發票

發票用於輸入與處理材料或服務的帳單。它們會確保計費數量不超過接收數量，並且計費價格與原始採購單上的價格相符。

發票也會指定付款資訊，例如採購單編號、廠商、任何已套用的折扣等。成本配置資訊指出套用至發票的稅捐、運費及任何其他成本或折扣。

明細行項目

發票明細行項目是與每個正在計費之已購買料件和服務相關聯的詳細成本和交易資訊。在需要向廠商退款時，可以調整發票明細行項目以提供折扣、調整運費，或支付額外費用。若要給予廠商折扣，折扣欄位應設為負數。若要退還運費或報銷額外成本，運費或額外成本欄位應設為正數。

發票金額是數量乘以單價。單價會鎖定至最新過帳的發票 (如果有的話)，否則單價會來自採購單。如果發票明細行是從採購單明細行所推導出且涉及存貨，則由於價格變更，對折扣、運費或額外成本欄位所做的變更將會影響 AUP (平均單價)。如果主控組態設定觸發錯誤，則發票會進入待解決狀態。「採購主控組態」中指出的允差值會規範此行為。

接收前建立發票

您可以在接收明細行項目之前建立發票，不過，「採購主控組態」中的「需要接收才能進行服務」設定會決定如何處理非材料料件的發票 (因為一律需要接收，所以系統不會查看材料料件的此參數)。如果此設定設為是，則必須收到採購單明細行項目才能完成發票。如果此設定設為否，則無法接收採購單明細行項目，因此發票將在沒有接收的情況下完成。

發票群組

發票群組可用於在將發票傳送至應付帳款 (A/P) 之前將發票歸類在一起。它們可用作中間步驟，在處理一組發票以進行付款之前複查這些發票。如果發票標頭上未設定發票群組，則個別發票會在核准後立即過帳。

自動開立發票

若要讓系統完成採購單的自動開立發票，廠商位置與採購單上的自動付款設定必須設為是。依據採購單收到項目之後，系統會自動使用明細行項目來建立發票。自動建立發票後，無法將其他明細行項目新增至發票，也無法刪除任何明細行項目。如果接收的料件超過訂購數量，則提交發票進行核准時，這些發票明細行項目會處於待解決狀態。授權的使用者接著必須變更採購單上的數量，才能順利重新處理發票。

相關財務交易

所有發票明細行項目都會產生財務交易。建立財務交易時，如果發票上的價格或稅額與採購單不同，則交易會將過渡科目歸零並彌補差額 (如果有的話)。

轉換總計與匯率

請注意，如果組織使用外幣，則在發票標頭的發票摘要區段中，發票標頭的轉換總計與透過加總明細行項目計算的轉換總計之間可能會有差異。轉換總計是將發票總計乘以匯率所導出。由於捨入每個明細行項目然後計算標頭轉換總計會導致輕微偏移，因此標頭值可能會偏差 0.01 美元或更多。您可以個別複查每個明細行項目，以獲得更精確的轉換總計。