第 4 章 使用電子郵件

本章中的資訊是在說明如何使用電子郵件與行事曆，以撰寫、傳送和接收電子郵件訊息。

使用電子郵件簡介

您可以使用電子郵件和行事曆來撰寫、傳送和接收電子郵件訊息。您必須將電子郵件儲存在各個電子郵件資料夾中。例如：內送郵件的預設位置是收件匣資料夾。其他的預設電子郵件資料夾包括草稿、寄件匣和 已傳送資料夾。

在電子郵件和行事曆中顯示電子郵件資料夾時，即會顯示一個電子郵件視窗。電子郵件視窗含有一些功能表項目、工具列按鈕，以及一些可以配合電子郵件使用的窗格。圖 4–1 所示為典型的電子郵件視窗。

圖 4–1 典型的電子郵件視窗

電子郵件視窗包含一個資料夾窗格。資料夾窗格會顯示您可以用來儲存郵件的資料夾。如果要顯示或隱藏資料夾窗格，請選擇 [檢視] -> [資料夾列]。

電子郵件視窗也包含一個郵件窗格和一個預覽窗格。郵件窗格在視窗的上半部，它會顯示資料夾中的郵件清單。預覽窗格位於視窗的下半部，可以預覽目前選取的郵件。如果要顯示或隱藏預覽窗格，請選擇 [檢視] -> [預覽窗格]。

圖 4–2 所示為典型的郵件窗格和預覽窗格。

圖 4–2 典型的郵件窗格和預覽窗格

下列表格將列出圖 4–2 中的郵件窗格介面元件：

數字	描述
1	搜尋列。您可以使用搜尋列，針對目前資料夾裡的所有郵件執行簡單搜尋。例如：您可以搜尋包含特定文字字串的郵件。
2	欄位標題。在郵件窗格中，郵件是以表格的形式排列。表格的列則包含了郵件的標頭資訊。欄代表了郵件的資訊欄位，例如：郵件的寄件者、郵件的主旨等等。根據預設，郵件窗格會從左至右地顯示下列各欄：  狀態 附件 重要 寄件人 主旨 日期

依據郵件的狀態而定，郵件清單中的郵件標頭資訊會以不同的格式顯示。圖 4–2 說明了郵件清單中的這些格式。下列表格將列出並說明郵件標頭資訊的格式：

數字	格式	描述
3	粗體	尚未閱讀這封郵件。
4	未設定格式	已經閱讀這封郵件。
5	紅色	已標示這封郵件為重要。
6	反白顯示	目前已選取這封郵件。

您可以使用電子郵件視窗執行所有的電子郵件相關工作，例如：閱讀、撰寫和傳送郵件。電子郵件和行事曆可以讓您將郵件整理到資料夾中。有關郵件窗格中圖示的詳細資訊，請參閱附錄 B, 郵件圖示。

有關電子郵件和行事曆中進階電子郵件功能的詳細資訊，請參閱第 5 章, 使用進階電子郵件功能。

接收郵件

若要接收郵件，請選擇 [動作] -> [傳送/接收]。一般而言，新郵件會顯示在收件匣中。如果收到了新的郵件，它們在收件匣的標題會以粗體顯示。收件匣標題的旁邊，則會顯示新郵件的數目。

顯示郵件

您可以儲存和列印郵件，也可以變更郵件的顯示方式。

開啟郵件

在郵件清單中連按兩下特定郵件。或者，在郵件清單選取您要開啟的郵件，然後選擇 [檔案] -> [開啟電子郵件]。

儲存郵件

如果要將郵件儲存為檔案，請開啟郵件，然後選擇 [檔案] -> [另存新檔]。請在另存郵件對話方塊中，輸入檔案名稱，然後按一下 [確定]。

列印郵件

若要列印郵件，請開啟郵件，然後選擇 [檔案] -> [列印]。然後從列印郵件對話方塊中選取需要的選項，再按一下 [列印]。

如果要預覽郵件列印的樣子，請選擇 [檔案] -> [預覽列印]。

檢視附件

附件是指包含在郵件內的檔案。如果您要傳送檔案給別人，可以將檔案附加到郵件中。如果郵件含有附件，每一個附件都會在郵件底部以一個按鈕顯示。如果系統可以辨識附件的檔案類型，按鈕上即會顯示該檔案類型的圖示。

您可以對附件執行下列動作：

動作	操作說明
檢視郵件的附件	按一下按鈕左邊的向右箭頭圖示。或者，請按一下按鈕右邊的向下箭頭，然後選擇快顯功能表上的 [檢視行內]。 如果郵件中已經顯示出附件的話，請按一下按鈕左邊的向下箭頭圖示，來隱藏附件。或者，請按一下按鈕右邊的向下箭頭，然後選擇快顯功能表上的 [隱藏]。
儲存附件	請按一下按鈕右邊的向下箭頭，然後選擇快顯功能表上的 [儲存附件]。此時便會顯示儲存附件對話方塊。請使用儲存附件對話方塊儲存附件。
在應用程式中開啟附件	如果系統可以辨識附件的檔案類型，便可以在應用程式中開啟附件。若要開啟附件，請按一下按鈕右邊的向下箭頭，然後選擇快顯功能表上的 [開啟應用程式名稱]。

傳送郵件

您可以傳送郵件、回覆收到的郵件，或轉寄您收到的郵件。您可以在郵件視窗中的下列欄位，輸入要傳送郵件的地址：

收件者

請在這個欄位中輸入要傳送郵件的地址。

副本

寄送郵件的副本，就表示要寄送郵件副本給另一個地址。請在這個欄位中，輸入要寄送郵件副本的地址。如果要顯示副本欄位，請選擇郵件視窗中的 [檢視] -> [副本欄位]。

密件副本

請在這個欄位中，輸入要寄送郵件密件副本的地址。寄送郵件的密件副本時，密件副本的地址並不會出現在寄出的郵件中。如果要顯示密件副本欄位，請選擇郵件視窗中的 [檢視] -> [密件副本欄位]。

您也可以使用 [收件者]、[副本] 和 [密件副本] 按鈕來選取您要傳送郵件的聯絡人。

傳送郵件

如果要撰寫並傳送郵件，請執行下列步驟：

1. 選擇 [檔案] -> [新增] -> [郵件訊息]。或者，請選擇 [動作] -> [撰寫新郵件]。

2. 請使用撰寫郵件視窗撰寫郵件。下列表格說明的，是撰寫郵件視窗中的各項元素：

   元素	描述
   寄件者	如果您有多個電子郵件帳號，請使用這個下拉式清單選取要放入郵件寄件者欄位的電子郵件地址。
   簽名檔	如果要在郵件中加入簽名檔，請使用這個下拉式清單，選取要加入的簽名檔。您可以選取由電子郵件帳號資訊自動產生的簽名檔。您也可以建立自訂簽名檔。  有關簽名的詳細資訊，請參閱設定編輯器喜好設定。
   收件者	請輸入要傳送郵件的電子郵件地址。如果要傳送郵件給多個地址，請使用逗號來分隔這些地址。  有關如何從聯絡人清單新增聯絡人到收件者欄位的詳細資訊，請參閱選取郵件的聯絡人。
   主旨	請在這個文字方塊中，輸入簡短的郵件主旨。
   內容	請在主旨欄位和格式工具列底下的視窗區域中，輸入郵件的文字。 您可以格式化要傳送的郵件。如需詳細資訊，請參閱撰寫郵件。

3. 您可以附加檔案至郵件。如果要將檔案附加到郵件，請執行下列步驟：

   1. 在撰寫郵件視窗中，選擇 [插入] -> [附件]。此時便會顯示附加檔案對話方塊。

   2. 請使用這個對話方塊，選取要附加到郵件的檔案。選取檔案後，請按一下 [確定]。在撰寫郵件視窗的 [附件] 窗格中，會以一個圖示顯示每個附件。

4. 如果要傳送郵件，請選擇 [檔案] -> [傳送]。

回覆郵件

執行下列步驟：

1. 開啟含有您要回覆之郵件的資料夾。在郵件清單中，選取要回覆的郵件。

   或者，開啟您要回覆的郵件。

2. 若要回覆給郵件的寄件者，請選擇 [動作] -> [回覆寄件者]。

   若要回覆給郵件的寄件者以及每一位副本收件者，請選擇 [動作] -> [全部回覆]。

   您可以從郵件收件人清單回覆郵件，讓回覆只會傳送給郵件收件人清單，不會傳送給寄件者，也不會傳送給收到郵件副本的個人。如果要執行這個動作，請選擇 [動作] -> [回覆至清單]。

   此時便會顯示新的郵件視窗。依據個人喜好設定的不同，這封新郵件可能會包含原始郵件。

3. 請在主旨欄位和格式工具列底下的視窗區域中，輸入郵件的內文。

4. 如果要傳送郵件，請選擇 [檔案] -> [傳送]。

轉寄郵件

您可以將郵件轉寄給其他的地址。轉寄郵件的方式有好幾種，下列表格將說明轉寄郵件的方式：

轉寄為	描述
附件	將要轉寄的郵件做為檔案附加到新的郵件。
直接插入	將轉寄的郵件插入新郵件的內文中。這種方式適用於要引用轉寄郵件內文的情況。
引用	在新郵件的內文中插入轉寄的郵件，並且在每一行轉寄的郵件前面插入某些字元，例如：大於符號 (>)。這種方式適用於要引用轉寄郵件內文，並且要明顯標示引用的各行。
轉寄	轉寄郵件並保留郵件標頭資訊。例如：假設您收到 Alex Popov 的郵件，並將郵件轉寄給 Joe Garcia。當 Joe Garcia 開啟郵件時，Alex Popov 便會成為郵件的寄件者。  這種方式適用的情況，是當您收到郵件後發現自己並不是最適當的收件者。例如：您是在客服部門工作，但是卻收到詢問報價的郵件。

若要轉寄郵件，請執行下列步驟：

1. 開啟含有要轉寄之郵件的資料夾。在郵件清單中，選取要轉寄的郵件。

   或者，您可以開啟要轉寄的郵件。

2. 選擇 [動作] -> [轉寄郵件]。此時便會顯示新的郵件視窗。

   或者，您可以使用 [動作] -> [轉寄] 功能表，以其他的方式轉寄郵件。下列表格將說明如何使用其他方式轉寄郵件：

   若要轉寄郵件為...	選擇...
   附件	[動作] -> [轉寄] -> [附加]
   直接插入	[動作] -> [轉寄] -> [行內]
   引用	[動作] -> [轉寄] -> [引用]
   重新導向	[動作] -> [轉寄] -> [重新導向]

3. 在收件者欄位中，輸入要轉寄郵件的電子郵件地址。若要轉寄郵件給多個地址，請使用逗號來分隔這些地址。

   有關如何新增聯絡人到收件者欄位的詳細資訊，請參閱選取郵件的聯絡人。

4. 若要在郵件中加入更多的文字，請在主旨欄位和格式工具列底下的區域中輸入文字。

5. 若要傳送郵件，請選擇 [檔案] -> [傳送]。

您可以指定預設轉寄方式。如需詳細資訊，請參閱設定編輯器喜好設定。

選取郵件的聯絡人

您可以從聯絡人資料夾新增聯絡人到郵件的收件者、副本和密件副本欄位。

若要將聯絡人加入郵件，請執行下列步驟：

1. 若要增加聯絡人，請按一下郵件中的 [收件者] 、 [副本] 或 [密件副本] 按鈕。從通訊錄選擇聯絡人對話方塊便會出現。

2. 使用從通訊錄選擇聯絡人對話方塊，將聯絡人加入郵件。下表將說明從通訊錄選擇聯絡人對話方塊中的各項元素：

   元素	描述
   資料夾	請按一下 [資料夾選擇器] 按鈕來選擇要從中選取聯絡人的聯絡人資料夾。  有關如何指定預設聯絡人資料夾的詳細資訊，請參閱設定資料夾喜好設定。
   分類	從下拉式清單選取聯絡人所屬的分類。位於對話方塊下半部的聯絡人清單會顯示該分類中的所有聯絡人。  若要顯示所有分類中的聯絡人，請選取所有分類。
   名稱文字方塊	輸入要搜尋的聯絡人名稱，然後按一下 [尋找] 按鈕以在聯絡人清單中尋找聯絡人。
   聯絡人清單	顯示聯絡人的清單以及目前資料夾中的聯絡人清單。清單的內容取決於下列因素：  所選取的資料夾。 所選取的分類。 是否搜尋名稱。 您是否要新增聯絡人到收件者、副本、密件副本欄位。
   收件者	若要新增聯絡人到郵件的收件者欄位，請在聯絡人清單中選取聯絡人，然後按一下 [收件者] 按鈕。
   副本	若要新增聯絡人到郵件的副本欄位，請在聯絡人清單中選取聯絡人，然後按一下 [副本] 按鈕。
   密件副本	若要新增聯絡人到郵件的密件副本欄位，請在聯絡人清單中選取聯絡人，然後按一下 [密件副本] 按鈕。

3. 按一下 [確定] 將聯絡人新增到郵件的收件者、副本和密件副本欄位，然後關閉對話方塊。

撰寫郵件

您可以剪下、複製與貼上所撰寫的郵件內文。您可以搜尋文字並取代該文字。您可以檢查郵件的拼字。您也可以儲存郵件的草稿。

編輯郵件內文

當您在郵件撰寫視窗工作時，您可以編輯郵件的內文。您可以用下列方式編輯郵件內文：

• 若要選取郵件中的所有文字，請選擇 [編輯] -> [全選]。

• 若要從郵件移除文字並將文字放在剪貼簿，請在郵件中選取文字，然後選擇 [編輯] -> [剪下]。

• 若要將文字從郵件複製到剪貼簿，請在郵件中選取文字，然後選擇 [編輯] -> [複製]。

• 若要將文字從剪貼簿貼上郵件，請將游標置於想要在郵件中插入文字的位置。選擇 [編輯] -> [貼上]。

• 若要以引用方式將文字從剪貼簿貼到郵件，請將游標放在郵件中您要插入文字的地方。選擇 [編輯] -> [貼上引文]。這些文字便會插入郵件中，並且在每一行插入文字的前面加上大於符號 (>)。

使用還原

若要復原最後的編輯動作，請選擇 [編輯] -> [還原]。

如果事後決定不想復原該動作，請選擇 [編輯] -> [取消復原]。

檢查郵件中的拚字

若要檢查郵件中的拼字，請選擇 [編輯] -> [為文件進行拼字檢查]。

當拼字檢查程式發現拼錯的單字時，拼字檢查程式對話方塊便會顯示用來取代誤拼單字的建議清單。您可以從拼字檢查程式對話方塊執行下列動作：

• 若要用拼字檢查程式對話方塊中建議的某一個單字取代拼錯的單字，請選取這個建議的單字，然後按一下 [替代] 按鈕。

• 若要忽略拼錯字，請按一下 [忽略] 按鈕。拼字檢查程式便不再將該字識別為拼錯字。

• 若要移至下一個拼錯字，而不變更目前的字，請按一下 [略過] 按鈕。

• 若要返回先前的拼錯字，而不變更目前的字，請按一下 [上一個] 按鈕。

• 若要將這個拼錯的單字新增到字典，請從新增至字典下拉式清單選取字典，然後按一下 [新增字] 按鈕。

電子郵件和行事曆會針對您在電子郵件和行事曆喜好設定中啟用的語言檢查郵件的拼字。若要用其他語言檢查郵件的拼字，請選擇 [編輯] -> [目前的語言]，然後選取您需要的語言。

有關如何修改預設拼字檢查程式語言的詳細資訊，請參閱設定編輯器喜好設定。

儲存郵件草稿

若要儲存還不想傳送的郵件，您可以儲存郵件的草稿。若要儲存所撰寫的郵件草稿 ，請選擇 [檔案] -> [儲存草稿]。郵件便會儲存在本機的草稿資料夾中。

若要繼續撰寫草稿郵件，請從本機草稿資料夾開啟郵件，然後加以完成。

若要傳送草稿郵件，請從本機草稿資料夾開啟郵件 。在撰寫視窗中完成這封郵件，然後選擇 [檔案] -> [傳送]。

刪除郵件

刪除郵件時，會發生下列事件：

• 郵件將移到回收筒資料夾。

• 如果「收件匣」已設定為顯示刪除的郵件，郵件將會以劃線格式，出現在郵件清單上。若要顯示刪除的郵件，請選擇 [檢視] -> [隱藏已刪除郵件]，便會取消選取 [隱藏已刪除郵件] 功能表項目。

關於要從回收筒取回郵件，您可以將郵件還原刪除。還原刪除郵件後，郵件會重新儲存於之前刪除該郵件的資料夾中。

您可以刪除資料夾，將之前刪除的郵件永久地自資料夾中移除。

您可以清空回收筒資料夾，永久地刪除回收筒的內容。也就是說，清空回收筒後，即會刪除所有的資料夾中不要的資料。

刪除郵件

在郵件清單中選擇您要刪除的郵件，然後選擇 [編輯] -> [刪除]。

還原刪除郵件

在回收筒資料夾中選擇您要還原刪除的郵件，然後選擇 [編輯] -> [還原刪除]。

刪除資料夾

若要永久刪除資料夾中的郵件，請開啟該資料夾，然後選擇 [動作] -> [刪除]。

清空回收筒

選擇 [動作] -> [清空回收筒]。

管理郵件

以下各節將說明如何瀏覽和選取郵件。

瀏覽郵件

瀏覽郵件清單上的郵件，有好幾種方式。表 4–1 說明了如何瀏覽郵件清單上的郵件。

表 4–1 瀏覽郵件

任務	動作
移至第一封郵件。	按 [Home] 按鍵。
移至最後一封郵件。	按 [End] 按鍵。
將郵件清單往上移一個頁面。	按下 [Page Up]。
將郵件清單往下移一個頁面。	按一下 [Page Down]。
移至下一封郵件。	選擇 [動作] -> [移至] -> [下一封郵件]。
移動到下一封未閱讀的郵件。	選擇 [動作] -> [移至] -> [下一封未閱讀的郵件]。
移至下一封標示為重要的郵件。	選擇 [動作] -> [移至] -> [下一封重要郵件]。
移至下個相關郵件中的第一封。	選擇 [動作] -> [移至] -> [下一封相關郵件]。
移至上一封郵件。	請選擇 [動作] -> [移至] -> [上一封郵件]。
移至上一封未閱讀的郵件。	選擇 [動作] -> [移至] -> [上一封未閱讀的郵件]。
移至上一封標示為重要的郵件。	請選擇 [動作] -> [移至] -> [上一封重要郵件]。

選取郵件

選取郵件清單上的郵件，有好幾種方式。表 4–2 說明了如何選取郵件清單上的郵件。

表 4–2 選取郵件清單上的郵件

任務	動作
選取郵件	按一下郵件。
選取一組連續的郵件	按住 [Shift] 鍵。在群組中的第一封郵件上按一下，然後再按一下群組中最後一封郵件。
選取多個郵件	按住 [Ctrl] 鍵。按一下您要選取的多個郵件。
選取資料夾中所有的郵件	選擇 [編輯] -> [全選]。
反向選擇郵件	選擇 [編輯] -> [反向選擇]。目前選取的郵件會成為未選取的郵件，而未選取的郵件則會成為已選取的郵件。

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注意 –

請不要按狀態欄中的圖示來選取郵件。

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使用郵件夾

您可以將郵件儲存在資料夾中。根據預設，電子郵件和行事曆會提供下列的資料夾，供您儲存郵件：

資料夾	描述
草稿匣	儲存草稿郵件的預設資料夾。如果您在撰寫郵件時選擇 [檔案] -> [儲存草稿]，郵件便會儲存在這個資料夾裡。當您完成並傳送郵件後，該郵件便會從這個資料夾中刪除。
收件匣	內送郵件的預設位置。
寄件匣	含有您已經傳送的郵件，但是因為您還沒有連線到郵件伺服器，所以電子郵件和行事曆尚未將信送出。
已傳送	已傳送郵件的預設資料夾。
不使用	儲存已刪除的郵件。

若要組織郵件，您可以建立一些資料夾，然後從收件匣資料夾將郵件移動或複製到其他資料夾。

移動郵件

執行下列步驟：

1. 選取要移動的郵件，然後選擇 [動作] -> [移至資料夾]。

2. 請使用將郵件移至對話方塊中的樹狀目錄，選取要移動郵件的資料夾。

   若要建立新的資料夾，請按一下 [新增] 按鈕。此時便會顯示建立新資料夾對話方塊。如需詳細資訊，請參閱建立新的資料夾。

3. 按一下 [確定]。

或者，請顯示資料夾窗格，然後將郵件拖曳到資料夾窗格中的資料夾內。

複製郵件

執行下列步驟：

1. 選取要複製的郵件，然後選擇 [動作] -> [複製到資料夾]。

2. 請使用將郵件複製到對話方塊中的樹狀目錄，選取要複製郵件的資料夾。

   若要建立新的資料夾，請按一下 [新增] 按鈕。此時便會顯示建立新資料夾對話方塊。如需詳細資訊，請參閱建立新的資料夾。

3. 按一下 [確定]。

搜尋郵件

電子郵件和行事曆可以讓您搜尋郵件。您可以搜尋個別郵件中的文字。您可以使用搜尋列，對資料夾中的所有郵件進行簡單地搜尋。例如：您可以搜尋包含特定文字字串的郵件。

您可以執行使用較複雜搜尋條件的進階搜尋。例如，您可以搜尋含有附件、已加上標幟，或是在特定日期收到的郵件。您也可以先儲存搜尋，稍後再從 [搜尋] 功能表使用這些搜尋。有關如何執行進階搜尋以及如何儲存搜尋的詳細資訊，請參閱使用進階搜尋。

搜尋郵件

執行下列步驟：

1. 開啟要搜尋的郵件。

   或者，請檢查是否已顯示預覽窗格，然後選取要搜尋的郵件。

2. 選擇 [編輯] -> [搜尋郵件]。

3. 在在郵件內尋找對話方塊的尋找文字方塊中，輸入您要搜尋的文字。如果在搜尋時要區分大小寫，請選取區分大小寫選項。

4. 按一下 [尋找]。郵件中相符的項目即會反白顯示。相符的總數會顯示於在郵件內尋找對話方塊。

5. 若要關閉在郵件內尋找對話方塊，請按一下 [關閉]。

搜尋資料夾中的所有郵件

執行下列步驟：

1. 顯示含有要搜尋郵件的資料夾。

2. 從搜尋列的下拉式清單中，選取要搜尋的郵件元件。

3. 在搜尋列的文字方塊中，輸入要搜尋的文字。

4. 按一下 [立即搜尋] 按鈕。或者，請選擇 [搜尋] -> [立即搜尋]。郵件清單中便會顯示符合搜尋條件的郵件。

   若要儲存搜尋，請選擇 [搜尋] -> [儲存搜尋]。此時便會顯示儲存搜尋對話方塊。在規則名稱文字方塊中輸入搜尋名稱，然後按一下 [確定]。

   若要清除搜尋條件並顯示資料夾中所有的郵件，請選擇 [搜尋] -> [清除]。或者，請按一下搜尋列上的 [清除] 按鈕。