استلام الخدمات المخزنية وغير المخزنية
يتم استخدام عملية الاستلام لتتبع عمليات الشراء التي تم استلامها كنتيجة لأمر شراء من خلال تسجيل المعلومات الأساسية مثل الكمية المستلمة وموقع الاستلام وتفاصيل قسيمة التعبئة وشركة النقل وما إلى ذلك.
- في حالة تعيين المعامل إلى القيمة "نعم"، يتم تضمين كل بنود السطور المخزنية وغير المخزنية في قائمة الانتقاء.
- في حالة تعيين المعلمة إلى القيمة "لا"، يتم تضمين بنود السطور المخزنية فقط في قائمة الانتقاء؛ ويتم استثناء خدمات أنواع العمالة والخدمات المتنوعة غير المخزنية.
بمجرد إنشاء قائمة الانتقاء ببنود السطور المناسبة، يقوم المستخدم بعد ذلك بتحديد الأصناف الموجودة في قائمة الانتقاء لإنشاء سطور الإيصال. ويرد أدناه وصف تفصيلي لعملية الاستلام.
تقوم عملية الاستلام بتتبع تسليم الأصناف المخزنية والخدمات غير المخزنية من خلال عدة خطوات مميزة من وقت الوصول حتى يتم إدخالها في النظام. تسمح الخطوات في العملية بالاستلام الفعلي للأصناف وفحصها وقبولها. تتضمن خطوات العملية:
- تسجيل تسليم الأصناف أو الخدمات — إنشاء سجل إيصال يحتوي على معلومات التسليم الأساسية. لا تتضمن هذه الخطوة تفاصيل حول الأصناف أو الخدمات.
- مطابقة الأصناف أو الخدمات بأمر الشراء — مراجعة الأصناف والخدمات في أمر الشراء وتحديد الأصناف والخدمات التي تم تسليمها من قائمة انتقاء. يتم جرد الأصناف والخدمات ومقارنتها بما تم طلبه.
- استلام الأصناف وقبولها — في سجل الإيصال، يكون لدى المستخدم خيار تحديد الرابط التشعبي "استلام كل الأصناف وقبولها" أو "استلام كل الأصناف وقبولها (مجموعة المعالجة)" طالما لم يتم تتبع صنف وخدمة في منطقة سطور الإيصال المفتوحة أو إدارة اللوط. يؤدي تحديد الرابط التشعبي "استلام كل الأصناف وقبولها" إلى إخبار النظام بتعيين كل الخدمات المخزنية وغير المخزنية العادية إلى الحالة "مستلم" ثم الاطلاع على قيمة "قبول عند الاستلام" المحددة في الصنف المخزني أو الخدمة لسطر الإيصال هذا.
- يتم آليًا قبول سطور الإيصال التي يشير فيها سجل الصنف المخزني أو الخدمة إلى أنه يتم تعيين مجموعة القيم "قبول عند الاستلام" إلى القيمة نعم في النظام الذي يقوم بإتمام عملية القبول لسطور الإيصال هذه.
- سطور الإيصال التي يشير فيها سجل الصنف المخزني أو الخدمات إلى أنه يتم تعيين مجموعة القيم "قبول عند الاستلام" إلى عرض بالقيمة لا في قائمة انتقاء. بالنسبة لسطور الإيصال هذه، يحدد المستخدم سطور الإيصال المطلوب قبولها. يشير نقر قبول إلى قبول السطور المحددة في النظام. يشير نقر إلغاء إلى عدم قبول سطور الإيصال المحددة ونقلها إلى منطقة سطور قيد الاستلام في سجل الإيصال وسيحتاج المستخدم إلى قبول سطر الإيصال يدويًا. كذلك، لا يتم قبول سطور الإيصال التي لم يتم تحديدها عند نقر قبول أو إلغاء ويجب قبولها يدويًا.
ملاحظة: يعمل الرابط التشعبي "استلام كل الأصناف وقبولها (مجموعة المعالجة)" بنفس الطريقة الموضحة أعلاه ولكن يتم ذلك من خلال معالجة مجموعة المعالجة. يوصى باعتماد هذا الخيار إذا تم استلام الكثير من الخدمات المخزنية وغير المخزنية في وقت واحد.ملاحظة: يقوم النظام بتعديل كميات المخزون للأصناف والخدمات غير المخزنية وفقًا لذلك. بناءً على تكوين النظام لديك والممارسات المتعلقة بالأعمال، قد يقوم النظام أيضًا بتضمين ضرائب للأصناف المخزنية والعمالة والخدمات المتنوعة في وقت الاستلام. - (بدلاً من ذلك) إنشاء إدخال عيوب شحن لبنود سطور الإيصال عند وجود مشكلة في المواد أو الخدمات المستلمة في الشحنة. ويمكن تحرير العيوب أو إضافتها أو حلها مباشرةً من منطقة عيوب الشحنة في سجل سطر الإيصال.
- (بديل) إرجاع الأصناف — إرجاع الأصناف للاستبدال أو مقابل مبلغ دائن حسب الحاجة. عند معالجة المرتجعات، يمكن إجراء تسويات التكلفة المناسبة لكل من المخزون غير المخزني والمخزون العادي لائتمان الحسابات.
- إتمام عنوان الإيصال - يمكن إجراء هذه العملية في حالة عدم وجود المزيد من سطور الإيصال المفتوحة. الاستثناء: يمكن إتمام الإيصالات بسطور مفتوحة إذا كان سطر الإيصال المفتوح يحتوي على سطور قبول مُلغاة. ترجع سطور القبول الملغاة كمية الاستلام إلى القيمة "صفر".
الاستلام السريع
قد لا يتطلب التنظيم الخاص بك معالجة متعددة الخطوات لاستلام الأصناف إلى المخزون لديك. في هذه الحالات، يتضمن النظام ميزة لاستلام الأصناف وقبولها في خطوة واحدة. هذه الميزة غير متاحة إلا إذا تم تمكينها في النسخة المعدلة الخاصة بالنظام لديك. إذا تم تعيين "قبول عند الاستلام" للصنف المخزني إلى القيمة "نعم"، يكون مسموحًا بالاستلام على خطوة واحدة.
الإتمام المفروض
في بعض الحالات، قد لا يتم استيفاء الكمية المطلوبة في أمر الشراء. على سبيل المثال، إذا قام التنظيم لديك بطلب كمية من 10 أصناف كانت متوقفة وكان لدى المورد 5 أصناف فقط لإرسالها لتستوفي الطلب. يوفر النظام القدرة على استلام الأصناف الخمسة ثم يفرض على النظام اعتبار الطلب بالحالة تام. تقوم هذه المعالجة بإعلام النظام بأن كمية استلام بند السطر تامة لذلك لن يبقى أمر الشراء مفتوحًا. بعد استلام أصناف جزئية، قم بتحديد إجراء فرض الإتمام في سجل الاستلام. يؤدي إتمام هذا الإجراء إلى وضع علامة تم الاستلام بالكامل على بند سطر أمر الشراء ويتم تحويله إلى الحالة مغلق.