Gerenciando Suas Caixas Registradoras

Há muitas formas de manipular o gerenciamento diário de meios de pagamento recebidos via segmentações de caixas registradoras. Ele realmente depende de como sua organização funciona. Para ajudá-lo a compreender o potencial do sistema, continuaremos o exemplo iniciado acima.

Considere que as caixas registradoras do seu escritório na zona oeste estejam balanceadas e depositadas independentemente daquelas do escritório da zona leste. Presumiremos que os dois escritórios seguem a mesma rotina diária:

• Como a primeira atividade da manhã, carregue as caixas registradoras mais novas. Cada caixa registradora contém um saldo inicial de US$ 150,00. Observe que o saldo inicial do controle do meio de pagamento da caixa registradora assume como padrão sua fonte do meio de pagamento.
• Às 10 da manhã, o caixa recolhe os fundos do caixa principal e continua recebendo meios de pagamento adicionais.
• Ao meio-dia, cada segmentação de caixas registradoras é retirada e balanceada por um supervisor.
• Às 12:30h, os controles do meio de pagamento são balanceados.
• Às 16:00h, as caixas registradoras são fechadas. Cada caixa registradora é retirada e balanceada por um supervisor.
• Às 16:30h, os controles do meio de pagamento são balanceados.
• Às 17:00h, o controle de depósito é balanceado, e os fundos ficam prontos para serem depositados no banco.

Posto isso, o seguinte diagrama mostra os controles de depósito e os controles do meio de pagamento usados por cada escritório em um determinado dia.

Os conceitos a seguir são ilustrados acima:

• Um controle de depósito Aberto deve existir para que se possa criar um controle do meio de pagamento. E um controle do meio de pagamento Aberto deve existir para que se possa criar um meio de pagamento. Do ponto de vista comercial, isso significa que:
  • Um supervisor deverá criar um controle de depósito no início do dia (8:00 na ilustração acima).
  • Cada caixa deverá criar um controle do meio de pagamento ao iniciar uma segmentação de caixas registradoras e fazer referência ao controle de depósito criado pelo supervisor.
  • Durante o dia, o caixa pode recolher o dinheiro no caixa principal.   Esses eventos de recolhimento são registrados no sistema à medida que executam uma função no balanceamento final da caixa registradora. Para obter mais informações, consulte Recolhimentos.
  • Em algum ponto, o conteúdo de uma caixa registradora pode ser retirado e balanceado. Se meios de pagamento adicionais puderem ser recebidos em uma caixa registradora, um novo controle do meio de pagamento deverá ser criado para a caixa registradora. Para obter mais informações, consulte Balanceando por Tipo de Meio de Pagamento.
  • No final do dia, o supervisor verifica se todos os controles do meio de pagamento vinculados ao controle de depósito estão Balanceados. Após isso ter sido feito, o supervisor indicará o valor do depósito no controle de depósito e o mudará para Balanceado. Observe que, na ilustração acima, cada controle de depósito faz referência a quatro controles do meio de pagamento.

• Em geral, uma caixa registradora tem um controle do meio de pagamento Aberto a qualquer momento (ou seja, os meios de pagamento recebidos estão sendo vinculados a um controle do meio de pagamento específico). Entretanto, essa regra não é rígida. Se quiser, você pode ter vários controles do meio de pagamento Aberto a qualquer momento para uma caixa registradora específica (por exemplo, se vários caixas puderem trabalhar na mesma caixa registradora durante o dia, mas levar essa caixa registradora com eles).
• Em geral, um determinado caixa coloca meios de pagamento em um controle do meio de pagamento específico. Entretanto, essa regra não é rígida. Em um controle do meio de pagamento, é possível definir se ele está limitado a um operador específico OU se qualquer operador pode vincular meios de pagamento a ele.
• Quando estiver pronto para balancear uma caixa registradora, altere o controle do meio de pagamento para Balanço em Andamento. Isso impede que novos meios de pagamento sejam adicionados ao controle do meio de pagamento. Se o operador puder continuar recebendo meios de pagamento, ele deverá criar outro controle do meio de pagamento. No exemplo anterior, todas as caixas registradoras são balanceadas ao meio-dia por um supervisor, enquanto o caixa continua recebendo pagamentos.
• Quando o controle do meio de pagamento estiver balanceado, altere seu estado para Balanceado. Isso não permite que alterações sejam efetuadas no controle do meio de pagamento ou nos seus meios de pagamento.
• Todos os controles do meio de pagamento existem em relação a um controle de depósito (de fato, o controle de depósito deve ser criado antes do controle do meio de pagamento). Dessa forma, o supervisor pode verificar o estado das caixas registradoras relacionadas durante o dia. Observe que a transição de estado de um controle de depósito é idêntica à do controle do meio de pagamento (consulte O Ciclo de Vida de um Controle de Depósito e O  Ciclo de Vida de  um Controle do Meio de Pagamento). Existe apenas uma diferença temporal. Observe que o controle de depósito permanece aberto durante o dia, qualquer que seja o número de controles do meio de pagamento abertos e balanceados.