本章中的資訊是在說明如何使用電子郵件與行事曆
,以撰寫、傳送和接收電子郵件訊息。
您可以使用電子郵件和行事曆
來撰寫、傳送和接收電子郵件訊息。您必須將電子郵件儲存在各個電子郵件資料夾中。例如:內送郵件的預設位置是收件匣資料夾。其他的預設電子郵件資料夾包括草稿、寄件匣和 已傳送資料夾。
在電子郵件和行事曆
中顯示電子郵件資料夾時,即會顯示一個電子郵件視窗。電子郵件視窗含有一些功能表項目、工具列按鈕,以及一些可以配合電子郵件使用的窗格。圖 4–1 所示為典型的電子郵件視窗。
電子郵件視窗包含一個資料夾窗格。資料夾窗格會顯示您可以用來儲存郵件的資料夾。如果要顯示或隱藏資料夾窗格,請選擇 [檢視] -> [資料夾列]。
電子郵件視窗也包含一個郵件窗格和一個預覽窗格。郵件窗格在視窗的上半部,它會顯示資料夾中的郵件清單。預覽窗格位於視窗的下半部,可以預覽目前選取的郵件。如果要顯示或隱藏預覽窗格,請選擇 [檢視] -> [預覽窗格]。
圖 4–2 所示為典型的郵件窗格和預覽窗格。
下列表格將列出圖 4–2 中的郵件窗格介面元件:
數字 |
描述 |
---|---|
1 |
搜尋列。您可以使用搜尋列,針對目前資料夾裡的所有郵件執行簡單搜尋。例如:您可以搜尋包含特定文字字串的郵件。 |
2 |
欄位標題。在郵件窗格中,郵件是以表格的形式排列。表格的列則包含了郵件的標頭資訊。欄代表了郵件的資訊欄位,例如:郵件的寄件者、郵件的主旨等等。根據預設,郵件窗格會從左至右地顯示下列各欄:
|
依據郵件的狀態而定,郵件清單中的郵件標頭資訊會以不同的格式顯示。圖 4–2 說明了郵件清單中的這些格式。下列表格將列出並說明郵件標頭資訊的格式:
數字 |
格式 |
描述 |
---|---|---|
3 |
粗體 |
尚未閱讀這封郵件。 |
4 |
未設定格式 |
已經閱讀這封郵件。 |
5 |
紅色 |
已標示這封郵件為重要。 |
6 |
反白顯示 |
目前已選取這封郵件。 |
您可以使用電子郵件視窗執行所有的電子郵件相關工作,例如:閱讀、撰寫和傳送郵件。電子郵件和行事曆
可以讓您將郵件整理到資料夾中。有關郵件窗格中圖示的詳細資訊,請參閱附錄 B, 郵件圖示。
有關電子郵件和行事曆
中進階電子郵件功能的詳細資訊,請參閱第 5 章, 使用進階電子郵件功能。
若要接收郵件,請選擇 [動作] -> [傳送/接收]。一般而言,新郵件會顯示在收件匣中。如果收到了新的郵件,它們在收件匣的標題會以粗體顯示。收件匣標題的旁邊,則會顯示新郵件的數目。
您可以儲存和列印郵件,也可以變更郵件的顯示方式。
在郵件清單中連按兩下特定郵件。或者,在郵件清單選取您要開啟的郵件,然後選擇 [檔案] -> [開啟電子郵件]。
如果要將郵件儲存為檔案,請開啟郵件,然後選擇 [檔案] -> [另存新檔]。請在另存郵件對話方塊中,輸入檔案名稱,然後按一下 [確定]。
若要列印郵件,請開啟郵件,然後選擇 [檔案] -> [列印]。然後從列印郵件對話方塊中選取需要的選項,再按一下 [列印]。
如果要預覽郵件列印的樣子,請選擇 [檔案] -> [預覽列印]。
附件是指包含在郵件內的檔案。如果您要傳送檔案給別人,可以將檔案附加到郵件中。如果郵件含有附件,每一個附件都會在郵件底部以一個按鈕顯示。如果系統可以辨識附件的檔案類型,按鈕上即會顯示該檔案類型的圖示。
您可以對附件執行下列動作:
動作 |
操作說明 |
---|---|
檢視郵件的附件 |
按一下按鈕左邊的向右箭頭圖示。或者,請按一下按鈕右邊的向下箭頭,然後選擇快顯功能表上的 [檢視行內]。 如果郵件中已經顯示出附件的話,請按一下按鈕左邊的向下箭頭圖示,來隱藏附件。或者,請按一下按鈕右邊的向下箭頭,然後選擇快顯功能表上的 [隱藏]。 |
儲存附件 |
請按一下按鈕右邊的向下箭頭,然後選擇快顯功能表上的 [儲存附件]。此時便會顯示儲存附件對話方塊。請使用儲存附件對話方塊儲存附件。 |
在應用程式中開啟附件 |
如果系統可以辨識附件的檔案類型,便可以在應用程式中開啟附件。若要開啟附件,請按一下按鈕右邊的向下箭頭,然後選擇快顯功能表上的 [開啟應用程式名稱]。 |
您可以傳送郵件、回覆收到的郵件,或轉寄您收到的郵件。您可以在郵件視窗中的下列欄位,輸入要傳送郵件的地址:
請在這個欄位中輸入要傳送郵件的地址。
寄送郵件的副本,就表示要寄送郵件副本給另一個地址。請在這個欄位中,輸入要寄送郵件副本的地址。如果要顯示副本欄位,請選擇郵件視窗中的 [檢視] -> [副本欄位]。
請在這個欄位中,輸入要寄送郵件密件副本的地址。寄送郵件的密件副本時,密件副本的地址並不會出現在寄出的郵件中。如果要顯示密件副本欄位,請選擇郵件視窗中的 [檢視] -> [密件副本欄位]。
您也可以使用 [收件者]、[副本] 和 [密件副本] 按鈕來選取您要傳送郵件的聯絡人。
如果要撰寫並傳送郵件,請執行下列步驟:
選擇 [檔案] -> [新增] -> [郵件訊息]。或者,請選擇 [動作] -> [撰寫新郵件]。
請使用撰寫郵件視窗撰寫郵件。下列表格說明的,是撰寫郵件視窗中的各項元素:
元素 |
描述 |
---|---|
寄件者 |
如果您有多個電子郵件帳號,請使用這個下拉式清單選取要放入郵件寄件者欄位的電子郵件地址。 |
簽名檔 |
如果要在郵件中加入簽名檔,請使用這個下拉式清單,選取要加入的簽名檔。您可以選取由電子郵件帳號資訊自動產生的簽名檔。您也可以建立自訂簽名檔。 有關簽名的詳細資訊,請參閱設定編輯器喜好設定。 |
收件者 |
請輸入要傳送郵件的電子郵件地址。如果要傳送郵件給多個地址,請使用逗號來分隔這些地址。 有關如何從聯絡人清單新增聯絡人到收件者欄位的詳細資訊,請參閱選取郵件的聯絡人。 |
主旨 |
請在這個文字方塊中,輸入簡短的郵件主旨。 |
內容 |
請在主旨欄位和格式工具列底下的視窗區域中,輸入郵件的文字。 您可以格式化要傳送的郵件。如需詳細資訊,請參閱撰寫郵件。 |
您可以附加檔案至郵件。如果要將檔案附加到郵件,請執行下列步驟:
在撰寫郵件視窗中,選擇 [插入] -> [附件]。此時便會顯示附加檔案對話方塊。
請使用這個對話方塊,選取要附加到郵件的檔案。選取檔案後,請按一下 [確定]。在撰寫郵件視窗的 [附件] 窗格中,會以一個圖示顯示每個附件。
如果要傳送郵件,請選擇 [檔案] -> [傳送]。
執行下列步驟:
開啟含有您要回覆之郵件的資料夾。在郵件清單中,選取要回覆的郵件。
或者,開啟您要回覆的郵件。
若要回覆給郵件的寄件者,請選擇 [動作] -> [回覆寄件者]。
若要回覆給郵件的寄件者以及每一位副本收件者,請選擇 [動作] -> [全部回覆]。
您可以從郵件收件人清單回覆郵件,讓回覆只會傳送給郵件收件人清單,不會傳送給寄件者,也不會傳送給收到郵件副本的個人。如果要執行這個動作,請選擇 [動作] -> [回覆至清單]。
此時便會顯示新的郵件視窗。依據個人喜好設定的不同,這封新郵件可能會包含原始郵件。
請在主旨欄位和格式工具列底下的視窗區域中,輸入郵件的內文。
如果要傳送郵件,請選擇 [檔案] -> [傳送]。
您可以將郵件轉寄給其他的地址。轉寄郵件的方式有好幾種,下列表格將說明轉寄郵件的方式:
轉寄為 |
描述 |
---|---|
附件 |
將要轉寄的郵件做為檔案附加到新的郵件。 |
直接插入 |
將轉寄的郵件插入新郵件的內文中。這種方式適用於要引用轉寄郵件內文的情況。 |
引用 |
在新郵件的內文中插入轉寄的郵件,並且在每一行轉寄的郵件前面插入某些字元,例如:大於符號 (>)。這種方式適用於要引用轉寄郵件內文,並且要明顯標示引用的各行。 |
轉寄 |
轉寄郵件並保留郵件標頭資訊。例如:假設您收到 Alex Popov 的郵件,並將郵件轉寄給 Joe Garcia。當 Joe Garcia 開啟郵件時,Alex Popov 便會成為郵件的寄件者。 這種方式適用的情況,是當您收到郵件後發現自己並不是最適當的收件者。例如:您是在客服部門工作,但是卻收到詢問報價的郵件。 |
若要轉寄郵件,請執行下列步驟:
開啟含有要轉寄之郵件的資料夾。在郵件清單中,選取要轉寄的郵件。
或者,您可以開啟要轉寄的郵件。
選擇 [動作] -> [轉寄郵件]。此時便會顯示新的郵件視窗。
或者,您可以使用 [動作] -> [轉寄] 功能表,以其他的方式轉寄郵件。下列表格將說明如何使用其他方式轉寄郵件:
若要轉寄郵件為... |
選擇... |
---|---|
附件 |
[動作] -> [轉寄] -> [附加] |
直接插入 |
[動作] -> [轉寄] -> [行內] |
引用 |
[動作] -> [轉寄] -> [引用] |
重新導向 |
[動作] -> [轉寄] -> [重新導向] |
在收件者欄位中,輸入要轉寄郵件的電子郵件地址。若要轉寄郵件給多個地址,請使用逗號來分隔這些地址。
有關如何新增聯絡人到收件者欄位的詳細資訊,請參閱選取郵件的聯絡人。
若要在郵件中加入更多的文字,請在主旨欄位和格式工具列底下的區域中輸入文字。
若要傳送郵件,請選擇 [檔案] -> [傳送]。
您可以指定預設轉寄方式。如需詳細資訊,請參閱設定編輯器喜好設定。
您可以從聯絡人資料夾新增聯絡人到郵件的收件者、副本和密件副本欄位。
若要將聯絡人加入郵件,請執行下列步驟:
若要增加聯絡人,請按一下郵件中的 [收件者] 、 [副本] 或 [密件副本] 按鈕。從通訊錄選擇聯絡人對話方塊便會出現。
使用從通訊錄選擇聯絡人對話方塊,將聯絡人加入郵件。下表將說明從通訊錄選擇聯絡人對話方塊中的各項元素:
元素 |
描述 |
---|---|
資料夾 |
請按一下 [資料夾選擇器] 按鈕來選擇要從中選取聯絡人的聯絡人資料夾。 有關如何指定預設聯絡人資料夾的詳細資訊,請參閱設定資料夾喜好設定。 |
分類 |
從下拉式清單選取聯絡人所屬的分類。位於對話方塊下半部的聯絡人清單會顯示該分類中的所有聯絡人。 若要顯示所有分類中的聯絡人,請選取所有分類。 |
名稱文字方塊 |
輸入要搜尋的聯絡人名稱,然後按一下 [尋找] 按鈕以在聯絡人清單中尋找聯絡人。 |
聯絡人清單 |
顯示聯絡人的清單以及目前資料夾中的聯絡人清單。清單的內容取決於下列因素:
|
收件者 |
若要新增聯絡人到郵件的收件者欄位,請在聯絡人清單中選取聯絡人,然後按一下 [收件者] 按鈕。 |
副本 |
若要新增聯絡人到郵件的副本欄位,請在聯絡人清單中選取聯絡人,然後按一下 [副本] 按鈕。 |
密件副本 |
若要新增聯絡人到郵件的密件副本欄位,請在聯絡人清單中選取聯絡人,然後按一下 [密件副本] 按鈕。 |
按一下 [確定] 將聯絡人新增到郵件的收件者、副本和密件副本欄位,然後關閉對話方塊。
您可以剪下、複製與貼上所撰寫的郵件內文。您可以搜尋文字並取代該文字。您可以檢查郵件的拼字。您也可以儲存郵件的草稿。
當您在郵件撰寫視窗工作時,您可以編輯郵件的內文。您可以用下列方式編輯郵件內文:
若要選取郵件中的所有文字,請選擇 [編輯] -> [全選]。
若要從郵件移除文字並將文字放在剪貼簿,請在郵件中選取文字,然後選擇 [編輯] -> [剪下]。
若要將文字從郵件複製到剪貼簿,請在郵件中選取文字,然後選擇 [編輯] -> [複製]。
若要將文字從剪貼簿貼上郵件,請將游標置於想要在郵件中插入文字的位置。選擇 [編輯] -> [貼上]。
若要以引用方式將文字從剪貼簿貼到郵件,請將游標放在郵件中您要插入文字的地方。選擇 [編輯] -> [貼上引文]。這些文字便會插入郵件中,並且在每一行插入文字的前面加上大於符號 (>)。
若要復原最後的編輯動作,請選擇 [編輯] -> [還原]。
如果事後決定不想復原該動作,請選擇 [編輯] -> [取消復原]。
若要檢查郵件中的拼字,請選擇 [編輯] -> [為文件進行拼字檢查]。
當拼字檢查程式發現拼錯的單字時,拼字檢查程式對話方塊便會顯示用來取代誤拼單字的建議清單。您可以從拼字檢查程式對話方塊執行下列動作:
若要用拼字檢查程式對話方塊中建議的某一個單字取代拼錯的單字,請選取這個建議的單字,然後按一下 [替代] 按鈕。
若要忽略拼錯字,請按一下 [忽略] 按鈕。拼字檢查程式便不再將該字識別為拼錯字。
若要移至下一個拼錯字,而不變更目前的字,請按一下 [略過] 按鈕。
若要返回先前的拼錯字,而不變更目前的字,請按一下 [上一個] 按鈕。
若要將這個拼錯的單字新增到字典,請從新增至字典下拉式清單選取字典,然後按一下 [新增字] 按鈕。
電子郵件和行事曆
會針對您在電子郵件和行事曆
喜好設定中啟用的語言檢查郵件的拼字。若要用其他語言檢查郵件的拼字,請選擇 [編輯] -> [目前的語言],然後選取您需要的語言。
有關如何修改預設拼字檢查程式語言的詳細資訊,請參閱設定編輯器喜好設定。
若要儲存還不想傳送的郵件,您可以儲存郵件的草稿。若要儲存所撰寫的郵件草稿 ,請選擇 [檔案] -> [儲存草稿]。郵件便會儲存在本機的草稿資料夾中。
若要繼續撰寫草稿郵件,請從本機草稿資料夾開啟郵件,然後加以完成。
若要傳送草稿郵件,請從本機草稿資料夾開啟郵件 。在撰寫視窗中完成這封郵件,然後選擇 [檔案] -> [傳送]。
刪除郵件時,會發生下列事件:
郵件將移到回收筒資料夾。
如果「收件匣」已設定為顯示刪除的郵件,郵件將會以劃線格式,出現在郵件清單上。若要顯示刪除的郵件,請選擇 [檢視] -> [隱藏已刪除郵件],便會取消選取 [隱藏已刪除郵件] 功能表項目。
關於要從回收筒取回郵件,您可以將郵件還原刪除。還原刪除郵件後,郵件會重新儲存於之前刪除該郵件的資料夾中。
您可以刪除資料夾,將之前刪除的郵件永久地自資料夾中移除。
您可以清空回收筒資料夾,永久地刪除回收筒的內容。也就是說,清空回收筒後,即會刪除所有的資料夾中不要的資料。
在郵件清單中選擇您要刪除的郵件,然後選擇 [編輯] -> [刪除]。
在回收筒資料夾中選擇您要還原刪除的郵件,然後選擇 [編輯] -> [還原刪除]。
若要永久刪除資料夾中的郵件,請開啟該資料夾,然後選擇 [動作] -> [刪除]。
選擇 [動作] -> [清空回收筒]。
以下各節將說明如何瀏覽和選取郵件。
瀏覽郵件清單上的郵件,有好幾種方式。表 4–1 說明了如何瀏覽郵件清單上的郵件。
表 4–1 瀏覽郵件
任務 |
動作 |
---|---|
移至第一封郵件。 |
按 [Home] 按鍵。 |
移至最後一封郵件。 |
按 [End] 按鍵。 |
將郵件清單往上移一個頁面。 |
按下 [Page Up]。 |
將郵件清單往下移一個頁面。 |
按一下 [Page Down]。 |
移至下一封郵件。 |
選擇 [動作] -> [移至] -> [下一封郵件]。 |
移動到下一封未閱讀的郵件。 |
選擇 [動作] -> [移至] -> [下一封未閱讀的郵件]。 |
移至下一封標示為重要的郵件。 |
選擇 [動作] -> [移至] -> [下一封重要郵件]。 |
移至下個相關郵件中的第一封。 |
選擇 [動作] -> [移至] -> [下一封相關郵件]。 |
移至上一封郵件。 |
請選擇 [動作] -> [移至] -> [上一封郵件]。 |
移至上一封未閱讀的郵件。 |
選擇 [動作] -> [移至] -> [上一封未閱讀的郵件]。 |
移至上一封標示為重要的郵件。 |
請選擇 [動作] -> [移至] -> [上一封重要郵件]。 |
選取郵件清單上的郵件,有好幾種方式。表 4–2 說明了如何選取郵件清單上的郵件。
表 4–2 選取郵件清單上的郵件
任務 |
動作 |
---|---|
選取郵件 |
按一下郵件。 |
選取一組連續的郵件 |
按住 [Shift] 鍵。在群組中的第一封郵件上按一下,然後再按一下群組中最後一封郵件。 |
選取多個郵件 |
按住 [Ctrl] 鍵。按一下您要選取的多個郵件。 |
選取資料夾中所有的郵件 |
選擇 [編輯] -> [全選]。 |
反向選擇郵件 |
選擇 [編輯] -> [反向選擇]。目前選取的郵件會成為未選取的郵件,而未選取的郵件則會成為已選取的郵件。 |
請不要按狀態欄中的圖示來選取郵件。
您可以將郵件儲存在資料夾中。根據預設,電子郵件和行事曆
會提供下列的資料夾,供您儲存郵件:
資料夾 |
描述 |
---|---|
草稿匣 |
儲存草稿郵件的預設資料夾。如果您在撰寫郵件時選擇 [檔案] -> [儲存草稿],郵件便會儲存在這個資料夾裡。當您完成並傳送郵件後,該郵件便會從這個資料夾中刪除。 |
收件匣 |
內送郵件的預設位置。 |
寄件匣 |
含有您已經傳送的郵件,但是因為您還沒有連線到郵件伺服器,所以 |
已傳送 |
已傳送郵件的預設資料夾。 |
不使用 |
儲存已刪除的郵件。 |
若要組織郵件,您可以建立一些資料夾,然後從收件匣資料夾將郵件移動或複製到其他資料夾。
執行下列步驟:
選取要移動的郵件,然後選擇 [動作] -> [移至資料夾]。
請使用將郵件移至對話方塊中的樹狀目錄,選取要移動郵件的資料夾。
若要建立新的資料夾,請按一下 [新增] 按鈕。此時便會顯示建立新資料夾對話方塊。如需詳細資訊,請參閱建立新的資料夾。
按一下 [確定]。
或者,請顯示資料夾窗格,然後將郵件拖曳到資料夾窗格中的資料夾內。
執行下列步驟:
選取要複製的郵件,然後選擇 [動作] -> [複製到資料夾]。
請使用將郵件複製到對話方塊中的樹狀目錄,選取要複製郵件的資料夾。
若要建立新的資料夾,請按一下 [新增] 按鈕。此時便會顯示建立新資料夾對話方塊。如需詳細資訊,請參閱建立新的資料夾。
按一下 [確定]。
電子郵件和行事曆
可以讓您搜尋郵件。您可以搜尋個別郵件中的文字。您可以使用搜尋列,對資料夾中的所有郵件進行簡單地搜尋。例如:您可以搜尋包含特定文字字串的郵件。
您可以執行使用較複雜搜尋條件的進階搜尋。例如,您可以搜尋含有附件、已加上標幟,或是在特定日期收到的郵件。您也可以先儲存搜尋,稍後再從 [搜尋] 功能表使用這些搜尋。有關如何執行進階搜尋以及如何儲存搜尋的詳細資訊,請參閱使用進階搜尋。
執行下列步驟:
開啟要搜尋的郵件。
或者,請檢查是否已顯示預覽窗格,然後選取要搜尋的郵件。
選擇 [編輯] -> [搜尋郵件]。
在在郵件內尋找對話方塊的尋找文字方塊中,輸入您要搜尋的文字。如果在搜尋時要區分大小寫,請選取區分大小寫選項。
按一下 [尋找]。郵件中相符的項目即會反白顯示。相符的總數會顯示於在郵件內尋找對話方塊。
若要關閉在郵件內尋找對話方塊,請按一下 [關閉]。
執行下列步驟:
顯示含有要搜尋郵件的資料夾。
從搜尋列的下拉式清單中,選取要搜尋的郵件元件。
在搜尋列的文字方塊中,輸入要搜尋的文字。
按一下 [立即搜尋] 按鈕。或者,請選擇 [搜尋] -> [立即搜尋]。郵件清單中便會顯示符合搜尋條件的郵件。
若要儲存搜尋,請選擇 [搜尋] -> [儲存搜尋]。此時便會顯示儲存搜尋對話方塊。在規則名稱文字方塊中輸入搜尋名稱,然後按一下 [確定]。
若要清除搜尋條件並顯示資料夾中所有的郵件,請選擇 [搜尋] -> [清除]。或者,請按一下搜尋列上的 [清除] 按鈕。