資金會計範例

設想有一項公用事業提供自來水服務與廢水處理服務。此公用事業有兩個部門：自來水與廢水處理。每個部門必須個別追蹤其財務，因此會設定各自的資金：

• 自來水 (資金 01)。
• 廢水處理 (資金 02)。

此外，資金會計一律有一般資金 (資金 99)。

假設已產生下列帳單。

帳單會產生下列總帳分錄：

針對每筆資金，帳單的總帳明細會包含應收帳款 (A/R) 科目的借項，以及收入與應付稅科目的貸項。在組織條款中，客戶需支付整筆帳單的部分金額給每個部門，金額有一部分是部門銷售服務費用，一部分是部門支付給稅務機關的欠稅額。每筆資金都會結平。

請注意，如果每項服務是它本身的分區且有它自己的會計科目表，則公司會計底下的會計可能會完全相同。

下列圖表說明，會在付款抵達時發生的初始總帳會計：

公用事業的一般現金科目會記入借項，部門資金的應收帳款科目會記入貸項。換句話說，公用事業持有整筆現金，個別部門減少應收帳款。

如果會計停留在這個狀態，將會違反資金會計原則，也就是每筆資金代表具有自我結平會計科目表之獨立實體的原則。之所以違反原則是因為將現金記錄為一般資金而非部門資金，造成一般資金有超額借項而部門資金有超額貸項。

就組織觀點而言，為使每個部門完整，部門必須記下所擁有的現金部分，相對地，公用事業必須記下支付給每個部門的現金部分。下圖說明此要點。

為了維持每筆資金的借貸平衡，部門資金具有「共同現金權益 (EPC)」科目，而一般資金具有每筆部門資金的負債科目。除了借記一般資金的現金科目與貸記部門資金的應收帳款科目之外，還會將部門資金的共同現金股權科目記入借項，將一般資金的負債科目記入貸項。

這些其他總帳分錄使所有資金都有相符的借項與貸項。