les filtres à utiliser. |
Si vous utilisez le contrôle d'accès organisationnel, l'audience/le filtre doit être affecté(e) aux unités organisationnelles applicables. L'audience/le filtre est ainsi disponible à la sélection pour le spécialiste marketing. Lorsque vous ajoutez cette étape, la variable "Launch_Organization_Units" est automatiquement créée pour le processus. |
| Contribuer au contenu |
Description : Description ou remarques facultatives pour l'étape. Rôle : Champ en lecture seule qui affiche le rôle autorisé à utiliser la campagne. Durée : Nombre de jours accordés au Gestionnaire de contenu de courriel express pour effectuer cette tâche. Campagne : Campagne pour laquelle contribuer au contenu. Vous pouvez spécifier une variable de type Campagne ou un nom de campagne. |
A savoir : Un exemple de processus de contribution au contenu est inclus dans le dossier système de votre compte Responsys. Cette tâche est affectée à tous les utilisateurs avec le rôle Contributeur de contenu dans les unités organisationnelles applicables. Quelle que soit la durée spécifiée, la tâche reste disponible pendant la durée de toutes les étapes du processus. Après sa date d'échéance, cette tâche s'affiche en rouge sur l'espace de travail des utilisateurs. Lorsque vous ajoutez cette étape, la variable "Launch_Organization_Units" est automatiquement créée pour le processus. |
| Approuver le contenu |
Durée : Nombre de jours accordés à l'Approbateur de contenu pour effectuer cette tâche. Vous pouvez spécifier une variable de type Campagne ou un nom de campagne. Campagne : Campagne à approuver. Vous pouvez spécifier une variable de type Campagne ou un nom de campagne. |
A savoir : Un exemple de processus de contribution au contenu avec approbation est inclus dans le dossier système de votre compte Responsys. Cette tâche est affectée à tous les utilisateurs avec le rôle Approbateur de contenu dans les unités organisationnelles applicables. Quelle que soit la durée spécifiée, la tâche reste disponible pendant la durée de toutes les étapes du processus. Après sa date d'échéance, cette tâche s'affiche en rouge sur l'espace de travail des utilisateurs. Lorsque vous ajoutez cette étape, la variable "Launch_Organization_Units" est automatiquement créée pour le processus. |
| Envoyer une vérification et approuver | Durée : Nombre de jours accordés au Gestionnaire de campagne par courriel express pour effectuer cette tâche. Vous pouvez créer une variable de type Nombre ou spécifier une valeur en nombre de jours pour effectuer la tâche. Campagne : Campagne à approuver. Vous pouvez spécifier une variable de type Campagne ou un nom de campagne. Vérifier le ciblage : Sélectionnez la liste de profils et la liste de vérificateurs à utiliser. |
A savoir : Un exemple de processus de campagne express avec envoi de vérification est inclus dans le dossier système de votre compte Responsys. Cette tâche sera affectée aux utilisateurs disposant du rôle Gestionnaire de campagne par courriel express dans les unités organisationnelles applicables. Les utilisateurs peuvent initier des courriels de vérification et enregistrer leur approbation/rejet de ces courriels. Remarque : Les étapes Configurer le ciblage et Envoyer une vérification et une approbation doivent avoir la même liste de profils si elles sont toutes les deux utilisées dans le même processus de collaboration. |
| Publier le contenu de la campagne | Campagne : Campagne à publier. Vous pouvez spécifier une variable de type Campagne ou un nom de campagne. | Lorsque vous ajoutez cette étape, la variable "Launch_Organization_Units" est automatiquement créée pour le processus. |
| Lancer la campagne | Campagne : Campagne à lancer. Vous pouvez spécifier une variable de type Campagne ou un nom de campagne. |
A savoir : Un exemple de processus de contribution au contenu avec lancement direct est inclus dans le dossier système de votre compte Responsys. Cette étape permet de garantir le lancement de la campagne à l'heure exacte souhaitée. Pour lancer une campagne pour toutes les unités organisationnelles en même temps, utilisez un Minuteur date-heure cible avant l'étape Lancer la campagne. Dans le cas contraire, la campagne est lancée pour chaque unité organisationnelle dès sa disponibilité pour cette unité. La campagne est lancée conformément à votre règle Ciblage par organisations. Lorsque vous ajoutez cette étape, la variable "Launch_Organization_Units" est automatiquement créée pour le processus. |
| Déclencher un événement | Evénement de collaboration : Evénement de collaboration à déclencher dans Program. Vous pouvez spécifier une variable de type Evénement ou un événement de collaboration existant. |
Pour plus d'informations, voir Déclencher un événement. Lorsque vous ajoutez cette étape, la variable "Launch_Organization_Units" est automatiquement créée pour le processus. |
| Noeud de décision | Conditions de données : Condition pour chaque chemin. Vous pouvez spécifier une variable de type Nombre ou Texte, un état d'approbation de contenu ou un motif de rejet de contenu. |
Vous devez fournir au moins deux chemins. |
| Minuteur date-heure cible | Date et heure : Date et heure auxquelles l'étape doit être suspendue. Vous pouvez spécifier une variable de type Date et heure ou une date/heure réelle. |
Nous recommandons d'utiliser un Minuteur date-heure cible avant l'étape Lancer la campagne. Vous garantissez ainsi le lancement de la campagne à l'heure exacte souhaitée. Le minuteur utilise le fuseau horaire par défaut de votre compte. |
| Fin | S/O |
Vous pouvez ajouter plusieurs étapes Fin. Il doit s'agir de la dernière étape du processus. |
Modifier un processus publié
Le fait de modifier un processus publié crée une version brouillon contenant vos modifications. La version publiée n'est pas interrompue et peut encore être lancée. Vous avez deux options pour la version brouillon :
- Publier le brouillon pour remplacer la version actuellement publiée.
Remarque : Le fait de sauvegarder vos modifications ne remplace pas la version publiée. Vous pouvez gérer vos modifications ultérieurement tandis que la version actuellement publiée continue de s'exécuter.
- Restaurer la version publiée en annulant vos modifications.
Pour remplacer un processus publié par la version brouillon:
- Cliquez sur Publier.
Un message de confirmation s'affiche.
- Cliquez sur Oui.
- Votre version brouillon est publiée.
Pour ouvrir un processus existant :
- Dans la barre de navigation latérale, cliquez sur
Dossiers.La page Dossiers apparaît.
- Sélectionnez le dossier dans lequel le processus est situé dans la liste Dossiers.
A savoir : Des exemples de processus prédéfinis sont inclus dans le dossier système de votre compte Responsys.
- Sélectionnez Processus de collaboration dans la liste Contenus.
- Cliquez sur le processus souhaité.
Pour supprimer un processus :
Lorsque vous supprimez un processus, le contenu de la campagne n'est pas supprimé, mais les tâches du processus ne sont plus disponibles.
- Dans la barre de navigation latérale, cliquez sur Dossiers.
La page Dossiers apparaît.
- Sélectionnez le dossier dans lequel le processus est situé dans la liste Dossiers.
- Sélectionnez Processus de collaboration dans la liste Contenus.
- Cliquez sur
et sélectionnez Supprimer. - Cliquez sur Oui dans le message de confirmation.