本章將說明如何使用 Ximian Evolution
行事曆。
您可以使用行事曆安排約會、會議和工作。本章將說明本機行事曆的功能。Sun ONE
行事曆大部份的功能,都和本機行事曆的功能相同。請參閱第 7章, 使用 Sun ONE 連接器帳戶和資料夾,瞭解更多關於本機行事曆和 Sun ONE
行事曆兩者間差異的詳細資訊。
圖 5–1 顯示的是一個典型的行事曆視窗。
窗格 |
說明 |
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會議會議排程窗格 |
會議會議排程窗格是行事曆視窗中最大的窗格。會議會議排程窗格會以指定的檢視,顯示選取日期的行程。 |
日期窗格 |
位於行事曆視窗的右上方區域,日期窗格會以深色數字來顯示目前月份的所有日期。如果選擇顯示上個月份和下個月份的日期的話,則會以淺色數字顯示。至於今天的日期,則會加上紅色的方框。已排定約會的日期,會以粗體字顯示。目前選取的日期則會反白顯示。 |
工作窗格 |
位於行事曆視窗的右下方區域,工作窗格會顯示預設工作資料夾中的工作清單。 當您開啟與目前行事曆關聯的工作資料夾時,會顯示相同的工作。關於工作的詳細資訊,請參閱第 6章, 使用工作。 |
您可以變更 Evolution
顯示會議會議排程的檢視方式,如下所示:
檢視 |
說明 |
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檢視 -> 目前檢視 -> 日檢視 |
顯示單日的會議會議排程。根據預設, |
檢視 -> 目前檢視 -> 工作週檢視 |
顯示工作週的會議會議排程。根據預設,這個檢視會顯示星期一至星期五的會議會議排程。 |
檢視 -> 目前檢視 -> 週檢視 |
顯示一週的會議會議排程。 |
檢視 -> 目前檢視 -> 月檢視 |
顯示一個月的會議會議排程。 |
Evolution
會自動顯示當日的會議會議排程。您也可以瀏覽至另一個日期,顯示該日期的會議會議排程。
選擇檢視 -> 移至指定日期,顯示移至指定日期對話方塊。
請使用月下拉式清單選取月份。
使用年旋轉方塊選取年份;或者,請在文字方塊中輸入年份。Evolution
便會在移至指定日期對話方塊的主區段中,顯示所指定月份的日期。
請選取您想要看的日期。Evolution
便會關閉移至指定日期對話方塊,然後顯示該選取日期的會議會議排程。
如果要返回今日的會議排程,請選擇檢視 -> 移至今日。
您可以使用行事曆,建立一個全天約會或是一個短期的約會。您也可以建立單獨的約會,或是一系列的約會。
如果要建立單獨的約會,請執行下列步驟:
選擇檔案 -> 新增 -> 約會。此時便會顯示一個約會視窗。
請在約會標籤區段中,輸入約會的詳細資訊。下列表格說明的,是約會標籤區段中的各項元素:
元素 |
說明 |
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摘要 |
可輸入關於約會的簡短描述。 |
位置 |
可輸入約會的地點位置。 |
開始時間 |
可使用下拉式組合方塊,指定約會的開始日期和時間。 |
結束時間 |
可使用下拉式組合方塊,指定約會的結束日期和時間。 |
全球按鈕 |
如果要指定不同時區的時間,請按一下下拉式組合方塊右邊的全球按鈕。此時便會顯示選擇一個時區對話方塊。請在地圖上按一下選取一個時區,或是從下拉式清單中選取一個時區,然後按一下確定。 |
全天事件 |
選取這個選項,可以建立一個全天約會。 如果要建立一個短期約會,請取消選取這個選項。 |
詳細資料文字方塊 |
可輸入約會的詳細資訊。 |
分類 |
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顯示時間為 |
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類別和文字方塊 |
可輸入類別名稱,以便指派這個約會一個類別。如果想指派一個以上的類別,請使用逗號來分隔這些類別。 或者,也可以按一下類別按鈕。然後使用編輯類別對話方塊來選取類別。 |
如果要安排約會的通知,請按一下提醒標籤。下列表格說明的,便是提醒標籤區段中的各項元素:
元素 |
說明 |
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基本 |
顯示約會的日期、開始時間和結束時間。 |
顯示郵件 |
請從下拉式清單中選取下列任一個通知類型:
傳送電子郵件選項僅能在 |
時間單位旋轉方塊 |
請使用這個旋轉方塊,指定時間單位數目。 |
分 |
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之前 |
|
約會開始 |
|
選項 |
按一下選項按鈕,可以顯示提醒選項對話方塊。請參閱提醒選項對話方塊。 |
提醒清單 |
這個元素會顯示替目前選取的約會所設定的提醒。 |
新增 |
按一下新增按鈕,可以將指定的提醒加入至提醒清單。 |
移除 |
按一下移除按鈕,可以從 提醒清單中移除選取的提醒。 |
如果要儲存約會,請選擇檔案 -> 儲存。
如果要儲存約會然後關閉約會視窗,請選擇檔案 -> 儲存後關閉。
如果要將約會儲存至一個檔案中,請選擇檔案 -> 另存新檔,顯示另存新檔視窗。輸入檔案名稱, 然後按一下確定。
如果要關閉約會視窗但不儲存約會,請選擇檔案 -> 關閉。
如果要預覽約會的詳細資訊,請選擇檔案 -> 預覽列印。
如果要列印約會的詳細資訊,請選擇檔案 -> 列印。
您可以使用提醒選項對話方塊,指定提醒的額外選項 。下列表格說明的,是提醒選項對話方塊中的各項元素:
元素 |
說明 |
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重複提醒 |
選取這個選項,可以多次顯示提醒。 |
提醒間隔 |
請使用這個旋轉方塊,指定重複提醒的次數。 |
每次間隔 |
請使用這個旋轉方塊,指定每次重複提醒間的時間單位數。 |
分 |
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文字方塊 |
|
選擇檔案 -> 新增 -> 全天約會。接著便會顯示約會視窗, 其中的全天事件選項業已選取。除了沒有顯示開始時間和結束時間以外,約會視窗和選擇檔案 -> 新增 -> 約會後所顯示的視窗類似。
請在約會視窗中,如建立單獨的約會中說明的方式,輸入適當的資訊。
選擇檔案 -> 儲存後關閉。Evolution
會儲存全天約會,然後關閉約會視窗。
如建立單獨的約會中所說明的方式,建立一個約會。
在約會視窗中,按一下週期性標籤,顯示週期性標籤區段。下列表格說明的,是週期性標籤區段中的各項元素:
元素 |
說明 |
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基本 |
顯示約會的日期、開始時間和結束時間。 |
週期性規則 |
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每次間隔 |
請使用這個旋轉方塊,指定一連串約會中每次約會間隔的時間單位數。 |
日 |
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永遠 |
請從下拉式清單中選取下列任一項選項,指定一連串約會的結束時間:
|
例外 |
請使用這個下拉式組合方塊,指定您不想安排約會的日期。 |
新增 |
按一下新增按鈕,可以將指定的日期加入至例外清單中。 |
修改 |
按一下修改按鈕,可以變更例外清單中選取的日期。 |
移除 |
按一下移除按鈕,可以移除例外清單中選取的日期。 |
預覽 |
預覽區段顯示了目前月份中所有的日期。目前的日期會加上紅色的框。已安排約會的日期會以粗體顯示。圖 5–2 顯示的,是一個典型的預覽區段。 按一下預覽區段中月份名稱左邊的左箭頭,顯示上一個月份。按數次左箭頭可以捲回至前幾個月份。 按一下預覽區段中月份名稱右邊的右箭頭,顯示下一個月份。按數次右箭頭可以捲至後幾個月份。 |
選擇檔案 -> 儲存後關閉。Evolution
會儲存這一連串的約會, 然後關閉約會視窗。
您可以刪除單獨的約會、一連串的約會,也可以刪除一連串約會中的任一個約會。
連按兩下會議排程窗格中的約會,開啟約會視窗。
選擇檔案 -> 刪除。
如果出現確認通知,請按一下是。
連按兩下會議排程窗格中的任一個約會,開啟約會視窗。
選擇檔案 -> 刪除。
如果出現確認通知,請按一下是。
如果要刪除一連串約會中的任一個約會,請執行下列步驟:
選擇檢視 -> 目前檢視 -> 日檢視。
在會議排程窗格中,於您要刪除的約會上按滑鼠右鍵。
選擇快顯功能表的刪除這個事件。
您可以使用 Evolution
建立會議、邀請其他人參加會議,以及預約會議必要的資源。
選擇檔案 -> 新增 -> 會議。此時便會顯示一個 約會視窗。除了包含兩個額外的標籤以外,約會視窗和選擇 檔案 -> 新增 -> 約會 後所顯示的視窗類似:會議排程和會議。
如果要輸入更多的會議資訊,請按一下會議標籤,顯示會議標籤區段。
從召集人下拉式清單中,選取會議的召集人。
Evolution
會自動在召集人文字方塊中,輸入目前使用者的名稱。如果您擁有數個 Evolution
帳號,請從下拉式清單中選取適當的帳號。
會議的到會者會以表格形式列出。會議到會者的表格預設含有下列欄位,從左到右分別是:
按一下傳回,可以將新增的項目加入到會者清單。
如果要刪除清單中的到會者,請在清單中的項目上按滑鼠右鍵,然後從快顯功能表上選擇刪除。
關於如何變更目前檢視、儲存目前檢視,或建立目前檢視的詳細資訊,請參閱檢視的使用方法。
按一下邀請其他人按鈕,可以在表格中建立新的項目。Evolution
也會顯示從通訊錄選擇連絡人對話方塊,讓您選取到會者。
請按一下會議排程標籤,顯示會議排程標籤區段。您可以使用 會議排程標籤區段,識別何時所有到會者都有空閒參加會議,以及什麼時候可以取得會議所需的必要資源。下列表格說明的,是會議排程標籤區段中的各項元素:
元素 |
說明 |
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到會者清單 |
顯示會議到會者的清單。到會者清單和會議標籤區段中的清單類似, 但是到會者清單中並不會顯示角色和 RSVP 欄位。您可以根據檢視的使用方法 中的說明,自訂這個表格的內容。 |
圖例 |
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會議排程 |
顯示每位會議到會者的會議排程。目前選取時間範圍的時間區段背景為淺色,所有其他的時間區段則為深色的背景。每一位到會者的空閒或忙碌時間,是由方形的色框表示。 |
邀請其他人 |
按一下邀請其他人按鈕,可以在到會者清單中建立新的項目。 |
選項 |
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<< 按鈕 |
按一下 << 按鈕,可以將會議排程中符合所選取之自動選擇條件的上一個時間週期反白顯示。 |
自動選擇 |
按一下自動選擇按鈕,可以顯示快顯功能表,其中包含下列功能表項目:
|
>> 按鈕 |
按一下 >> 按鈕,可以將會議排程中符合選取之自動選擇條件的下一個時間週期反白顯示。 |
會議開始時間 |
請使用這些下拉式組合方塊,指定會議的開始日期和時間。 |
會議結束時間 |
請使用這些下拉式組合方塊,指定會議的結束日期和時間。 |
選擇檔案 -> 儲存後關閉。Evolution
會先建立會議,然後詢問您是否要傳送會議資訊。
請按一下是,傳送會議資訊給指定的電子郵件地址。
按一下否,則會儲存會議資訊,但不會傳送會議資訊給指定的電子郵件地址。您可以依照傳送會議資訊 中的說明,稍後再傳送會議資訊。
如果要傳送會議資訊,請執行下列步驟:
連按兩下會議排程窗格中的會議,開啟約會視窗。
選擇動作 -> 以 iCalendar 轉寄,顯示電子郵件內容視窗,這個視窗和收件匣的撰寫郵件視窗類似。Evolution
會自動在主旨文字方塊和郵件內容區域中插入文字。Evolution
會將會議資訊輸入於郵件內文中。
請在收件者欄位中,輸入要傳送會議資訊的電子郵件地址。如果要傳送資訊給一個以上的地址,請使用逗號來分隔這些地址。或者,也可以按一下收件者按鈕。然後使用從通訊錄選擇連絡人對話方塊選取地址。
關於郵件視窗中元素的詳細資訊,請參閱傳送新的郵件。
選擇檔案 -> 傳送,可以將會議資訊傳送給指定的電子郵件地址。
選擇檔案 -> 關閉,可以關閉約會視窗。
您可以取消會議,或撤銷給個別到會者的會議邀請。
連按兩下會議排程窗格中的會議,開啟約會視窗。
選擇動作 -> 取消會議,顯示確認通知。
按一下是可以取消會議。 Evolution
會傳送一個取消通知給指定的電子郵件地址。
連按兩下會議排程窗格中的會議,開啟約會視窗。
請按一下會議標籤,顯示會議標籤區段。
在要撤銷邀請的到會者上按滑鼠右鍵,然後從快顯功能表上選擇 刪除。 Evolution
會從到會者清單中刪除該到會者。
請對每一位想撤銷邀請的到會者,重複這個步驟。
選擇檔案 -> 儲存後關閉。Evolution
會詢問您,是否要傳送更新過的會議資訊。
請按一下是,傳送更新後的會議資訊給指定的電子郵件地址。
此時便會傳送一封主旨為 Cancel:Calendar Information 的郵件,給已撤銷邀請的到會者。
另外,也會傳送一封主旨為 Calendar information 的郵件,給仍保留在到會者清單上的到會者。
按一下否,則會儲存更新過的會議資訊,但不會傳送郵件給指定的電子郵件地址。
Evolution 會將會議邀請做為電子郵件的附件,傳送到您的收件匣。如果要回覆會議邀請,請執行下列步驟:
開啟附加該會議邀請的電子郵件。
請依照檢視郵件的附件中的說明,檢視郵件的附件以開啟會議邀請。
選取下列任一項選項:
接受
暫時接受
婉拒
如果您接受這項邀請,Evolution
便會在您關閉會議邀請時,將這個事件加入您的行事曆。
選取 RSVP 選項,可以回覆會議召集人。
如果您選取 RSVP 選項,Evolution
會在您關閉會議邀請時,傳送電子郵件給會議召集人,並將您回覆的詳細內容載明於郵件中。
如果您沒有選取 RSVP 選項,Evolution
就不會傳送回覆給會議召集人。
按一下行事曆按鈕,可以顯示快顯功能表,並列出您的行事曆資料夾。請選取要儲存邀請資訊的行事曆。
按一下確定,關閉會議邀請。
關閉電子郵件。
當會議到會者回覆您的會議邀請時,您便會收到一封附加回覆的電子郵件。如果要依據回覆更新會議,請執行下列步驟:
開啟已附加回覆的電子郵件。
請依照檢視郵件的附件中的說明,檢視郵件的附件以開啟邀請回覆。
按一下確定,關閉回覆。Evolution
會依據回覆的資訊,更新到會者清單。
關閉電子郵件。
當您接受了會議邀請,會議便會加入您的行事曆。您可能會想要檢查會議資訊是否保持在最新的狀態。如果要檢查會議資訊,請執行下列步驟:
連按兩下會議排程窗格中的會議,開啟約會視窗。
選擇動作 -> 重新整理會議,傳送電子郵件給會議召集人。電子郵件的主旨是重新整理:行事曆資訊。
召集人便會決定是否要傳送最新的會議資訊給您。
只有召集人才可以變更會議資訊。任何會議到會者所執行的變更,都將被忽略。
您可以為帳號發佈空閒或忙碌資訊,讓網路上的其他使用者可以在召集會議時,查詢您帳號的會議排程。
選擇動作 -> 發佈空閒/忙碌資訊,顯示行事曆資訊視窗。行事曆資訊視窗是一個電子郵件視窗,這個視窗與收件匣的撰寫郵件視窗類似。Evolution
會自動在主旨文字方塊和郵件內容區域中插入文字。Evolution
會將空閒或忙碌資訊做為電子郵件的附件。
請在收件者文字方塊中,輸入要傳送空閒或忙碌資訊的電子郵件地址。如果要傳送資訊給一個以上的地址,請使用逗號來分隔這些地址。
或者,也可以按一下收件者按鈕。然後使用從通訊錄選擇連絡人對話方塊選取地址。
關於行事曆資訊視窗中元素的詳細資訊,請參閱 傳送新的郵件。
選擇檔案 -> 傳送,可以將空閒或忙碌資訊傳送給指定的電子郵件地址。