Pour localiser des tâches dans le système, vous pouvez leur appliquer des attributs. Lorsque vous sélectionnez un attribut, vous pouvez définir une valeur pour celui-ci en fonction de son type. Vous pourrez ensuite effectuer un filtrage sur la valeur de l'attribut.
Par exemple, supposons que vous disposez d'un attribut de liste nommé Sales Region comportant les valeurs North, South, East et West. Si la tâche actuelle s'applique uniquement à la région de vente West, vous pouvez ajouter l'attribut Sales Region et le définir sur West.
Pour appliquer des attributs de tâche, procédez comme suit :
Dans la boîte de dialogue Tâche, sélectionnez l'onglet Attributs.
>Pour ajouter un attribut, sélectionnez Actions, puis Ajouter. Renseignez les champs suivants :
Attribut
Sélectionnez un attribut dans la liste des attributs définis.
Type
Ce champ non modifiable est renseigné par l'attribut.
Valeur
Sélectionnez une valeur associée au type d'attribut ; par exemple, une valeur numérique pour l'attribut Nombre formaté, une liste pour l'attribut Liste, plusieurs lignes de texte affiché sans défilement pour Texte multi-lignes, le nom d'une personne pour l'attribut Utilisateur, Oui ou Non pour l'attribut Oui/Non.
Accès
Tous les rôles disposent d'un accès en visualisation sauf indication contraire dans le tableau ci-dessous.
Pour ajouter un accès, pour chacun des onglets Zone de texte et Pièces jointes, procédez comme suit :
Cliquez sur Ajouter.
Sélectionnez un rôle.
Sélectionnez l'un des types d'accès de rôle suivants :
Zone de texte :
Ne pas afficher : ne voit pas cet attribut dans la liste des rapprochements, ou dans quelque tableau de bord, vue de liste ou rapport que ce soit.
Autoriser les modifications : peut ajouter, modifier et enlever des valeurs pour l'attribut, mais est soumis aux règles de modification.
Obligatoire : requiert une valeur pour l'attribut. L'option Obligatoire est disponible pour les préparateurs et les réviseurs. Tant qu'aucune valeur n'est fournie, les préparateurs ne peuvent pas effectuer de soumission, et les approbateurs ne peuvent pas procéder à l'approbation.
La zone Texte multi-lignes comporte 2 onglets d'accès :
Onglet Zone de texte :
Ne pas afficher : ne voit pas cet attribut dans la liste des rapprochements, ou dans quelque tableau de bord, vue de liste ou rapport que ce soit.
Autoriser les modifications : peut ajouter, modifier et enlever des valeurs pour l'attribut, mais est soumis aux règles de modification.
Obligatoire : requiert une valeur pour l'attribut. L'option Obligatoire est disponible pour les préparateurs et les réviseurs. Tant qu'aucune valeur n'est fournie, les préparateurs ne peuvent pas effectuer de soumission, et les approbateurs ne peuvent pas procéder à l'approbation.
Onglet Pièces jointes :
Ne pas afficher : ne voit pas cet attribut dans le rapprochement, ou dans quelque tableau de bord, vue de liste ou rapport que ce soit.
Ajouter et enlever : peut ajouter des fichiers et enlever des fichiers qu'ils ont eux-mêmes ajoutés, mais est soumis aux règles de modification.
Obligatoire : exige que le préparateur ou le réviseur joigne au moins un fichier. L'option Obligatoire n'est disponible que pour les préparateurs et les réviseurs. Tant qu'aucun fichier n'est attaché, les préparateurs ne peuvent pas effectuer de soumission, et les approbateurs ne peuvent pas procéder à l'approbation.
Ajouter et enlever tout : peut ajouter et enlever ses propres fichiers, mais aussi enlever des fichiers ajoutés par d'autres rôles.